Что такое проектные команды? Как собрать команду с широкими возможностями

Основные моменты

• Проектные команды — это группы, созданные для достижения определенных целей в рамках установленных сроков. Команды достигают целей благодаря сочетанию необходимых навыков, ролей и средств коммуникации.

• В каждой проектной команде есть определенные ключевые роли — менеджер проекта, куратор проекта, профильные эксперты и заинтересованные стороны.

• Структура команды имеет значение. Проектная, функциональная и матричная структуры подходят для разных типов задач и организационных контекстов, и выбор правильной структуры обеспечивает более гладкий процесс реализации проекта.

• Формирование эффективной команды начинается с определения объема работ и целей, затем происходит распределение навыков и ролей, необходимых для их достижения, еще до назначения участников.

• Такие инструменты, как Jira, Confluence и Loom, помогают командам работать согласованно, отслеживать прогресс и эффективно общаться с первого дня проекта и до его завершения.

Множество работ организовано в виде проектов, в том числе запуски продуктов, совершенствование процессов, реализация общекорпоративных инициатив и проведение межфункциональных кампаний. 

Но как бы четко вы ни поставили цель, проект без подходящей команды редко идет по плану.  Люди в команде, назначенные им роли и принятые правила коммуникации — все это напрямую влияет на сроки проекта.

Что такое проектная команда? 

Из этого руководства вы узнаете, что такое проектные команды, какие роли они обычно включают и какую могут иметь структуру, а также познакомитесь с практическим пятиэтапным процессом формирования успешной команды. 

Независимо от того, управляете вы своим первым проектом или хотите усовершенствовать подход, здесь вы сможете найти подходящую структуру.

Что такое проектные команды?

Проектные команды — это группы людей, собранные для достижения определенных целей в установленные сроки. В отличие от постоянных команд, которые выполняют текущие задачи, проектные команды создаются для достижения определенной цели. 

Как только эта цель достигнута, команда либо распускается, либо переключается на что-то новое. Функциональная проектная команда отличается от группы людей, просто выполняющих задачи, сочетанием подходящих навыков, четко определенными ролями и открытой коммуникацией. 

Благодаря объединению этих трех элементов проектные команды могут действовать быстро, адаптироваться к препятствиям и достигать результатов, которых один человек или слабо организованная группа просто не смогли бы добиться.

Важно как можно раньше разобраться, что такое проектная команда и как ее сформировать, потому что решения, принятые до начала работ, оказывают огромное влияние на то, насколько успешно будет выполняться проект.

Каковы типичные роли в проектной команде и в чем их назначение?

Большинство проектных команд состоят из руководителей, исполнителей и людей, которые заинтересованы в результате. Каждая роль подразумевает определенные обязанности, но роли взаимосвязаны, и понимание этого помогает каждому сохранять ответственность за работу. 

Ниже перечислены типичные роли в проектной команде.

Менеджер проекта или руководитель проекта

Менеджер проекта управляет реализацией проекта и несет ответственность за его своевременную сдачу. Этот человек занимается логистикой, в том числе планированием, отслеживанием, расстановкой приоритетов, планированием загрузки и управлением зависимостями предыдущих и последующих этапов реализации. 

Обязанности менеджера проектов

• Привлечение профильных специалистов и других участников.

• Составление дорожных карт, определение контрольных точек и детальное планирование на каждую неделю.

• Назначение исполнителей для каждой задачи.

• Проведение собраний (мозговых штурмов, ретроспектив, планирования и т. д.).

• Информирование заинтересованных сторон и куратора проекта о прогрессе.

Куратор проекта

Куратор проекта занимает высокое положение в организационной структуре и, скорее всего, имеет решающее слово в вопросах, касающихся хронологии, бюджета и других ресурсов, выделенных на проект.

Обязанности куратора проекта

• Утверждение критериев успеха и других целей для проекта.

• Утверждение изменений в бюджете или объеме работ проекта.

• Увеличение числа сторонников проекта среди руководства.

• Ответственность за общий успех проекта.

Профильные специалисты

Это люди, которые выполняют основную работу. Каждый из них привносит свой уникальный навык — в соответствии с этим их конкретные обязанности различаются. 

Обязанности профильных специалистов

• Выполнение задач.

• Сообщение руководителю проекта о блокерах и других проблемах.

• Информирование других участников команды о прогрессе.

• Активное участие в совершенствовании рабочих процессов команды и других способов совместной работы.

Заинтересованные стороны

Эти люди не входят в основную проектную команду, но они рассчитывают на вас, поскольку проект так или иначе повлияет на их работу.

Обязанности заинтересованных сторон

• Получать информацию о ходе проекта от руководителя или куратора проекта.

• Заблаговременно сообщать о возможных проблемах (когда их еще можно легко решить).

Виды структур проектных команд и их использование

Не все проектные команды одинаковы по структуре. Выбранная структура должна отражать принципы работы организации, продолжительность проекта и степень вовлеченности участников команды. 

Применение каждой структуры сопряжено с компромиссами, и универсальное решение найти сложно. Ниже приведены три самых распространенных вида структуры.

Структура команды на основе проекта

В структуре на основе проекта команда подбирается специально для проекта и распускается после его завершения. Каждый участник команды полностью посвящает себя этой единственной инициативе на весь срок ее реализации, что повышает сосредоточенность и скорость принятия решений. 

Эта структура хорошо подходит для крупных и сложных проектов, где необходимо временно оторвать сотрудников от выполнения их обычных функций и полностью занять их работой по проекту.

Функциональная структура проектной команды

При функциональной структуре сотрудники делятся на команды по отделам или областям специализации, а задачи по проекту выполняются в дополнение к их обычным обязанностям.

Команда маркетинга может взяться за проект по подготовке кампании, а отдел разработки — за реализацию продукта, при этом каждая группа будет вносить вклад в рамках своих текущих функций. 

Эта структура с успехом применяется, когда проект относится к одной из сфер деятельности компании и не требует постоянного участия межфункциональной команды.

Матричная структура проектной команды

Матричная структура — это гибридный подход, при котором участники команды одновременно подчиняются и функциональному руководителю, и менеджеру проекта. Это позволяет организациям использовать опыт специалистов из разных отделов, не переводя сотрудников на проект полностью. 

Такая схема распространена в крупных организациях, которые ведут несколько проектов одновременно. Однако она требует четкой коммуникации и ясно определенных приоритетов, чтобы избежать конфликтов расписания при распределении времени сотрудников между проектами.

Как за пять шагов собрать высокоэффективную проектную команду

Формирование проектной команды — это не просто заполнение рабочих мест. Самые продуктивные команды создаются целенаправленно: сначала определяются реальные потребности проекта, а затем на их основе подбираются специалисты. 

Вот как это сделать за пять шагов.

Шаг 1. Определите объем работ по проекту, цели и критерии успеха

Прежде чем выбрать подходящих людей, необходимо определить имеющиеся задачи. Задокументируйте цели проекта, ожидаемые результаты и показатели успеха, чтобы у команды было единое понимание того, что значит «готово». 

Преобразовать эти цели в конкретные задачи и контрольные точки можно в Jira с помощью функции декомпозиции задач на базе ИИ. Так у всех с первого дня будет четкое представление об объеме работы по проекту. Тщательно продуманный на этом этапе план проекта можно использовать для более точного стратегического планирования в рамках всей организации.

Шаг 2. Определите необходимые роли и навыки

Определив объем работ по проекту, составьте перечень навыков, необходимых для выполнения каждой его части, и выявите области нехватки навыков, которые могут потребовать обучения или привлечения сторонних специалистов. 

Воспользуйтесь шаблоном матрицы RACI, чтобы определить роли и обязанности, а также прояснить, кто является исполнителем, утверждающим, консультантом и информируемым лицом на каждом этапе проекта. Определение ролей в начале проекта поможет избежать множества согласований, когда задачи уже находятся в работе.

Кнопка: шаблон матрицы RACI в Confluence

Шаг 3. Находите необходимое сочетание опыта и доступности

Выбирайте людей, у которых есть подходящий опыт и реальная возможность продуктивно участвовать в проекте. Сотрудник, который уже занят в трех других проектах, не сможет уделить еще одному должное внимание. 

Отслеживайте доступность и имеющиеся задачи участников в Планах Jira, чтобы не перегружать сотрудников и иметь реалистичное представление о том, какой объем работы может взять на себя ваша команда. Это также поможет определить, нужен ли вам специальный владелец проекта, который будет принимать решения по конкретным рабочим потокам.

Шаг 4. Четко распределите обязанности, чтобы избежать дублирования работы

Когда команда будет сформирована, задокументируйте роль и обязанности каждого участника в Confluence, чтобы у них не осталось вопросов. Если все знают, за что они отвечают, а за что — нет, снижается вероятность повторного выполнения одной и той же работы.

Прозрачное распределение обязанностей также помогает избежать сбоев при передаче задач и способствует нормальному ходу работ по проекту. Поэтому лучше не рисковать и не создавать ситуацию, в которой придется тратить время на постоянные выяснения, кто и что делает.

Шаг 5. Настройте коммуникацию в команде, чтобы сконцентрироваться на выполнении задач

Установите четкие правила в отношении того, как команда будет делиться новостями, проводить собрания и использовать инструменты для совместной работы. Руководитель отдела управления проектами или руководитель проекта может установить эти соглашения на раннем этапе и пересматривать их по мере развития проекта. 

Записывайте пошаговые руководства и постоянно действующие инструкции в Loom, чтобы поддерживать асинхронное взаимодействие. Такие видео особенно полезны для распределенных команд или для участников, которые присоединяются к проекту в середине его выполнения и должны быстро войти в курс дела.

Набирайте обороты с первого дня благодаря правильно подобранной команде проекта

Хорошо подобранная команда проекта не появляется из ниоткуда. Все начинается с четко определенных целей, понятных ролей и такого подхода к коммуникации, который позволяет выполнять задачи в перерывах между совещаниями. 

Уделяя время тому, чтобы продумать цели команды до ее создания, вы закладываете основу, которая упрощает управление всем проектом. Правильная структура с самого начала — вот что отличает успешные проекты от тех, что зашли в тупик.

Отслеживайте прогресс в Jira, документируйте решения в Confluence и делитесь важными новостями через Loom, чтобы команда работала слаженно от начала до конца проекта.