Структура распределения работ (WBS): определение и пошаговое руководство

Если вам кажется, что проект становится все сложнее, — это потому, что так оно, вероятно, и есть.

Прозрачность способствует эффективному согласованию действий между заинтересованными сторонами и командами. Однако это может привести к увеличению числа принимаемых решений, смещению сроков, более жесткому контролю ресурсов, а также к появлению детализированных задач и подзадач.

Структура распределения работ (WBS) — это основополагающий инструмент управления, который предотвращает выход проекта из-под контроля. Ясность и структура — обязательные условия успешной работы, а грамотно составленная структура распределения работ обеспечивает эффективное сотрудничество, подотчетность и стабильные результаты.

В этой статье объясняем, что такое структура распределения работ, каковы ее ключевые компоненты и роль в управлении проектами, а также как создать структуру, способную повлиять на ваш рабочий процесс.

Что такое структура распределения работ (WBS)?

Структура распределения работ (WBS) — это способ иерархической декомпозиции проекта на более мелкие и управляемые компоненты или результаты, например задачи.

Каждый уровень структуры распределения работ детализирует задачи проекта, начиная с глобальной цели или итогового результата. На следующем уровне перечисляются основные результаты проекта, затем промежуточные результаты и, наконец, рабочие пакеты.

Задачи — это конкретные действия или шаги, предпринимаемые в ходе проекта, результаты — это продукты, полученные в ходе выполнения этих задач, а итоги — это более широкое значение, достигнутое через промежуточные результаты.

Со стратегической точки зрения, задачи и результаты ориентированы на общий прогресс, в то время как итоги определяют истинный успех проекта. Оценить этот успех можно по его влиянию на организацию или заинтересованные стороны.

Какова цель WBS?

Структура распределения работ помогает упорядочить и определить область проекта, разбив ее на выполнимые части. Такая четкая схема облегчает планирование и выполнение проектов, а также контроль над ними. С ее помощью удобно отслеживать ход выполнения проекта и следить, чтобы он не отставал от графика.

Все задачи в структуре распределения работ четко описаны, за счет чего проще назначать обязанности. Каждый рабочий пакет содержит подробную информацию о необходимых ресурсах и продолжительности, что помогает оценить затраты и сроки.

Ключевые компоненты структуры распределения работ

Каждый компонент служит определенной цели, а значит, имеет свою роль и степень детализации. Самый высокий уровень показывает конечную цель, а самый низкий описывает конкретные детали. Вот некоторые из распространенных компонентов структуры распределения работ.

• Этапы: это основные стадии жизненного цикла проекта. На каждом этапе выполняются соответствующие действия и задачи.

• Задачи: отдельные действия, выполняемые на каждом этапе проекта.

• Подзадачи: задачи, которые необходимо разделить на дополнительные действия для более точного планирования и выполнения.

• Ожидаемые конечные результаты: материальные или нематериальные результаты выполнения задач.

• Промежуточные результаты: небольшие этапы, которые способствуют достижению более крупных результатов проекта.

• Рабочие пакеты: подробные задачи или группы задач с конкретными результатами, которые обычно являются наименьшими единицами в рамках структуры распределения работ.

• Зависимости: взаимосвязи между задачами, которые показывают, что нужно завершить, прежде чем перейти к другим задачам.

• Оценки: приблизительные ресурсы, время и затраты, необходимые для завершения проекта.

• Контрольные точки: отмечают завершение ключевых этапов, получение конечных результатов или достижение других важных целей проекта.

WBS разбивает проект на более мелкие и подробные части, превращая его в упорядоченный набор управляемых компонентов. Четко определенные компоненты упрощают распределение обязанностей, оценку затрат, составление графиков и отслеживание прогресса.

Два типа структуры распределения работ

Существует два разных способа построения структуры распределения работ — в зависимости от потребностей вашего проекта.

1. Структура распределения работ на основе конечных результатов

WBS на основе конечных результатов создается исходя из цели проекта. Здесь проект разбивается не по этапам, а по основным конечным результатам. Такой подход удобнее для проектов с четко определенным конечным продуктом или результатом.

2. Структура распределения работ на основе этапов

В отличие от структуры распределения работ на основе конечных результатов, структура на основе этапов разбивает проект с учетом его этапов или стадий. Каждый этап — это один из основных разделов сроков реализации проекта. В свою очередь, этапы делятся на задачи и действия.

Такой тип отлично подойдет для проектов с четко определенными стадиями, например в сфере разработки программного обеспечения или строительства.

Инструменты планирования проектов, используемые для создания структуры распределения работ

Хотя следующие инструменты не являются структурами распределения работ сами по себе, они отлично дополняют WBS, позволяя визуализировать сроки, рабочие процессы и расписания.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это наглядное представление жизненного цикла проекта. На ее хронологии отображаются задания с указанием сроков, зависимостей и прогресса. Этот инструмент отлично подходит для команд, которым нужны четкие инструкции по расписанию проекта.

Kanban

Kanban — это визуальный метод управления работой над проектом по мере его прогресса. Задачи отображаются в виде карточек на досках Kanban, а столбцы обозначают разные стадии рабочего процесса.

Этот метод рассчитан на постоянный мониторинг и частые корректировки, поэтому он идеально подходит для agile-проектов.

Календари

Календари при управлении проектами позволяют распределить работы по времени, своевременно выполнять задачи и отслеживать сроки, контрольные точки и доступность ресурсов.

Календарный метод лучше всего подходит для проектов с жесткими сроками и фиксированными графиками. Он может отлично помочь в выполнении задач маркетинга, таких как управление контентом.

Как создать структуру распределения работ

Чтобы не допустить беспорядка в проекте, следует создавать WBS по определенному алгоритму. Не принимайте решения наспех: чем тщательнее будет проработана структура, тем выше будет шанс на успех проекта.

Чтобы быстро начать работу, воспользуйтесь бесплатным шаблоном структуры распределения работ. Он поможет вам выполнить четыре основных шага, описанных ниже.

Шаг 1. Определение области и установление результатов проекта

Как можно точнее определите общую область проекта и его конкретные задачи. Внимательно изучите цели проекта, ограничения и требования.

Четко заданная область проекта служит основой для создания WBS. Чем она прочнее, тем выше шансы на успех.

Затем определите основные конечные результаты проекта. Перечислите цели и ключевые результаты, которых нужно достичь в рамках проекта. Например, для проекта по разработке мобильного приложения это могут быть дизайн пользовательского интерфейса, разработка серверной части и настройка базы данных.

Шаг 2. Создание иерархической структуры на основе типов задач

Определив основные конечные результаты проекта, разбейте их на более мелкие и достижимые промежуточные результаты. Например, для пользовательского интерфейса это могут быть макеты, прототипы и анализ проектных решений.

К примеру, приведенная далее иерархия типов задач в Jira отражает различные уровни WBS:

1. Эпики: представляют крупные результаты или этапы проекта.

2. Задачи: получаются после разбиения эпиков на удобные в управлении группы работ меньшего объема.

3. Подзадачи: результат дальнейшей декомпозиции задач на практические шаги.

Шаг 3. Визуализация структуры распределения работ

Планы Jira позволяют наглядно представить иерархию от инициатив до подзадач и управлять ею. Если необходимо скорректировать структуру, задачи можно перетаскивать.

Вы также можете рассмотреть такие приложения Marketplace для Jira, как WBS Gantt-Chart для Jira, Structure для Jira или BigPicture. В них есть специальные представления WBS и диаграмм Ганта, служащие для расширенной визуализации и управления.

Определите и подробно опишите все действия, необходимые для выполнения каждой группы работ. Перечислите все необходимые задачи по управлению, а также ресурсы и зависимости.

Например, создание эскиза первоначальных каркасов может включать в себя сбор требований, создание базового слоя и предоставление эскиза на рассмотрение.

Шаг 4. Связывание элементов и отслеживание зависимостей

Наконец, используйте функции связывания Jira, чтобы показать зависимости между задачами и результатами, определить критические пути и потенциальные узкие места.

С легкостью разбивайте большие задачи на более мелкие фрагменты, чтобы сделать их более управляемыми и легкодостижимыми. Повышайте эффективность работы команд по управлению проектами с помощью рабочих процессов Jira.

Создание структуры распределения работ с помощью подходящих инструментов и шаблонов

Пользу WBS в деле организации проектов и эффективного управления ими сложно переоценить, но найти хороший инструмент для их создания не так просто. С Jira этот процесс еще никогда не был таким простым. Также в Jira есть несколько готовых шаблонов для эффективного создания проектов и управления ими.

Готовы оптимизировать управление проектами? Получите Jira с тарифным планом Free уже сегодня и оцените все преимущества тщательно структурированной WBS.