Het besluitvormingsproces beheren: een uitgebreide handleiding voor succesvolle teams

Het belang van effectieve besluitvorming

Van projecten tot planning: het nemen van effectieve beslissingen vergt oefening en legt de basis voor je succes. Kleine, snelle beslissingen kunnen zorgen voor enige flexibiliteit, maar beslissingen met een grote impact zijn moeilijker terug te draaien. Als je opties, risico's en kansen succesvol wilt kunnen afwegen, moet je dus flexibel zijn en blijven verfijnen.

Welke technieken je ook kiest en hoe je je leiderschapsstijl ook uitdraagt, het is belangrijk om steun te krijgen van je hele team en ervoor te zorgen dat je duidelijke processen opzet die je in de toekomst efficiënt kunt herhalen.

Technieken, stijlen en benaderingen voorn besluitvorming

Weten wat je besluitvormingsstijl is, belet je niet van het nemen van weloverwogen beslissingen. Hoewel we allemaal een zekere mate van persoonlijke en professionele intuïtie hebben om te vertrouwen, wordt effectieve besluitvorming ondersteund door analyses, onderzoek en feiten. Uit een onderzoek van PwC onder senior executives bleek dat organisaties die met gegevens werken drie keer meer kans hebben op verbeteringen in de besluitvorming dan organisaties die minder afhankelijk zijn van gegevens.

Er zijn talloze besluitvormingsmodellen die leiden tot weloverwogen keuzes. Het vinden van de juiste techniek is afhankelijk van de samenstelling van je team en je leiderschapsstijl. Veel teams geven de voorkeur aan een SWOT-analyse, waarin de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van de beslissing worden beschreven om de voordelen en risico's nauwkeurig in te schatten.

Initiation phase

The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.

Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:

• Project purpose and justification
• Main objectives and deliverables
• Key stakeholders and team members

• Initial schedule and budget estimates

The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.

Planning phase

During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.

Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success. 

Execution phase

During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.

Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.

Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring and controlling phase

The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.

During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval. 

Closing phase

The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.

Technieken, stijlen en benaderingen voorn besluitvorming

Weten wat je besluitvormingsstijl is, belet je niet van het nemen van weloverwogen beslissingen. Hoewel we allemaal een zekere mate van persoonlijke en professionele intuïtie hebben om te vertrouwen, wordt effectieve besluitvorming ondersteund door analyses, onderzoek en feiten. Uit een onderzoek van PwC onder senior executives bleek dat organisaties die met gegevens werken drie keer meer kans hebben op verbeteringen in de besluitvorming dan organisaties die minder afhankelijk zijn van gegevens.

Er zijn talloze besluitvormingsmodellen die leiden tot weloverwogen keuzes. Het vinden van de juiste techniek is afhankelijk van de samenstelling van je team en je leiderschapsstijl. Veel teams geven de voorkeur aan een SWOT-analyse, waarin de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van de beslissing worden beschreven om de voordelen en risico's nauwkeurig in te schatten.

Stappen die je moet nemen in het besluitvormingsproces

De eerste stap die je moet zetten om een beslissing te nemen, is het probleem identificeren dat je team moet oplossen. Maak een Confluence-pagina waar je het probleem kunt visualiseren en waar je kunt zien wie verantwoordelijk is om het op te lossen. Als het probleem duidelijk is omschreven, zorgt dat ervoor dat iedereen begrijpt welke beslissing moet worden genomen en waarom. Wat is de impact van het probleem? Wat zijn de doelen op basis waarvan je kunt bevestigen dat je oplossing een succes is?

Geef dan een overzicht van de issue. Verzamel informatie en gegevens die bepalen wat de oorzaak van het probleem is of waardoor een oplossing wordt voorkomen. Dit kan marktonderzoek, bedrijfsgegevens, persoonlijke inzichten en populair nieuws omvatten. Stel een tabel samen waarin de risico's en voordelen van mogelijke oplossingen worden beschreven om je team van tevoren voor te bereiden.

Moedig je team aan om dat overzicht te bekijken en in een vroeg stadium feedback te geven, zodat ze eventuele ontbrekende zaken of obstakels kunnen identificeren voordat je het probleem uitwerkt. Ze kunnen misschien ook bijdragen aan je onderzoek en meer inzichten geven waar je niet aan hebt gedacht.

Evalueer de opties van je team en gebruik een raamwerk om een beslissing te nemen. Misschien heb je een groepsinspanning nodig of een verdere evaluatie, en dat is waar je raamwerk een rol speelt. Misschien vind je dat het oorspronkelijke raamwerk dat je hebt voorgesteld, zoals een SWOT-analyse, niet grondig genoeg is voor de oplossing die je nodig hebt. Moedig je team aan om het juiste kader voor te stellen dat zal helpen om de beslissing transparant te maken en dat ook zal helpen om hun werklast duidelijk te maken.

Als je eenmaal de beslissing hebt genomen, gebruik dan tools voor projectbeheer zoals Trello of Jira Work Management om de beslissing te implementeren, te testen en te controleren. Blijf gaandeweg je voortgang documenteren in Confluence, zodat je die in de toekomst kunt raadplegen om je prestaties na te bootsen of te herhalen.

Technieken, stijlen en benaderingen voorn besluitvorming

Weten wat je besluitvormingsstijl is, belet je niet van het nemen van weloverwogen beslissingen. Hoewel we allemaal een zekere mate van persoonlijke en professionele intuïtie hebben om te vertrouwen, wordt effectieve besluitvorming ondersteund door analyses, onderzoek en feiten. Uit een onderzoek van PwC onder senior executives bleek dat organisaties die met gegevens werken drie keer meer kans hebben op verbeteringen in de besluitvorming dan organisaties die minder afhankelijk zijn van gegevens.

Er zijn talloze besluitvormingsmodellen die leiden tot weloverwogen keuzes. Het vinden van de juiste techniek is afhankelijk van de samenstelling van je team en je leiderschapsstijl. Veel teams geven de voorkeur aan een SWOT-analyse, waarin de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van de beslissing worden beschreven om de voordelen en risico's nauwkeurig in te schatten.

Populaire frameworks voor besluitvorming

DACI: gebruik dit framework om samen met een team tot groepsbeslissingen te komen, waarbij rollen binnen het proces worden geïdentificeerd, waaronder Aanjager, Goedkeurder, Bijdragers en Geïnformeerde personen. Gebruik gegevens en achtergrondkennis om de beslissing te ondersteunen.

Probleemframing: werk samen met je team aan probleemstellingen die een beknopte oplossing voor het probleem schetsen, op een toegankelijke en collaboratieve manier. Hierdoor kun je je beter concentreren op het begrijpen en definiëren van het probleem terwijl je je team op één lijnt brengt over de aanpak. Daarna kun je een selecte groep belanghebbenden samenstellen om tot de juiste beslissing te komen.

Compromissen: soms betekent het nemen van de juiste beslissing het sluiten van compromissen. Wat is de afweging voor het voordeel van de juiste beslissing? Werk samen met je team om beperkingen, blockers en prioriteiten te identificeren voordat je met het project begint, zodat je voorbereid bent op beslissingen voordat de obstakels zich voordoen.

OKR's: neem je beslissingen met een doel voor ogen. OKR's zijn ontworpen voor continue groei en kunnen fungeren als een 'Poolster' die je op koers houdt als je individuele beslissingen neemt tijdens een project.

Besluitvorming in Confluence

Welk model je ook kiest, je team kan samenwerken om je framework voor besluitvorming binnen Confluence op te bouwen en te documenteren. We hebben sjablonen voor DACI, SWOT-analyse, een sjabloon voor ontwerpbeslissingen, een stemtabel en meer

Besluitvorming in Confluence

Welk model je ook kiest, je team kan samenwerken om je framework voor besluitvorming binnen Confluence op te bouwen en te documenteren. We hebben sjablonen voor DACI, SWOT-analyse, een sjabloon voor ontwerpbeslissingen, een stemtabel en meer