리소스 분류 구조: 정의 및 만드는 방법

리소스 분류 구조(RBS)란 무엇입니까?

리소스 분류 구조란 프로젝트 완료에 필요한 모든 리소스를 파악하고 분류하는 포괄적인 계층적 프레임워크입니다. 기존 리소스 목록과 달리 RBS는 작업 분류 구조에서 프로젝트 작업을 나누는 방식과 유사하게 리소스를 점점 더 세부적인 수준으로 세분화합니다. 이 체계적인 접근 방식을 통해 인력, 장비, 자재 및 기술 자산을 비롯한 모든 리소스를 고려할 수 있습니다.

프로젝트 매니저는 일반적으로 프로젝트 계획 단계에서 초기 리소스 분류 구조를 만들어 부서장 및 주요 이해 관계자들과 협의하는 경우가 많습니다. 그렇다고 해서 RBS를 일회성 문서로 취급해서는 안 됩니다. 가장 효과적인 리소스 분류 구조는 이 도구가 리소스 가용성, 프로젝트 범위 및 조직 우선 순위의 변화를 반영하여 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 어떻게 발전하는지를 보면 알 수 있습니다.

리소스 분류 구조 사용의 이점

리소스 분류 구조를 사용하면 프로젝트 성공에 직접적인 영향을 미치는 수많은 실질적인 이점을 누릴 수 있습니다. 재무적 관점에서 보면 기업은 리소스 활용도를 더 정확하게 추적할 수 있으므로 예산 관리 수준이 크게 개선되는 경우가 많습니다.

예를 들어 제조 회사가 제품 개발 프로젝트에 RBS를 시행하면 향상된 할당 및 예측을 통해 리소스에 관한 초과 비용을 상당한 비율로 절감할 수 있습니다.

잘 유지 관리된 RBS를 사용하면 프로젝트 투명성도 크게 향상됩니다. 교차 기능 팀은 사용 가능한 리소스 및 활용도를 명확하게 파악하여 프로젝트 공동 작업을 더 효과적으로 이끕니다.

상세한 리소스 분류 구조를 갖추면 작업 수용량 계획이 더 간단해집니다. 프로젝트 매니저 및 리더는 필요할 때 중요한 스킬 및 장비를 사용하도록 리소스 할당과 관련하여 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다.

작업 수용량 계획 템플릿을 사용하면 팀의 실제 작업 수용량을 파악합니다.

리소스 분류 구조의 주요 구성 요소

리소스 분류 구조를 만들려면 먼저 핵심 구성 요소를 이해해야 합니다. 이 구성 요소는 프로젝트 전반에 걸쳐 리소스를 구성하고 추적하기 위한 토대를 형성합니다.

• 계층적 조직 구조: 조직도처럼 리소스를 최상위 범주에서 개별 구성 요소로 세분화합니다. 인적 리소스, 자재 및 장비와 같은 주요 범주가 포함되며 각 범주는 다시 구체적인 하위 범주 및 개별 리소스로 세분화됩니다.
• 인적 리소스: 정규직 직원, 계약자, 컨설턴트 및 지원 담당자를 비롯한 모든 인적 관련 리소스가 해당합니다. 이 범주에는 스킬 집합, 가용성 및 역할별 요구 사항이 해당합니다.
• 자재 리소스: 사무용품부터 건축 자재 및 제조 부품에 이르기까지 프로젝트 완료에 필요한 모든 물리적 자재가 해당합니다.
• 장비 및 기계: 프로젝트 작업 및 산출물을 완료하는 데 필요한 모든 도구, 하드웨어, 차량 및 특수 장비가 해당합니다.

• 기술 인프라: 컴퓨터, 네트워크, 특수 소프트웨어 라이선스 및 디지털 도구를 포함한 하드웨어 및 소프트웨어 시스템이 모두 해당합니다.

프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 다양한 리소스를 식별하고 추적할 수 있는 리소스 코딩 시스템을 갖추는 것이 좋습니다. 이 시스템은 일반적으로 영숫자 코드를 사용하여 리소스 유형, 부서 및 특정 식별자를 표시합니다.

또한 유사한 리소스를 그룹화하는 지침을 명확하게 제공하는 리소스 분류 프레임워크를 갖추어야 합니다. 이렇게 하면 리소스 추적, 할당 및 관리가 더 수월해집니다. 또한 리소스 충돌을 예방하고 프로젝트 전반에서 적절하게 리소스를 활용할 수 있습니다.

리소스 분류 구조를 만드는 방법

리소스 분류 구조를 만들 준비가 되셨습니까? 각 단계를 안내하며 프로젝트 리소스를 효과적으로 구성하는 방법을 보여드리겠습니다. Confluence를 사용하면 프로젝트를 진행하는 동안 팀에 중앙 집중식 작업 영역이 제공되어 RBS를 문서화하고 업데이트하는 작업이 한결 더 수월해집니다. 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

프로젝트 범위 정의

프로젝트를 통해 무엇을 제공해야 하는지 명확하게 파악하세요. 이것을 프로젝트 범위라고 합니다. 예정된 작업과 관련한 주요 산출물, 일정 및 중대한 제약 조건을 매핑합니다. 당연히 거쳐야 할 단계로 보일 수 있지만 무엇을 만들려고 하는지 이해하지 못한 채로 리소스 계획에 뛰어드는 프로젝트 팀이 의외로 많습니다.

필요한 리소스 식별

범위를 살펴보고 작업을 완료하는 데 필요한 모든 것을 나열하세요. 인적 리소스(참여해야 할 대상), 자재(필요한 물리적 품목), 장비(필요한 도구 및 기계) 및 기술(필요한 시스템 및 소프트웨어)을 고려합니다. 팀 리더 및 분야별 전문가와 상의하여 생각치 못했던 리소스를 알아낼 수도 있습니다.

리소스 분류

이제 프로젝트에 맞는 방식으로 리소스를 그룹화하세요. 대부분의 팀은 리소스를 유형별(인적 리소스, 장비, 자재) 또는 프로젝트 단계별로 구성합니다. 모두가 필요한 리소스를 쉽게 찾을 수 있는 방식을 선정합니다. 범주를 단순하고 논리적인 상태로 유지합니다.

비용, 스킬 및 기타 정보 포함

중요한 정보로 리소스 목록을 구체화할 차례입니다. 팀원의 스킬 및 가용성을 기록합니다. 장비의 사양 및 유지 관리 일정을 포함합니다. 자재의 경우 수량 및 제공 일정을 추가합니다. 최대한 구체적일수록 좋습니다. 프로젝트에 중요한 세부 사항만 입력합니다.

이해 관계자와 검토 및 검증

RBS 초안을 주요 이해 관계자 및 팀 리더와 공유하세요. 이렇게 하면 격차를 발견하고 잠재적 문제를 찾아내며 중요한 것을 놓치지 않았는지 확인할 수 있습니다. 이 단계를 생략하면 안 됩니다. 해당 리소스를 사용하는 구성원의 의견을 수렴하면 이후로 큰 골칫거리를 마주하지 않아도 됩니다.

RBS를 공유할 때 무료 이해 관계자 커뮤니케이션 템플릿을 활용하세요.

RBS 구축을 위한 모범 사례

견고한 RBS를 구축하는 것은 첫 단계에 불과합니다. 다음 우수 사례를 참조하여 프로젝트 전반에 걸쳐 리소스 분류 구조를 효과적으로 유지 관리하고 사용할 수 있습니다.

• 단순하고 확장 가능한 상태로 유지: 수준을 너무 많이 나누거나 범주를 지나치게 세분화하여 구조를 너무 복잡하게 만들지 마세요. 핵심 리소스로 시작하고 명확한 가치가 더해지는 부분에만 세부 정보를 추가합니다. RBS는 제어할 수 있는 규모 내에서 프로젝트에 맞게 커질 수 있어야 합니다.
• 정기적 업데이트를 일상화: 매주 또는 격주 일정으로 RBS를 검토하여 최신 상태로 유지하세요. 프로젝트가 진행될수록 필요한 리소스도 많아지게 됩니다. 오래된 리소스 정보는 계획에 차질을 주며 마감 날짜를 놓치게 만듭니다.
• 명확한 명명 규칙 사용: 리소스 및 범주 이름은 일관되고 이해하기 쉽게 만드세요. 다른 부서의 팀원이 헷갈릴 수 있는 약어 또는 전문 용어는 피합니다.
• 가시성을 고려한 구축: 누구나 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 RBS를 구성하세요. 예를 들어 부서, 프로젝트 단계 또는 리소스 유형별로 구성하는 것이 좋습니다. 팀에 가장 적합한 방식으로 선택하면 됩니다.
• 리소스 종속성 포함: 어떤 리소스가 다른 리소스에 종속되어 있는지 기록하세요. 예를 들어 개발자가 작업을 시작하기 전에 특정 소프트웨어 라이선스가 필요한 경우 이 연결을 명확히 해야 합니다.

• 리소스 제약 조건 문서화: 파트타임으로만 근무할 수 있는 팀원 또는 프로젝트 간에 공유해야 하는 장비와 같은 리소스 가용성에 대한 제한 사항을 기록하세요.

Confluence의 리소스 계획 템플릿으로 시작하세요. 기본 제공되는 이 템플릿을 사용하면 RBS를 처음부터 새로 만들 필요 없이 바로 시작할 수 있습니다. 리소스 구성 모범 사례를 유지하면서 프로젝트의 필요에 맞게 사용자 지정할 수 있는 검증된 구조를 제공합니다.

리소스 분류 구조의 예시

다음 리소스 분류 구조 샘플을 통해 전체 프로세스가 어떻게 진행되는지 살펴보겠습니다.

• 주요 리소스: 맨 위에는 주요 프로젝트 리소스가 있습니다. 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것의 시작점입니다.
• 범주: 다음 수준은 인적 리소스(직원), 기술 리소스(기술 및 시스템), 물리적 리소스(유형 품목 및 스페이스) 및 외부 리소스(외부 지원 및 공급업체)의 네 가지 주요 리소스 범주로 나눠집니다.

• 하위 범주: 각 범주 아래에 더 구체적인 하위 범주가 있습니다. 예를 들어 인적 리소스는 리더십 역할, 핵심 프로젝트 팀 및 지원 담당자로 분류됩니다. 기술 리소스는 하드웨어, 소프트웨어 및 인프라 요구 사항으로 구분됩니다. 물리적 리소스는 시설, 장비 및 자재로 나눠집니다. 외부 리소스는 공급업체 및 계약자로 구분됩니다.

여기서부터 각 하위 범주를 훨씬 더 구체적으로 나눠야 합니다. 예를 들어 하드웨어 아래에는 특정 장비 요구 사항을 모두 나열합니다. 시설 아래에는 스페이스 요구 사항을 상세하게 기록합니다.

이 구조를 읽는 방법은 간단합니다. 맨 위에서 시작하여 필요한 정보가 있는 경로를 따라가면 됩니다.

효과적인 리소스 분류 구조를 위해 Confluence 활용

Confluence로 RBS를 한곳에서 구성하세요. Confluence를 사용하면 팀이 함께 리소스 정보를 구축하고 업데이트할 수 있으며 누구든지 변경 사항을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 더 이상 오래된 이메일이나 스프레드시트를 뒤적일 필요가 없습니다. 모든 리소스 세부 정보가 한곳에 있으므로 손쉽게 액세스하고 업데이트할 수 있습니다.

Confluence의 리소스 계획 템플릿을 사용하면 빠르게 시작할 수 있습니다. RBS를 기타 프로젝트 도구 및 문서에 연결하여 모두 링크로 연결하고 구성할 수 있습니다. 팀원이 실시간으로 함께 편집하고 댓글을 추가하며 변경 사항을 추적할 수 있으므로 리소스를 간편하게 관리하고 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다.

Confluence에서 리소스 계획 템플릿을 무료로 사용