プロジェクト管理における作業分解構造図 (WBS)
締め切りに間に合わないことやタスクの未完了によりプロジェクトが制御不能に陥りつつあると感じた場合は、作業分解構造図 (WBS) が役立ちます。適切に作成された WBS は成功へのロードマップであり、プロジェクトを管理可能な部分に分割して、タスクを効率的に割り当て、期限に遅れないようにします。
これらのツールにより、すべての目標が会社全体に明確に伝達され、予期せぬ事態の発生を最小限に抑え、誰も自分の役割を知らないという状況を防ぎます。
この記事では、WBS、その主要な構成要素、およびプロジェクト用に WBS を作成しプロジェクト管理へのアプローチを変革する方法について説明します。
作業分解構造図 (WBS) とは?
プロジェクト管理における WBS の役割は、プロジェクトをより小さなコンポーネントに階層的に分解することです。まず全体のプロジェクト目標を設定し、その後、より小さく、より効率的な成果物に細分化していきます。
作業分解構造図の各レベルは、プロジェクトの目標を定義するおおまかな段階から始まり、プロジェクト作業の詳細な説明を含むようにします。次のレベルでは主要な成果物を概説し、その後に副成果物、最後に作業パッケージが続きます。
プロジェクト管理における WBS の目的
プロジェクト管理における WBS は、プロジェクトの範囲を管理可能なセクションに分割して整理し、定義するものです。プロジェクトの計画、実行、管理のための明確な枠組みを設定します。
WBS では各タスクが丁寧に概説されており、責任の割り当てに役立ちます。各作業パッケージには、リソース要件と期間を正確に予測するのに十分な詳細が含まれており、これはコストと期間の見積りに役立ちます。
WBS を使ってプロジェクト計画の完了状況を把握し、プロジェクトが順調に進んでいることを確認しましょう。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトのライフ サイクルを視覚的に表現したものです。タイムラインに沿ってタスクをリストし、時間枠、依存関係、進捗状況を表示します。このツールは、プロジェクトの予定に関する明確な指示を必要とするチームにとって非常に効果的です。
これは WBS ではありませんが、WBS と組み合わせることで、より適切な計画とスケジュールを実現できます。
成果物ベースの WBS
成果物ベースの WBS は、プロジェクトの出力に重点を置いています。プロジェクトをフェーズではなく主要な成果物に分割します。これは、最終製品または出力が明確で異なるプロジェクトの場合により便利です。
カンバン
カンバンは、プロセスを進めながらプロジェクト作業を管理するための視覚的な方法です。カンバン ボード上のカードを使ってタスクと列を表示し、さまざまなワークフローの段階を示します。
この方法はアジャイル プロジェクトに最適ですが、継続的に監視して頻繁に調整する必要があります。
フェーズベースの WBS
成果物指向の WBS とは異なり、フェーズベースの WBS はプロジェクトをフェーズまたはステージに応じて分割します。各フェーズはプロジェクト タイムラインの主要なセクションであり、すべてのフェーズはさらに詳細なタスクとアクティビティに分割されます。
このタイプは、ソフトウェア開発や構築など、段階が明確に定義されているプロジェクトに最適です。
カレンダー
プロジェクト管理のカレンダーによって、WBS が時間ベースの構造になります。これは一定の期間内にタスクを確実に完了するのに役立ちます。この方法は、締め切り、マイルストーン、リソースの空き状況を把握するのにも役立ちます。
カレンダー方式は、締め切りが厳しく設定されているプロジェクトや期間が固定されているプロジェクトに最適です。
作業分解構造図の主要なコンポーネント
WBS の各コンポーネントには、それぞれ異なる目的があり、具体的な役割と詳細レベルがあります。最上位のレベルは最終的な目標を示し、最下位のレベルは具体的な詳細を定義します。
WBS の主要コンポーネントには以下が含まれます。
- フェーズ: フェーズはプロジェクト ライフサイクルの主要な段階を表しています。各フェーズでは、関連するアクティビティとタスクがグループ化されています。
- タスク: タスクは、プロジェクトの各フェーズにおける個別のアクティビティです。
- サブタスク: 各タスクは正確な計画と実行のためにサブタスクに分割されます。
- 成果物: 成果物とは、タスクの完了から生じる有形または無形の結果です。
- 副成果物: 副成果物とは、より大きな成果物を得るために役立つ小さな結果です。
- 作業パッケージ: 作業パッケージは、WBS の最小作業単位であり、特定の成果物を含む詳細なタスク、またはタスクのグループです。
- 依存関係: 依存関係はタスク間の関係を示します。他の人が始める前に完了しておくべきタスクを表示します。
- 見積もり: 見積もりは、必要なリソース、時間、コストを概算したものであり、予算編成とスケジューリングに役立ちます。
マイルストーン: マイルストーンは、主要なフェーズ、成果物、またはその他の重要なプロジェクト目標の完了をマークします。
WBS は、スコープを小さく詳細な部分に分割することによって、プロジェクトを管理しやすいコンポーネントに整理します。コンポーネントが明確に定義されていると、責任の割り当て、コストの見積もり、タイムラインのスケジュール、プロジェクトの進捗状況の監視が容易になります。
作業分解構造図を作成する方法
WBS を作成するには、プロジェクトを綿密に計画し、整理するための一連の手順が必要です。プロジェクトを成功させるには、急いで意思決定に進むのではなく、慎重に構造を組み立てる必要があります。
WBS を作成する手順は次のとおりです。
プロジェクトのスコープと目的を定義する
全体的なプロジェクト スコープと具体的な目標を明確に定義します。これには、プロジェクトの目標、制約、要件を理解しておくことも含まれます。明確に定義されたスコープは、WBS 全体の基盤となります。基盤が強固であるほど、成功の可能性も高くなります。
主要な成果物を特定する
次に、主な結果やプロジェクトの成果物を特定します。プロジェクトが達成しようとしている主要な成果をリストします。たとえば、モバイル アプリ プロジェクトの主要な成果物には、UI デザイン、バックエンド開発、データベース設定などがあります。
成果物を副成果物に分解する
主要なプロジェクト成果物を特定したら、それをより小さく、管理しやすい副成果物に分割します。たとえば、副成果物には、ユーザー インターフェイスの成果物のワイヤーフレーム、モックアップ、デザイン レビューなどがあります。
作業パッケージを特定する
成果物を分解したら、副成果物を具体的な作業パッケージに分割します。副成果物を達成するために必要なすべての作業パッケージをリストします。たとえば、ワイヤーフレーム副成果物の作業パッケージには、初期スケッチ、サンプルのレビュー、ワイヤーフレームの仕上げなどがあります。
各作業パッケージ内のアクティビティを定義する
各作業パッケージを完了するために必要なアクティビティを特定し、詳しく記述します。作業パッケージの目標を達成するために必要なすべての管理タスク、リソース、依存関係をリストします。
最初のワイヤーフレームのスケッチの例を再確認すると、アクティビティには要件の収集、基本レイヤーの作成、レビューのための初期スケッチの提示などがあります。
WBS チャートを作成する
最後に、WBS コンポーネントを視覚的なチャートまたは図に整理します。このチャートは、プロジェクト全体から個々の管理タスクまでのプロジェクト スコープの階層を表しています。このステップではガント チャート モデルを使用します。
ここで、作業分解構造図テンプレートを使用すれば、プロセスを簡略化できます。大きなタスクを小さな単位に分割して、管理しやすく簡単に達成できるようにします。Jira ワークフローは、プロジェクト管理チームの効率を向上させるのに役立ちます。
Jira でプロジェクトの作業分解構造図を作成する
WBS の作成は、プロジェクトを効果的に整理し、管理するために不可欠ですが、適切なツールの入手が難しいと言われることがあります。しかし、これからはそうではありません。
Jira なら、このプロセスがかつてないほど簡単になります。このソフトウェアは、Jira 課題を使用して個々のタスクを管理および追跡し、プロジェクトのライフサイクル中の見落としを防ぐことができます。また、Jira の事前設計されたテンプレートを使用すれば、プロジェクトを効率的に作成および管理することもできます。共同プロジェクト計画では、チームがリアルタイムで連携して、プラットフォーム内のプロジェクトの WBS を追跡し、管理することができます。
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