Domine o processo de tomada de decisão: um guia abrangente para uma equipe bem-sucedida

A importância de uma tomada de decisão eficaz

Do projeto ao planejamento, tomar decisões eficazes exige prática e estabelece a base para o sucesso. Embora decisões pequenas e rápidas possam permitir alguma flexibilidade, decisões de grande impacto são mais difíceis de reverter — portanto, ser capaz de avaliar com sucesso opções, riscos e oportunidades é uma habilidade que precisa ser exercitada e aprimorada.

Não importa quais técnicas escolhidas ou como você representa seu estilo de liderança, também é importante obter a adesão de toda a equipe e garantir que você tenha definido processos claros que possam ser replicados com eficiência no futuro.

Técnicas, estilos e abordagens de tomada de decisão

Conhecer seu estilo de tomada de decisão não impede você de tomar decisões informadas. Embora todos tenhamos um nível de intuição pessoal e profissional em que confiar, a tomada de decisão eficaz é apoiada por análises, pesquisas e fatos. Uma pesquisa da PwC com executivos seniores descobriu que empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de ver melhorias na tomada de decisões do que aquelas que dependem menos de dados.

Existem inúmeros modelos de tomada de decisão que impulsionam escolhas informadas e encontrar a técnica certa se resume à composição da sua equipe e ao seu estilo de liderança. Muitas equipes preferem uma análise SWOT, que descreve os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da decisão para avaliar com precisão os benefícios e os riscos.

Initiation phase

The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.

Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:

• Project purpose and justification
• Main objectives and deliverables
• Key stakeholders and team members

• Initial schedule and budget estimates

The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.

Planning phase

During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.

Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success. 

Execution phase

During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.

Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.

Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring and controlling phase

The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.

During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval. 

Closing phase

The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.

Técnicas, estilos e abordagens de tomada de decisão

Conhecer seu estilo de tomada de decisão não impede você de tomar decisões informadas. Embora todos tenhamos um nível de intuição pessoal e profissional em que confiar, a tomada de decisão eficaz é apoiada por análises, pesquisas e fatos. Uma pesquisa da PwC com executivos seniores descobriu que empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de ver melhorias na tomada de decisões do que aquelas que dependem menos de dados.

Existem inúmeros modelos de tomada de decisão que impulsionam escolhas informadas e encontrar a técnica certa se resume à composição da sua equipe e ao seu estilo de liderança. Muitas equipes preferem uma análise SWOT, que descreve os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da decisão para avaliar com precisão os benefícios e os riscos.

Etapas que você deve seguir no processo de tomada de decisão

A primeira etapa que você seguir ao tomar uma decisão é identificar o problema que a equipe precisa resolver. Crie uma página do Confluence na qual você possa visualizar o problema e quem é responsável pela resolução. Ter o problema explicado com objetividade vai ajudar a garantir que todos entendam qual decisão precisam tomar e por quê. Qual é o impacto do problema? Quais são os objetivos que vão confirmar que a solução é bem-sucedida?

Em seguida, analise o problema. Reúna informações e dados que definam o que causou o problema ou está impedindo uma solução. Isso pode incluir pesquisas de mercado, dados da empresa, insights pessoais e notícias populares. Crie uma tabela que descreva os riscos e benefícios de possíveis soluções para preparar a equipe com antecedência.

Incentive sua equipe a revisar esse esboço e dar feedback desde o início, para que possam identificar as lacunas ou obstáculos que faltam antes de você resolver o problema. Eles também podem contribuir com sua pesquisa e oferecer mais informações que você não considerou.

Avalie as opções da equipe e use uma estrutura para tomar uma decisão. Você pode precisar de um esforço em grupo ou de uma avaliação adicional, e é aí que a estrutura entra em ação. Você pode descobrir que a estrutura original que você propôs, como uma análise SWOT, não é completa o suficiente para a solução de que você precisa. Incentive a equipe a propor a estrutura certa que vai ajudar na transparência da decisão e também vai esclarecer a carga de trabalho.

Depois de tomar a decisão, use ferramentas de gestão de projetos, como o Trello ou o Jira Work Management, para implementar, testar e monitorar. Continue documentando o progresso ao longo do caminho no Confluence para que você possa consultar no futuro para replicar ou iterar seu desempenho.

Técnicas, estilos e abordagens de tomada de decisão

Conhecer seu estilo de tomada de decisão não impede você de tomar decisões informadas. Embora todos tenhamos um nível de intuição pessoal e profissional em que confiar, a tomada de decisão eficaz é apoiada por análises, pesquisas e fatos. Uma pesquisa da PwC com executivos seniores descobriu que empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de ver melhorias na tomada de decisões do que aquelas que dependem menos de dados.

Existem inúmeros modelos de tomada de decisão que impulsionam escolhas informadas e encontrar a técnica certa se resume à composição da sua equipe e ao seu estilo de liderança. Muitas equipes preferem uma análise SWOT, que descreve os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da decisão para avaliar com precisão os benefícios e os riscos.

Estruturas populares de tomada de decisões

DACI: use essa estrutura para trabalhar em equipe e chegar a decisões em grupo, identificando as funções dentro do processo, tais como: dirigente, aprovador, colaboradores e indivíduos informados. Use dados e conhecimento prévio para ajudar a apoiar decisões.

Enquadramento do problema: trabalhe com a equipe para identificar definições de problemas que descrevam soluções concisas para o problema de forma compreensível e colaborativa. Isso ajuda a focar na compreensão e na definição do problema, enquanto alinha os membros da equipe à abordagem. E por fim, você pode reunir um grupo seleto de partes interessadas para tomar a decisão certa.

Concessões: às vezes, tomar a decisão certa significa fazer concessões. O que você vai trocar pelo benefício da decisão certa? Trabalhe com a equipe para identificar as restrições, os bloqueadores e as prioridades antes de iniciar o projeto, de modo a estar preparado para tomar decisões antes que os obstáculos apareçam.

OKRs: tome decisões com objetivos em mente. Os OKRs são projetados para o crescimento contínuo e podem funcionar como uma “estrela-guia” que ajuda a manter o caminho certo conforme você toma decisões individuais durante os projetos.

Tomada de decisão no Confluence

Não importa qual for o modelo escolhido, as equipes podem trabalhar em conjunto para criar e documentar a estrutura de tomada de decisão no Confluence. A gente tem templates para DACI, análises SWOT, decisão de design, mesa de votação e muito mais

Tomada de decisão no Confluence

Não importa qual for o modelo escolhido, as equipes podem trabalhar em conjunto para criar e documentar a estrutura de tomada de decisão no Confluence. A gente tem templates para DACI, análises SWOT, decisão de design, mesa de votação e muito mais