Het besluitvormingsproces beheren: een uitgebreide handleiding voor succesvolle teams
Denk aan de meest succesvolle teams waarmee je hebt samengewerkt — wat hadden ze gemeen? Waarschijnlijk hebben ze goed samengewerkt op basis van een gedeelde visie en begrip binnen het team. En ze hebben waarschijnlijk goede beslissingen genomen, schijnbaar zonder moeite. Effectieve besluitvorming is van cruciaal belang als het gaat om het succes van teams en projecten. Maar dat vereist voorbereiding, vertrouwen en de juiste hulpmiddelen.
Bij Atlassian gebruiken we Confluence als hulpmiddel voor kennisbeheer om onze besluitvormingsprocessen te ondersteunen, van het brainstormen tot het documenteren van definitieve beslissingen.
Het belang van effectieve besluitvorming
Van projecten tot planning: het nemen van effectieve beslissingen vergt oefening en legt de basis voor je succes. Kleine, snelle beslissingen kunnen zorgen voor enige flexibiliteit, maar beslissingen met een grote impact zijn moeilijker terug te draaien. Als je opties, risico's en kansen succesvol wilt kunnen afwegen, moet je dus flexibel zijn en blijven verfijnen.
Welke technieken je ook kiest en hoe je je leiderschapsstijl ook uitdraagt, het is belangrijk om steun te krijgen van je hele team en ervoor te zorgen dat je duidelijke processen opzet die je in de toekomst efficiënt kunt herhalen.
De vier soorten besluitvorming
Als je wilt weten waar je moet beginnen met je besluitvormingsproces, is het nuttig om de vier soorten besluitvorming te onderzoeken en te kiezen voor de besluitvorming die het meest natuurlijk aanvoelt en bij de situatie past. De vier soorten omvatten:
- Autocratisch: de leidinggevende neemt de touwtjes in handen en neemt de beslissingen. Er wordt weinig of geen overleg gepleegd in het besluitvormingsproces.
- Consensus: de leidinggevende bemoeit zich niet en laat het team tot een besluit komen waar iedereen achter staat. De groep beslist unaniem op basis van eigen inbreng en expertise.
- Democratisch: de leidinggevende bemoeit zich niet en laat de groep stemmen over een kwestie. De meerderheid bepaalt. Niet iedereen zal het met beslissingen eens zijn, maar de groepsleden gaan ermee akkoord zich aan de beslissing te houden.
- Consultatief: de leidinggevende wint advies en opinies in van de groep en gebruikt die om een definitieve beslissing te nemen. De leidinggevende kan om advies of suggesties van de groep vragen.
Het kiezen van je besluitvormingsproces kan voor de hand liggen, bijvoorbeeld als je autocratisch te werk besluit te gaan om het marketingbudget voor het jaar te bepalen. Maar als het gaat om beslissingen die van invloed zijn op het dagelijkse of langetermijnwerk van het team, heb je meer input van hen nodig.
Om bijvoorbeeld een evenement te plannen voor een klant met een strakke deadline en een beperkt budget, heb je misschien wat inzicht van je groep nodig waar jij even niet weet hoe je verder moet. Je zult een consensus of een adviserende benadering moeten gebruiken, zodat de expertise van de groep wordt meegenomen in de uiteindelijke beslissing en iedereen zich op zijn gemak voelt bij het werk dat ze moeten doen om het doel te bereiken.
Misschien wil je team genoegen nemen met een specifieke 'vergadervrije dag' per week. Je team kan discussiëren en samenwerken om samen tot een democratisch besluit te komen en zich daar in de toekomst aan te houden.
Technieken, stijlen en benaderingen voorn besluitvorming
Weten wat je besluitvormingsstijl is, belet je niet van het nemen van weloverwogen beslissingen. Hoewel we allemaal een zekere mate van persoonlijke en professionele intuïtie hebben om te vertrouwen, wordt effectieve besluitvorming ondersteund door analyses, onderzoek en feiten. Uit een onderzoek van PwC onder senior executives bleek dat organisaties die met gegevens werken drie keer meer kans hebben op verbeteringen in de besluitvorming dan organisaties die minder afhankelijk zijn van gegevens.
Er zijn talloze besluitvormingsmodellen die leiden tot weloverwogen keuzes. Het vinden van de juiste techniek is afhankelijk van de samenstelling van je team en je leiderschapsstijl. Veel teams geven de voorkeur aan een SWOT-analyse, waarin de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van de beslissing worden beschreven om de voordelen en risico's nauwkeurig in te schatten.
Gebruik het SWOT-analysesjabloon van Atlassian in Confluence
Stappen die je moet nemen in het besluitvormingsproces
De eerste stap die je moet zetten om een beslissing te nemen, is het probleem identificeren dat je team moet oplossen. Maak een Confluence-pagina waar je het probleem kunt visualiseren en waar je kunt zien wie verantwoordelijk is om het op te lossen. Als het probleem duidelijk is omschreven, zorgt dat ervoor dat iedereen begrijpt welke beslissing moet worden genomen en waarom. Wat is de impact van het probleem? Wat zijn de doelen op basis waarvan je kunt bevestigen dat je oplossing een succes is?
Geef dan een overzicht van de issue. Verzamel informatie en gegevens die bepalen wat de oorzaak van het probleem is of waardoor een oplossing wordt voorkomen. Dit kan marktonderzoek, bedrijfsgegevens, persoonlijke inzichten en populair nieuws omvatten. Stel een tabel samen waarin de risico's en voordelen van mogelijke oplossingen worden beschreven om je team van tevoren voor te bereiden.
Moedig je team aan om dat overzicht te bekijken en in een vroeg stadium feedback te geven, zodat ze eventuele ontbrekende zaken of obstakels kunnen identificeren voordat je het probleem uitwerkt. Ze kunnen misschien ook bijdragen aan je onderzoek en meer inzichten geven waar je niet aan hebt gedacht.
Evalueer de opties van je team en gebruik een raamwerk om een beslissing te nemen. Misschien heb je een groepsinspanning nodig of een verdere evaluatie, en dat is waar je raamwerk een rol speelt. Misschien vind je dat het oorspronkelijke raamwerk dat je hebt voorgesteld, zoals een SWOT-analyse, niet grondig genoeg is voor de oplossing die je nodig hebt. Moedig je team aan om het juiste kader voor te stellen dat zal helpen om de beslissing transparant te maken en dat ook zal helpen om hun werklast duidelijk te maken.
Als je eenmaal de beslissing hebt genomen, gebruik dan tools voor projectbeheer zoals Trello of Jira Work Management om de beslissing te implementeren, te testen en te controleren. Blijf gaandeweg je voortgang documenteren in Confluence, zodat je die in de toekomst kunt raadplegen om je prestaties na te bootsen of te herhalen.
Populaire frameworks voor besluitvorming
DACI: gebruik dit framework om samen met een team tot groepsbeslissingen te komen, waarbij rollen binnen het proces worden geïdentificeerd, waaronder Aanjager, Goedkeurder, Bijdragers en Geïnformeerde personen. Gebruik gegevens en achtergrondkennis om de beslissing te ondersteunen.
Probleemframing: werk samen met je team aan probleemstellingen die een beknopte oplossing voor het probleem schetsen, op een toegankelijke en collaboratieve manier. Hierdoor kun je je beter concentreren op het begrijpen en definiëren van het probleem terwijl je je team op één lijnt brengt over de aanpak. Daarna kun je een selecte groep belanghebbenden samenstellen om tot de juiste beslissing te komen.
Compromissen: soms betekent het nemen van de juiste beslissing het sluiten van compromissen. Wat is de afweging voor het voordeel van de juiste beslissing? Werk samen met je team om beperkingen, blockers en prioriteiten te identificeren voordat je met het project begint, zodat je voorbereid bent op beslissingen voordat de obstakels zich voordoen.
OKR's: neem je beslissingen met een doel voor ogen. OKR's zijn ontworpen voor continue groei en kunnen fungeren als een 'Poolster' die je op koers houdt als je individuele beslissingen neemt tijdens een project.
Besluitvorming in Confluence
Welk model je ook kiest, je team kan samenwerken om je framework voor besluitvorming binnen Confluence op te bouwen en te documenteren. We hebben sjablonen voor DACI, SWOT-analyse, een sjabloon voor ontwerpbeslissingen, een stemtabel en meer
In je sjabloon kun je verantwoordelijkheden toewijzen, zoals een eigenaar, bijdragers en goedkeurder, en deze rechtstreeks op de pagina taggen. Teamleden kunnen opmerkingen toevoegen, links delen en bestanden verdelen in de tabel met opties, zodat je team naar waardevolle bronnen wordt geleid en je beslissingen beter geïnformeerd kunnen nemen. Zet deze Confluence-pagina vast aan Atlas als leidraad om iedereen te informeren die in de toekomst aan het initiatief deelneemt.
Neem deze procesdocumentatie vervolgens mee als een record om te delen met teamleden en belanghebbenden, zodat ze de reden waarom achter je beslissingen kunnen begrijpen en je kunnen ondersteunen bij het hoe. Hoe gedetailleerder je documentatie, hoe makkelijker het zal zijn om dit succesvolle proces in de toekomst na te bootsen.