Ciclo de vida do projeto: as 5 fases explicadas

Qual é o ciclo de vida do projeto?

O ciclo de vida do projeto é uma estrutura de cinco fases usada pelos gerentes para guiar os projetos até a conclusão. Ele descreve todas as etapas do projeto, do início à implementação final, e o que a equipe deve alcançar durante cada fase.

Confira abaixo um resumo das fases do ciclo de vida do projeto e os objetivos principais.

1. Início: defina o escopo, o custo, a viabilidade, as metas, o cronograma e os critérios de sucesso do projeto.
2. Planejamento: crie um roteiro de projeto ou um plano de ação com passo a passo que descreva as tarefas necessárias para concluir o projeto.
3. Execução: execute o trabalho para concluir o produto, serviço ou resultado. Garanta que a equipe tenha todos os recursos, ferramentas e instruções necessários.
4. Monitoramento e controle: monitore o progresso e o desempenho da equipe e do projeto para identificar quaisquer desvios do plano ou problemas de qualidade para que você possa fazer as alterações necessárias.
5. Encerramento: encerre o projeto, assine todos os contratos pendentes, pague os fornecedores, faça uma revisão pós-projeto e identifique como melhorar da próxima vez.

Quando os gerentes têm uma compreensão clara das várias fases da gestão de projetos, eles podem ter uma visão geral e saber melhor como lidar com cada estágio. Ao dividir o projeto em etapas mais simples, é mais fácil para os gerentes de projeto antecipar o que está por vir, o que os ajuda a se manter no caminho certo e garantir o sucesso do projeto. Usar as ferramentas e os métodos certos também contribui para a gestão eficaz da equipe em todo o ciclo de vida do projeto.

As 5 fases do ciclo de vida de um projeto

Compreender as cinco fases do ciclo de vida da gestão de projetos e os respectivos requisitos vai oferecer uma estrutura repetível e aprimorável para uma gestão de projetos eficaz.

Fase de iniciação

Fase de planejamento

Durante a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto, você cria um roteiro para concluir o projeto no prazo e conforme os critérios de sucesso, tudo sem exceder o orçamento.

Nesse estágio, você vai dividir o projeto em tarefas menores, definir marcos e prazos e criar planos com passo a passo para recursos, cronogramas, ferramentas e atribuições de tarefas.

Confira abaixo alguns itens que você pode criar na fase de planejamento.

• Plano de gestão do projeto: especifique as fases e as tarefas do projeto. Crie uma estrutura de divisão do trabalho e um gráfico de Gantt para delinear as dependências e os cronogramas das tarefas.
• Plano de risco: preveja os possíveis riscos e crie procedimentos operacionais padrão para lidar com eles, incluindo quem é o proprietário de cada item.
• Plano financeiro: crie e aloque um orçamento entre equipes e tipos de recursos.
• Plano de recursos: identifique os membros da equipe de que você vai precisar e atribua funções. Use um software de gestão de recursos para centralizar os documentos, resumos e outros recursos.
• Plano de comunicação: escolha quais canais você vai usar para se comunicar com a equipe e os clientes. Decida com que frequência você vai se comunicar e marque as reuniões no calendário.
• Plano de qualidade: estabeleça KPIs e defina como você vai medir o desempenho e os resultados da equipe.

Com uma ferramenta de gestão de projetos como o Jira, é fácil armazenar esses planos em um local centralizado e acessível. Você também pode acessar templates de planejamento de projetos para agilizar esforços.

Fase de execução

A fase de execução do projeto é quando você implementa o plano do projeto e conclui os resultados.

Como gerente de projeto, você atribui tarefas, esclarece funções, responde a perguntas, supervisiona o trabalho, facilita a comunicação, participa de briefings e reuniões, apoia a equipe e a mantém sob controle.

Essas tarefas podem requerer que você dê aos membros da equipe novas ferramentas, materiais ou recursos.

O trabalho em equipe pode ser um desafio para projetos com várias pessoas e tarefas complexas. As empresas costumam usar software de colaboração para ajudar as equipes a trabalhar juntas e minimizar o tempo de inatividade.

O Jira oferece gestão de execução de projetos de ponta a ponta. A plataforma lida com as demandas diárias da execução de projetos complexos, liberando as equipes para se concentrarem na entrega do trabalho em vez de lutarem com planilhas e ferramentas desconexas.

Com o Jira, os gerentes de projetos podem atribuir tarefas, definir prazos e automatizar lembretes para que nada passe despercebido. Com todo o trabalho em um só lugar, eles podem entender como cada tarefa afeta o cronograma e o orçamento, permitindo ajustes imediatos para manter o projeto em andamento.

Fase de monitoramento e controle

Nessa fase, você vai acompanhar o progresso do projeto e fazer ajustes para garantir que ele permaneça em dia.

Colete informações de planilhas de horas, relatórios e membros da equipe. Usar o Jira para gerenciar o próximo projeto vai ajudar você a acompanhar o progresso dele; com a visualização do cronograma, que funciona como um gráfico de Gantt, ou com o quadro Kanban é mais fácil identificar quando as coisas estão erradas em relação ao roteiro.

Como gerente de projeto, o trabalho que você tem a fazer é restaurar a ordem quando surgirem problemas — esse é o aspecto controlador dessa fase.

Aqui estão alguns exemplos de contratempos que você pode ter que controlar.

• Cronograma: se um membro da equipe não conseguir concluir uma tarefa no prazo, você a atribui a outra pessoa.
• Custo: o custo do fornecedor é maior do que o previsto, por isso você reduz o escopo do projeto.
• Equipe: houve um desentendimento entre dois membros da equipe e você os ajuda a resolver.
• Qualidade: uma parte do produto está abaixo do padrão. Você cria uma abordagem diferente para elaborar isso.
• Risco: surge um risco imprevisto e você precisa reduzir esse fato.

A fase de monitoramento e controle dura todo o ciclo de vida do projeto. Os gerentes de projeto identificam com frequência oportunidades de melhorar o desempenho.

Você pode integrar o Confluence com ferramentas como o Jira para comunicar o progresso do projeto às principais partes interessadas. O Confluence mantém toda a documentação relacionada ao projeto em um só lugar, permitindo que você compartilhe atualizações, acompanhe alterações e colabore em tempo real com a equipe.

Fase de encerramento

Os projetos têm um fim definido, ao contrário das operações em andamento. Essa é a fase de encerramento, em que as tarefas finais, como entregar resultados, pagar fornecedores, assinar contratos ou garantir o armazenamento adequado e a acessibilidade da documentação, são concluídas.

Os gerentes de projeto também vão usar esta fase para avaliar o desempenho da equipe, permitindo identificar áreas de melhoria.

Confira aqui algumas perguntas que você pode fazer durante a fase de encerramento:

• Todos cumpriram as respectivas tarefas?
• A comunicação alguma vez foi interrompida?
• Quais pontos fortes e fracos você encontrou em cada membro da equipe?

Apresente essas descobertas aos membros da equipe em uma reunião pós-projeto. Incentive que eles falem, compartilhem o que deu errado e expressem as próprias ideias sobre como melhorar em projetos semelhantes.

Além de avaliar a equipe, avalie a qualidade do produto.

• Está conforme os padrões do cliente?
• Solucionou o problema que você se propôs a resolver?
• Onde teve um desempenho inferior e superior?

Essas perguntas vão ajudar você a entender melhor a capacidade atual de atingir as metas estabelecidas. O feedback qualitativo e quantitativo é importante. Faça testes, envie pesquisas e receba uma descrição precisa do desempenho daquilo que você criou.

O Confluence é uma ferramenta valiosa para documentar todo esse processo. Com o Confluence, você pode armazenar, compartilhar e refletir sobre os resultados do projeto, as lições aprendidas e o feedback da equipe, criando uma base de conhecimento centralizada para projetos futuros.

Tipos de ciclos de vida do projeto

Há três variações do ciclo de vida do projeto: Ágil, Waterfall e iterativa.

Modelo ágil

O modelo ágil enfatiza a flexibilidade e o progresso iterativo. Ele permite ajustes e melhorias em todo o projeto. As equipes se adaptam aos poucos com base no feedback constante.

O modelo ágil é popular entre as equipes de desenvolvedores de software que dependem da colaboração constante entre os dois lados e encontram com frequência obstáculos imprevistos.

Duas estruturas ágeis que você pode considerar são Kanban e Scrum. O Kanban envolve a visualização de tarefas, a limitação do trabalho em andamento e a garantia de um fluxo contínuo de trabalho, o que o torna ideal para projetos que exigem flexibilidade sem prazos rígidos. O Scrum opera em sprints com intervalos de tempo, com metas definidas e revisões regulares, promovendo iterações estruturadas e responsabilidade da equipe.

Modelo em cascata

A metodologia Waterfall segue um fluxo sequencial linear, com cada fase dependente dos resultados das anteriores. Ao contrário do modelo ágil, ela não é um processo iterativo.

Exemplos de tipos de projetos que costumam seguir o modelo Waterfall incluem projetos de manufatura, construção e saúde.

Modelo iterativo

O modelo iterativo envolve ciclos repetidos para refinar o projeto por meio de feedback e várias iterações.

É um pouco diferente do modelo ágil, pois o feedback costuma ocorrer ao final de um marco. No modelo ágil, o feedback é mais contínuo e frequente.

Por que a gestão do ciclo de vida do projeto é importante?

A gestão eficaz do ciclo de vida do projeto simplifica os processos de várias maneiras:

• Maior visibilidade do projeto: as equipes podem remover obstáculos com iniciativa para garantir resultados oportunos e de alta qualidade, permitindo uma tomada de decisão mais eficaz.
• Melhor gestão de riscos: as equipes podem identificar riscos com antecedência e encontrar soluções. As verificações regulares de risco garantem que os projetos permaneçam dentro do prazo e evitem falhas ou atrasos dispendiosos.
• Comunicação aprimorada com as partes interessadas: com atualizações regulares, relatórios de progresso e reuniões, os participantes ficam mais informados e envolvidos durante todo o ciclo de vida do projeto.

Os gerentes de projeto podem usar as ferramentas do Jira para organizar e priorizar ideias. Facilitando a criação e o compartilhamento de roteiros personalizados com a equipe.

• O Jira divide grandes projetos em tarefas gerenciáveis, acompanha o progresso e incentiva o trabalho em equipe na empresa.
• O Jira Product Discovery trabalha com o Jira, oferecendo contexto e visibilidade sobre projetos de desenvolvimento de software, tarefas de negócios e muito mais.

Desafios da gestão do ciclo de vida do projeto

A gestão de projetos pode ser complexa e desafiadora. Ela precisa de atenção cuidadosa aos possíveis obstáculos, incluindo desvio de escopo, restrições de recursos e falhas na comunicação.

O desvio de escopo ocorre quando os requisitos do projeto se expandem além do que a equipe decidiu no início do projeto, o que pode levar a recursos insuficientes, atrasos e desvios do plano do projeto. Os processos de controle de alterações ajudam a eliminar o desvio de escopo. Os gerentes de projeto devem verificar o escopo do projeto com frequência, comunicar as alterações e envolver as partes interessadas para garantir que todas as alterações correspondam às metas do projeto.

As restrições de recursos podem causar atrasos, comprometendo a conclusão do projeto. Para superar esses problemas, verifique os recursos logo no início do planejamento do projeto. Crie um plano de backup para encontrar possíveis problemas e pensar em soluções, como obter ajuda externa ou transferir recursos.

Falhas na comunicação podem prejudicar a produtividade. Podendo incluir comunicação insuficiente, divergências e colaboração deficiente. Criar uma cultura em que as pessoas estejam felizes em compartilhar informações com a equipe do projeto e fazer reuniões regulares, formais e informais, pode manter todos em sintonia e evitar problemas na comunicação. Ferramentas de gestão de projetos, como o Jira, simplificam a comunicação, acompanham o progresso e facilitam o compartilhamento de informações.

How does Agile differ from traditional project life cycles?

Abaixo estão algumas técnicas comprovadas para dominar a gestão do ciclo de vida do projeto:

• Implemente marcos claros. Divida o projeto em marcos com prazos. A divisão faz com que o projeto pareça mais viável e permite que você acompanhe o progresso com mais eficiência.
• Troque informações com frequência. Faça reuniões com os membros da equipe para discutir o progresso, descobrir gargalos e buscar novas ideias.
• Esteja envolvido com as partes interessadas. Atraia as partes interessadas para o processo pedindo feedback, conversando sobre as atualizações e esclarecendo as solicitações delas para garantir que a equipe atenda a todas as expectativas.

Fique de olho no progresso das tarefas e facilite que os membros da equipe façam o mesmo. O que evita prazos perdidos e trabalhos esquecidos.

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

É aqui que uma ferramenta como os quadros do Jira se torna útil.

Os quadros Kanban do Jira ajudam você a planejar, visualizar e monitorar o trabalho. Eles apresentam a você e à equipe uma visão geral compartilhada de todas as tarefas e o status delas. Os membros da equipe podem mover as tarefas com facilidade para o estágio certo, mantendo todos informados.

Use o Jira para a gestão eficaz do ciclo de vida do projeto

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.