Como definir e criar o escopo de um projeto em apenas cinco etapas

Definir o escopo do projeto é a base do gerenciamento bem-sucedido. Isso estabelece limites claros referentes a tarefas, cronogramas e recursos necessários para alcançar suas metas. Assim, as equipes ficam alinhadas, e os projetos seguem na direção certa, sem estourar o prazo nem o orçamento.

Ir ao mercado comprar ovos e sair com o carrinho cheio é como deixar o escopo do seu projeto crescer sem controle: custos e tarefas se acumulam em um piscar de olhos. Há uma razão pela qual os ovos ficam sempre no fundo do supermercado e por que o desvio de escopo é uma armadilha comum em projetos de todos os tamanhos.

No entanto, se você deixar claro o escopo do seu projeto desde o início, vai evitar esses desvios caros e garantir que sua equipe permaneça focada no que mais importa.

Este artigo define bem o escopo do projeto, como escrever um, e as etapas que você precisa seguir para manter as entregas do projeto dentro do prazo.

O que é o escopo do projeto?

O escopo do projeto define os limites de um projeto especificando o que está incluído ou não e como a equipe vai entregar o resultado final. Ele atua como um roteiro, descrevendo as entregas, os principais marcos e as restrições para garantir que todos estejam alinhados do início ao fim.

A declaração do escopo do projeto reúne tudo isso em um documento claro e compartilhável. É assim que você transforma a grande ideia de "escopo" em algo que sua equipe pode de fato consultar, seguir e usar para tomar decisões ao longo do projeto.

Por que o escopo do projeto é importante?

É provável que você seja culpado por comprar mais do que deveria no mercado ou por um projeto que foi além dos requisitos iniciais. De acordo com o Project Management Institute (PMI), um número enorme de 52% dos projetos sofrem o temido scope creep.

A quantidade de membros de equipe, tempo e dinheiro não é infinita. E, se os requisitos do projeto continuarem aumentando, seus recursos vão ficar escassos.

O gerenciamento eficaz do escopo do projeto ajuda você a se ater ao plano original e melhora a gestão de recursos, resultando nestes benefícios:

Cronogramas realistas

Um estudo da PwC descobriu que apenas 2,5% das empresas concluem os projetos com 100% de sucesso. O resto extrapola o orçamento original, o prazo ou ambos.

O gerenciamento de escopo do projeto impede que você e a equipe ultrapassem a data final estipulada. Quando você sabe o que é necessário de verdade para concluir um projeto, fica muito mais fácil definir um prazo realista.

Orçamentos precisos

É difícil entender o custo de um projeto se os requisitos e as entregas estão sempre mudando e aumentando.

Definir o escopo ajuda a estabelecer em primeiro lugar um orçamento razoável. E o que ajuda a se ater a esse valor é monitorar o escopo conforme a equipe progride.

Projetos mais eficientes

Todo mundo já passou por esta situação: ter que lidar com um projeto que não termina porque equipes ou clientes não param de pedir novas funções, ajustes ou adições. Com isso, o projeto vai se arrastando.

É bom dizer "sim", mas as equipes de projetos têm a tendência de continuar concordando com solicitações sem perceber que estão se desviando do plano inicial.

Definir e gerenciar o escopo do seu projeto permite que sua equipe o entregue com eficiência, de acordo com os requisitos originais. Para simplificar, seu escopo (assim como a declaração de escopo do projeto) serve como ponto de referência para o projeto e evita que as coisas saiam do controle.

Cinco etapas para definir e criar o escopo do seu projeto

Já que não conseguimos prever o futuro, a definição do escopo do projeto é uma tarefa desafiadora. Como você vai saber tudo o que seu projeto envolve desde o primeiro dia?

Aqui estão algumas etapas que podem ser usadas na criação da declaração do escopo do projeto:

1. Determine as metas definitivas do projeto

Cada projeto tem um objetivo (caso contrário, ele não existiria).

Outro estudo do PMI descobriu que 37% das falhas em projetos são fruto de objetivos e marcos mal definidos. Não presuma que todos da equipe saibam qual deve ser o resultado final.

A definição das metas (como o que se espera do projeto) dá um contexto importante.

No caso do nosso exemplo, a meta seria criar um novo questionário que agilize a captação de novos clientes e garanta todas as informações necessárias desde o início.

Mirar no objetivo desde o início facilita as etapas futuras, pois é possível manter o foco na meta principal do projeto tomando decisões com ela em mente.

2. Defina as entregas do projeto

Que elementos tangíveis você está criando? Neste caso, é o questionário online, que será entregue aos seus clientes recentes com uma página de chegada contendo mais informações em um processo automatizado.

A identificação das entregas vai ajudar você a perceber se o projeto começar a se desviar do escopo.

Então, se sua equipe sugerir adicionar um portal online para envio de arquivos de clientes, lembre que isso não faz parte das entregas deste projeto. É melhor abordar isso depois em outro momento quando o projeto for concluído e os recursos estiverem disponíveis.

3. Identifique todas as tarefas e atividades do projeto

Nesta etapa, divida as entregas em tarefas e atividades distintas. Quais etapas são necessárias para criar essas entregas? Esse processo é chamado de estrutura analítica de projetos.

Para criar o novo questionário para clientes, vai ser necessário:

• Definir e esboçar o conteúdo do questionário.

• Inserir o questionário em um formulário on-line.

• Criar uma página inicial onde os clientes podem acessar e conhecer o questionário.

• Configurar um e-mail automático que envie o questionário.

Quanto mais você dividir seu projeto em etapas específicas e práticas, mais fácil vai ser identificar solicitações pontuais ou tarefas que não faziam parte do plano original. Além disso, essa abordagem faz com que projetos enormes e complicados sejam muito mais gerenciáveis.

4. Deixe claro o que não faz parte do projeto

Entender o que você não vai fazer é tão importante quanto entender o que você vai fazer. Por mais contraintuitivo que pareça, descreva as tarefas e entregas que não vão fazer parte do projeto.

No projeto do questionário, você vai deixar claro que não vai abordar o seguinte:

• Portal on-line onde os clientes podem enviar recursos e arquivos.

• Sequência de e-mails de integração em várias etapas.

• Questionários personalizados para cada tipo de cliente.

Você já deve ter ouvido falar que o melhor ataque é uma boa defesa, e é disso que se trata essa etapa. É como colocar uma placa escrito "cuidado" para coisas fora do escopo que possam surgir e afastar o projeto da meta.

5. Aprenda e detalhe as restrições do projeto

Esse projeto não está sendo desenvolvido na terra da fantasia. Existem obstáculos do mundo real (orçamentos, cronogramas e recursos) com os quais você vai precisar lidar. Eles vão ser definidos nessa etapa.

Estes são alguns dos obstáculos do questionário para clientes:

• Precisa estar disponível até 25 de novembro de 2026.

• O orçamento total do projeto não pode exceder US$ 5.300.

• A equipe de desenvolvimento web não vai estar disponível para criar a página inicial até o final de outubro.

É preciso ser o mais realista possível, então envolva os membros da equipe no processo. Eles vão ter opiniões sobre outras limitações com as quais você vai ter de lidar.

Exemplo de declaração de escopo do projeto

Você fez suas anotações e já vai incluir tudo na declaração do escopo do projeto, que você e a equipe vão poder consultar. Garanta que as informações fiquem em algum lugar seguro e acessível a todos (um espaço colaborativo de gerenciamento de projetos como o Jira é o ideal).

A parte mais difícil do trabalho já passou, e agora só falta organizar os dados. No topo das informações do escopo, vão ser incluídos alguns elementos essenciais do projeto, como:

• Nome

• Descrição

• Prazo

• Gerente

A declaração do escopo do projeto para nosso exemplo vai ficar mais ou menos assim:

Três templates de escopo de projeto para iniciantes

Quer deixar tudo ainda mais simples? Há vários templates gratuitos disponíveis para ajudar você a manter seus projetos dentro do escopo, mas estes são os nossos três favoritos:

1. Template de relatório do projeto do Jira

Crie relatórios claros e consistentes para seus projetos. O template de relatório do projeto do Jira ajuda você a acompanhar o progresso, definir cronogramas e manter as partes interessadas alinhadas. Insira informações exclusivas e personalize o template conforme necessário.

2. Template de cronograma do projeto do Jira

Consolida informações importantes do projeto, como dependências, recursos e riscos, em um fluxo visual simplificado que melhora o gerenciamento. O template de cronograma do projeto do Jira organiza e sequencia tarefas dentro de uma estrutura cronológica clara, desde a concepção inicial até a entrega final.

3. Template de planejamento de alto nível do Jira

Gerencie esforços complexos e multifuncionais, como um programa ou iniciativa. Com o template de planejamento de alto nível do Jira, você vê tudo em um só lugar. Além disso, as equipes podem monitorar e relatar com facilidade o trabalho que abrange vários projetos e entender como o trabalho se desenvolve no panorama geral.

Use as informações do escopo do projeto para manter o foco nos objetivos

Para definir e gerenciar o escopo do projeto com eficácia, o segredo é a precisão. Deixe claro o que está e o que não está incluído para evitar confusão.

Não esqueça de envolver sua equipe e colaborar para garantir que seu escopo seja realista e abrangente.

Priorize objetivos e aproveite projetos anteriores para estabelecer as entregas primeiro. Depois, defina cronogramas e orçamentos enquanto revisa resultados passados para identificar as práticas recomendadas. Mantenha sua declaração de escopo no Jira para que toda a equipe consulte com facilidade o que está ou não no escopo.