Wie du in 5 einfachen Schritten einen Projektumfang definierst und erstellst
Ein klar definierter Projektumfang ist deine Blaupause für den Projekterfolg.
Themen durchsuchen
Der Projektumfang deckt alles ab, was zum Abschluss eines Projekts benötigt wird, einschließlich Aufgaben, Zeit und Ressourcen. Es stellt sicher, dass sich Teams darauf konzentrieren, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen.
Du musst einen kurzen Stopp im Lebensmittelgeschäft einlegen, um Eier zu kaufen.
Auf dem Weg zum Milchregal fällt dir ein, dass dein Müsli ausgegangen ist. Deshalb nimmst du eine Packung mit. Oder auch zwei. Dann wirst du durch ein Regal mit Sonderangeboten für Duftkerzen abgelenkt. Davon könntest du auch gleich eine mitnehmen. Und dann stellst du fest, dass du noch Küchenpapier brauchst.
An diesem Punkt wird es unmöglich, dir die Artikel unter das Kinn oder die Arme zu klemmen. Sie fallen einfach herunter, egal, wie sehr du auch versuchst, sie zusammenzuhalten.
Wie ein begossener Pudel gehst du zum Eingang zurück und holst einen Einkaufswagen. Dann landen auf dem Weg zum Milchregal, wo du die Eier mitnehmen wolltest (die hast du zwischendurch vergessen, oder?), noch ein paar weitere Einkäufe im Wagen.
Und ehe man sich versieht, wird aus dem fünfminütigen Stopp im Lebensmittelgeschäft eine ganze Stunde. Und aus einem Einkauf von 5 € wurden eher 100 €. Und das letzte, was du gebraucht hast, war noch eine Kerze.
Übertragen auf Arbeitsprojekte wird dieses Beispiel als "Scope Creep" oder die schleichende Zunahme des Projektumfangs bezeichnet. Diese ist der beste Beweis dafür, warum es sich lohnt, vorab eine Liste zu erstellen, um den Projektumfang zu definieren und zu verwalten.
Ja, es soll Leute geben, die sich nicht von Küchenpapier oder Duftkerzen ablenken lassen, weil diese nicht auf ihrer ursprünglichen Einkaufsliste stehen. Wenn du das Management des Projektumfangs richtig angehst, könntest du auch dazugehören.
Was ist der Projektumfang?
Der Projektumfang definiert die Grenzen eines Projekts, indem er festlegt, was enthalten ist, was nicht enthalten ist und wie das Team das Endergebnis liefern wird. Er dient als Roadmap, der die zu erbringenden Leistungen, wichtige Meilensteine und Einschränkungen festlegt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten von Anfang bis Ende an einem Strang ziehen.
Der Projektumfangsbeschreibung fasst all das in einem klaren, gemeinsam nutzbaren Dokument zusammen. So wird aus dem vagen „Umfang“ etwas, auf das sich dein Team beziehen, dem es folgen und das es nutzen kann, um während des Projekts Entscheidungen zu treffen.