ドキュメント作成の重要性とそれが手続き以上のものである理由

重要ポイント

• ドキュメントの重要性は、組織の知識を保持し、一貫性を保ち、効果的なチーム コラボレーションを実現する能力にあります。

• この手法により、問題のトラブルシューティング、新しいメンバーのオンボーディング、規制コンプライアンス要件への対応を行う際に役立つ、信頼性の高い「証跡」が作成されます。

• 明確な記録に投資することで、情報検索にかかる時間を短縮し、従業員が退職する際のクリティカルなデータの損失を防ぐことができます。

• チームのミーティング議事録とプロジェクトの状況報告の標準化されたフォーマットを確立し、より整理されアクセスしやすいナレッジ ベースを構築しましょう。

あなたのチームは新しいプロジェクトを開始しようとしています。数年前に会社で似たようなプロジェクトが成功したと聞いたことがありますが、現在のチーム メンバーは誰もそのときには関わっていませんでした。

当時のメンバーはもういないためナレッジが不足しており、まるで目を閉じてボードにダーツを投げるような感覚です。では、頼りになるリソースがあったとしたらどうでしょうか。前のチームからの詳細な記録、たとえばプロジェクトのタイムライン、計画、ミーティング議事録、段階的なプロセス、スケッチ、ロードマップなどです。

その情報が手元にあれば、プロジェクトを計画するための貴重な基盤を得ることができます。異なるアプローチを選択したとしても、少なくとも十分な情報に基づいた出発点があるため、新しいプロジェクトがはるかに負担に感じにくくなります。

このシナリオは、ドキュメントがなぜそれほど重要なのかという多くの理由のうちの 1 つを説明しています。このような状況はよくあることですが、多くの組織では今でもドキュメント作成を後回しにしています。

実際、BPTrends の調査によると、常にプロセスをドキュメント化している企業は 4% に留まるそうです。事情は理解できます—ドキュメント作成は、やるべきタスクがまた 1 つ増えたかのように感じられるかもしれません。しかし、それがもたらすメリットを考えると、投資する価値は十分にあります。

内部向けドキュメントについて

内部向けドキュメントとは、組織が保持し、社内の決定事項の通知に使用する記録を指します。スケジュールから重要なポリシーまで、ほとんどのものをドキュメント化できます。つまり、数えきれないほどさまざまな種類のドキュメントがあるのです。

しかし、多くの場合、それらのドキュメントはチーム・ドキュメント、参照ドキュメント、プロジェクト・ドキュメントの 3 種類の主要なドキュメントのいずれかに分類できます。

ドキュメントの重要性 (関心を持つべき理由)

わかりました。あなたは忙しい。つまり、繰り返しタスクを処理するための決定事項、ステータス、手順などを記録しても、それらは To Do リストの先頭付近にはランクされないでしょう。

いざとなったときに、ドキュメントは、作っておいてよかったと思えるものの 1 つになるでしょう。チーム メンバーが予期せず不在であったり、不慣れな取り組みを進める方法がわからなかったりする場合でも、これらの記録は間違いなく便利なリソースになります。

まだチームを納得させるサポートが必要ですか？ここでは、ドキュメントの優先度を上げるべき理由を説明するために、共有できる主なメリットをいくつかご紹介します。

1. 信頼できる唯一の情報源で時間とエネルギーを節約

調査によると、必要な情報を検索するのに平均的知識労働者は、1 日あたり約 2 時間半を費やしています。効果的なドキュメントでは、タスク、プロジェクト、またはチームに関するすべての知っておくべき情報 (アカウントのログインからステップ バイ ステップな手順まで) を、一元化された組織化された場所に収集します。

最新情報がないか、メールやダウンロードしたファイルを掘り下げることはありません。

タスクを引き渡したり、新しいプロジェクトの計画を立てたり、別のチーム メンバーに何かのプロジェクトに参加させたりする必要がある場合、ドキュメントは、詳細、資格情報、指示などの追跡に時間を費やすことなく、歯車を回転させ続けられることを意味します。

プロセスを書き留めることは、ボトルネックや肥大化したワークフローの発見に役立ち、チームの作業方法をさらに合理化できます。

2. 品質管理およびプロセス管理に不可欠なドキュメント

物事を成し遂げる方法が複数ある中、あなたはチームに最適な方法で自分の仕事にアプローチできる柔軟性を提供したいと考えています。

しかし同時に、一貫性のある結果を確保したいと考えています。定期的に生産しているものに関しては特にそうです。雑や無知に見えないように、ある程度の結束が必要です。

ドキュメントは、知識の共有を促進します。そして、プロセスがどのように機能して完成したプロジェクトが一般的にどのように見えるかを、チームが理解できるようにします。

これらのリソースを管理することで、月次レポートや四半期ごとのプレゼンテーションのような繰り返しプロジェクトの一貫性を維持するために、チーム メンバーは他人の心を読む必要はありません。それでもメンバーには創造的になる自由はあり、同時に必需品の入ったボックスをすべてチェックしていることを確認します。

3. ドキュメントによって重複した作業を削減

結局、そのプロジェクトが以前行われていたと理解するのに、何度新しくプロジェクトに着手しましたか? ドキュメントによって、過去のプロジェクトのカタログ化、調査の収集、意思決定の共有を行う企業は、他に利用できる可能性がある貴重な時間を無駄にする再作業を減らすことの恩恵を受けています。

すでに発生した作業の上に作成できるのに、なぜわかりきったことを今さらやり直すのでしょうか? ドキュメント作成がきちんと行われていれば、最初からやり直して同じ結果を得ることなく、過去の作業を参照してそこから学び取れます。

4. 採用と研修プログラムが非常に簡単になる

誰かが去ることを考えるとつらいのですが、ビジネスの現実として、チームは永遠に同じままではありません。人は旅立ち、また新しい人を迎え入れるのです。

新しいチーム メンバーを迎える場合は、既存のチームと新しい従業員の両方にとって、その研修プログラム期間に気が滅入る場合があります。また残念なことに Gallup の調査によると、組織は新しい従業員の研修プログラムでよくやっていると強く賛同しているのは従業員の 12% のみに留まることが判明しています。

あなたは、チーム メンバーが見捨てられていると感じさせるのではなく、彼らに最高の仕事をするための教育と権限を与えることを望んでいます。

ドキュメントに優先順位を付ける場合、メンバーが新しいロールに急いで追いつく際に参照できる、あらゆる種類の便利なガイド、指示、メモがあります。さらに、質問や障害の 1 つずつに対してチーム内のメンバーに連絡しなければならないと感じることなく、これらのリソースを使用して質問に答え、個別に物事を把握し始められます。

5. 信頼できる唯一の情報源で誰もが賢くなる

職場では、知識を通貨と見なす傾向があります。そのメンバーがすべての答えを備えているなら、チーム内で最も替えがきかないメンバーのように、私たちに安心感を提供してくれます。Atlassian は、自分の専門知識を共有すると自分の価値が低くなると考えます。

そのため、従業員の 60% が、同僚に仕事に不可欠な情報を共有させるのに苦労したことがあるというある調査結果は、驚くに値しません。

ドキュメントを作成することで、ともに働くすべての人の知識の結集を向上させます。チームでの情報の共有が規範になると、透明性の向上と、より協力的で戦略的な文化の恩恵を受けることになります。重要な情報が 1 人のハード ドライブ、さらに悪いことに、その人の脳内にしまい込まれてしまうことがないため、賢い意思決定を行えます。

ドキュメントはあなたの親友でなければならない

従業員の突然の別れや不在のカバーから不慣れなプロジェクトへの取り組みまで、あなたは一緒に多くの手ごわいハードルを乗り越えられるようになります。

堅くて形式的に聞こえるかもしれませんが、文書の優先順位付けは、あなたとチームが頼れる情報の貯蔵庫を開発することを意味します。

チーム メンバーと上記の利点を共有してメンバーでできる内容をドキュメント化する際に、彼らの参加の動機付けとなる方法 (ピザ パーティーと言ったのは誰ですか?) を見つければ、チームの知識がもはや彼らの脳内だけに留まらなくなることを知って安心できます。