De manier waarop mooie pagina's de projectsamenwerking voor teams bevorderen

De Zwitserse typograaf Jan Tschichold noemde witruimte 'de longen van een goed ontwerp', en in de kunst wordt negatieve ruimte gecombineerd met het onderwerp zelf om een evenwichtige compositie te creëren. Het mag dan leeg zijn, maar witruimte is ook cruciaal!

Beschouw witruimte op je pagina als de ademruimte die je woorden nodig hebben, zodat je je punt duidelijk kunt maken zonder je team onder tekst te bedelven. De informatie blijft hetzelfde; het is slechts een kwestie van formattering zodat het er minder rommelig uitziet.

Het gebruik van kopteksten, regeleinden en regels is de meest eenvoudige manier om negatieve ruimte toe te voegen aan je pagina's, maar je kunt ook vertrouwen op kant-en-klare Confluence-sjablonen, die al zo zijn opgemaakt dat pagina's er aantrekkelijk uitzien. Ook kun je je eigen indeling op een lege pagina maken met de opdracht / om secties te structureren.

Voeg vervolgens kolommen en tabellen toe om alles overzichtelijk te houden, met voldoende witruimte rondom je woorden. Ook zijn tabellen niet alleen bedoeld voor gegevens. Gebruik ze om de projectstatus bij te houden (gebruik de macro /status), teamleden te taggen of een geïntegreerd Jira-ticket toe te voegen.

Zelfs als tekst omgeven wordt door witruimte kan het nog steeds overweldigend zijn. Denk bijvoorbeeld aan rommelige links of lange beschrijvende alinea's. Gelukkig biedt Confluence slimme functies om je te helpen alle rommel te verbergen en tegelijkertijd alle informatie te bewaren die je nodig hebt om je punt duidelijk te maken.

Met de macro /expand kun je lange alinea's verborgen houden totdat een gebruiker erop klikt om uitvouwbare tekst te zien. Nu kun je alle gewenste informatie toevoegen zonder de pagina rommelig te maken. (Houd er rekening mee dat de tekst niet samenvouwt in de bewerkingsmodus, maar je kunt een duidelijke weergave krijgen met een voorbeeld voordat je publiceert.)

Automatische Smart Links vervangen ondertussen lange, lelijke HTML-links door een titel en een pictogram voor een YouTube-video, een Google-document, een andere Confluence-pagina of vrijwel alles wat je maar kunt bedenken. Ook kun je ervoor kiezen om te laten zien wat er is geïntegreerd in plaats van alleen de link, als je die video direct op de pagina wilt hebben.

Hoewel we dol zijn op witruimte, lijkt een pagina die helemaal zwart-wit is erg saai als je het hele kleurenspectrum tot je beschikking hebt. Verschillende kleuren en lettergroottes zorgen niet alleen voor visuele aantrekkelijkheid; ze helpen ook om de tekst op te splitsen en de aandacht te vestigen op belangrijke informatie.

Gebruik het bewerkingsmenu op de bovenste balk om van verschillende kopteksttypen je lettergrootte te kiezen en titels en ondertitels te maken om de inhoud overzichtelijk te houden. Bovendien kun je met een groot aantal tekstkleuren jezelf mooi uitdrukken.

Een paneel met een achtergrondkleur is de beste manier om de belangrijkste tekst te markeren. Kies een van de vijf standaard paneeltypen, elk met een eigen kleur en pictogram, voor belangrijke informatie, notities, fouten, successen of waarschuwingen. Met de nieuwe aanpasbare panelen kun je achtergrondkleuren en -pictogrammen op verschillende manieren combineren, het pictogram helemaal verwijderen en verschillende panelen plaatsen.

Een afbeelding zegt echt meer dan 1.000 woorden, dus sluit er een in je pagina in om de betrokkenheid te stimuleren. Upload of sleep een afbeelding naar je koptekst om de toon voor je pagina aan te geven of voeg er een toe aan de hoofdtekst om te vertellen met beelden in plaats van tekst.

Door het gebruik van beeldmateriaal kun je ook lastige statistieken omzetten in grafieken en infographics. Met de nieuwe macro voor tabelvisualisatie kun je snel een tabel met getallen omzetten in zinvolle inzichten met aanpasbare cirkel-, staaf- en lijndiagrammen.

De mogelijkheid om meerdere diagrammen aan één pagina toe te voegen, betekent dat je Confluence kunt gebruiken om hoogwaardige maar bruikbare weergaven van je gegevens te delen. Gebruik het om enquêtegegevens te visualiseren, financiële rapporten te delen of om pagina's in dashboardstijl te maken om werk te controleren, bij te houden en erover te rapporteren. Probeer een indeling met twee kolommen om tekst en afbeeldingen naast elkaar te delen.

Soms kunnen woorden niet zo goed uitdrukken wat je wilt zeggen dan geïrriteerd je gezicht in je handen verbergen of even enorm je ogen rollen. Daarom kun je met Confluence een hele reeks emoticons op je pagina's invoegen. Gebruik ze om je ware gevoelens te uiten en te communiceren met een (letterlijke) knipoog, zodat samenwerking in een project net zo natuurlijk aanvoelt als berichtjes tussen vrienden – gewoon veel productiever.

Je kunt zelfs een GIF toevoegen om in een oogwenk een gevoel over te brengen en de fun te verhogen. Je team kan zo snel en gemakkelijk hun goedkeuring betuigen of even lachen, waardoor samenwerken in een project als een stuk minder werk aanvoelt. Niet alle zakelijke communicatie hoeft immers formeel en stug te zijn, en als je team ook aanvoelt als een team, zelfs als het asynchroon is, neemt de betrokkenheid enorm toe.

Confluence heeft tal van opties om je pagina er op zijn best uit te laten zien, maar laten we niet vergeten dat het doel een betere projectsamenwerking is. Met de juiste indeling – vol kleur, beeld en emotie – kun je niet alleen jezelf goed uitdrukken; maar je teamgenoten worden er meer bij betrokken zodat ze meer informatie kunnen opslaan en kunnen beginnen met innoveren.

Wie zegt dat je werk niet slim én mooi kon zijn?