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Como a gestão do escopo do projeto pode economizar muito tempo

Tempo, recursos, dinheiro e muito mais

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O escopo do projeto é tudo aquilo necessário para concluir o projeto, incluindo tarefas, tempo e recursos. Assim, a gestão do escopo do projeto é o processo de supervisionar e regular todas essas coisas para que seja possível concluir o projeto no prazo e dentro do orçamento.

Fluxo de trabalho complexo


Você precisa passar no mercado para comprar ovos.

No caminho para o corredor, você se lembra de que o cereal acabou. Então, você pega uma caixa. Ok, duas caixas. Depois, você se distrai com uma prateleira cheia de velas perfumadas. Não vai fazer mal pegar algumas. Ah, e então você percebe que precisa de papel-toalha.

A essa altura, apoiar os itens embaixo do queixo e equilibrar com dificuldade usando os braços não está dando muito certo. Por maior que seja o esforço, fica tudo caindo pelo chão.

Com vergonha, você vai até a frente da loja para pegar um carrinho. Então, joga mais algumas compras lá dentro e volta para pegar os ovos (estava quase esquecendo, né?).

Antes mesmo de perceber o que aconteceu, sua passada rápida no mercado se transformou nas compras do mês. O que deveria te custar R$ 5 acabou custando quase R$ 100. E na real? Você nem precisava tanto assim de outra vela.

Colocando no contexto de seus projetos de trabalho, essa situação é conhecida como "scope creep" — e é a prova de que vale a pena fazer uma lista antecipada para definir e gerenciar o escopo do projeto.

Sim, existem pessoas que não perdem o foco entre papel-toalha ou velas perfumadas porque essas coisas não estavam na lista inicial de compras. Com a gestão de escopo do projeto, você também pode ser uma delas.

Por que a gestão de escopo do projeto é importante?

É provável que você seja culpado por comprar mais do que deveria no mercado ou por um projeto que foi além dos requisitos iniciais. De acordo com o Project Management Institute (PMI), um número enorme de 52% dos projetos sofrem o temido scope creep.

A quantidade de membros de equipe, tempo e dinheiro não é infinita. E, se os requisitos do projeto continuarem a aumentar, seus recursos vão ficar escassos.

A gestão eficiente do escopo do projeto ajuda você a se manter o mais próximo possível do plano original e gerenciar os recursos com mais eficiência, o que leva aos seguintes benefícios.

1. Cronogramas realistas

Um estudo da PwC com mais de 10.600 projetos descobriu que apenas 2,5% das empresas concluem os projetos com 100% de sucesso. O resto extrapola o orçamento original ou o prazo (ou ambos!).

O gerenciamento de escopo do projeto vai impedir que você e a equipe ultrapassem a data final estipulada. Quando você sabe o que é necessário de verdade para concluir um projeto, fica muito mais fácil definir um prazo realista e possível de cumprir.

Pense na ida ao supermercado de novo. Se você tivesse uma longa lista de coisas para comprar (e não apenas ovos), teria reservado mais tempo e pegado um carrinho logo na entrada, em vez de pensar que terminaria em cinco minutos. Agora, o resto do dia tem que ser ajustado para compensar a hora perdida.

2. Orçamentos precisos

É difícil entender o custo de um projeto se os requisitos e os resultados a serem entregues estiverem sempre mudando e aumentando.

Definir o escopo ajuda a estabelecer um orçamento razoável em primeiro lugar, e fazer o monitoramento à medida que a equipe progride ajuda a manter esse número.

3. Projetos eficientes

Todo mundo já passou por essa situação. Ter que lidar com um projeto que não termina porque equipes ou clientes não param de pedir novos recursos, ajustes ou adições. O escopo continua crescendo e o projeto se arrasta sem parar.

É bom dizer "sim" às coisas, mas as equipes de projetos têm a tendência de continuar concordando com solicitações sem perceber que estão se desviando do plano inicial.

Definir e gerenciar o escopo permite que a equipe conclua projetos com eficiência de acordo com os requisitos originais, em vez de permitir que virem uma bola de neve.

Para simplificar, seu escopo (e as instruções do escopo do projeto que você cria) serve como a pedra de toque do projeto. É algo que o gerente e a equipe podem consultar e usar para orientar as decisões relacionadas ao projeto.

Etapas para definir o escopo do projeto

É impossível prever o futuro, portanto, a definição do escopo do projeto é uma tarefa desafiadora. Como é possível saber desde o primeiro dia tudo o que o projeto vai acarretar?

Aqui estão algumas etapas que podem ser usadas para a criação de instruções básicas do escopo do projeto.

Imagine que você trabalha em uma agência de marketing e, junto com a equipe, quer criar um template de questionário para a captação de todos os novos clientes. Veja como definir o escopo:

1. Defina os objetivos do projeto

Cada projeto tem um objetivo — por essa razão, eles devem ser definidos em primeiro lugar.

Não presuma que todos da equipe saibam qual deve ser o resultado final. A definição do objetivo (ou seja, o que se espera do projeto) providencia um contexto importante.

No caso do exemplo de projeto, o objetivo seria: criar um novo questionário que agilize a captação de novos clientes e garanta todas as informações necessárias desde o início.

Mirar no objetivo desde o início facilita as etapas futuras, pois é possível manter o foco no objetivo principal do projeto tomando decisões com ele em mente.

2. Defina os resultados a serem entregues

Agora é hora de determinar os resultados do projeto. Que coisa ou coisas tangíveis estão sendo criadas? Nesse caso, é o questionário on-line com apresentado automaticamente para os novos clientes depois que eles assinam o contrato, além da página inicial para mais informações.

A identificação dos resultados a serem entregues vai ajudar você a perceber se o scope creep aparecer.

Se você e a equipe começarem a falar sobre como também seria ótimo ter um portal on-line onde os clientes podem enviar arquivos, vai se lembrar que um portal on-line não é um dos resultados a serem entregues com esse projeto. É melhor lidar com essa situação em outro momento, quando o projeto atual for concluído e você tiver mais recursos e espaço mental para se dedicar e fazer direito.

3. Defina as tarefas e atividades do projeto

Você sabe o que está criando e por quê. Mas como colocar em prática?

Nesta etapa, divida os resultados a serem entregues em tarefas e atividades distintas. Quais passos são necessários para gerar esse resultado? Esse processo é chamado de estrutura analítica de projetos.

Para criar o novo questionário para clientes, vai ser necessário:

  • Definir e esboçar uma cópia do questionário.
  • Inserir o questionário em um formulário on-line.
  • Criar uma página inicial onde os clientes podem acessar e conhecer o questionário.
  • Configurar um e-mail automático que envie o questionário.

Quanto mais você dividir o projeto em etapas específicas e práticas, mais simples vai ser de identificar solicitações e tarefas ad hoc que não faziam parte do plano original.

Além disso, essa abordagem faz com que projetos enormes e complicados sejam muito mais gerenciáveis.

4. Defina o que não faz parte do projeto

Quando se trata de gerenciar o escopo, entender o que você não vai fazer é tão importante quanto entender o que vai fazer. Basta pensar: se tivesse escrito "não comprar velas perfumadas" na lista de compras, seria muito menos provável que você fosse vencido por aquela prateleira cheirosa. Porque você sabe como fica quando o assunto são velas.

Por mais contraintuitivo que pareça, descreva as tarefas e resultados que não vão fazer parte do projeto. No projeto do questionário, você vai deixar claro que não vai abordar o seguinte:

  • Portal on-line onde os clientes podem enviar recursos e arquivos.
  • Sequência de e-mails de integração em várias etapas.
  • Questionários personalizados para cada tipo de cliente.

Você já deve ter ouvido falar que o melhor ataque é uma boa defesa, e é disso que se trata essa etapa. É como colocar uma placa escrito "cuidado" para coisas fora do escopo que possam surgir e afastar o projeto do objetivo.

5. Defina os obstáculos do projeto

Esse projeto não está sendo desenvolvido na terra da fantasia. Existem obstáculos do mundo real (orçamentos, cronogramas e recursos) com os quais você vai precisar lidar. Eles vão ser definidos nessa etapa.

Estes são alguns dos obstáculos do questionário para clientes:

  • Precisa estar disponível até 25 de novembro de 2020.
  • O orçamento total do projeto não pode exceder US$ 5.300.
  • A equipe de desenvolvimento web não vai estar disponível para criar a página inicial até o final de outubro.

É preciso ser o mais realista possível, portanto, envolva os membros da equipe no processo. Eles vão ter opiniões sobre outras limitações com as quais você vai ter de lidar.

Informações do escopo do projeto e exemplo

Você fez suas anotações e está pronto para incluir tudo nas informações do escopo do projeto, que você e a equipe vão poder consultar. Garanta que as informações fiquem em algum lugar seguro e acessível a todos (uma área de trabalho colaborativa de compartilhamento de conhecimentos como o Confluence é ideal).

A parte mais difícil do trabalho já passou, e agora só falta organizar os dados. No topo das informações do escopo, vão ser incluídos alguns elementos essenciais do projeto, como:

  • NOME
  • Descrição
  • Prazo
  • Gerente

As informações do escopo do projeto do exemplo vão ficar mais ou menos assim:

Informações do escopo do projeto

Nome do projeto:

Questionário para clientes novos

Descrição:

Questionário automático enviado a todos os clientes novos após a assinatura do contrato

Prazo:

25 de novembro de 2020

Gerente:

Isabel

Objetivo:

Criar um questionário que vai simplificar a captação de clientes novos e garantir que a gente tenha todas as informações necessárias dos clientes desde o início

Resultado(s) a ser(em) entregue(s):

Questionário on-line com envio automático para clientes novos

Tarefas: (Itens no escopo)

  • Definir e esboçar uma cópia do questionário.
  • Inserir o questionário em um formulário on-line.
  • Criar uma página inicial onde os clientes podem acessar e conhecer o questionário.
  • Configurar um e-mail automático que envie o questionário.

Itens fora do escopo:

  • Portal on-line onde os clientes podem enviar recursos e arquivos.
  • Sequência de e-mails de integração em várias etapas.
  • Questionários personalizados para cada tipo de cliente.

Obstáculos:

  • Precisa estar disponível até 25 de novembro de 2020.
  • O orçamento total do projeto não pode exceder US$ 5.300.
  • A equipe de desenvolvimento web não vai estar disponível para criar a página inicial até o final de outubro.

Quer deixar tudo ainda mais simples? Nosso template de plano de projeto tem uma seção inteira dedicada ao escopo do projeto, além de outras seções úteis (como marcos e materiais de referência) para ajudar os projetos a transcorrer sem problemas.

Use as informações do escopo do projeto para manter o foco nos objetivos

Seja uma ida ao mercado ou uma tarefa no trabalho, agora você já sabe como os projetos podem acabar indo além das expectativas originais. A definição do escopo do projeto vai manter você e a equipe sob controle.

A gente vai terminar com mais algumas dicas rápidas para definir e gerenciar o escopo:

  • Seja o mais específico possível: ser vago torna muito mais difícil de entender o que está dentro e fora do escopo.
  • Fale com a equipe: você não precisa fazer tudo sozinho. O envolvimento com a equipe vai trazer o escopo do projeto para a realidade e proporcionar pontos de vista alternativos para que se identifiquem quaisquer falhas ou obstáculos imprevistos. Use nosso template de planejamento de capacidade para lidar com a disponibilidade e evitar que a equipe fique sobrecarregada.
  • Trabalhe de trás para frente: muitas vezes, as pessoas já têm um prazo ou orçamento em mente, e o escopo é definido em cima desses dados. Nos projetos mais bem-sucedidos, os objetivos e resultados a serem entregues são definidos primeiro, e é com base neles que o cronograma e o orçamento são estabelecidos.
  • Aprenda com projetos anteriores: o passado é o melhor professor. É possível aprender muito com os erros e vitórias de outros projetos. Faça uma retrospectiva de todos os seus projetos para obter mais insights.

Use essas dicas e os passos acima como guia para ficar focado no que precisa ser feito e para concluir projetos bem-sucedidos com mais eficiência. Não se preocupe — vai dar para pegar cereal e papel-toalha da próxima vez.

Para evitar o scope creep, a equipe inteira precisa ficar atualizada sobre o que está incluído (e o que não está). Mantenha as informações do escopo do projeto no Confluence para que todos possam consultar com facilidade.

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