Эффективный процесс принятия решений: исчерпывающее руководство для успешной команды

Важность эффективного принятия решений

Для принятия эффективных решений (как при работе над проектами, так и при планировании) требуется постоянная практика. Именно так закладывается основа успеха. Небольшие и быстрые решения обычно можно переиграть, а вот решения, имеющие большое влияние, не отличаются подобной гибкостью. Именно поэтому умение взвешивать варианты, риски и возможности необходимо тренировать и совершенствовать.

Независимо от выбираемых методов и стиля руководства, важно заручиться поддержкой всей команды и разработать четкие процессы, которые можно будет эффективно использовать в дальнейшем.

Техники, стили и подходы к принятию решений

Знание своего стиля принятия решений не помешает вам принимать обоснованные решения. Хотя у всех нас есть личная и профессиональная интуиция, которой можно доверять, эффективное принятие решений строится на анализе, исследованиях и фактах. Опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией PwC, показал, что организации, принимающие решения на основе данных, видят улучшения от этих решений в три раза чаще, чем те, кто меньше опирается на данные.

Существует бесчисленное множество моделей принятия решений, и выбор подходящего варианта зависит от состава вашей команды и стиля руководства. Многие команды предпочитают SWOT-анализ, в котором описываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы решения для точной оценки его рисков и преимуществ.

Initiation phase

The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.

Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:

• Project purpose and justification
• Main objectives and deliverables
• Key stakeholders and team members

• Initial schedule and budget estimates

The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.

Planning phase

During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.

Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success. 

Execution phase

During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.

Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.

Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring and controlling phase

The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.

During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval. 

Closing phase

The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.

Техники, стили и подходы к принятию решений

Знание своего стиля принятия решений не помешает вам принимать обоснованные решения. Хотя у всех нас есть личная и профессиональная интуиция, которой можно доверять, эффективное принятие решений строится на анализе, исследованиях и фактах. Опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией PwC, показал, что организации, принимающие решения на основе данных, видят улучшения от этих решений в три раза чаще, чем те, кто меньше опирается на данные.

Существует бесчисленное множество моделей принятия решений, и выбор подходящего варианта зависит от состава вашей команды и стиля руководства. Многие команды предпочитают SWOT-анализ, в котором описываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы решения для точной оценки его рисков и преимуществ.

Этапы процесса принятия решений

Первое, что необходимо сделать при принятии решения, — определить, какую проблему нужно решить команде. Создайте страницу в Confluence, где можно визуализировать проблему и узнать, кто отвечает за ее решение. Четкое изложение проблемы поможет каждому понять, какое решение необходимо принять и почему. Каковы последствия этой проблемы? Какие цели подтвердят, что решение было успешным?

Затем подробно разберитесь с проблемой. Соберите информацию о ее причинах и препятствиях к ее решению. Могут пригодиться маркетинговые исследования, данные компании, личная информация и актуальные новости. Составьте таблицу с описанием рисков и преимуществ потенциальных решений, чтобы заранее подготовить команду.

Попросите команду ознакомиться с этим планом и сразу предоставить обратную связь, чтобы выявить все пробелы или препятствия до начала проработки проблемы. Участники также могут внести свой вклад в ваше исследование и предоставить дополнительную информацию, которую вы не учли.

Оцените варианты, которые предлагает ваша команда, и используйте систему принятия решений. Возможно, вам потребуется провести групповую работу или дополнительную оценку — здесь-то и пригодится система. Или вы обнаружите, что первоначально выбранная вами система, например SWOT-анализ, недостаточно хороша для принятия нужного вам решения. Поощряйте участников команды предлагать подходящие системы, обеспечивающие прозрачность принятия решений и позволяющие четко определить рабочую нагрузку.

Затем используйте инструменты управления проектами, такие как Trello или Jira Work Management, чтобы внедрить, проверить и контролировать принятое решение. Продолжайте документировать прогресс в Confluence, чтобы обратиться к своим записям в будущем и воспроизвести или улучшить достигнутые результаты.

Техники, стили и подходы к принятию решений

Знание своего стиля принятия решений не помешает вам принимать обоснованные решения. Хотя у всех нас есть личная и профессиональная интуиция, которой можно доверять, эффективное принятие решений строится на анализе, исследованиях и фактах. Опрос руководителей высшего звена, проведенный компанией PwC, показал, что организации, принимающие решения на основе данных, видят улучшения от этих решений в три раза чаще, чем те, кто меньше опирается на данные.

Существует бесчисленное множество моделей принятия решений, и выбор подходящего варианта зависит от состава вашей команды и стиля руководства. Многие команды предпочитают SWOT-анализ, в котором описываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы решения для точной оценки его рисков и преимуществ.

Популярные алгоритмы принятия решений

DACI. В рамках этого алгоритма вы вместе с командой будете принимать решения и определять роли по процессу, включая драйвера, утверждающее лицо, помощников и информируемых лиц. Используйте имеющиеся данные и знания, чтобы обосновать то или иное решение.

Вычленение проблемы. Вместе с командой сформулируйте проблему и предложите решение (оно должно быть кратким и понятным, а также отражать мнение всех участников). Это поможет лучше понять проблему и дать ей более точное определение, а также согласовать подход команды к работе над ней. Затем вы можете собрать группу избранных заинтересованных сторон, чтобы принять правильное решение.

Расстановка приоритетов. Иногда правильное решение подразумевает компромисс. Чем вы готовы пожертвовать? Прежде чем приступить к проекту, вместе с командой определите ограничения, блокеры и приоритеты, чтобы подготовить решения до возникновения препятствий.

OKR. Принимайте решения с учетом конкретной цели. OKR рассчитаны на непрерывный рост и могут служить ориентиром, который поможет не сбиться с курса при принятии отдельных решений по проекту.

Принятие решений в Confluence

Независимо от того, какую модель вы выберете, команда сможет совместно создать и задокументировать алгоритм принятия решений в Confluence. У нас есть шаблоны для DACI, форма анализа SWOT, шаблон дизайнерских решений, таблица для голосования и многое другое.

Принятие решений в Confluence

Независимо от того, какую модель вы выберете, команда сможет совместно создать и задокументировать алгоритм принятия решений в Confluence. У нас есть шаблоны для DACI, форма анализа SWOT, шаблон дизайнерских решений, таблица для голосования и многое другое.