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Comment créer une culture du partage de connaissances

Mettez fin à l'accumulation d'informations et préparez le terrain pour une communication ouverte.

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Personnages utilisant une clé sur un cadenas

Travaillez-vous au sein d'une équipe vraiment ouverte ? Ou bien les employés de votre entreprise sont-ils simplement en concurrence les uns avec les autres dans une lutte acharnée pour savoir qui peut recueillir et stocker le plus d'informations ?

Le partage de connaissances au travail consiste à créer un espace de communication ouvert sur les réussites, les échecs et les leçons que tous les employés peuvent tirer. Un environnement confortable, dans lequel les membres de l'équipe peuvent partager ouvertement, est indispensable pour que le résultat final puisse être atteint.

Le partage de connaissances est efficace lorsque la culture et l'infrastructure technique d'une entreprise s'orientent vers une communication ouverte.

Ironiquement, ces environnements fluides et ouverts sont obtenus par l'implémentation de processus ; le partage efficace de connaissances se produit lorsque la culture et l'infrastructure technique d'une entreprise sont orientées vers une communication ouverte. Ainsi, lors de l'implémentation des bonnes pratiques de partage de connaissances, il est important de développer une stratégie qui inclut à la fois la culture et l'infrastructure technique.

Renforcer la culture d'entreprise pour le partage de connaissances

Même si l'évolution de la culture d'entreprise peut demander du temps, l'intégration de bonnes pratiques de partage des connaissances dans les méthodes de travail des équipes, de la direction et des employés vous mettra sur la bonne voie.

Quel est le rapport de votre entreprise avec l'information ?

La compréhension du lien entre votre entreprise et l'information est une première étape essentielle dans l'implémentation du partage de connaissances. Posez-vous ces questions :

  • Les équipes sont-elles encouragées à garder des secrets ou à partager leurs connaissances ?
  • La politique du bureau joue-t-elle un rôle majeur pour déterminer qui est au courant de quelles conversations, ou de quelles informations ?

Ce sont les différences entre une approche fermée et une approche ouverte de la connaissance, et il est important de déterminer où se situe votre entreprise.

Chez Atlassian, nos équipes partagent ouvertement ce qu'elles apprennent. Cela implique de communiquer les réussites et les échecs des expériences, de partager les données des initiatives de recherche en équipe, et d'être transparent sur les bons et les mauvais résultats des campagnes ou des lancements de produits afin que chacun puisse s'épanouir et bénéficier des connaissances acquises par une équipe.

Bande dessinée de Dilbert sur la thésaurisation des connaissances

Vos employés gardent-ils leurs informations pour eux ?

Au fur et à mesure que vous vous familiarisez avec la culture de votre équipe, il est essentiel de déterminer si les employés sont encouragés à être généreux ou avides en matière d'information. Si les membres de l'équipe considèrent qu'il est avantageux d'accumuler des informations, il s'agit très probablement d'un comportement qui a été renforcé par la culture de l'entreprise ou de l'équipe. Vous pouvez y remédier en élaborant des pratiques qui encouragent le partage généreux de la part des employés.

La reconnaissance et la promotion régulières du travail des personnes au sein de votre organisation peuvent être un puissant facteur de motivation pour un meilleur partage de connaissances. En outre, le fait de donner aux membres de l'équipe un sentiment d'appropriation et de responsabilité à l'égard de leurs projets montre que vous leur faites confiance. Cela leur donne également la possibilité de partager ce dont ils ont besoin et ce qu'ils apprennent.

Essayez ceci : identifiez un projet ou une tâche régulière que vous savez qu'un membre de l'équipe aimerait entreprendre et qui complèterait ses points forts. Veillez à bien faire comprendre que cette personne est désormais propriétaire de l'initiative et qu'elle est habilitée à prendre des décisions. Donnez l'exemple d'une communication ouverte en encourageant le partage des réussites, des pertes, des progrès ET des échecs. Cela permet de standardiser l'idée de partage des responsabilités et des connaissances, tout en permettant à un employé de passer à l'étape suivante de son développement.

Si les membres de l'équipe considèrent qu'il est avantageux d'accumuler des informations, il s'agit très probablement d'un comportement qui a été renforcé par la culture de l'entreprise ou de l'équipe.

Quel genre d'exemple votre manière de diriger donne-t-elle ?

La transparence commence par la manière de diriger. Il est important que les dirigeants comprennent que leur façon d'agir sera inévitablement imitée par ceux qu'ils dirigent, pour le meilleur comme pour le pire. Le fait de savoir comment vous êtes perçu par votre équipe vous aidera à identifier les points que vous devez améliorer. Il n'est pas possible de développer un partage de connaissances efficace sans incarner les comportements et des pratiques nécessaires.

Chez Atlassian, les fondateurs et les directeurs à tous les niveaux partagent les informations relatives aux annonces de l'entreprise, aux changements d'équipe et aux implémentations des produits. Les dirigeants font également un effort concerté pour reconnaître le travail accompli par les équipes au cours du trimestre précédent. Cette culture du partage et de la reconnaissance au niveau de la direction inspire confiance et transparence dans toute l'entreprise, ce qui permet aux employés de faire de même.

Essayez ceci : à la fin du prochain trimestre, organisez une réception publique de l'entreprise au cours de laquelle vous ferez le point et célébrerez les réussites de quelques équipes. Si vous êtes chef de projet, réservez un moment à la fin de votre prochain grand projet pour informer les membres de l'équipe des résultats de leur travail et annoncer les réussites.

Concevez l'infrastructure de votre entreprise pour favoriser le partage de connaissances

Les infrastructures peuvent se résumer aux systèmes (tant numériques que physiques) qui façonnent directement et indirectement notre comportement. Il est donc important de concevoir des environnements qui poussent les gens vers l'ouverture plutôt que de les en éloigner. Voici trois domaines pratiques dans lesquels l'infrastructure d'une entreprise peut aider à coordonner les équipes pour un meilleur partage de connaissances :

Sélectionnez les bons outils

L'un des piliers fondamentaux de l'infrastructure d'une entreprise est constitué par les outils techniques sur lesquels elle s'appuie pour accomplir son travail. Cela signifie qu'il faut trouver la bonne combinaison de logiciels pour orienter l'entreprise vers le partage de connaissances. Les deux outils sur lesquels nous nous appuyons pour le partage de connaissances sont Confluence (surprise !) et Slack.

Page Confluence intitulée « Résultats de notre première campagne de marketing localisé »

Confluence

Nous utilisons Confluence pour les blogs internes, le partage d'informations, et la création de documents de stratégie et de planification. Nous l'utilisons également pour nous tenir mutuellement au courant des réussites, des échecs et des leçons apprises dans l'entreprise. Nous gardons toutes nos tâches ouvertes par défaut au lieu de bloquer l'accès avec des autorisations automatiques, afin que chaque employé ait accès aux connaissances collectives de l'entreprise.

Slack

L'utilisation combinée de Slack et de Confluence nous a permis d'éliminer la dépendance aux e-mails (qui ralentissent ou interrompent souvent les processus de communication ouverts). Des discussions rapides en va-et-vient peuvent se dérouler dans Slack. Les réactions ultérieures sont ensuite replacées en contexte dans Confluence pour la postérité. Nous utilisons Slack comme principal outil de discussion, ce qui permet un partage immédiat des connaissances, et la synthèse de ces informations dans Confluence garantit qu'elles ne sont jamais perdues.

Ce sont les outils qui fonctionnent efficacement chez Atlassian. Il est essentiel pour la productivité de votre équipe de trouver les outils qui fonctionnent le mieux pour vous.

Remaniez les réunions pour améliorer les relations humaines

Les réunions sont une réalité dans tous les lieux de travail, mais il existe quelques moyens pratiques de repenser les structures de réunion afin d'accroître les liens, le partage et l'ouverture. Nous vous recommandons de toujours commencer vos réunions par une conversation informelle. Il est normal de parler de ce que les gens ont fait le week-end dernier ou de la dernière recette qu'ils ont essayée !

Le développement de telles pratiques permet aux membres de l'équipe de reconnaître l'aspect humain du travail en équipe. Le partage à un niveau personnel aura des répercussions sur le style de travail du groupe et sur le niveau de confort des uns et des autres.

Essayez ceci : réservez 10 minutes pour un petit jeu afin de briser la glace au début de votre réunion. Lorsque vous permettez à l'équipe de rire et d'apprendre quelque chose sur les autres, tout le monde se sent plus détendu et plus à l'aise pour la discussion de travail qui s'ensuit.

Aménagez votre espace de bureau pour encourager le partage

L'une des choses les plus pratiques que vous pouvez faire pour favoriser le partage de connaissances est de prendre en compte votre espace physique. Est-il étroit, fermé ou restrictif ? Cela peut avoir un impact sur la capacité des personnes à se rapprocher et à partager de manière significative.

Nous vous recommandons de réaménager ou de concevoir votre espace de bureau dans un esprit d'ouverture. Cela permet aux employés d'organiser des réunions rapides dans des espaces communs, d'apprendre de personnes auxquelles ils ne seraient normalement pas exposés et de participer à des conversations impromptues.

Ces changements, modestes mais significatifs, sont des moyens simples de stimuler la dynamique de votre équipe et de mettre vos employés à l'aise. Pour une bonne collaboration, il faut d'abord faire confiance à ses collègues, et une culture de partage de connaissances garantit cette réussite.

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