지식 공유 문화를 만드는 방법
더 이상 정보를 쌓아두지 말 열린 커뮤니케이션을 가능하게 만드세요.
진정으로 열린 팀에서 일하고 계십니까? 아니면 단지 누가 정보를 가장 많이 캡처하고 저장할 수 있는지 알아내기 위해 회사 직원끼리 경쟁하고 있습니까?
직장에서의 지식 공유는 직원들이 공동으로 경험하는 성공, 실패, 교훈에 대해 열린 소통이 이루어지는 공간을 만드는 과정입니다. 팀원들이 정보를 공개적으로 공유할 수 있는 편안한 환경이 없다면 실제 결과는 위험합니다.
효과적인 지식 공유는 회사의 문화와 기술 인프라가 열린 커뮤니케이션에 정렬될 때 이루어집니다.
아이러니하게도 이렇게 유동적이고 열린 환경은 프로세스를 구현하여 이루어지고 효과적인 지식 공유는 회사의 문화와 기술 인프라가 열린 커뮤니케이션에 정렬될 때 이루어집니다. 따라서 더 나은 지식 공유 방식을 구현할 때는 문화 인프라와 기술 인프라를 모두 포함하는 전략을 개발하는 것이 중요합니다.
지식 공유를 위한 회사 문화를 간소화하세요
회사 문화는 변화하는 데 시간이 걸리지만 팀, 리더십, 개별 직원이 일하는 방식에 올바른 지식 공유 관행을 구축하면 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.
회사와 정보 간의 관계는 어떻습니까?
회사가 정보와 어떻게 관련되어 있는지 이해하는 것은 지식 공유를 구현하는 데 필수적인 첫 단계입니다. 다음과 같이 스스로 물어보세요.
- 팀은 알게 되는 내용을 비밀리에 다루도록 장려되는가, 아니면 아낌없이 나누도록 장려되는가?
- 누가 어떤 대화를 나누는지, 어떤 정보에 몰두하는지에 사무실 내 정치가 중요한 역할을 하는가?
이것은 지식에 대한 폐쇄적 접근 방식과 개방적인 접근 방식의 차이이며 회사가 어떤 것을 취할지 결정하는 것이 중요합니다.
Atlassian에서는 팀이 배운 내용을 공개적으로 공유합니다. 여기에는 모두가 성장하고 팀이 수집하는 지식을 활용하여 이익을 얻을 수 있도록 실험의 성공과 실패를 공개하고 팀 연구 이니셔티브의 데이터를 공유하고 프로젝트의 성공과 실패를 모두 투명하게 공개하는 것이 포함됩니다.
직원이 정보를 무분별하게 쌓아놓고 있습니까?
팀 문화에 더 잘 조화를 맞출수록 직원들이 정보를 아낌없이 나누거나 잘 나누지 않도록 장려되는지 아닌지를 판단하는 것이 중요합니다. 팀원들이 정보를 저장하는 것이 좋다고 생각한다면 이 행동은 회사나 팀 문화를 통해 강화되었을 가능성이 높습니다. 직원들이 정보를 아낌없이 공유하도록 장려하는 관행을 개발하면 여기에 대응할 수 있습니다.
조직 내에서 사용자의 작업을 정기적으로 인정하고 홍보하는 것은 지식을 더 많이 공유하는 데 강력한 동기가 될 수 있습니다. 또한 팀원에게 프로젝트에 대한 소유권과 책임감을 주면 이들을 신뢰한다는 것을 보여주고 필요한 내용과 알게 된 내용을 공유하도록 권한을 부여합니다.
시도하기: 팀원이 맡고 싶어 하며 팀원의 강점을 보완하는 프로젝트나 정기적으로 진행되는 작업을 찾아보세요. 이 팀원이 이제 이니셔티브를 소유하고 결정을 내릴 권한이 부여된다는 사실을 반드시 알려주세요. 승리, 패배, 진전, 좌절을 공유하도록 격려하여 열린 커뮤니케이션의 본보기를 보이세요. 이렇게 하면 책임과 지식을 공유한다는 개념을 일반화하는 동시에 직원이 자기 발전을 위한 다음 단계로 나아갈 수 있도록 권한을 부여합니다.
팀원들이 정보를 저장하는 것이 좋다고 생각한다면 이 행동은 회사나 팀 문화를 통해 강화되었을 가능성이 높습니다.
리더십은 어떤 본보기를 보입니까?
투명성은 리더십에서 시작됩니다. 리더는 자신이 관리하는 팀원들은 자신의 행동 방식을 좋은 방식으로든 나쁜 방식으로든 필연적으로 따라하게 된다는 것을 이해해야 합니다. 팀에서 자신을 어떻게 생각하는지에 대한 자기 인식을 통해 개선이 필요한 영역을 알 수 있습니다. 필요한 행동과 관행의 본보기를 따르지 않고는 효과적인 지식 공유를 개발하는 것이 불가능합니다.
Atlassian에서는 모든 직급의 설립자와 관리자가 회사 공지, 팀 변경 사항, 제품 구현과 관련된 정보를 공유합니다. 리더십은 팀이 지난 분기에 이룬 일을 축하하기 위해 공동의 노력을 기울입니다. 리더십 수준에서 나누고 축하하는 문화는 회사 전체에 신뢰와 투명성을 심어주고 직원들도 똑같이 할 수 있도록 권한을 부여합니다.
시도하기: 다음 분기 말에 회사 전체 타운홀 이벤트를 계획하여 업데이트하고 몇몇 팀의 성공을 기념합니다. 프로젝트 관리자라면 다음 큰 프로젝트가 끝날 때 시간을 내서 팀원들에게 작업 결과를 업데이트하고 성과를 공개적으로 축하하세요.
지식 공유를 위한 회사 인프라 설계
인프라는 우리 행동을 직간접적으로 형성하는 시스템(디지털 및 물리적 시스템 모두)으로 요약할 수 있습니다. 따라서 열린 문화로부터 멀어지기보다는 그런 문화로 이끄는 환경을 설계하는 것이 중요합니다. 다음과 같은 세 가지 실용적인 영역에서는 회사의 인프라가 팀을 조율하여 지식을 더 효과적으로 공유할 수 있습니다.
적합한 도구를 선택하세요
회사 인프라의 핵심은 업무를 완수하기 위해 사용하는 기술 도구입니다. 즉, 회사에서 지식을 공유하도록 이끌어줄 적절한 소프트웨어 조합을 찾아야 합니다. 저희가 지식 공유에 사용하는 두 가지 도구는 Confluence(놀라셨죠!) 및 Slack입니다.
Confluence
Atlassian은 내부 블로그, 정보 공유, 회의 감소, 전략 및 계획 문서 작성, 회사 전체의 승리, 실패, 학습에 대해 서로 업데이트하는 데 Confluence를 활용합니다. 모든 직원이 회사의 집단 지식에 액세스할 수 있도록 저희는 자동 권한을 사용하여 출입을 차단하는 것이 아니라 모든 업무를 기본적으로 열린 상태를 유지합니다.
Slack
Slack과 Confluence를 결합한 결과 이메일에 대한 의존도를 없앴습니다(이메일은 열린 커뮤니케이션 프로세스를 느리게 만들거나 중단시키는 경우가 많음). Slack에서 빠르게 의견을 주고받으며 논의할 수 있고 그 후의 피드백은 Confluence에서 후대를 위해 컨텍스트화됩니다. Slack을 주요 채팅 도구로 활용하면 즉각적인 지식 공유가 가능하며 Confluence에서 그 정보를 합성하면 절대 잃어버리지 않습니다.
이 도구는 Atlassian에서 효과적으로 작동하는 도구입니다. 가장 적합한 도구를 찾는 것은 팀 생산성에 매우 중요합니다.
사용자 간의 연결 강화를 위한 회의 개편
어떤 직장에서든 회의는 현실이지만 연결, 공유, 개방성을 높이기 위해 회의 구조를 재설계하는 몇 가지 실용적인 방법이 있습니다. 항상 가벼운 대화로 회의를 시작하는 것이 좋습니다. 팀원들이 지난 주말에 무엇을 했는지, 어떤 맛있는 음식을 먹었는지 이야기해도 괜찮습니다!
이런 방식을 개발하면 팀원들은 함께 일하는 것의 인간적인 면을 인정할 수 있습니다. 개인적인 차원에서의 공유는 그룹의 업무 스타일과 서로 편안하다고 느끼는 정도에 반영됩니다.
시도하기: 10분 정도 시간을 내서 회의 시작 시 아이스브레이킹을 실시합니다. 팀이 웃고 서로에 대해 알아가도록 하면 직원들은 뒤따르는 업무의 논의에서 좀 더 여유 있고 편한 느낌을 받을 수 있습니다.
사무실에 공유를 장려하기 위한 공간을 마련하세요
지식 공유를 지원하기 위해 할 수 있는 가장 실용적인 일은 물리적 공간을 고려하는 것입니다. 좁거나 폐쇄적이거나 제한적입니까? 그러면 의미 있는 연결이 이루어지고 공유하는 능력에 영향을 줄 수도 있습니다.
열린 문화를 염두에 두고 사무실 공간을 재정렬하거나 설계하는 것이 좋습니다. 그러면 직원들은 공용 공간에서 빠르게 회의를 하고 평소에는 접하지 않을 수도 있는 사용자로부터 배우고 길을 가다가도 대화를 나눌 수 있습니다.
작지만 영향력 있는 변화는 팀의 역동성을 높이고 직원들을 편안하게 해줄 수 있는 간단한 방법입니다. 훌륭한 공동 작업은 팀원에 대한 신뢰에서 시작되고 지식 공유의 문화는 성공을 보장합니다.