Почему планирование ресурсов помогает спокойно выполнять проекты

Что такое планирование ресурсов?

Оцените важность планирования ресурсов в деле управления проектами. Планирование ресурсов включает в себя определение того, что требуется для выполнения проекта, чтобы эффективно распределить и защитить все эти составляющие.

Если при слове «ресурсы» вам представляются только физические материалы, важно понять: к ресурсам проекта также относятся участники команды и даже финансы.

Как правило, ресурсы можно разделить на следующие группы:

• Сотрудники
• бюджет;
• инструменты и ПО;
• оборудование и помещения.

Прежде чем приступать к работе над проектом, вы должны определить абсолютно все, что потребуется для его успешного завершения. А потом нужно убедиться, что вы сможете не просто найти все эти ресурсы, но и получить их строго в нужное время.

1. Создавайте точные планы проектов

В плане проекта должно быть указано, какие действия требуется выполнить для завершения проекта и когда будет выполнено каждое из этих действий. Планировать эти контрольные точки попросту невозможно, если вы не знаете, какие ресурсы будут доступны.

Как быть, к примеру, если по вашему плану проекта вся графическая часть для презентации должна быть готова к концу текущей недели, но при этом вы и не представляли, что дизайнер вашей команды будет загружен другим проектом до конца следующего месяца?

Если вам не удается просчитать доступность ресурсов, план проекта не может быть точным, указанные сроки — не более чем предположения, а вы находитесь в постоянном стрессе и гадаете, повезет ли вам получить то, что требуется.

2. Избегайте узких мест

Планирование ресурсов также помогает избежать ненужных задержек. Когда один и тот же ресурс оказывается одновременно нужен множеству людей или проектов, нет никакой гарантии, что его получите именно вы.

Возможно, вам повезет оказаться первым. Или нет. Если вы не выиграете в этой гонке, график проекта придется переносить на более поздние сроки.

Только подумайте: если бы вы заранее забронировали конференц-зал, никому бы не пришлось слоняться по офису, заглядывая в комнаты для совещаний. Вы бы сразу начали мозговой штурм и эффективно провели его.

3. Управляйте производительностью

4. Выполняйте больше успешных проектов

Мы подошли к самому главному преимуществу: успешных проектов будет больше.

В одном из отчетов Института управления проектами (PMI) исследователи обнаружили, что среди причин провала проектов чаще всего упоминаются зависимость от ресурсов и чрезмерная нагрузка на ресурсы. Значение этих факторов перевешивает даже такие проблемы, как неопытность менеджера по проекту и прокрастинация со стороны участников команды.

Если спланировать, что вам потребуется, когда потребуется, — и как можно получить эти ресурсы в свое распоряжение, — у вас и вашей команды будет все необходимое для успешного выполнения проектов, причем без лишнего стресса.

Процесс планирования ресурсов: как получить то, что требуется, в нужный момент

Предсказать будущее невозможно, и потому планирование ресурсов — не самая простая задача. Как вообще можно узнать, что именно потребуется для проекта?

Давайте сократим этот вопрос до простой формулы, которая поможет вам эффективно планировать ресурсы и управлять ими. В поисках пустого конференц-зала бродить больше не придется.

Шаг 1. Определите, какие требуются ресурсы

Для начала составьте список всего, что вам нужно для выполнения проекта. Для огромных многофункциональных проектов сделать это будет особенно сложно. Берите бумагу и карандаш и начинайте записывать с самых очевидных вещей.

Когда самое простое будет сделано, подумайте о разных этапах или разделах вашего проекта. К примеру, создаваемый вебинар должен начаться с подготовки контента, а значит, потребуется кто-то из команды по подготовке контента и эксперт по выбранной теме. Продолжайте переход от одного этапа проекта к другому и записывайте, какие ресурсы будут требоваться в тот или иной момент.

Боитесь, что что-то пропустили? Попросите нескольких участников команды просмотреть ваш список. В особенности тех, кому случалось ранее заниматься подобными проектами: они обязательно заметят, какие ресурсы вы упустили из виду.

Когда ваш большой список будет закончен, постарайтесь навести в нем порядок, сгруппировав ресурсы по категориям, о которых мы писали выше: люди, ПО, оборудование и бюджет.

Шаг 2. Оцените, какие ресурсы вам уже доступны

Итак, перед вами подробный список всего, что требуется. Теперь стоит ответить на вопрос: а что из этого у вас уже есть?

Подойдем к этому предельно просто: возьмите два маркера разного цвета. Допустим, зеленый будет для того, что у вас уже есть под рукой, а розовый — для ресурсов, которые требуется найти.

Начните с «зеленых» ресурсов. Пройдитесь по списку и выделите в нем то, что у вас уже есть. Возможно, у вас уже есть подписка на ПО для видеоконференций, с помощью которого можно провести вебинар, когда он будет подготовлен. Выделяйте зеленым.

Что дальше? Выделите розовым маркером то, чего вам не хватает. У вас нет графического дизайнера, чтобы оформить слайды в презентации.

Повторяйте это действие до тех пор, пока весь список не будет размечен зеленым и розовым.

Шаг 3. Соберите необходимые ресурсы

Теперь посмотрим внимательнее на «розовые» ресурсы. Это то, что требуется для вашего проекта, но пока вам не доступно.

Даже самым универсальным командам требуются ресурсы со стороны, и сейчас самое время выяснить, как вы сможете их получить.

Вы знаете, что в команде нет графического дизайнера, чтобы подготовить слайды для вебинара. Поручить эту работу стороннему агентству или нанять фрилансера? А может, взять бесплатный инструмент, например Canva, и постараться решить вопрос самостоятельно? Определите в подробностях, как можно поступить в той или иной ситуации, и запишите решение рядом со своим списком.

Шаг 4. Обозначьте зависимости между ресурсами

Самое время обратить внимание на ресурсы, выделенные зеленым. Самая большая ошибка на этом этапе — решить: «Все это уже доступно! Можно не беспокоиться».

Проекты выполняете не вы один, а потому требуется не только обратить внимание на существование ресурса, но и оценить его доступность. Тогда вы действительно сможете закрепить ресурсы за своим проектом.

Доступность ресурсов не всегда очевидна. Чтобы ухватить нужное, потребуются следующие действия.

• Поговорите с нужными участниками команды, чтобы оценить их возможности на будущее (к примеру, команда по контенту сможет заняться вашим вебинаром только в следующем месяце).
• Свяжитесь с другими отделами, которые используют те же ресурсы, чтобы разобраться, действительно ли ресурсы нужны им и когда именно. (Например, отдел продаж в этом месяце использует ПО для видеоконференций, чтобы создавать информационные материалы, но в следующем месяце ПО сможете использовать вы.)
• Оцените охват проекта и составьте прогноз по ресурсам, которые могут потребоваться в перспективе (например, вам будет нужна помощь команды веб-разработчиков, чтобы создать стартовую страницу для вебинара в самом конце проекта, но в их график эту задачу лучше поставить уже сейчас).

Как и в любом новом деле, вам придется с чем-то экспериментировать, пробовать и совершать ошибки. Но сам факт того, что вы пытаетесь спланировать ресурсы, уже подразумевает, что затруднений на этом пути и в вашем проекте будет меньше.

Шаг 5. Создайте план проекта

Теперь, когда перед глазами есть полная картина и вся информация, можно создать план проекта на основании реальной доступности ресурсов. Помните, что лучшие планы проектов создаются с опорой на имеющиеся ресурсы, а не в попытках подогнать ресурсы под уже готовый план.

Вам обязательно придется пытаться сложить этот паззл по-разному. Если вам известно, что ПО для видеоконференций не будет доступно до следующего месяца, значит, до тех пор (как минимум) вебинар провести не получится.

Когда вы планируете тот или иной этап проекта, записывайте рядом список ресурсов, которые будут нужны на этом этапе. Полезно обозначить и время, когда ресурс освободится, чтобы другие могли внести его использование в свои планы.

Как при планировании ресурсов может помочь ПО

Выше мы рассказали, как можно спланировать ресурсы вручную. Не сомневайтесь, такой подход работает.

Однако когда дело доходит до выявления, распределения и использования ресурсов с максимальной эффективностью, не стоит ограничиваться только маркерами. Программное обеспечение помогает:

• визуально представлять проекты всей организации;
• отслеживать пересечения при использовании ресурсов;
• регулировать планы проектов и требования к ресурсам в режиме реального времени;
• управлять нагрузкой и занятостью участников команд;
• получать доступ к данным и отчетам, чтобы формировать планы проектов и требования к ресурсам на будущее.

Вы можете выбрать, что вам удобнее: файл с таблицей, специальное ПО или надежный блокнот. Но имейте в виду: ПО для планирования ресурсов предлагает множество преимуществ (и избавляет от утомительной писанины).

Хватит переживать по поводу ресурсов

Разве не здорово, когда команда может взять ноутбуки, переместиться в тихий конференц-зал с готовой доской для записи и сразу же начать сеанс совместного мозгового штурма?

И все же раз за разом вы обнаруживаете, что приходится слоняться по всему офису, — а из всех мест доступен только «предбанник» в туалете, куда обычно выходят с телефоном для личных звонков.

Так и бывает, когда планирование ресурсов не организовано должным образом. Растет раздражение, кругом возникает путаница, и зачастую вы даже не можете выполнить запланированную работу, потому что ресурсов для этого нет.

Очевидно, что планирование ресурсов жизненно необходимо для своевременного определения и распределения всего, что требуется для проекта, а также для управления такими ресурсами.

Больше никаких совещаний в коридоре. Да здравствуют просторные конференц-залы!