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Wie du durch das Management des Projektumfangs in großem Stil sparen kannst

Zeit, Ressourcen, Geld und mehr

Der Projektumfang deckt alles ab, was zum Abschluss eines Projekts benötigt wird, einschließlich Aufgaben, Zeit und Ressourcen. Somit ist das Management des Projektumfangs der Prozess, bei dem all diese Dinge überwacht und geregelt werden, damit du dein Projekt pünktlich und im geplanten Kostenrahmen abschließen kannst.

Komplexer Workflow


Du musst einen kurzen Stopp im Lebensmittelgeschäft einlegen, um Eier zu kaufen.

Auf dem Weg zum Milchregal fällt dir ein, dass dein Müsli ausgegangen ist. Deshalb nimmst du eine Packung mit. Oder auch zwei. Dann wirst du durch ein Regal mit Sonderangeboten für Duftkerzen abgelenkt. Davon könntest du auch gleich eine mitnehmen. Und dann stellst du fest, dass du noch Küchenpapier brauchst.

An diesem Punkt wird es unmöglich, dir die Artikel unter das Kinn oder die Arme zu klemmen. Sie fallen einfach herunter, egal, wie sehr du auch versuchst, sie zusammenzuhalten.

Wie ein begossener Pudel gehst du zum Eingang zurück und holst einen Einkaufswagen. Dann landen auf dem Weg zum Milchregal, wo du die Eier mitnehmen wolltest (die hast du zwischendurch vergessen, oder?), noch ein paar weitere Einkäufe im Wagen.

Und ehe man sich versieht, wird aus dem fünfminütigen Stopp im Lebensmittelgeschäft eine ganze Stunde. Und aus einem Einkauf von 5 € wurden eher 100 €. Und das letzte, was du gebraucht hast, war noch eine Kerze.

Übertragen auf Arbeitsprojekte wird dieses Beispiel als "Scope Creep" oder die schleichende Zunahme des Projektumfangs bezeichnet. Diese ist der beste Beweis dafür, warum es sich lohnt, vorab eine Liste zu erstellen, um den Projektumfang zu definieren und zu verwalten.

Ja, es soll Leute geben, die sich nicht von Küchenpapier oder Duftkerzen ablenken lassen, weil diese nicht auf ihrer ursprünglichen Einkaufsliste stehen. Wenn du das Management des Projektumfangs richtig angehst, könntest du auch dazugehören.

Warum ist das Management des Projektumfangs so wichtig?

Es ist ziemlich wahrscheinlich, dass du dich schon einmal zu einer ausgedehnteren Einkaufstour hast hinreißen lassen oder ein Projekt Ausmaße angenommen hat, die über die ursprünglichen Anforderungen hinausgingen. Laut dem Project Management Institute (PMI) kommt es bei beachtlichen 52 % der Projekte zum gefürchteten Scope Creep.

Du hast nicht unendlich viele Teammitglieder bzw. unendlich viel Zeit und Geld zur Verfügung. Und wenn deine Projektanforderungen weiter zunehmen, werden deine Ressourcen strapaziert.

Ein effektives Management des Projektumfangs hilft dir dabei, den ursprünglichen Plan möglichst genau einzuhalten und deine Ressourcen effektiver einzusetzen. Das bietet folgende Vorteile:

1. Realistische Zeitpläne

Eine PwC-Untersuchung von mehr als 10.600 Projekten ergab, dass nur 2,5 % der Unternehmen ihre Projekte mit 100%igen Erfolg abschließen. Der Rest überzieht sein ursprüngliches Budget oder hält die Frist nicht ein (oder beides!).

Das Management des Projektumfangs verhindert, dass du und dein Team das ursprünglich festgelegte Enddatum überschreiten. Wenn du genau weißt, was für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist, fällt es dir auch viel leichter, eine realistische und einhaltbare Frist festzulegen.

Denke noch einmal an deinen Einkauf zurück. Wenn du gewusst hättest, dass du mehrere Artikel einkaufen musst (und nicht nur Eier), hättest du dir mehr Zeit dafür genommen und dir sofort einen Einkaufswagen geschnappt. Da wäre von Anfang an klar gewesen, dass fünf Minuten nicht ausreichen. Jetzt muss der Rest des Tages so arrangiert werden, dass du diese verlorene Stunde aufholen kannst.

2. Exakte Budgets

Es ist schwierig nachzuvollziehen, wie viel ein Projekt kosten wird, wenn sich die Anforderungen und Liefergegenstände ständig ändern und weiterentwickeln.

Die Definition des Umfangs hilft dir dabei, zunächst ein angemessenes Budget festzulegen. Und durch die Überwachung des Projektumfangs kannst du dessen Einhaltung sicherstellen, während dein Team sich weiter vorarbeitet.

3. Effiziente Projekte

Wir haben es alle schon erlebt. Du hast es mit einem Projekt zu tun, das nicht enden will, weil Teams oder Kunden ständig neue Funktionen, Optimierungen oder Ergänzungen verlangen. Der Umfang wächst immer weiter und das Projekt zieht sich wie Kaugummi.

Es gibt uns ein gutes Gefühl, "Ja" zu neuen Forderungen zu sagen. Projektteams merken aber häufig nicht, wie weit sie vom ursprünglichen Plan abkommen, wenn sie diesen Anfragen zustimmen.

Die Definition und Verwaltung des Projektumfangs ermöglicht deinem Team, Projekte effizient und entsprechend den ursprünglichen Anforderungen zu liefern, anstatt sie lawinenartig anwachsen zu lassen.

Einfach ausgedrückt dient dieser Umfang (und das von dir erstellte Pflichtenheft) als Prüfstein für dein Projekt. Der Projektmanager und das Team können sich später darauf beziehen und ihn für projektbezogene Entscheidungen nutzen.

Schritte zur Definition des Projektumfangs

Du kannst nicht in die Zukunft sehen und das macht die Definition des Projektumfangs schwierig. Wie sollst du gleich am Anfang wissen, was dein Projekt alles umfassen wird?

Gehen wir ein paar Schritte durch, die du für die Erstellung eines einfachen Pflichtenhefts nutzen kannst.

Angenommen du arbeitest in einer Marketingagentur und du und dein Team möchten einen Fragebogen nach Vorlage für die Aufnahme neuer Kunden erstellen. In diesem Fall legst du den Umfang wie folgt fest:

1. Definiere die Projektziele.

Jedes Projekt hat ein Ziel, sonst würdest du es nicht durchführen.

Gehe aber nicht davon aus, dass jeder in deinem Team auch dein ultimatives Ziel kennt. Wenn du dein Ziel definierst (d. h., was willst du mit diesem Projekt erreichen?), bietest du wichtigen Kontext.

Im Falle unseres Beispielprojekts würde das Ziel wie folgt aussehen: Erstelle einen neuen Kundenfragebogen, der die Aufnahme neuer Kunden optimiert und sicherstellt, dass wir von Anfang an alle notwendigen Kundeninformationen haben.

Wenn du zu Beginn auf dein Ziel hinweist, macht das alle zukünftigen Schritte einfacher, weil du dein Hauptziel im Auge behalten und dementsprechend Entscheidungen treffen kannst.

2. Definiere die Liefergegenstände für das Projekt.

Jetzt ist es an der Zeit, die Leistung deines Projekts zu bestimmen. Welche konkreten Dinge entwickelst du? In diesem Fall ist es der Online-Fragebogen, der automatisch an deine neuen Kunden geschickt wird, nachdem sie deinen Vertrag unterzeichnet haben, sowie eine Landing Page mit weiteren Informationen.

Durch die Identifizierung deiner Liefergegenstände kannst du erkennen, wann sich Scope Creep ankündigt.

Wenn du und dein Team dann auf die Idee kommen, dass auch ein Online-Portal großartig wäre, in dem Kunden Dateien einreichen können, solltet ihr euch daran erinnern, dass dieses nicht im aktuellen Projektumfang enthalten ist. Diese Aufgabe solltet ihr separat in Angriff nehmen, nachdem dieses Projekt abgeschlossen wurde und wenn ihr mehr Ressourcen und den Kopf frei habt, um euch richtig darum zu kümmern.

3. Definiere die Aufgaben und Aktivitäten für das Projekt.

Du weißt, worauf du hinauswillst und warum. Sprechen wir also über die Umsetzung.

In diesem Schritt gliederst du deine Liefergegenstände in verschiedene Aufgaben und Aktivitäten auf. Welche Schritte musst du unternehmen, um diesen Liefergegenstand zu produzieren? Dies wird als Projektstrukturplan bezeichnet.

Um den neuen Kundenfragebogen zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig:

  • Dich auf einen Fragebogentext einigen und ihn entwerfen
  • Den Fragebogen in ein Online-Formular eingeben
  • Eine Landing Page erstellen, in der Kunden auf den Fragebogen zugreifen und mehr darüber erfahren können
  • Eine automatisierte E-Mail einrichten, die den Fragebogen zustellt

Je mehr du dein Projekt in bestimmte, umsetzbare Schritte aufteilen kannst, desto einfacher wird es für dich, Ad-hoc-Anfragen und Aufgaben zu identifizieren, die nicht Teil des ursprünglichen Plans waren.

Mit diesem Ansatz werden riesige, komplizierte Projekte zudem deutlich überschaubarer.

4. Definiere, was vom Projekt ausgeschlossen wird.

Beim Management des Projektumfangs ist es gleichermaßen wichtig zu wissen, was du tun wirst und was du nicht tun wirst. Denke einmal nach: Hättest du auf deine Einkaufsliste "keine Duftkerzen kaufen!" geschrieben, hätte dich das duftende Regal wahrscheinlich weniger gelockt. Schließlich weißt du ja, dass du Kerzen nicht widerstehen kannst.

So unlogisch es auch scheinen mag – du solltest auch die Aufgaben und Leistungen beschreiben, die im Rahmen dieses Projekts nicht erledigt werden. Und was das Fragebogenprojekt angeht, wirst du genau darlegen, was du nicht umsetzen wirst:

  • Ein Online-Portal, in dem Kunden Ressourcen und Dateien einreichen können
  • Eine mehrere Schritte umfassende E-Mail-Sequenz für die Aufnahme
  • Maßgeschneiderte Fragebögen für jeden Kundentyp

Du kennst wahrscheinlich das Sprichwort "Angriff ist die beste Verteidigung", und darum geht es bei diesem Schritt. Du stellst im übertragenen Sinne Warnschilder für alle möglichen Dinge auf, die nicht zum Projektumfang gehören und dich von deinem Ziel abbringen könnten.

5. Definiere die Einschränkungen des Projekts.

Du wickelst dieses Projekt nicht in Wolkenkuckucksheim ab. Es gibt reale Projektbeschränkungen (Budgets, Zeitpläne und Ressourcen), die es zu beachten gibt. Und genau diese wirst du in diesem Schritt festlegen.

Hier sind ein paar Einschränkungen deines Kundenfragebogens:

  • Er muss am 25. November 2020 aktiviert werden.
  • Das Gesamtbudget des Projekts darf 5.300 USD nicht übersteigen.
  • Das Webentwicklungsteam steht vor Ende Oktober nicht zur Verfügung, um die Landing Page zu erstellen.

Sei dabei so realistisch wie möglich und stelle sicher, dass du deine Teammitglieder in diesen Prozess einbeziehst. Denn auch sie werden eine Meinung zu anderen Einschränkungen haben, die du beachten musst.

Pflichtenheft mit Beispiel

Du hast dir Notizen gemacht und bist jetzt bereit, alle Punkte in einem Pflichtenheft zusammenzufassen, auf das du und dein Team Bezug nehmen können. Stelle sicher, dass du das Pflichtenheft an einem sicheren und für alle zugänglichen Ort aufbewahrst (ein kollaborativer Arbeitsbereich für den Wissensaustausch wie Confluence eignet sich großartig dafür).

Den größten Teil der harten Arbeit hast du damit erledigt, jetzt musst du nur noch die Informationen ordnen. Oben in deinem Pflichtenheft solltest du einige wesentliche Elemente deines Projekts angeben, wie:

  • Name
  • Beschreibung
  • Frist
  • Manager

So könnte das Pflichtenheft für unser Beispielprojekt aussehen:

Pflichtenheft

Projektname:

Neuer Kundenfragebogen

Beschreibung:

Automatisierter Fragebogen, der allen Neukunden nach Unterzeichnung eines Vertrags zugesendet wird

Frist:

25. November 2020

Manager:

Isabel

Ziel:

Erstelle einen neuen Kundenfragebogen, der die Aufnahme neuer Kunden optimiert und sicherstellt, dass wir von Anfang an alle notwendigen Kundeninformationen haben

Liefergegenstände:

Online-Fragenbogen, der neuen Kunden automatisch geschickt wird

Aufgaben: (im Projektumfang enthaltene Elemente)

  • Sich auf einen Fragebogentext einigen und ihn entwerfen
  • Den Fragebogen in ein Online-Formular eingeben
  • Eine Landing Page erstellen, auf der Kunden auf den Fragebogen zugreifen und mehr darüber erfahren können
  • Eine automatisierte E-Mail einrichten, die den Fragebogen zustellt

Nicht im Projektumfang enthaltene Elemente:

  • Ein Online-Portal, in dem Kunden Ressourcen und Dateien einreichen können
  • Eine mehrere Schritte umfassende E-Mail-Sequenz für die Aufnahme
  • Maßgeschneiderte Fragebögen für jeden Kundentyp

Einschränkungen:

  • Er muss am 25. November 2020 aktiviert werden.
  • Das Gesamtbudget des Projekts darf 5.300 USD nicht übersteigen.
  • Das Webentwicklungsteam steht vor Ende Oktober nicht zur Verfügung, um die Landing Page zu erstellen.

Du möchtest es noch einfacher haben? Unsere Vorlage für Projektpläne verfügt über einen Abschnitt, der ausschließlich dem Projektumfang gewidmet ist. Sie enthält zudem weitere hilfreiche Abschnitte (wie Meilensteine und Referenzmaterialien), damit du deine Projekte reibungslos abwickeln kannst.

Nutze dein Pflichtenheft, um das Ziel im Auge zu behalten

Ob es sich um einen Abstecher zum Lebensmittelgeschäft oder um eine Aufgabe bei der Arbeit handelt – du weißt, wie schnell Projekte über die ursprünglichen Erwartungen hinaus aufgebläht werden können. Durch die Definition deines Projektumfangs bleiben du und dein Team davon verschont.

Zum Abschluss noch ein paar kurze Tipps zur Definition und zum Management des Umfangs:

  • Sei so spezifisch wie möglich: Durch ungenaue Angaben wird es für andere schwierig, zu verstehen, was zum Projektumfang gehört und was nicht.
  • Sprich mit deinem Team: Du musst nicht alles allein machen. Wenn du dein Team einbeziehst, wird dein Projektumfang realistischer und du hörst andere Meinungen zu möglichen Lücken oder unvorhergesehenen Hindernissen. Nutze unsere Vorlage zur Kapazitätsplanung, um einen Überblick über die Verfügbarkeit der Teammitglieder zu gewinnen und zu vermeiden, dass du sie zu sehr strapazierst.
  • Gehe in umgekehrter Reihenfolge vor: Mitarbeiter konzentrieren sich zu häufig auf Fristen oder das Budget und definieren den Projektumfang auf dieser Grundlage. Bei erfolgreichen Projekten werden zuerst das Ziel und die Ergebnisse definiert und danach der Zeitplan und das Budget darauf abgestimmt.
  • Lerne aus früheren Projekten: Aus Erfahrung wird man klug und aus vergangenen Projektschnitzern und -erfolgen kannst du eine Menge lernen. Führe unbedingt eine Retrospektive für alle deine Projekte durch, um möglichst viele Erkenntnisse zu gewinnen.

Verwende diese Tipps und die oben genannten Schritte als Leitfaden, damit du dich genau auf das konzentrierst, was getan werden muss. Auf diese Weise wirst du erfolgreiche Projekte effizienter abwickeln. Keine Sorge – das Müsli und das Küchenpapier kannst du auch beim nächsten Mal mitnehmen.

Um Scope Creep zu vermeiden, muss sich dein gesamtes Team regelmäßig darüber informieren können, was im Projektumfang enthalten ist (und was nicht). Bewahre dein Pflichtenheft in Confluence auf, damit jeder es leicht einsehen kann.

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