Определение структуры распределения работ в управлении проектами
Просмотр тем
Приступая к сложному проекту, неплохо иметь под рукой структуру распределения работ (WBS), чтобы ясно видеть весь ход проекта. Это своего рода путеводитель по проекту, разбивающий его на выполнимые сегменты. С помощью этого инструмента вы точно не упустите важные детали, а также сможете четко назначать задания и отслеживать прогресс.
Проще говоря, тщательная проработка WBS — это ключ к разгадке всех хитросплетений проекта и к его успеху. Благодаря четкому и понятному представлению о проекте повышается эффективность его планирования и управления им, а также упрощается распределение обязанностей и отслеживание прогресса.
В данном руководстве подробно рассматривается структура распределения работ, ее компоненты, типы и способы создания для планирования проекта.
Что такое структура распределения работ?
По своей сути WBS в управлении проектами — это не что иное, как иерархическая (или древовидная) схема разбивки проекта на мелкие компоненты.
Она позволяет разделить огромный (а зачастую и неподъемный) проект на небольшие посильные фрагменты. Каждый уровень структуры сильнее углубляется в детали проекта, делая его более понятным и управляемым.
Назначение структуры распределения работ
WBS в управлении проектами представляет четкую систему для планирования, выполнения и контроля проектов. С ее помощью упрощается оценка затрат, составление графика заданий и распределение ресурсов. Но прежде всего этот инструмент разбивает проект на небольшие и конкретные компоненты, благодаря чему команда стабильно идет к намеченной цели.
Ключевые компоненты структуры распределения работ
Каждый компонент WBS выполняет свою функцию и обеспечивает конкретный уровень детализации. Самый высокий уровень показывает общую картину, тогда как самый низкий описывает подробности.
- Ожидаемые результаты. Это элементы, которые ориентированы на общую картину и представляют собой конечные результаты проекта.
- Рабочие пакеты. Это наименьшие единицы работы в WBS, из которых состоит проект. Рабочим пакетам назначаются конкретные ожидаемые результаты.
- Задания и подзадачи. Они содержат подробное описание действий или шагов в рабочем пакете для точного планирования и выполнения.
Типы структур распределения работ
Оптимальное представление WBS выбирается с учетом особенностей конкретного проекта и предпочтений участников команды. Например, для проектов с фиксированными графиками и жесткими сроками можно выбрать календарное представление, позволяющее своевременно достигать контрольных точек.
Также на выбор могут повлиять принятые в команде способы работы и взаимодействия. Так, если участникам нравится активно управлять заданиями с помощью визуальных досок, им отлично подойдет доска Kanban.
Существует несколько типов структур WBS, предназначенных для разных требований проектов и привычек команды.
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — гистограмма, представляющая хронологию заданий и их зависимости. Она четко и наглядно показывает график проекта, отражая время начала и окончания каждого задания.
Kanban
Доски Kanban — гибкие визуальные инструменты, с помощью которых команды могут управлять рабочими процессами и упорядочивать их по приоритету. Задания отображаются в виде карточек на доске, организованных по столбцам в зависимости от статуса. Доска Kanban — идеальный вариант для среды разработки Agile.
Подсказка: узнать о том, для чего нужна доска Kanban, можно в этом подробном руководстве по управлению проектами.
Календари
В календарном представлении удобно отслеживать сроки, контрольные точки и доступность ресурсов. Это представление лучше всего подойдет для проектов с фиксированными графиками и сроками, поскольку в нем хорошо видно планируемое время начала и окончания каждого этапа проекта.
Как создать структуру распределения работ
Чтобы не допускать хаоса и отклонения проекта от курса, все WBS должны следовать определенным общим правилам.
Так, для проекта мобильного приложения руководитель может создать WBS по следующему алгоритму из пяти пунктов.
- Определите ожидаемые результаты проекта. Уточните область и границы проекта, перечислив намеченные для него значимые результаты или цели.
Для мобильного приложения результатом может служить полноценный продукт с определенными функциями, пользовательская документация и маркетинговый план. - Разбейте результаты на рабочие пакеты. Определив ожидаемые результаты в общих чертах, разделите их на мелкие выполнимые компоненты.
К компонентам полнофункционального мобильного приложения можно отнести аутентификацию пользователей, навигацию и дизайн пользовательского интерфейса. Разбейте все ожидаемые результаты по такому принципу. - Определите связи между заданиями. В каждом рабочем пакете установите взаимосвязи заданий. Бывает так, что одни задания зависят от других и нельзя приступить к одному, пока не будет закончено другое.
Например, перед внедрением навигации в мобильном приложении может потребоваться доработка пользовательского интерфейса. - Назначьте ресурсы и продолжительность. Выделите необходимые ресурсы для каждого задания или рабочего пакета и оцените время, необходимое для их выполнения.
Для мобильного приложения сюда может входить назначение конкретных заданий разработчикам, дизайнерам и тестировщикам, а также оценка рабочего времени, которое потребуется на каждое задание. - Пересматривайте и уточняйте. Создание WBS — это итеративный процесс. По ходу проекта рекомендуется пересматривать и дорабатывать эту структуру, чтобы учесть новые требования или решить непредвиденные проблемы, а также обеспечить точное соответствие области и заданиям проекта.
Шаблоны структуры распределения работ
Создание WBS с нуля может отнимать много времени. С помощью шаблонов можно упростить этот процесс. Шаблоны не только экономят время, но и дают уверенность в том, что не упущен ни один важный шаг.
Jira Software включает в себя шаблоны, предназначенные для создания WBS, в том числе предварительно настроенный шаблон Kanban. Для удобства в Atlassian Marketplace есть приложение с раскадровкой для структуры распределения работ, которое легко синхронизируется с Jira Software.
Эти шаблоны предлагают четко определенную настраиваемую структуру, которая поможет отказаться от метода проб и ошибок при планировании проекта.
Создание структуры разбивки работ с помощью Jira Software
Jira Software — популярный инструмент для управления проектами, который позволяет создать все компоненты эффективной WBS.
Вы можете определять и настраивать рабочие процессы, соответствующие уникальным процессам вашей команды, чтобы обеспечить точное соответствие WBS требованиям вашего проекта. Вы также можете визуализировать и отслеживать задания, статусы и прогресс команды с помощью agile-досок (Kanban или Scrum).
Создавайте, назначайте и отслеживайте задания и задачи на протяжении всего их жизненного цикла с помощью возможностей Jira по отслеживанию задач. А возможности Jira Software для совместной работы в режиме реального времени помогают вашей команде общаться и делиться последними обновлениями.
Наконец, интегрированная экосистема Jira позволяет подключать и синхронизировать работу на разных платформах, благодаря чему WBS остается центром управления всеми данными и заданиями проекта. Используйте широкие возможности отчетности и аналитики Jira для отслеживания прогресса проекта, производительности команды и распределения рабочей нагрузки. Эти аналитические показатели дают возможность принимать решения на основе данных и постоянно оптимизировать WBS.
С Jira Software вы получаете полный набор инструментов для создания, поддержания эффективной WBS и управления ею. Универсальные функции и настраиваемые опции делают этот инструмент незаменимым для команд и менеджеров проектов.
Структура разбивки работ: часто задаваемые вопросы
Каково значение WBS в управлении проектами?
WBS уточняет объем проекта, а разбивка на управляемые компоненты помогает предотвратить расширение области проекта. WBS закладывает прочный фундамент для точной оценки проекта и эффективного распределения ресурсов.
Какие проблемы возникают при создании WBS?
Одной из ключевых проблем при создании WBS является определение правильного уровня детализации проекта — управление может стать менее эффективным, когда деталей слишком много или слишком мало. Другая распространенная трудность — работа с изменяющимися требованиями. Для решения этих проблем вовлекайте заинтересованные стороны в процесс планирования и при необходимости адаптируйте его.
Как WBS способствует управлению областью проекта?
WBS способствует управлению областью проекта благодаря определению результатов, управлению изменениями и фокусировке на запланированных результатах.