직장에서 원활하지 못한 커뮤니케이션을 극복하는 방법
쳇바퀴에서 뛰어내리고 더 많은 일을 해내는 방법
기업은 셀 수 없이 많은 이유로 어려움을 겪지만, 그중 가장 흔한 원인이 원활하지 못한 커뮤니케이션입니다. 성공적인 프로젝트 계획은 모두가 정확한 메시지를 받는 데 달려 있습니다.
단순한 질문 하나를 잘못 이해하는 것만으로도 기업이 혼란에 빠질 수 있습니다. 직장에서 커뮤니케이션이 원활하지 못하면 효율성 및 회사 사기가 저하됩니다.
이 문서에서는 회사 내에서 원활하지 못한 커뮤니케이션 습관을 찾아내는 방법과 잠재적인 원인을 알아보고 커뮤니케이션 문화를 개선하기 위한 제안을 알아봅니다.
원활하지 못한 커뮤니케이션을 식별하는 방법
팀원이 정보를 효과적이지 않은 방식으로 전달하면 커뮤니케이션이 원활하지 못하게 됩니다. 화자가 말하는 내용과 청자가 듣는 내용이 일치하지 않는 것입니다.
예를 들어, 팀 리더가 최신 소프트웨어 결함을 자세히 설명하는 서면 보고서를 요청했는데 간략한 이메일만 받을 수 있습니다. 이러한 불일치는 대개 원활하지 못한 커뮤니케이션으로 인해 발생합니다.
화를 내거나 언성을 높이는 것과 같이 효과적이지 않은 커뮤니케이션의 명백한 징후는 쉽게 파악할 수 있습니다. 하지만 실제 문제는 더 미묘할 수 있습니다. 직장에서 원활하지 못한 커뮤니케이션을 파악하는 세 가지 방법이 있습니다.
- 팀 상호 작용에서 오해를 관찰합니다. 서로 다른 팀이 협업 중심의 커뮤니케이션을 위해 노력하도록 주의를 기울이세요. 목표가 명확합니까? 혼란스러워하거나 잘못 이해한 것처럼 보이는 팀원이 있습니까?
- 마감 날짜를 놓쳤는지, 실수가 잦은지 살펴봅니다. 직원이 마감 날짜를 놓치거나 프로젝트 제한을 무시하는 등의 엉성한 실수를 저지른다면 자신의 책임을 완전히 이해하지 못하는 것일 수 있습니다.
- 피드백 루프를 모니터링합니다. 피드백이 제한적인 경우 커뮤니케이션 기술에 문제가 생기는 경우가 많습니다. 예를 들어, 불완전한 지시를 하는 매니저에게 아무도 불만을 표시하지 않으면 어떤 일이 일어나고 있는지 깨닫지 못할 수 있습니다.
원활하지 못한 커뮤니케이션의 일반적인 원인
내부 커뮤니케이션 실패에는 흔히 안내 및 목표의 명확성 부족, 피드백 부족 또는 계층 구조 문제 등 몇 가지 공통된 원인이 있습니다. 문화적 차이, 언어 장벽, 물리적 및 환경적 장벽, 효과적이지 않은 커뮤니케이션 채널도 문제를 유발할 수 있습니다.
회사에서 커뮤니케이션이 이루어지는 방식을 생각해 보세요. 직원이 이해하고 나중에 참조할 수 있는 안내를 받습니까? 발전을 위한 5가지 요소 계획을 세우는 경우 팀에 노력을 투자한 것처럼 보일 수도 있지만, 일주일이 지나고 아무도 세부 정보를 기억하지 못하면 그 열정은 수포가 되는 것입니다. 모두가 업무의 요구 사항 및 전반적인 목표를 모두 이해하는지 확인하세요.
모두가 계획대로 진행하는지 확인하는 한 가지 방법은 여러 커뮤니케이션 채널을 활용하는 것입니다. Confluence와 같은 공동 작업 플랫폼은 긴 안내를 제공할 때 유용하지만, 빠른 업데이트를 제공할 때는 채팅 플랫폼이 더 효과적입니다. 다양한 소통 방법이 있으면 직원이 문화적 차이를 극복하고 커뮤니케이션하는 데에도 도움이 됩니다. 예를 들어, 서면 메시지는 언어 장벽이 있는 직원에게 도움이 될 수 있습니다.
다른 잠재적인 커뮤니케이션 장벽에 대해 생각해 보세요. 해외에서 일하는 직원은 미팅 시간이 너무 늦어서 프로젝트 공동 작업에 어려움을 느낄 수 있습니다. 아니면 개방형 사무실 때문에 집중하기 어려워하는 직원도 있을 수 있습니다.
회사 커뮤니케이션 문제의 원인을 찾는 것은 변화를 일으킬 수 있는 권한을 가진 사람에게만 도움이 됩니다. 직원의 원활하지 못한 커뮤니케이션 기술을 개선하고 싶을 때 리더십이 적극적으로 나서지 않거나 빠지면 큰 문제가 됩니다.
직장에서 원활하지 못한 커뮤니케이션을 개선하기 위한 전략
직장 내 커뮤니케이션에 문제가 있다고 생각되면 빠르게 조치를 취하는 것이 중요합니다. 2023년 Forbes Advisor 설문조사 응답자 중 거의 50%는 원활하지 못한 커뮤니케이션이 직무 만족도에 영향을 미친다고 답했습니다.
다행히 피해는 되돌릴 수 있습니다. 기업 환경에서 커뮤니케이션을 개선하기 위한 전략은 다음과 같습니다.
적극적인 경청을 장려
때때로 직원이 실제로 경청하지 않아 세부 정보를 놓치는 경우가 있습니다. 다음에 하려는 말에 집중하거나 관련 없는 토픽으로 생각이 흘러가기도 합니다. 적극적인 경청을 장려하면 큰 차이가 나타납니다. 직원이 대화를 끊지 않고 진정으로 집중하도록 격려하세요.
하지만 서로 대화를 나누는 것이 아니라 일방적으로 말하는 것은 효과적이지 않습니다. 듣는 사람에게 주기적으로 들은 내용을 요약해 달라고 요청하세요. 그러면 상대방의 이해도를 평가하여 서로를 존중하는 친근한 대화를 이어갈 수 있습니다.
명확성 및 정확성 향상
직원이 회사 목표에 대해 확실히 모르면 아무리 좋은 아이디어라도 허사가 될 것입니다. 모든 프로젝트 관리 팀 구성원 또는 의사 결정권자는 전문 용어가 없는 명확한 안내를 전달하는 방법을 알아야 합니다.
예를 들어, "가시적인 변화를 만듭시다"라고 말하는 대신 "다음 분기에 제품 매출을 5% 늘립시다"라고 말하세요. 두 메시지는 비슷하게 들리지만, 후자가 원하는 응답을 받을 가능성이 더 높습니다.
피드백 및 질문을 환영하는 환경을 조성하면 새로운 오해가 생겨도 계속 최신 정보를 받을 수 있습니다.
적합한 도구 활용
팀 공동 작업을 위해서는 구성원이 이메일, 온라인 채팅, 전화 통화 및 프로젝트 추적 도구 등을 번갈아 가며 사용해야 할 수도 있습니다. 적합한 플랫폼 및 기술을 선택하면 커뮤니케이션이 원활해집니다.
어떤 팀은 출장이 잦아서 통화량을 감당하기 위해 업무용 전화가 필요한 반면, 원격으로 일하고 전적으로 디지털 수단으로 커뮤니케이션하는 팀도 있습니다. 어떤 커뮤니케이션에 방법을 사용하든 팀 전체에 기술을 사용하는 방법을 알리고 설명하세요.
팀이 사무실을 사용하는 경우 디지털 채팅 및 대면 상호 작용 간의 비율을 균형 있게 조정하세요.
가장 빠른 선택지는 온라인으로 빠르게 메시지를 보내는 것이지만, 많은 직원은 대면 환경에서 아이디어를 주고받을 때 영감을 얻습니다. 예를 들어, 직원들은 대화를 나누며 화이트보드 전략을 소개하고 수정하지 않은 즉각적인 피드백을 받을 수 있습니다.
커뮤니케이션 교육 제공
내향적이거나 대인 관계 능력이 부족하여 목소리를 내기 어려워하는 직원이 있습니까? 커뮤니케이션 교육은 이러한 직원이 의견을 내도록 돕습니다.
타인의 말을 경청한 경험이 없거나 주의가 산만해 어려움을 겪는 직원도 있습니다. 높은 성과를 내고 싶어 하겠지만 이러한 직원에게는 교육이 더 필요합니다.
간단한 커뮤니케이션 워크숍에 명확하게 말하기, 적극적으로 경청하기, 비언어적 단서 해석하기 등의 수업을 포함할 수 있습니다. 팀별 문제에 맞게 교육을 맞춤화하는 것이 가장 효과적입니다. 예를 들어, 콘텐츠 팀이 공유한 오래된 정보를 바탕으로 오류가 많은 소셜 미디어 게시물을 게시한 경우 팀 간 공동 작업에 초점을 맞춘 교육 수업을 만들어 문제를 해결할 수 있습니다.
열린 태도의 솔직한 피드백을 장려
커뮤니케이션 문제를 편하게 지적할 수 있어야 강력한 팀이 만들어집니다. 하지만 이러한 솔직함은 열린 태도로 솔직하게 피드백을 주고받을 수 있는 직장 문화 내에서만 가능합니다. 직원이 자신이 한 말의 영향을 두려워하면 의견을 내지 않고 잠재적인 문제를 무시하게 됩니다.
매니저는 프로젝트 관리 단계를 설명하거나 중요한 정보를 전달해야 할 수 있습니다. 정기적으로 피드백을 제공하는 직원이 있으면 문제가 악화되기 전에 해결할 수 있습니다.
정기적인 체크인, 일대일 미팅 및 익명 설문조사를 준비하세요. 불만 사항이 생기면 최대한 빨리 해결하세요. 직원 피드백에 따라 조치를 취하면 피드백의 가치가 드러납니다.
긍정적인 커뮤니케이션 문화를 조성하는 방법
긍정적인 커뮤니케이션 문화를 만드는 것은 모든 기업의 성공에 필수입니다. 열린 커뮤니케이션, 신뢰 및 투명성이 꽃을 피워 궁극적으로 개인 및 팀이 이점을 얻는 환경을 조성하기 위한 주요 전략을 살펴보세요.
모범을 보이기
직원은 상급자로부터 단서를 얻습니다. 매니저의 커뮤니케이션이 원활하지 못하면 직원도 그렇게 될 것입니다.
명확한 커뮤니케이션이 이루어지는 환경에서 일하고 싶다면 직장 내 리더에게 주의를 기울이세요. 리더가 말하는 방식에 집중하고 리더가 보낸 이메일 및 내부 메모를 읽고 피드백을 받아들이는 법을 이해하고 있는지 확인하세요. 리더는 최대한 일관성 있게 커뮤니케이션 표준을 지키도록 노력하세요.
목표는 리더가 직원들 앞에서 행동의 모범을 보이는 것입니다. 하지만 일관성이 중요합니다. 커뮤니케이션 표준이 행동에 영향을 주려면 신뢰할 수 있어야 합니다.
신뢰 및 투명성 쌓기
불신은 직원들의 침묵을 낳습니다. 문제를 제기하다가 불이익을 받을까 봐 걱정한다면 아무도 그렇게 하지 않을 것입니다. 회사가 솔직함과 진실성을 존중하면 커뮤니케이션은 꽃을 피웁니다.
동의하지 않는 불만 사항 또는 아끼는 팀원과 관련된 불만 사항을 들을 준비를 갖추세요. 투명성을 유지하려면 각 우려 사항을 평가하고 결과를 보고하세요.
불만 사항이 운영상의 변화를 유발하면 모두에게 알리세요. 정보를 공유하는 것이 당연한 일로 느껴져야 합니다.
가끔은 잘못된 정보가 퍼지기도 합니다. 특정 팀원, 새 제품군 등에 관한 정보일 수 있습니다. 잘못된 정보는 팀 간에 빠르게 전달되고 직원의 머릿속에 그대로 굳어지는 경우가 많습니다. 소문을 들으면 즉시 없애고 정확한 정보 또는 공식적인 정보를 공유하세요.
훌륭한 커뮤니케이션을 인정
훌륭한 커뮤니케이션을 한 팀원을 칭찬하면 팀에 활력을 불어넣고 훌륭한 커뮤니케이션이 이어질 가능성을 높일 수 있습니다. 직원의 긍정적인 반응이 나타나는 보상 구조를 찾을 때까지 여러 방법을 시도해 보세요.
커뮤니케이션을 잘하는 팀도 인정해야 합니다. 공개적으로 칭찬을 하여 동기를 부여하고 회사 전체가 지켜보는 가운데 팀 성공을 축하하세요.
커뮤니케이션 성과도 성과 평가에 반영되어야 합니다. 누군가의 커뮤니케이션 스타일이 눈에 띄게 개선되면 그 변화를 강조하는 것을 잊지 마세요.
효과적인 직장 내 커뮤니케이션을 위해 Confluence 활용
팀의 커뮤니케이션 방식은 제품 품질에서 직원 만족도에 이르기까지 모든 부분에 영향을 줍니다. Confluence와 같은 플랫폼을 사용하면 커뮤니케이션 노력을 조화롭게 이루고 개선 사항을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
Confluence를 단일 정보 출처로 사용할 수 있습니다. Confluence에서는 팀원이 바로 문서를 공유하고 댓글을 추가할 수 있으므로, 플랫폼 간에 데이터를 추적할 필요가 없습니다. 프로젝트의 모든 참여자가 같은 공간에 있는 것처럼 같은 문서를 동시에 작업할 수 있습니다.
직원이 혼자 일하는 경우 연중무휴로 변경 사항을 검토할 수 있습니다. 페이지 내 댓글은 대화를 유도하고 오해를 바로잡는 피드백 루프를 만듭니다. 전문 지식이 더 필요한 경우 댓글 섹션에서 전문가를 태그하세요.
팀은 Confluence에서 통합 메시징 도구를 사용하여 커뮤니케이션할 수도 있습니다. 회사 전체와 정보를 공유하거나 공동 작업 중심의 스페이스를 만들어 특정 프로젝트에 대해 논의할 수 있습니다. 프로젝트와 관련된 모든 문서, 댓글 및 수정본을 검토할 수 있습니다.
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