Como fazer tudo sem reuniões usando o Confluence
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A maioria das reuniões é uma perda de tempo. É isso mesmo! Esse fato não deve ser um choque para quem já participou (ou sonhou acordado, multitarefa ou até dormiu) de alguma reunião que parecia não ter sentido.
Quantas reuniões você teve hoje que foram, na verdade, apenas atualizações de status ou uma reunião permanente regular sem agenda? Pesquisas mostram que 67% dos trabalhadores dizem que muito tempo em reuniões os distrai de fazer seu trabalho, o que tem um custo - as empresas dos EUA desperdiçam US$ 399 bilhões em reuniões inúteis. Então, se a gente sabe que as reuniões costumam ser uma perda de tempo (e dinheiro), por que elas continuam sendo agendadas?
Se é a incerteza sobre como ir ao encontro que está impedindo você, não tenha medo! A gente recorre à Comunidade da Atlassian para, por meio de crowdsourcing, extrair suas melhores práticas, soluções e dicas testadas e comprovadas para não se reunir.
Escolha a colaboração assíncrona no Confluence
DICAS PARA SUBSTITUIR AS REUNIÕES PELA COLABORAÇÃO ASSÍNCRONA NO CONFLUENCE
- Use a coleção de templates de gestão de projetos para manter sua equipe informada e alinhada à medida que você colabora em um projeto.
- Use a macro de Relatório de tarefas para adicionar, atribuir e exibir tarefas.
- Use a macro de Relatório de decisão para acompanhar as decisões que sua equipe tomou.
- Use macros para adicionar informações sobre o desenvolvimento, como gráficos e roteiros do Jira, às páginas do Confluence.
- "Para aqueles que usam o Jira e o Confluence para monitorar o trabalho e coletar conhecimento, minha melhor dica para ter menos reuniões é dedicar um tempo para criar páginas de visão geral do Confluence informativas com o uso de macros eficazes e painéis do Jira. Oferecer um hub aos colegas de equipe poupa muito tempo e eles se vão se sentir confiantes ao lidar com o trabalho designado, sabendo que os recursos que eles estão referenciando são os melhores e mais recentes!" — Andrew Kendris, líder da Comunidade da Atlassian
Escolha uma ferramenta de comunicação
"Deixe claro qual é o seu [método de comunicação] preferido e que você vai ficar feliz em ser incomodado por ele, sobretudo se for uma pergunta ou conversa que possa salvá-lo [de ter uma reunião]." — Nic Brough, líder da Comunidade da Atlassian
Estabelecer a fonte única de verdade de uma equipe pode aumentar a clareza, economizar tempo e até impedir reuniões, garantindo que todos estejam informados como se deve. Da mesma forma, definir os padrões para onde a comunicação ocorre minimiza a confusão e promove um maior alinhamento. Com maneiras quase incontáveis de entrar em contato com colegas de trabalho, é importante estabelecer precedentes para onde a comunicação deve ocorrer.
DICAS PARA AGILIZAR A COMUNICAÇÃO
- Use o Manual de estratégias da equipe da Atlassian para comunicações com os interessados para estabelecer o plano de comunicação para a equipe que identifique a frequência, o público-alvo e os canais para comunicar diferentes tipos de informações.
- Use ferramentas de gestão de trabalho e colaboração, como Karen Lewis, membro da Comunidade da Atlassian, cuja equipe costumava executar uma sessão de atualização do roteiro uma vez por Sprint para manter a equipe informada sobre o progresso, mas agora está incentivando os membros da equipe a consultar o link do roteiro do Jira.
- Visualize e atualize as páginas do Confluence nas quais a conversa da sua equipe acontece integrando suas ferramentas de comunicação de equipe favoritas ao Confluence.
- Responda a comentários e links de pré-visualização para o Confluence no Slack com o aplicativo Confluence for Slack.
- Capture anotações na reunião e publique-as direto no Confluence a partir de uma reunião do Microsoft Teams com o aplicativo Microsoft Teams for Confluence.
- Deixe para trás as reuniões de status chatas usando o Atlas com o Confluence, como o membro da Comunidade da Atlassian Jonathan Nolen. A equipe dele usa o Confluence para conteúdo longo, como desenvolvimento de ideias, atualização de instruções e comunicação de políticas, e o Atlas para a comunicação curta de status semanal.
Permaneça atualizado com o template de anotações de reuniões semanais
"A gente tenta fazer reuniões apenas para realizar tarefas... resolver itens, obter ajuda em um problema, tomar uma decisão, etc. [Se] a gente não tem uma pauta definida com antecipação a reunião costuma ser cancelada." — Brant Schroeder, líder da Comunidade da Atlassian
O template de anotações de reuniões semanais facilita a definição de agendas, a revisão de atas de reuniões anteriores, a identificação de itens de ação e o rastreamento de resultados, proporcionando um espaço para as equipes colaborarem de forma assíncrona para que as reuniões sejam breves e diretas.
DICAS PARA COLABORAR EM ANOTAÇÕES DE REUNIÃO NO CONFLUENCE
Organize anotações de reunião de reunião para acessibilidade
"A gente tem páginas de atas para diferentes tipos de reuniões (por exemplo, para status do cliente e para desenvolvimento interno) e estes são organizados em instâncias cronológicas usando cabeçalhos." — Jared Olson, membro da Comunidade da Atlassian
As anotação de reunião são úteis apenas se estiverem disponíveis no ato para referência. Crie um sistema para organizar anotações de reunião com base no objetivo, no tipo de reunião ou em outros recursos-chave para que possam ser localizados de forma rápida e fácil pelos membros da equipe.
DICAS PARA ORGANIZAR anotações de reunião
- Organize páginas, anexos e até espaços com categorias de palavras-chave, como tipo de reunião.
- Use a macro Árvore de Páginas para exibir páginas relacionadas, como todas as anotações de reunião de um projeto.
- Use a macro Sumário para ajudar os leitores a localizar com rapidez as informações resumindo o conteúdo e vinculando aos cabeçalhos das páginas.
- Crie links para partes específicas de uma página do Confluence (não apenas títulos) com a macro de âncora.
Limite a duração das reuniões
DICAS PARA LIMITAR A DURAÇÃO DAS REUNIÕES
- Aloque metade do tempo habitual para uma reunião (por exemplo, 30 minutos em vez de uma hora).
- Minimize as tangentes criando e compartilhando agendas para reuniões oportunas e bem definidas.
- Altere as configurações do calendário para reduzir a duração padrão da reunião em cinco ou dez minutos.
Concorde apenas com as reuniões necessárias
"Se você estiver em uma reunião comigo, não vai ser capaz de fazer o trabalho necessário para manter o projeto em andamento." — Andrew Kendris, líder da Comunidade da Atlassian
Pode parecer simples, mas se todos praticassem, a gente não estaria gastando 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Então, a gente vai melhorar sua rotina para acabar com o agendamento de reuniões.
Como? Infraestrutura. Estabeleça um sistema que solicite aos solicitantes e convidados avaliem a necessidade de uma reunião antes de colocá-la no calendário. O uso de um formulário ou template de solicitação de convite incentiva todas as partes a pensar com racionalidade sobre se a colaboração assíncrona pode ou não alcançar o mesmo resultado. Também ajuda a normalizar a rejeição de convites para reuniões em favor da colaboração assíncrona.
DICAS PARA AVALIAR A NECESSIDADE DE UMA REUNIÃO
- O líder da Comunidade da Atlassian, Dave Liao, sugere: "Quando alguém tentar agendar um horário com você, peça que preencha um breve formulário de solicitação de reunião. O solicitante deve ser capaz de descrever o que está procurando em uma ou duas frases e o que espera obter ao se encontrar com você. O ideal é que você possa resolver a solicitação deles de maneira assíncrona!"
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Um formulário ou template inclui o objetivo e os objetivos da reunião, o que os participantes precisam preparar com antecedência e links para as informações de referência necessárias. Se os solicitantes não conseguirem preencher o formulário, adie o horário no calendário.
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Estabeleça um dia sem reuniões
DICAS PARA RESERVAR TEMPO PARA O TRABALHO CONCENTRADO
- Avalie suas opções ao selecionar qual dia da semana designar como livre de reuniões - há evidências a favor das segundas-feiras sem reunião, enquanto outros defendem uma pausa no meio da semana ou tempo para encerrar e se preparar para a semana seguinte às sextas-feiras.
- Não se limite a um dia por semana — garanta tempo frequente em seu calendário para a realização de trabalho concentrado para que outros vejam, não agendem nada para o período e, com sorte, comecem a perpetuar o hábito!
DICAS PARA RESERVAR TEMPO PARA AS EQUIPES SE SOCIALIZAREM
- Veja uma página do livro da Atlassian sobre as melhores atividades virtuais de formação de equipes ou rituais comprovados para manter sua equipe conectada.
- Adote substitutos virtuais para socialização informal em escritórios, como bate-papos no café.
- A equipe do líder da Comunidade da Atlassian, Jimmy Seddon, adotou "uma chamada aberta de 30 minutos da Zoom para que [os membros da equipe] entrem ou saiam para conversar com as pessoas antes de começar a trabalhar para o dia".
Aloque tempo para socializar fora das reuniões