Casestudie: Spokeo bereidt zich voor op innovatie
Door bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen en gegevens te centraliseren, gaf Spokeo de samenwerking en de resultaten een boost
Om innovatie ruim baan te geven, helpt het om je dagelijkse activiteiten soepel te laten verlopen.
In 2015 ging Spokeo de uitdaging aan om deze staat te bereiken. Het bedrijf, dat een 'zoekmachine voor mensen' beheert die digitale gegevens samenvoegt tot profielen, wilde bedrijfsprocessen verbeteren om de cross-functionele samenwerking en productiviteit te verhogen. Ze ontdekten de oplossing in een combinatie van software voor kennisuitwisseling en verandermanagementtechnieken. Deze combinatie was zelfs zo effectief in het verbeteren van het werkbeheer dat de leidinggevenden van Spokeo al nadachten over een flexibel werkbeleid ver voordat iedereen vanwege Covid uit het hoofdkantoor in Pasadena werd gestuurd om thuis te werken.
Te veel platforms
Tot op heden heeft Spokeo 15 miljard digitale records georganiseerd in 600 miljoen profielen die elke maand door 15 miljoen klanten worden doorzocht. Ironisch genoeg realiseerden ze zich in het begin van de jaren 2010 dat hun eigen lappendeken van platforms had geleid tot interne technische silo's, waardoor het moeilijk was om gegevens te vinden en te delen. De technische teams gebruikten Jira, de bedrijfsteams gaven de voorkeur aan Google Docs en het HR-/Cultuurteam had een aangepast intranet. "Mensen zeiden dan: 'De informatie staat hier'", herinnert CEO Harrison Tang zich. Hij was in 2006 de oprichter van Spokeo. "Maar anderen wisten niet hoe ze iets konden vinden, omdat het op verschillende plaatsen bestond."
Een gedecentraliseerde structuur stond samenwerking tussen teams in de weg en veroorzaakte tijdsverspilling, zowel voor degenen die op zoek waren naar informatie als voor degenen die de informatie moesten herhalen of opnieuw moesten versturen. Het aantal vergaderingen nam toe, net als het aantal onderbrekingen. Het was duidelijk dat er een betere manier moest zijn om kennis te delen.
Transparantie van informatie creëren
Het perfectioneren van bedrijfsactiviteiten is een schommelend proces. "Misschien begin je met decentralisatie, en dan realiseer je je dat het moeilijk is om een holistische kijk te hebben op wat er gebeurt," zegt Tang. Bij Spokeo was er geen eenduidig aha-moment of omslagpunt. De verschillende teams begonnen te praten over de zichtbaarheid van gegevens — de kern van de missie van het bedrijf — en waren het erover eens dat het tijd was om een centrale repository te creëren die door iedereen werd gedeeld.
Spokeo heeft een cultuur met veel documentatie, met software-engineers, data-engineers en datawetenschappers die voortdurend algoritmen ontwikkelen om de nauwkeurigheid van de gegevens te verbeteren. Het nieuwe gecentraliseerde platform moest nauw geïntegreerd kunnen worden met Jira en "gebruiksvriendelijk zijn om mee te schrijven en te bewerken," zegt Leo Qin, manager data science bij Spokeo. Voor de bedrijfsteams moest het platform ook de voordelen van documenten combineren met bepaalde websitefuncties. Om aan al deze vereisten te voldoen, kozen de leiders van Spokeo voor Confluence.
De verandering doorvoeren
Hoewel de overstap voor elke afdeling gold, vond Tang dat niet iedereen direct hoefde over te stappen naar Confluence. Dat is gewoon niet hun bedrijfscultuur. In plaats daarvan stimuleerde hij de implementatie op een subtiele manier. "Ik 'likete' de pagina's en liet opmerkingen achter", zegt hij. "Zodat de auteurs wisten dat ik ze had gelezen. Toen mensen zich realiseerden 'oh, Confluence wordt daadwerkelijk gebruikt,' moedigde dat hen aan om te beginnen met het delen van hun kennis op het platform."
De implementatie vond dus heel organisch plaats. De technische teams, die Jira al vloeiend beheersten, liepen voorop. Vervolgens stelde het Cultuur/HR-team voor om al hun pagina's te migreren, tot grote vreugde van Tang. Andere bedrijfsteams begonnen de software te gebruiken en binnen zes maanden gebruikte iedereen Confluence, zonder dat er externe training nodig was.
Tegelijkertijd begon het bedrijf processen te stroomlijnen. Ze standaardiseerden conventies voor bestandsnamen en koppelden Jira-tickets aan Confluence-pagina's via Smart Links, waardoor het makkelijker werd om de voortgang bij te houden. Ze ontdekten manieren om de software naadloos te integreren met hun bedrijfscultuur. Ze deelden bijvoorbeeld vaak documenten voordat deze af waren, dus stemden ze ermee in om de statusmacro te gebruiken om anderen te laten weten wanneer de informatie niet volledig was, zegt Qin.
Asynchrone samenwerking stimuleert creativiteit en resultaten
De combinatie van Confluence en verbeteringen in bedrijfsprocessen leidde tot het soort bedrijfstransformatie waar de C-suite van droomt. Teams verspilden niet langer tijd aan het zoeken naar ontbrekende documenten, maar ontwikkelden samen geweldige ideeën. Tang was zelfs zo tevreden met het niveau van het werk dat werd behaald dat het bedrijf werknemers die buiten Californië wonen nu vraagt om slechts één keer per kwartaal naar kantoor te komen. "Confluence is het bindweefsel voor de asynchrone manier van werken en het op afstand werken dat we vandaag doen," zegt Tang.
Teams verspilden niet langer tijd aan het zoeken naar ontbrekende documenten, maar ontwikkelden samen geweldige ideeën
Dankzij het gecentraliseerde systeem konden ze de transparantie van gegevens vergroten, één enkele bron van waarheid creëren en meer samenwerking tussen teams stimuleren. "De meeste van onze Confluence-pagina's zijn openbaar", zegt Tang. "Dus als er een pagina is over een ontwerp en mensen in het marketingteam die zien, kunnen ze hun opmerkingen plaatsen om hun mening te geven." Het platform helpt gebruikers ook om verwarring te voorkomen. "In plaats van zich af te vragen wat een term betekent," zegt Qin, "kunnen mensen vragen in de marge zetten zodat iemand die kan beantwoorden." Omdat het antwoord in zijn context op de pagina blijft staan, hoeft niemand dezelfde vraag opnieuw te stellen.
Deze asynchrone samenwerking bespaart werknemers tijd en energie. Het vermindert het aantal vergaderingen en helpt Spokeo om talent aan te trekken en te behouden, waar dan ook, zonder afhankelijk te zijn van één geografische locatie. En net zo belangrijk: het zorgt ervoor dat de communicatie soepel blijft verlopen, ongeacht het tijdstip of de tijdzone. Tang leest vaak documenten in het weekend en stelt zeer technische vragen over de mechanismen, zegt Qin. De teamleden geven dan antwoord wanneer ze kunnen. "Tang reageert dan weer met een andere vraag of sluit de opmerking," zegt Qin. Het is een efficiënte manier om samen te werken om het product te verbeteren.
De teams vinden het ook geweldig hoe asynchrone samenwerking het wisselen van taak en productiviteitsverlies tot een minimum beperkt doordat ze zelf kunnen kiezen wanneer ze willen communiceren of kijken of er feedback is gegeven. Deze aanpak is vooral belangrijk voor mensen veel data in hun hoofd hebben opgeslagen, zoals software-engingeers en ontwikkelaars. Ze kunnen gefocust blijven en goed werk afleveren. Voordat ze naar Confluence migreerden, moesten ze vaak hun werk onderbreken om korte vragen te beantwoorden, met het risico dat hun gedachtegang ook werd onderbroken. (Uit een enquête van GitHub bleek dat hoe vaker ontwikkelaars werden onderbroken, hoe minder productief en tevreden ze waren met hun werk.) Door miljoenen stukjes informatie in Confluence te plaatsen, "kun je het daar vinden zonder iemand te onderbreken," zegt Qin. "Als ontwikkelingsmanager ben ik daar heel blij mee."
Het team vindt het geweldig hoe asynchrone samenwerking het wisselen van taken en productiviteitsverlies tot een minimum beperkt.
De verbeteringen in het werkbeheer waren fantastisch voor Spokeo. Maar de centralisatie heeft het bedrijf ook geholpen om beter af te stemmen op de zes kernwaarden: luister met empathie, vraag het waarom, verduidelijk met gegevens, innoveren om te leren, samenwerken om iets te bereiken en staan op kwaliteit. "Het delen van kennis is een directe weerspiegeling van deze waarden", zegt Tang, die daarbij verwijst naar het belang van gegevens- en informatietransparantie voor de bedrijfscultuur.
Door het ontdekken en betrekken van informatie te ondersteunen, blijft Confluence zorgen voor betere samenwerking en communicatie, waardoor we meer flexibiliteit en innovatie realiseren. "In de coronacrisis is ons gebruik van Confluence alleen maar toegenomen," zegt Tang. "Ik heb veel samenwerking gezien en veel opmerkingen gezien. Gesprekken die we vroeger voerden terwijl we allemaal in dezelfde ruimte zaten, vinden nu plaats op Confluence."
