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Confluence로 회의를 줄이는 방법

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업무 관리

대부분의 회의는 시간 낭비입니다. 정말 그렇습니다. 무의미해 보이는 회의에 참석한(아니면 공상에 빠지거나 멀티태스킹을 하거나 심지어는 잠에 든) 팀원에게는 놀라운 말이 아닐 것입니다.

그저 상태 업데이트에 불과하거나 안건이 없는 스탠드업 회의를 오늘 몇 번이나 하셨습니까? 연구 결과에 따르면 67%의 직원은 회의에 너무 많은 시간을 할애하면 업무 수행에 방해가 된다고 말했으며, 미국의 회사는 무의미한 회의에 3,990억 달러를 낭비하고 있습니다. 회의는 시간(그리고 돈) 낭비인 경우가 많다는 것을 안다면 우리는 왜 계속 회의 일정을 잡습니까?

회의를 줄이는 방법에 대한 불확실성 때문에 주저하고 있다면 걱정하지 마세요! 회의를 줄이기 위한 모범 사례와 해결책, 그리고 검증된 실제 팁을 크라우드소싱하기 위해 Atlassian 커뮤니티를 찾았습니다.

Confluence에서 비동기식 협업을 선택

실시간 피드백
Confluence에서 회의를 비동기식 협업으로 대체하기 위한 팁
  • 프로젝트 관리 템플릿 컬렉션을 사용하여 프로젝트에서 협업할 때 팀에 정보를 제공하고 팀을 정렬하세요.
  • 작업 보고서 매크로를 사용하여 작업을 추가하고 할당하고 확인하세요.
  • 의사 결정 보고서 매크로를 사용하여 팀이 내린 결정을 추적하세요.
  • 매크로를 사용하여 Confluence 페이지에 Jira 차트 및 로드맵과 같은 개발 정보를 추가하세요.
  • Jira와 Confluence를 사용하여 작업을 추적하고 지식을 수집하는 팀원의 경우 회의를 줄이기 위한 최고의 팁은 시간을 내어 효과적인 매크로와 Jira 대시보드를 사용하여 유익한 Confluence 개요 페이지를 만드는 것입니다. 팀원에게 허브를 제공하면 상당한 시간이 절약되며 팀원이 최고의 최신 리소스를 참조한다는 점을 알고 할당된 작업을 자신 있게 처리할 것입니다!” – Andrew Kendris, Atlassian 커뮤니티 리더

커뮤니케이션 도구 선택

채팅 말풍선

“여러분이 가장 선호하는 [커뮤니케이션 방법]이 무엇인지, 그리고 언제든지 그 방법을 통해 연락해도 괜찮다는 것을 명확히 하세요. 특히 그 연락이 [회의의 필요를 없애는] 질문이나 대화라면 더욱 그렇게 하세요.” – Nic Brough, Atlassian 커뮤니티 리더

팀의 단일 정보 출처를 구축하면 모두에게 적절한 정보를 제공하여 명확성을 높이고 시간을 절약하고 회의를 방지할 수 있습니다. 같은 방식으로, 커뮤니케이션이 이루어지는 곳에 대한 표준을 정하면 혼란을 최소화하고 정렬을 더욱 강화할 수 있습니다. 동료와 연락하는 방법은 무수히 많지만 커뮤니케이션이 이루어져야 할 곳에 대한 관례를 정하는 것이 중요합니다.

커뮤니케이션 간소화를 위한 팁
  • Atlassian의 이해 관계자 커뮤니케이션을 위한 팀 플레이북을 사용하여 여러 유형의 정보를 전달하기 위한 빈도, 대상, 채널을 파악하는 팀의 커뮤니케이션 계획을 세우세요.
  • Atlassian 커뮤니티 구성원인 Karen Lewis이 사용하는 것과 같은 작업 관리와 협업 도구를 사용하세요. 이 팀에서는 팀원에게 진행률에 대한 정보를 제공하기 위해 스프린트당 한 번씩 로드맵 업데이트 세션을 진행했지만 이제는 그 대신 팀원에게 Jira 로드맵 링크를 참조하도록 권장합니다.
  • 즐겨 사용하는 팀 커뮤니케이션 도구를 Confluence와 통합하여 팀의 대화가 이루어지는 Confluence 페이지를 보고 업데이트하세요.
  • Atlassian 커뮤니티 구성원인 Jonathan Nolen과 같이 Confluence에서 Atlas를 사용하여 지루한 상태 회의를 없애세요. Jonathan의 팀은 아이디어 개발, 사용 방법 및 커뮤니케이션 정책 업데이트와 같은 긴 형식의 콘텐츠에는 Confluence를 사용하고 주간 상태 커뮤니케이션에는 Atlas를 사용합니다.

주간 미팅 메모 템플릿으로 계획대로 진행

주간 미팅 템플릿

“저희는 문제를 해결하고, 문제에 대한 도움을 구하고 결정을 내리는 등 오로지 일을 끝내기 위해 회의를 하려고 노력합니다... [만약] 회의 전에 안건이 없다면 회의는 보통 취소됩니다.” – Brant Schroeder, Atlassian 커뮤니티 리더

주간 미팅 메모 템플릿을 사용하면 안건 설정, 이전 회의록 검토, 작업 항목 식별, 결과 추적이 쉽게 이루어집니다. 팀이 비동기식으로 협업할 수 있는 공간이 제공되므로 회의가 간단하고 간결하게 진행됩니다.

Confluence의 미팅 메모에서 협업하기 위한 팁

접근성을 위해 미팅 메모를 체계화

파일 캐비닛

“저희는 회의 유형별로 회의록 페이지가 있으며(예: 고객 상태, 내부 개발) 제목을 사용하여 시간순으로 체계화되어 있습니다.” – Jared Olson, Atlassian 커뮤니티 구성원

미팅 메모는 쉽게 참조할 수 있는 경우에만 유용합니다. 팀원이 미팅 메모를 빠르고 쉽게 찾을 수 있도록 목표, 회의 유형 또는 기타 주요 특징에 따라 미팅 메모를 체계화하는 시스템을 구축하세요.

미팅 메모를 체계화하기 위한 팁
  • 페이지, 첨부 파일, 심지어 스페이스까지 회의 유형과 같은 키워드 레이블로 체계화하세요.
  • 페이지 트리 매크로를 사용하여 프로젝트의 모든 미팅 메모와 같은 관련 페이지를 표시하세요.
  • 목차 매크로로 콘텐츠를 요약하고 페이지 제목에 연결하여 독자가 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 하세요.
  • 앵커 매크로를 사용하여 (제목뿐 아니라) Confluence 페이지의 특정 부분에 연결하세요.

회의 시간을 제한

스톱워치
회의 시간을 제한하기 위한 팁
  • 평소 회의에 사용하는 시간의 절반을 할당하세요(예: 1시간이었다면 30분으로).
  • 시기적절하고 명확하게 정의된 회의를 위한 안건을 만들고 공유하여 논점을 벗어나는 일을 최소화하세요.
  • 기본 회의 시간을 5~10분 정도 줄이도록 캘린더 설정을 변경하세요.

필요한 회의에만 동의

확장성

“저와 회의하는 동안에는 프로젝트를 계속 진행하는 데 필요한 일을 할 수 없습니다.” – Andrew Kendris, Atlassian 커뮤니티 리더

간단해 보일 수도 있지만 모두가 실제로 실천에 옮긴다면 비생산적인 회의를 위해 한 달에 31시간을 사용할 일은 없을 것입니다. 따라서 회의 일정을 잡지 않는 루틴을 개선해 보세요.

어떻게 할 수 있을까요? 그 답은 인프라입니다. 회의가 캘린더에 설정되기 전에 요청자와 초대받은 팀원에게 회의가 필요한지 평가하도록 메시지를 표시하는 시스템을 구축하세요. 초대 요청 양식이나 템플릿을 사용하면 비동기식 협업을 통해서도 동일한 결과를 얻을 수 있을지 아닌지에 대해 모든 당사자가 비판적으로 생각하게 됩니다. 비동기식 협업으로 대신하도록 회의 초대에 대한 거부를 정상적으로 여기도록 하는 것에도 도움이 됩니다.

회의의 필요성을 평가하기 위한 팁
  • Atlassian 커뮤니티 리더 Dave Liao는 다음과 같이 제안합니다. “누군가 여러분과의 회의 시간을 잡으려고 하면 간단한 회의 요청 양식을 작성하도록 하세요. 요청자는 원하는 사항을 1~2개의 문장으로, 그리고 여러분과의 회의에서 무엇을 얻고자 하는지 설명할 수 있어야 합니다. 이상적으로는 요청을 비동기식으로 확인할 수 있습니다!”
    • 양식이나 템플릿에는 회의의 목적과 목표, 참석자가 미리 준비해야 하는 사항, 필요한 참조 정보에 대한 링크가 포함되어 있습니다. 요청자가 양식을 작성할 수 없다면 캘린더에 시간을 예약하는 것을 보류하세요.

회의 없는 날을 지정

예약
심층적인 작업에 몰입할 시간을 확보하기 위한 팁
  • 어떤 요일을 회의 없는 날로 지정하도록 선택할지 여러 옵션을 고려해 보세요. 회의 없는 월요일이 좋다는 증거도 있으며 주중 휴식이나 금요일에 마무리하고 다음 주를 준비할 시간을 가지는 것을 지지하는 팀원도 있습니다.
  • 일주일에 꼭 하루만 지정해야 하는 것은 아닙니다. 다른 팀원이 볼 수 있도록 캘린더에서 정기적인 몰입 시간을 확보하여 그 시간에는 일정을 잡지 말고 이러한 습관을 영구적으로 이어나가세요.

회의 밖에서 어울릴 시간을 할당

화상 통화
팀이 서로와 어울릴 시간을 만들기 위한 팁
  • 최고의 가상 팀 구축 활동이나 팀을 서로 연결해주는 것으로 입증된 리추얼이 담긴 Atlassian의 책을 참고하세요.
  • 커피를 한잔 마시며 나누는 대화처럼 비공식적인 사무실 교류를 대체할 가상의 대안을 받아들이세요.
    • Atlassian 커뮤니티 리더인 Jimmy Seddon의 팀은 “하루 일과를 시작하기 전에 [팀원]이 잠시 들러서 이야기할 수 있는 30분 간의 열린 Zoom 회의” 방식을 도입했습니다.

회의를 줄여 팀 문화를 개선

회의를 줄이는 문화를 도입하기 위한 실행 가능한 팁을 활용하면 더 적고 더 짧은 회의와 더 건강하고 만족도가 높은 팀을 위해 Confluence를 통해 비동기식으로 협업할 수 있습니다. 지금 무료로 시작하세요!

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