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설명서의 중요성(설명서는 형식성 그 이상입니다)

더 이상 정보를 쌓아두지 말 열린 커뮤니케이션을 가능하게 만드세요.

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팀이 모두에게 생소한 프로젝트를 시작하고 있습니다. 회사에서 몇 년 전에 비슷한 문제를 성공적으로 해결했다는 소문을 들었습니다. 단 문제가 하나 있습니다. 현재 팀의 어느 누구도 그 기간 동안 팀에 소속했던 팀원은 없었습니다.

그 이후로 팀원들은 이미 팀을 떠났고 이제 이러한 지식 격차를 해소하는 방법에 대해 궁리하고 있습니다. 마치 눈을 감고 보드에 다트를 던지는 것과 같은 두려운 느낌이 듭니다.

이제 의지할 수 있는 리소스가 있다고 상상해 보세요. 이전 팀에서 프로젝트 타임라인 및 계획, 회의 요약, 단계별 프로세스, 스케치, 로드맵 등과 같은 상세한 기록을 보관했다면 좋지 않을까요?

그랬다면 귀중한 정보를 얻을 수 있는 보고를 갖게 되는 것입니다. 결국 일을 다소 다르게 했더라도 최소한 사전 정보가 있는 출발점이 있다고 느낄 것입니다. 갑자기 새 프로젝트가 그렇게 어려운 것처럼 보이지 않을 것입니다.

이것은 팀에서 설명서의 중요성을 나타내는 많은 예 중 하나에 불과합니다. 그러나 이와 같은 스트레스가 많은 상황이 항상 발생한다는 사실에도 불구하고 많은 조직에서는 여전히 설명서를 선택적 형식성으로 간주합니다. BPTrends 설문 조사에 따르면 기업의 4% 만이 항상 프로세스를 문서화한다고 합니다.

4%의 회사만이 항상 프로세스를 문서화합니다.

설명서는 팀의 해야 할 일 목록에 추가해야 하는 또 다른 작업처럼 생각됩니다. 그러나 시간과 노력을 투자할만한 가치가 있는 많은 이점을 제공합니다.

내부 설명서란 무엇입니까?

내부 설명서는 조직이 회사 내에서 의사 결정을 알리기 위해 보관하고 사용하는 기록을 말합니다. 일정에서 중요한 정책에 이르기까지 거의 모든 것을 문서화할 수 있습니다. 즉, 수많은 유형의 설명서가 있습니다. 그러나 이러한 설명서는 팀 설명서, 참조 설명서 및 프로젝트 설명서라는 세 가지 주요 설명서 유형 중 하나에 속하는 경향이 있습니다.

설명서의 중요성(즉, 설명서에 신경을 써야하는 이유)

저희도 이해합니다. 바쁘기 때문에 의사 결정, 상태 및 반복적인 작업을 처리하는 단계와 같은 항목을 기록하는 것이 해야 할 일 목록의 상단에 있지 않을 수 있습니다.

그 가치를 테스트해보기 시작하면 설명서는 잘했다고 만족할만한 작업 중 하나가 될 것입니다. 팀원 중에 예기치 않게 결원이 발생하거나 익숙하지 않은 이니셔티브로 앞으로 나아갈 방법을 잘 모르는 경우 이러한 기록은 부정할 수 없는 편리한 리소스가 될 것입니다.

팀을 설득하는 데 도움이 더 필요하십니까? 다음은 설명서가 앞으로 우선 순위가 되어야 하는 이유를 설명하기 위해 공유할 수 있는 몇 가지 주요 이점입니다.

1. 단일 정보 소스로 시간과 에너지 절약

추측 결과에 따르면 지식 근로자는 평균적으로 필요한 정보를 검색하는 데 하루에 약 2시간 30분을 소비합니다. 효과적인 설명서는 작업, 프로젝트 또는 팀에 대해 알아야 할 모든 정보(계정 로그인부터 단계별 설명까지)를 중앙 집중적이고 체계적으로 수집합니다. 더 이상 최신 정보를 얻기 위해 이메일이나 다운로드한 파일을 찾을 필요가 없습니다.

작업을 전달하거나 새 프로젝트를 계획하거나 다른 팀원이 어떤 작업을 시작해야 할 때 설명서를 통해 세부 정보, 자격 증명, 방향 등을 찾는 데 시간을 낭비하지 않고도 작업을 진행시킬 수 있습니다.

프로세스를 적어두면 병목 현상과 거창한 워크플로를 발견하는 데 도움이 되므로 팀 작업 방식을 더욱 간소화할 수 있습니다.

2. 설명서는 품질 및 프로세스 관리에 필수적입니다.

작업을 완료하는 방법은 여러 가지가 있으며, 팀에게 가장 적합한 방식으로 업무에 접근할 수 있는 유연성을 제공하는 것이 좋습니다.

그러나 동시에 정기적으로 생산하는 제품의 경우 특히 일관된 결과를 보장해야 합니다. 엉성하거나 정보가 없는 것처럼 보이지 않도록 어느 정도의 응집력이 있어야 합니다.

설명서는 지식 공유를 장려하여 팀이 프로세스의 작동 방식과 완료된 프로젝트가 일반적으로 어떻게 보이는지 이해할 수 있도록 합니다.

이러한 리소스를 확보하면 월별 보고서나 분기별 프레젠테이션과 같이 반복되는 프로젝트의 일관성을 유지하기 위해 팀원이 독심술사가 될 필요가 없습니다. 팀원은 여전히 모든 필수 상자를 확인하고 있음을 확인하면서 창의력을 발휘할 수있는 여유가 있습니다.

3. 설명서를 통한 중복 작업 감소

새 프로젝트를 시작한 후에 이 프로젝트를 이전에 수행한 적이 있다는 것을 발견한 경우가 있습니까? 설명서를 사용하여 과거 프로젝트를 분류하고, 연구를 수집하고, 의사 결정을 공유하는 회사는 다른 곳에 사용할 수 있는 귀중한 시간을 낭비하는 중복 작업을 줄여서 이익을 얻습니다.

이미 수행한 작업을 기반으로 구축할 수 있는데 왜 처음부터 새로 시작하십니까? 설명서를 사용하면 동일한 결과로 모든 작업을 다시 수행하는 대신 과거 작업을 참조하고 그로부터 배울 수 있습니다.

4. 채용 및 온보딩이 훨씬 더 쉬워집니다.

팀원이 떠난다는 것을 생각하기는 어렵지만 비즈니스의 현실은 팀이 영원히 동일하게 유지되지 않는다는 것입니다. 떠나는 팀원도 있을 것이며 새로운 합류하는 팀원도 있을 것입니다.

새로운 팀원을 맞이할 때 기존 팀원과 신규 직원 모두에게 온보딩 기간이 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 안타깝게도 Gallup은 직원 중 12%만이 조직이 신입 사원을 온보딩하는 데 큰 역할을 한다는 데 강력히 동의한다는 사실을 발견했습니다.

팀원들이 늑대에게 던져진 것처럼 느끼기보다는 최상의 작업을 할 수 있도록 교육하고 권한을 부여해야 합니다.

설명서의 우선 순위를 정하면 새로운 역할을 빠르게 수행할 때 참조할 수 있는 모든 종류의 유용한 가이드, 안내 및 참고 사항을 얻게 됩니다. 또한 이러한 리소스를 사용하여 질문에 답하고 독립적으로 파악하기 시작할 수 있으며 모든 질문이나 문제점에 대해 팀의 누군가에게 질문해야 한다고 느끼지 않아도 됩니다.

5. 단일 정보 소스로 모든 팀원이 더 스마트하게 작업합니다.

직장에서는 지식을 통화로 취급하는 경향이 있습니다. 모든 답을 알고 있다면 마치 팀에서 가장 대체할 수 없는 팀원인 것처럼 안정감을 줄 수 있습니다. 전문 지식을 공유하면 자신의 가치가 낮아질 것이라고 가정합니다.

그렇기 때문에 한 설문 조사에서 직원의 60%가 동료들에게서 업무에 필수적인 정보를 공유하도록 하는 데 어려움을 겪었다는 사실은 놀라운 일이 아닙니다.

설명서는 함께 일하는 모든 직원의 집단적 지식을 향상시킵니다. 팀에서 정보를 공유하는 것이 표준이 되면 투명성이 향상되고 보다 협력적이고 전략적인 문화가 조성되는 이점을 누릴 수 있습니다. 필수 정보가 한 사람의 하드 드라이브에 잠겨있지 않기 때문에 또는 더 심한 경우에 머리 속에만 담겨있지 않기 때문에 더 현명한 결정을 내릴 수 있습니다.

설명서는 가장 친한 친구가 되어야 합니다.

예상치 못한 직원 퇴사 또는 결원을 다루는 것부터 익숙하지 않은 프로젝트를 해결하는 것까지 많은 어려운 장애물을 함께 극복할 수 있습니다.

엄격하고 형식적으로 들릴지 모르지만 설명서의 우선 순위를 정한다는 것은 자신과 자신의 팀이 의지할 수 있는 많은 정보를 비축하는 방법을 개발하게 된다는 것을 의미합니다.

위의 이점을 팀원과 공유하고 그들이 할 수 있는 것을 문서화하는 데 참여하도록 장려하는 방법을 찾고(피자 파티?) 팀의 지식이 더 이상 뇌에만 머물지 않는다는 것을 알고 안심하세요.

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