4 способа улучшить коммуникацию между командой и заинтересованными сторонами

1. Создавайте согласованные стратегии и кампании

Ни одна команда не работает в вакууме. В коммуникационных стратегиях, кампаниях и рабочих процессах вашей команды постоянно возникают новые идеи. А если вы работаете в динамичной и гибкой среде, то новые идеи, скорее всего, появляются в ваших стратегиях и кампаниях регулярно. В обилии электронных писем, личных сообщений и видеозвонков общение может утратить ясность, а идеи могут стать разрозненными и сложными для реализации. Встречайте шаблоны Confluence.

Прошли времена, когда на каждую правку или добавление требовалось создавать и отправлять одноразовые документы по электронной почте. С помощью шаблонов Confluence вы и ваша команда можете разрабатывать проектные документы, маркетинговые стратегии, новости компании и многое другое в едином интерфейсе. Шаблоны также упрощают общение с заинтересованными сторонами, поскольку вашу документацию можно быстро обновить и сделать доступной для беглого или глубокого чтения. Это позволяет лицам, принимающим решения, легко находить ваши выводы и вникать в них.

Шаблоны облегчают команде работу над различными проектами, от маркетинговых планов до требований к продуктам. Независимо от потребностей вашего бизнеса, в Confluence найдется шаблон, который поможет вам обеспечить согласованность и ясность, особенно при передаче обновлений проекта заинтересованным сторонам. В число шаблонов Confluence ходят следующие.

• Бизнес-стратегия
• Дизайн
• Документы и отчеты
• Отдел кадров
• Маркетинг и продажи
• Личный
• управление продуктами
• Продуктивность
• Планирование проекта
• Разработка программного обеспечения/ИТ
• Startup
• Командная работа

Используйте шаблоны в качестве отправной точки для своих проектов и кампаний и поддерживайте согласованность с самого начала.

2. Делитесь аналитикой и отзывами в реальном времени

Если ваша команда работает с разрозненными документами на нескольких платформах, велика вероятность упустить что-то из виду при обмене информацией. Иногда в командах, которые работают в разных отделах или проектах, возникает разрозненность информации. Знания и данные могут оказаться изолированы внутри определенной группы, и тогда другие сотрудники компании не смогут получить к ним доступ. Поэтому, например, для инициатив, результатов или общения между командами и заинтересованными сторонами необходим инструмент организации рабочего пространства, способный удовлетворить любые потребности в обмене знаниями.

Confluence упрощает совместную работу в разделах между различными заинтересованными сторонами. Команды создают страницы в организованном и открытом разделе, что упрощает их поиск. Страницы содержат полезную информацию о компании или проекте, а пользователи могут мгновенно высказать свое мнение и оставить отзыв, выделив текст и добавив встроенный комментарий. Они также могут комментировать весь контент в нижней части страницы или публикации.

Когда участники команды или заинтересованные стороны отвечают на комментарии или ставят отметки «нравится», автор исходного комментария получает уведомление. Участники команды также получают своевременные уведомления о любых изменениях существующего контент или о добавлении чего-то нового. Это особенно удобно для асинхронной работы, потому что все точно знают, почему было внесено изменение.

Confluence — это не только личные папки, но и рабочие пространства для целых команд и проектов. Это обеспечивает удобный доступ для участников команды и заинтересованных сторон, поиск документации и масштабируемую организационную структуру. Когда люди покидают команды или присоединяются к ним, их документы и проекты остаются актуальными для тех, кому они нужны.

3. Принимайте обоснованные решения

По данным Qatalog и подразделения Ellis Idea Lab в Корнелльском университете, 43 % людей отмечают, что на рабочем месте тратят слишком много времени на переключение между приложениями и онлайн-инструментами. Когда время стоит денег, конечные пользователи не могут позволить себе тратить драгоценные минуты на переключение контекста. Контекст помогает заинтересованным сторонам быстрее понять полную картину. В Confluence сообщения можно дополнить разнообразными материалами, чтобы дать заинтересованным сторонам больше уверенности при принятии решений.

• Аналитика: встраивайте аналитические отчеты Google, Adobe или других компаний на страницы рабочего пространства вашей команды, чтобы заинтересованные стороны могли легко распознавать возможности роста, идеи и тенденции в данных клиентов.
• Таблицы: таблицы помогают быстро передавать большой объем информации, однако для полного понимания следует форматировать ячейки.
• Изображения: встраивайте сопутствующие изображения и медиа-файлы на страницы Confluence позволяет быстро предоставлять читателям дополнительный контекст.
• Интеллектуальные ссылки на другие инструменты (например, Jira, Figma): чтобы разместить в Confluence работу, которую вы ведете в одном инструменте (Atlassian или поддерживаемой сторонней платформе), можно вспользоваться интеллектуальными ссылками. Просто скопируйте ссылку на страницу, доску проекта, календарь или что-нибудь еще и вставьте ее в нужное место в Confluence. По ней заинтересованные стороны смогут увидеть предварительную информацию о странице, а также отредактировать или встроить страницу напрямую.

Контекст для заинтересованных сторон не ограничивается диаграммами, графиками, изображениями и ссылками. Также важно проиллюстрировать области, в которых может потребоваться дополнительная организационная поддержка. Включите следующие элементы при создании обновлений проекта.

• Сведения о проекте: название, менеджер и дата отчета
• Краткое описание проекта: место, хронология, цель и бюджет
• Хронология проекта: контрольные точки и сведения об отдельных заданиях, включая выполненную работу
• Причастные стороны: участники команды, основные заинтересованные стороны и клиенты
• Риски: потенциальные проблемы, узкие места и необходимые изменения
• Состояние бюджета: израсходованные и оставшиеся инвестиции
• Важные ресурсы: вложения и ссылки на соответствующие документы
• Следующие шаги: список задач

При формировании культуры прозрачности в компании важно предоставлять команде и заинтересованным сторонам подробный контекст.

4. Представляйте обновления проекта и результаты кампании

Один из лучших способов проиллюстрировать обновления и результаты проектов и кампаний — представить их в виде презентации. А с помощью Confluence можно легко переключиться в режим докладчика. Он отлично подходит для демонстрации содержимого страниц или записей в блоге без лишних помех, а также позволяет обойтись без создания дополнительных слайдов или презентаций. Когда пользователи выбирают этот режим, контент отображается в чистом полноэкранном виде, без боковых панелей, встроенных комментариев и дополнительных меню.

В режиме докладчика также можно изменить внешний вид презентации, выбрав подсветку курсора или темную тему. Подсветка курсора превращает курсор в большой круг, за которым будет легче следить зрителям. Темная тема может помочь уменьшить усталость глаз в ночное время и сэкономить время автономной работы, а еще может просто нравиться пользователю.

У пользователей также есть возможность использовать шаблон режима докладчика. Он поможет создать страницу, оптимизированную для презентаций.

Координируйте команды и заинтересованные стороны с помощью Confluence

Когда прозрачность стоит на первом месте в деловой практике, гораздо проще найти общий язык с заинтересованными сторонами. Confluence упрощает открытую коммуникацию благодаря инструментам и шаблонам, разработанным для команд.

Попробуйте Confluence бесплатно и узнайте, как этот инструмент поможет вовлекать и информировать всех сотрудников вашей компании — от лиц, принимающих решения, до отдельных участников.