Verantwoordelijkheid voor projecten en samenwerking binnen het team bevorderen met RACI-modellen

Wat is een RACI-model?

In een RACI-model worden de rollen van de teamleden in een bepaald project afgebakend: verantwoordelijk (Responsible), eindverantwoordelijk (Accountable), geraadpleegd (Consulted) en geïnformeerd (Informed).

Een RACI-model wordt ook wel een Responsibility Assignment Matrix (RAM) of Project Assignment Matrix (PAM) genoemd. RACI is een eenvoudige tabel waarmee je in grote mate kunt bepalen wie wat moet doen bij een project of campagne.

Met behulp van projectmanagement-frameworks, zoals het RACI-model, kun je een workflow maken waarbij iedereen van begin tot eind input levert en eigenaar is.

Het RACI-model uitgelegd

Wanneer gebruik je nu een RACI-matrix? Voel je niet gedwongen om RACI op te stellen voor dagelijkse taken, zoals het controleren van je e-mail of het beantwoorden van telefoontjes van klanten. Maar als er belanghebbenden zijn betrokken bij een project en het project mogelijk op langetermijn invloed heeft, bijvoorbeeld bij het verbeteren van de gebruikersinterface van een app of de lancering van een nieuw product, dan kan vanaf het begin op het goede spoor blijven dankzij een RACI-model.

Laten we eens kijken naar de vier rollen van de RACI-matrix: verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd.

Verantwoordelijk: de taken uitvoeren

De 'R' in jouw model speelt de rol van uitvoerder. De verantwoordelijke persoon krijgt een verantwoordelijkheid gedelegeerd van de eindverantwoordelijke, bijvoorbeeld 'ontwerp een wireframe voor de startpagina'. Hij/zij moet uitvoering geven aan die verantwoordelijkheid binnen de overeengekomen parameters en de overeengekomen deadline. Er kunnen meerdere verantwoordelijken zijn voor één taak. Zorg er in dat geval voor dat je de belasting evenwichtig verdeelt en dat het duidelijk is wie wat moet doen in elke fase van het proces.

Eindverantwoordelijk: toezicht houden op het project

De 'A' is de eindverantwoordelijke die ervoor moet zorgen dat de taak wordt uitgevoerd door alle verantwoordelijke teamleden. In tegenstelling tot verantwoordelijkheden mag de eindverantwoordelijkheid niet worden gedelegeerd. Laat deze taak over aan slechts één eindverantwoordelijke die gedurende het hele project optreedt als besluitvormer en leider, die ervoor zorgt dat de taak volgens een aanvaardbare norm wordt uitgevoerd.

Geraadpleegd: informatie verstrekken

De 'C', of de geraadpleegde persoon, is de kennisdrager van het team. Deze persoon is beschikbaar voor hulp, extra context en advies over de taak. Stel dat je verantwoordelijk bent voor het ontwerpen van een wireframe. Dan kan het zijn dat je de beheerder van de website moet raadplegen om er zeker van te zijn dat je volledige toegang hebt tot het contentmanagementsysteem en dat je niets kapot maakt met je nieuwe CSS-ideeën.

De geraadpleegde persoon geeft je alle informatie en toegang die je nodig hebt om de taak verder uit te voeren. Afhankelijk van de taak en de complexiteit daarvan kun je één tot drie geraadpleegde personen hebben. Stel in een vroeg stadium vast wie deze mensen zijn, zodat je hen kunt meenemen in het project en de workflow.

Geïnformeerd: statusupdates ontvangen

Je 'I' is de geïnformeerde goedkeurder of belanghebbende die informatie wil of nodig heeft over het project. De 'I' kan uit meerdere mensen bestaan, bijvoorbeeld een managementteam of het afdelingshoofd dat het project oplevert. Hierdoor wordt de interne transparantie bevorderd en worden er twee dingen gewaarborgd: 1) erkenning dat het project op tijd en binnen de verwachtingen wordt afgerond, en 2) garantie dat het project wordt goedgekeurd en aansluit bij de intentie van de belanghebbenden.

Een RACI-model maken

We weten inmiddels wat een RACI-model is en waarvoor het wordt gebruikt. Nu is het tijd om er één te gaan maken. Laten we zeggen dat we voor ons project een webpagina moeten maken voor een nieuwe servicelijn. Wie voert welke taken uit terwijl we gezamenlijk werken aan de afronding van het project?

Stap 1: bedenk welke taken er zijn en wat de werklast is

Wat moet er worden gedaan om ons projectdoel te halen? We gaan nu eerst bedenken wat de kerntaken zijn van een project, bijvoorbeeld de lancering van een nieuwe website:

• Wireframe voor startpagina ontwerpen
• Grafisch ontwerpen en animaties maken
• Zoekwoorden voor SEO identificeren
• Domein en server instellen
• Tekst voor startpagina schrijven

Binnen deze hoofdtaken zijn er misschien kleinere subtaken die moeten worden uitgevoerd, zoals het goedkeuren van wireframes of het instellen van factureringsgegevens voor de domeinhost. Werk samen met je team om deze subtaken te identificeren, zodat je onderweg niet voor verrassingen komt te staan die je workflow kunnen verstoren en de deliverables kunnen vertragen.

Stap 2: Rollen identificeren

Je grafisch ontwerper doet geen onderzoek naar SEO-zoekwoorden en je tekstschrijver stelt geen domeinhost in. Ga met je team om de tafel zitten en stel samen vast welke rollen worden geïdentificeerd. Je taak en subtaken voor grafisch ontwerp kunnen er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

Grafisch ontwerpen en animaties maken — Ariel

• De hoofdafbeelding van de website maken — Natalie
• De hoofdafbeelding van de website beoordelen en goedkeuren — Tessa
• De hoofdafbeelding animeren en converteren naar een mp4-bestand — Anji
• De definitieve hoofdafbeelding in een wireframe plaatsen — Ariel

Natalie en Anji zijn in al deze subtaken verantwoordelijk voor individuele taken ten behoeve van het ontwerp en de animaties. Tessa wordt geraadpleegd om de eerste afbeelding te beoordelen en goed te keuren en ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de merkrichtlijnen. Ariel is eindverantwoordelijk voor het werk van de andere drie en zorgt ervoor dat het eindproduct op het wireframe wordt geleverd.

Stap 4: Je tabel en hiaten analyseren

Houd een werksessie met je team om eventuele hiaten of overlappingen binnen de tabel te identificeren, zowel om dubbel werk te voorkomen als om eventuele struikelblokken op te sporen voordat ze zich voordoen. Volg enkele algemene richtlijnen voor hoe je RACI-model eruit zou moeten zien, zoals het identificeren van hiaten en overlappingen en het analyseren van het evenwicht tussen de uitvoerders.

Je zult zien dat de tabel overlappingen en afhankelijkheden vertoont. Jenna, de SEO-manager, moet bijvoorbeeld de SEO-sleutelwoorden voor de startpagina identificeren voordat Edwin kan beginnen met copywriting. Voor Edwin's taak wordt Jenna dus geraadpleegd, maar Jenna is verantwoordelijk voor haar eigen taken.

Je zult ook merken dat er per taak maar één persoon verantwoordelijk is. Deze persoon kun je zien als een projectleider op taakniveau die aan het roer staat. En je wilt niet dat meer dan één kapitein tegelijk de boot bestuurt.

Probeer ook te vermijden dat er te veel verantwoordelijke en geraadpleegde personen zijn. Als je te veel V's hebt, is het misschien niet duidelijk wie wat precies moet doen. Zo eindig je met taken die op de achtergrond raken omdat niemand de verantwoordelijkheid neemt.

Te veel G's betekent te veel tegenstrijdige meningen en informatie. Zorg ervoor dat de verantwoordelijke personen één duidelijke richtlijn krijgen om hen op weg te helpen.

En als je niet genoeg I's hebt, dan wijst dat erop dat er binnen je organisatie niet genoeg opwaartse communicatie of transparantie is. Zorg ervoor dat het management en de belanghebbenden volledig achter het project staan en het begrijpen, zodat het zonder problemen wordt goedgekeurd en geïmplementeerd.

Een RACI-model gebruiken in Confluence

Nu je weet wat de beste praktijken zijn voor het gebruik van een RACI-model, is het tijd om er eentje te bouwen met Confluence. Implementeer je RACI-matrix in je Confluence-documenten om de communicatie en verantwoording van projecten te verbeteren.

Zo voeg je een RACI-matrix toe in Confluence:

1. Klik in de bovenste werkbalk op 'Invoegen' en selecteer 'Tabel' in het vervolgkeuzemenu.
2. Selecteer in het dialoogvenster voor de tabel het aantal rijen en kolommen dat je voor het RACI-model nodig hebt. Als je bijvoorbeeld een RACI-model wilt maken voor een project met vier taken, maak je een tabel met vijf rijen en vijf kolommen.
3. In de eerste rij moeten de kopteksten van het RACI-model staan. Je kunt de volgende kopteksten gebruiken: Taak (T), Verantwoordelijk (R), Eindverantwoordelijk (A), Geraadpleegd (C) en Geïnformeerd (I).
4. Vul de tabel verder in met de juiste informatie. Voor elke taak of activiteit vul je de bijbehorende cel in met de juiste RACI-code voor elk teamlid.
   1. Pro-tip: gebruik kleuren of symbolen zodat de tabel beter leesbaar is. Gebruik bijvoorbeeld de kleur groen voor verantwoordelijk, geel voor geraadpleegd, blauw voor geïnformeerd en rood voor eindverantwoordelijk.

Je kunt deze tabel vervolgens gebruiken op elke relevante Confluence-pagina van projecten, van projectcontracten tot kick-off-agenda's, en deze zelfs toevoegen als Trello-kaart of in een Jira-issue. Dit zorgt ervoor dat teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen, ongeacht welke Atlassian-tool ze gebruiken. Het aanmoedigen van communicatie en verantwoordelijkheid zal de teamprestaties helpen verbeteren, wat allemaal bijdraagt aan succesvolle resultaten.

Geavanceerde RACI-technieken in Confluence

Je RACI-model kan naarmate je project vordert worden veranderd of uitgebreid, dus het is belangrijk om je tabel up-to-date te houden. Dit zijn enkele uitgewerkte beste praktijken:

Controleer en werk regelmatig bij

Controleer en werk je RACI-modellen regelmatig bij om ervoor te zorgen dat ze de huidige status van het project accuraat weergeven. Zorg er ook voor dat de rollen up-to-date zijn, dat taken als voltooid worden gemarkeerd en dat de afhankelijkheden zijn beschreven. Gebruik Confluence om een schema op te stellen waarmee je de tabel kunt controleren en bijwerken. Wijs ook een teamlid aan dat verantwoordelijk is voor het proces.

Betrek teamleden bij het proces

Tag, wanneer je de tabel bijwerkt, alle teamleden die betrokken zijn bij het project. Op die manier is iedereen op de hoogte van eventuele wijzigingen en kunnen ze bevestigen dat ze begrijpen wat hun rollen en verantwoordelijkheden inhouden. Geef via opmerkingen in Confluence of via privéberichten updates en wijzigingen door aan teamleden.

Leg wijzigingen vast

Telkens wanneer er wijzigingen worden aangebracht in het RACI-model, moeten ze worden vastgelegd in Confluence. Dit kan de datum van de wijziging zijn, wie de wijziging heeft aangebracht en de reden voor de wijziging. Door deze zaken te documenteren, is iedereen op de hoogte van eventuele wijzigingen en begrijpen ze de redenering erachter.

De geraadpleegde persoon geeft je alle informatie en toegang die je nodig hebt om de taak verder uit te voeren. Afhankelijk van de taak en de complexiteit daarvan kun je één tot drie geraadpleegde personen hebben. Stel in een vroeg stadium vast wie deze mensen zijn, zodat je hen kunt meenemen in het project en de workflow.

Houd het simpel

Het RACI-model moet gemakkelijk te begrijpen en navigeren zijn. In Confluence kun je visuele hulpmiddelen, zoals kleuren of symbolen, gebruiken om de tabel toegankelijker te maken. Bovendien moet de tabel beknopt zijn en zich uitsluitend richten op de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. Subtaken kun je in Trello of Jira in kaart brengen om projecten beter te kunnen volgen.

Controleer rollen en verantwoordelijkheden

Als je bewerkingen aanbrengt, controleer dan altijd de rollen en verantwoordelijkheden van alle teamleden. Je team kan helpen om hiaten of overlappingen in verantwoordelijkheden te identificeren wanneer je taken toevoegt of aanpast. Gebruik de taakbeheerfuncties in Confluence om taken en verantwoordelijkheden aan teamleden toe te wijzen en deze vervolgens over te dragen in Trello of Jira. Daarnaast kunnen teammanagers samen met hun teams het spel Rollen en Verantwoordelijkheden spelen om de individuele verantwoordelijkheden te verduidelijken en hiaten te vinden die moeten worden opgevuld.

Zorg voor consistentie

Nu is het tijd om ervoor te zorgen dat je tabellen en opdrachten consistent zijn. Stel duidelijke richtlijnen op voor het gebruik van de tabel en zorg ervoor dat alle teamleden hiervan op de hoogte zijn. Daarnaast kun je Marketplace-add-ons, -sjablonen of -macro's in Confluence gebruiken om de tabel tussen verschillende projecten of teams consistent te houden.

Aan de slag

Als je tabel eenmaal klaar is, kun je beginnen met het leuke deel van het project, namelijk het uitvoeren ervan. Met de juiste rollen en verwachtingen is je takenlijst een stuk overzichtelijker en zorg je ervoor dat de communicatie goed blijft lopen. Gebruik Confluence in combinatie met je vertrouwde communicatie-apps om iedereen op de hoogte te houden van de status van elke taak, afhankelijkheden en blokkades die op je pad kunnen komen. Vergeet ook niet dat geen enkel proces vanaf het begin perfect is. Blijf ontwikkelen en itereren tot je een flow vindt die het beste werkt voor je team. Veel werkplezier!