Как определить и сформировать область проекта за пять простых шагов

Определение области проекта — краеугольный камень успешного управления. Оно позволяет обозначить четкие задачи, график и ресурсы, необходимые для достижения целей, помогает командам работать согласованно, укладываясь в сроки и бюджет.

Бесконтрольное расширение области проекта похоже на поход в магазин за яйцами, который заканчивается полной тележкой продуктов, — затраты и задачи накапливаются очень быстро. Поэтому яйца в супермаркетах всегда лежат в самом дальнем углу, а расширение области является распространенной проблемой в проектах любого масштаба.

Однако, четко определив область проекта с самого начала, вы избежите дорогостоящих отклонений от плана и поможете команде сосредоточиться на самом важном.

В этой статье мы подробно расскажем, что такое область проекта, как ее определить и что делать, чтобы результаты проекта соответствовали плану.

Что такое область проекта?

Область проекта определяет его границы: она указывает, что входит в проект, что из него исключено и каким должен быть итог. Она служит дорожной картой с указанием ожидаемых результатов, основных контрольных точек и ограничений, благодаря которой все участники действуют согласованно от начала и до конца проекта.

Описание области проекта — это понятный документ, содержащий всю указанную информацию в легко распространяемом формате. С ним абстрактное понятие «области» превращается в конкретные данные, которые станут для команды руководством и основой для принятия решений на протяжении всего проекта.

В чем важность области проекта?

Стоит полагать, что именно вы виноваты в неожиданно долгом походе по магазинам или в том, что проект каким-то образом вышел за рамки первоначальных требований. По данным Института управления проектами (PMI), неконтролируемое расширение области проекта встречается в 52 % случаев.

Ваши ресурсы — участники команды, время и деньги — не безграничны. И если требования проекта будут расширяться, то этих ресурсов может не хватить.

Эффективное управление областью проекта помогает придерживаться первоначального плана и оптимизировать распределение ресурсов, что дает следующие преимущества.

Реалистичный график

Исследование, проведенное PwC, показало, что только 2,5 % компаний выполняют проекты на 100 % успешно. Остальные не укладываются в рамки исходного бюджета или в сроки (или и то и другое).

Управление областью проекта не позволит вам и команде нарушить изначально установленный срок окончания работ. Если вы точно знаете, что требуется для выполнения проекта, гораздо проще определить реалистичный срок.

Точный бюджет

Трудно определить стоимость проекта, если его требования и ожидаемые результаты постоянно меняются и дополняются.

Определив объем работ, вы изначально сможете установить разумный бюджет, а мониторинг объема работ по мере их выполнения командой позволит придерживаться заданной суммы.

Высокая эффективность проектов

Каждый хоть раз сталкивается с ситуацией, когда никак не удается завершить проект, потому что то команде, то клиенту постоянно требуются новые возможности, правки и дополнения. Область проекта постоянно расширяется, и выполнение все больше затягивается.

Приятно всегда говорить да, но, всякий раз соглашаясь с новыми запросами, команда проекта обычно не осознает, насколько далеко отклонилась от первоначального плана.

Определение области проекта и управление ею позволяют команде эффективно работать в соответствии с первоначальными требованиями. Проще говоря, ваша область — и создаваемое вами описание области проекта — служит для проекта точкой опоры и не дает ему разрастаться как снежный ком.

Пять шагов для определения и описания области проекта

Предсказать будущее невозможно, поэтому определение области проекта — задача не из простых. Откуда вам знать в первый день проекта, что именно ждет вас впереди?

Рассмотрим несколько этапов, которые помогут составить базовое описание области проекта.

1. Определите конечные цели проекта

У каждого проекта есть цель, поэтому первым делом необходимо ее определить.

Согласно исследованию PMI, 37 % неудач в проектах вызваны нечетко определенными целями и контрольными точками. Не полагайтесь на то, что конечная цель и так известна всей команде.

Определение целей (т. е. того, что будет достигнуто в результате проекта) создает важный контекст.

Для примера установим следующую цель для проекта: создать новый опросник, который ускорит оформление новых клиентов и позволит сразу получать всю необходимую информацию о них.

Определив главную цель проекта с самого начала, будет проще выполнять дальнейшие этапы, так как вы сможете принимать решения, ориентируясь на нее.

2. Определите ожидаемые результаты проекта

Какой объект или какие объекты вы создаете? В данном случае онлайн-анкета будет автоматически отправляться вашим новым клиентам вместе с целевой страницей, содержащей дополнительную информацию.

Определение результатов поможет не упустить момент, когда область проекта начнет расширяться.

Поэтому если ваша команда предложит добавить онлайн-портал для отправки файлов клиентами, помните, что это не входит в ожидаемые результаты данного проекта. Лучше заняться этим вопросом отдельно, когда текущий проект будет завершен и появятся свободные ресурсы.

3. Определите все задачи и мероприятия в рамках проекта

На данном этапе вы разбиваете ожидаемые результаты проекта на отдельные задачи и действия. Через какие этапы вам предстоит пройти, чтобы получить конкретный результат? Так вы создаете структуру распределения работ.

Чтобы создать новый опросник клиентов, необходимо:

• Придумать и составить текст опросника

• Встроить опросник в интерактивную форму.

• Создать целевую страницу, на которой клиентам будет предоставлен доступ к опроснику и дополнительная информация о нем.

• Настроить автоматическую рассылку электронных сообщений со ссылкой на опросник.

Чем подробнее вы разбиваете проект на конкретные, выполнимые шаги, тем проще выявлять незапланированные запросы или задачи, не входившие в первоначальный план. Кроме того, такой подход позволяет сделать сложные масштабные проекты значительно более управляемыми.

4. Четко определите, что не входит в проект

Понимание того, чего вы не будете делать, так же важно, как и понимание того, что вы делать будете. Каким бы нелогичным это ни казалось, кратко опишите задания и результаты, которые не входят в рамки этого проекта.

В проекте опросника вы укажете, что не сделаете следующее:

• Онлайн-портал для отправки клиентами ресурсов и файлов.

• Многоступенчатую последовательность электронных сообщений для адаптации клиентов.

• Специализированные опросники для каждого типа клиентов.

Возможно, вы слышали, что лучшая защита — это нападение. В этом и заключается суть данного этапа. Вы как будто вешаете знак «Осторожно!» на все выходящие за рамки проекта идеи, которые могут возникнуть и заставить вас отклониться от цели.

5. Изучите и детализируйте ограничения проекта

Вы выполняете данный проект не в иллюзорном мире. Существуют реальные ограничения проекта (бюджет, графики и ресурсы), с которыми нужно работать. На этом этапе вы их определите.

Вот некоторые ограничения для опросника клиентов:

• Все должно быть готово к 25 ноября 2026 г.

• Общий бюджет не должен превышать 5300 $.

• Команда веб-разработчиков, занимающаяся целевой страницей, будет недоступна до конца октября.

Вы должны быть максимально объективны, поэтому подключите к процессу участников команды. Они могут указать на другие ограничения, с которыми придется работать.

Пример описания области проекта

Вы набросали заметки и готовы на их основе составить описание области проекта, которое вместе с командой будете использовать в качестве ориентира. Храните его в безопасном и доступном каждому месте (для этого отлично подойдет рабочее пространство для управления проектами, такое как Jira).

Основная тяжелая работа позади, и теперь вам просто нужно структурировать информацию. В верхней части описания области проекта укажите основные особенности своего проекта.

• НАЗВАНИЕ

• Описание

• Срок

• Менеджер

Ниже приведено для примера возможное описание области вашего проекта.

Три шаблона области проекта, которые помогут вам начать работу

Хотите сделать еще проще? Существует несколько бесплатных шаблонов, которые помогут вам не выходить за рамки области проекта. Вот три наших любимых.

1. Шаблон отчетов по проекту в Jira

Создавайте понятные и согласованные отчеты по проектам. Шаблон отчетов по проекту Jira поможет вам отслеживать прогресс, устанавливать сроки и координировать работу заинтересованных сторон. Шаблон можно при необходимости настраивать так, как вам удобно.

2. Шаблон сроков проекта в Jira

Объедините важные детали, такие как зависимости, ресурсы и риски, в один наглядный график, чтобы оптимизировать процесс управления проектом. Используя шаблон сроков проекта в Jira, можно упорядочить задачи по хронологии: от первоначального замысла до полной реализации.

3. Шаблон для общего планирования в Jira

Управляйте крупными многофункциональными проектами, такими как программа или инициатива. Шаблон для общего планирования в Jira позволяет составить единый наглядный план, помогающий командам легко отслеживать работу по нескольким проектам и составлять отчеты по ней, а также понимать, как их усилия соотносятся с общей картиной.

Используйте описание области проекта для отслеживания желанной цели

Чтобы эффективно определить область проекта и управлять ею, будьте точны. Чтобы избежать путаницы, четко определите, что входит в проект, а что нет.

Сотрудничайте с командой, чтобы ваша область проекта была реалистичной и комплексной.

Расставьте приоритеты и используйте опыт прошлых проектов, чтобы в первую очередь определить ожидаемые результаты, а затем, анализируя предыдущие итоги, установить сроки и бюджет. Храните описание области в Jira, чтобы ваша команда могла легко найти по ссылке, что входит в область, а что — нет.