Преимущества облачного управления проектами: почему стоит сделать выбор в его пользу

Основные моменты

• Облачное управление проектами устраняет географические барьеры, обеспечивая совместную работу команды в реальном времени.

• Возможен безопасный доступ на основе ролей с разных устройств — сложная ИТ-инфраструктура не требуется. 

• С ростом команды облачные решения легко адаптируются к большему количеству пользователей и проектов без значительных технических затрат. 

• Руководители и заинтересованные стороны получают единое представление о статусе, прогрессе и эффективности всех проектов. 

• Автоматические обновления и улучшенные механизмы безопасности снижают нагрузку на ИТ-отдел, поддерживая актуальность и защищенность инструментов. 

Раньше для управления проектами приходилось выбирать: разрозненные таблицы, ограниченное ПО для компьютера или дорогостоящие локальные системы, требующие поддержки ИТ-отдела. Теперь облачное управление проектами объединяет команды в одной рабочей области, доступной из любой точки мира.

Эти решения включают в себя автоматические обновления по проектам и встроенные функции для совместной работы над проектами, адаптированные под реальные рабочие процессы. Современным командам нужны инструменты, которые поддерживают работу в разных часовых поясах, на разных устройствах и при постоянной смене приоритетов.

Облачные платформы обеспечивают такую гибкость, одновременно сохраняя безопасность и предоставляя общий доступ к информации в реальном времени. Из этого руководства вы узнаете, что отличает облачные инструменты для управления проектами, почему команды переходят на них и как выбрать подходящую платформу.

Что такое управление проектами в облаке?

Облачное ПО для управления проектами размещается на удаленных серверах с доступом через Интернет, а не на компьютерах сотрудников или локальных серверах. Таким образом, инструменты для управления проектами доступны с любого устройства, подключенного к Интернету.

В отличие от традиционных локальных систем, такой подход не требует от компаний покупки, установки и поддержки собственного аппаратного и программного обеспечения. Это также значительный шаг вперед по сравнению с ручными рабочими процессами, в основе которых — переписка по электронной почте, использование общих дисков и разрозненных таблиц.

Облачные инструменты для управления проектами служат централизованным узлом для всех действий в рамках проекта. Проектные обновления происходят в реальном времени, все участники видят одинаковую информацию и работают совместно, даже если находятся в разных офисах и разных странах.

Облачная инфраструктура сама следит за техническими аспектами, такими как безопасность, резервные копии, проектные обновления и скорость работы, а команда тем временем может полностью сосредоточиться на реальных задачах.

Пять преимуществ перехода на облачное управление проектами

Переход на облачные решения для управления проектами упрощает планирование, улучшает координацию и повышает эффективность командной работы. Облачные платформы превосходно налаживают взаимодействие между людьми, процессами и данными, но знаете ли вы, что они также сокращают финансовые затраты?

По данным компании IDC, ссылающейся на отчет State of the Cloud (Состояние облака) от Flexera, средняя экономия организаций при переходе на публичное облако составляет от 15 до 50 %. Помимо финансовой выгоды, ниже приведены еще несколько причин, по которым организации переходят на облачные решения для управления проектами.

1. Совместная работа из любой точки мира

При использовании облачных инструментов для управления проектами команда может совместно работать в реальном времени независимо от того, где находятся ее участники. Когда один из участников обновляет задачу, добавляет комментарий или изменяет срок, все остальные сразу это видят.

Больше не нужно ждать, пока файлы пройдут синхронизацию, или переживать о возможном конфликте версий. 

Облачные инструменты прежде всего необходимы для удаленных и гибридных команд. Разработчик в Сиэтле проверяет, как выполнил свои задачи дизайнер в Лондоне, а менеджер проекта в Остине отслеживает прогресс в целом — и все это на одной платформе.

Участники команды могут присоединяться к обсуждениям, делиться обновлениями и координировать рабочие задачи, не сталкиваясь с трудностями, связанными с разрозненными инструментами и задержками в передаче информации. 

2. Безопасный доступ к проектам с любого устройства

Безопасность не всегда требует сложных решений. Система доступа на основе ролей в облачных инструментах для управления проектами способствует защите конфиденциальной информации, одновременно позволяя командам работать с ней в нужное время и в нужном месте.

Участники команды получают безопасный доступ к проектам с ноутбуков, планшетов или мобильных устройств без необходимости использовать VPN-подключение или проходить сложные процессы аутентификации. Такая гибкость необходима, когда задачи выполняются не в десктопных приложениях. 

Кроме того, сотрудники ИТ-отдела, специалисты по безопасности, а иногда даже руководители команды могут отслеживать, насколько активно участники команды используют облачное ПО. Подходящий облачный инструмент для управления проектами предоставляет скрытые механизмы безопасности, такие как шифрование, аутентификация и контроль доступа. 

3. Простая адаптация инструментов по мере роста команды

В организациях происходят изменения: команды расширяются, проекты усложняются, а объем работы увеличивается.

Облачные платформы легко масштабируются по мере развития вашей компании. Добавить пользователей, создать новые проекты, увеличить производительность — все это не требует покупки нового оборудования, обновления серверов или масштабного ИТ-планирования.

Когда потребуется расширить команду или запустить более крупные проекты, вам будет достаточно лишь изменить план. Инфраструктура подстроится автоматически, чтобы справиться с дополнительной нагрузкой.

Такая гибкость особенно важна для растущих компаний, которым сложно предсказать, когда потребуется больше ресурсов или как будет устроена команда через полгода.

4. Централизованный обзор рабочих процессов и показателей эффективности

Разрозненная информация мешает понять, что на самом деле происходит в разных проектах. Облачные платформы для управления проектами создают единый источник достоверной информации.

Таким образом, руководители проектов, отделы управления проектами и заинтересованные стороны могут в реальном времени отслеживать статус проекта, контролировать показатели эффективности и предотвращать проблемы на ранней стадии. Больше не нужно составлять отчеты по статусу на основе данных из нескольких источников или пролистывать электронную почту в поисках актуальной информации.

Облачные решения предоставляют руководителям доступ к дашбоардам, на которых можно увидеть прогресс по всем проектам. Такая наглядность помогает эффективно распределять ресурсы, управлять сроками и разрабатывать стратегии.

Когда у всех одинаковая информация, сохраняется согласованность приоритетов, а решения принимаются с учетом более полной картины.

5. Меньше затрат на техническое обслуживание благодаря автоматическим обновлениям и механизмам безопасности

Традиционное ПО требует постоянного обновления, исправления ошибок и тестирования безопасности. В облачных инструментах для управления проектами все процессы обновления, технического обслуживания и обеспечения безопасности автоматизированы.

Ваша команда мгновенно получает доступ к новейшим функциям без простоев. Уязвимые места в механизмах безопасности устраняются сразу же, а производительность повышается в фоновом режиме без вмешательства со стороны ИТ-отдела.

Вы заметите существенную разницу во внедрении инструментов, когда ИТ-команда будет полностью сосредоточена на стратегии, а не на техническом обслуживании. Даже небольшим командам будет доступна безопасность и надежность на уровне корпоративного ПО, при этом без лишней рутины.

Основные возможности облачного ПО для управления проектами

Эффективные облачные инструменты для управления проектами обладают рядом ключевых функций, которые помогают командам поддерживать порядок, сохранять ответственность и согласовывать работу. Вместе эти функции поддерживают реальные методы работы современных команд.

• Отслеживание задач и управление ими. Командам нужны понятные способы создания, назначения и контроля задач, в том числе крупных. Сюда относится расстановка приоритетов, определение зависимостей и отслеживание прогресса таким образом, чтобы команды укладывались в критически важные сроки.

• Совместная работа в реальном времени. Чтобы все были в курсе происходящего, нужны общие рабочие области, системы комментирования и мгновенные сообщения об обновлениях. Так участники команд смогут обсуждать задачи, делиться отзывами и координировать действия без необходимости переключаться между несколькими инструментами.

• Автоматизация. Повторяющиеся задачи, такие как обновление статусов, отправка уведомлений и рутинные назначения, могут выполняться автоматически на основе заданных триггеров и правил. Автоматизация Jira и похожие инструменты эффективно выполняют эти процессы в фоновом режиме, сокращая объем ручной работы и обеспечивая согласованность между разными проектами.

• Отчетность и аналитика. Дашбоарды и отчеты позволяют анализировать состояние проекта, производительность команды и прогресс в достижении целей. Руководители могут выявлять узкие места, отслеживать скорость и принимать решения на основе данных в реальном времени.

• Интеграции. Облачные платформы подключаются к другим инструментам, которые уже использует команда, включая приложения для коммуникации, инструменты дизайна, среды разработки и бизнес-системы. Так реже возникает необходимость переключаться между приложениями, а обмен информацией происходит без проблем.

В Jira есть комплексные функции для разных методов работы: доски для рабочих процессов Scrum и Kanban, хронологии для отслеживания проектов, бэклоги для управления предстоящими задачами и структуры распределения работ для организации сложных инициатив.

Кроме того, вы можете отслеживать все типы задач и давать agile-командам новые возможности при помощи управления спринтами. А функции ИИ в Jira расширяют эти возможности, помогая командам работать эффективнее благодаря интеллектуальным предложениям и автоматизации.

Как выбрать подходящую облачную платформу для управления проектами

Не все облачные платформы для управления проектами работают одинаково или отвечают одним и тем же потребностям. На их выбор влияет размер команды, сложность проектов, существующие процессы и планы развития.

Вместо того чтобы создавать лишние трудности, рассмотрите описанные ниже критерии, чтобы найти идеальное решение.

Определите потребности команды и сложность проектов

Для начала посмотрите, чем обычно занимается команда. Вы работаете с простыми списками задач или координируете несколько рабочих потоков с множеством зависимостей?

Если команда управляет несложными проектами с минимальным количеством зависимостей, ей подойдут простые инструменты вроде Trello.

А организациям, в которых сразу несколько отделов работает над сложными инициативами или планируется долгосрочный рост, необходимые возможности предоставят более продвинутые платформы, такие как Jira. 

Выберите платформу, которая соответствует процессам планирования в вашей команде

Для этого важен ваш рабочий процесс. Некоторые команды поставляют обновления непрерывно и еженедельно корректируют приоритеты, а другие выполняют задачи в рамках структурированных этапов с четкой передачей результатов.

Жизненный цикл проекта в agile-средах требует гибкости и быстрой адаптации. Для итеративной и гибкой работы, когда команды уделяют основное внимание непрерывной поставке продукта и расстановке приоритетов, созданы такие платформы, как Jira. 

Оцените возможности отчетности и аналитики в реальном времени

Руководство еженедельно запрашивает обновления статуса? Возможно, заинтересованным сторонам будет полезна возможность самостоятельно проверять прогресс, а не ждать отчетов?

Когда необходимы подробные отчеты и отслеживание производительности, аналитику необходимой глубины предоставляют платформы вроде Jira. 

Учитывайте гибкость и интеграции с существующими системами

Область проекта и потребности будут меняться. Ищите платформы, которые могут развиваться вместе с вами и подключаться к уже используемым инструментам. 

Платформы вроде Jira отлично подходят командам, которым требуется индивидуальная настройка путем интеграций с популярным программным обеспечением, таким как Slack, Google Таблицы, Optimizely, Microsoft Teams и другими инструментами. 

Ищите функции совместной работы, например общие дашбоарды

Могут ли участники команды видеть обновления в реальном времени? Есть ли возможность оставлять комментарии прямо в задачах? Эффективные навыки управления проектами поддерживают связь между командами и обеспечивают бесперебойный обмен информацией. 

Jira предлагает комплексные функции для совместной работы, в том числе настраиваемые дашбоарды, комментирование задач, упоминания для вовлечения пользователей в обсуждение и интегрированные представления, которые показывают, как отдельные задачи связаны с более крупными целями.

Легко настраивайте проекты в Jira — облачном решении для управления проектами

Jira — это мощное масштабируемое решение, готовое к будущему развитию технологий. Оно подойдет командам, которым нужно больше, чем простое отслеживание задач. Неважно, управляете вы разработкой программного обеспечения, маркетинговыми кампаниями, запуском продуктов или многофункциональными инициативами, — Jira адаптируется для поддержки именно вашего рабочего процесса.

Этот инструмент развивается по мере роста ваших потребностей и решает реальные проблемы, с которыми сталкиваются ваши команды на этапах планирования, выполнения и поставки.

Команды, использующие Jira, работают с бесплатным программным обеспечением для управления проектами, которое легко масштабируется по мере роста требований и не вынуждает полностью переделывать систему или изучать совершенно новые инструменты.

Получить Jira бесплатно