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Intégrer des vidéos sur la page pour stimuler la collaboration et l'engagement

La vidéo asynchrone facilite le partage de connaissances tout en réduisant les réunions et la lassitude des écrans

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Personnages donnant du feedback en temps réel

Que vous deviez gérer un modèle hybride ou une entreprise dont les employés travaillent dans des bureaux éloignés les uns des autres, la situation est la même : les équipes distribuées ne vont pas disparaître, pas plus que les outils de communication que nous utilisons pour mettre les personnes en relation. Mais s'il y a bien une chose que nous avons apprise, c'est qu'une journée surchargée d'appels vidéo n'est pas la meilleure façon de travailler tout en restant concentré. Les outils de visioconférence nous ont peut-être sauvés de notre solitude lorsque nous avons dû quitter nos bureaux pour la première fois. Mais, qu'est-ce qui nous sauvera de la visioconférence ?

La « lassitude de Zoom », un phénomène lié à la surutilisation des plateformes virtuelles de communication (qu'il s'agisse de Zoom, de Skype, de Google Meet ou d'une autre plateforme), est en train de prendre de l'ampleur. Des chercheurs de l'Université de Stanford ont même conçu une échelle d'épuisement et de fatigue pour Zoom. Oui, les réunions vidéo nous permettent de communiquer, mais lorsqu'elles se multiplient, elles peuvent avoir un impact négatif sur la collaboration et les résultats des projets. Et vous savez que vous êtes multitâche pendant les appels. Lorsque l'engagement faiblit, la productivité s'effondre à coup sûr et l'innovation stagne.

Réduire le nombre de réunions inutiles est un bon début. La collaboration de projet asynchrone, ça fonctionne ! Mais parfois, vous avez besoin de quitter la page et de revenir à l'interaction humaine. Le ton de la voix et les signaux non verbaux tels que les expressions du visage, les gestes et le langage corporel sont en fin de compte essentiels pour faire passer votre message. Mais une réunion est-elle toujours la solution idéale pour répondre au besoin d'interaction humaine ?

Au lieu de tout faire par vidéo ou par écrit, essayez un mix des deux.

Aujourd'hui, nous sommes fans de tout ce qui est hybride, alors pourquoi pas des communications hybrides ? Au lieu de tout faire par vidéo ou par écrit, essayez un mix des deux. Intégrez des vidéos directement dans votre espace de travail et stimulez le partage de connaissances. Résultat ? Vous serez ravi de réduire le nombre de réunions tout en savourant la magie de la vidéo, pour une communication plus fluide, un engagement plus fort et, en fin de compte, une innovation plus importante. Voyons comment tirer le meilleur parti de la vidéo pour une collaboration de projet asynchrone.

Intégration de la vidéo = engagement avec moins de réunions

Ce n'est pas pour rien que vous êtes tombé dans le terrier de YouTube et que vous en êtes ressorti deux heures plus tard : la vidéo en streaming est un véritable divertissement. Alors, pourquoi ne pas en faire profiter votre entreprise ? Lorsqu'une même page comprend à la fois du texte et une vidéo sur un même sujet, 59 % des cadres supérieurs choisissent la vidéo.

Lorsqu'une même page comprend à la fois du texte et une vidéo sur un même sujet, 59 % des cadres supérieurs choisissent la vidéo.

Bien entendu, il reste encore des situations où la visioconférence est nécessaire : une session de brainstorming créatif, un entretien d'embauche ou une évaluation des performances, par exemple. Toute conversation nécessitant des échanges doit se faire en temps réel, soit en personne, soit sur une plateforme comme Zoom. En revanche, il est souvent possible de ne pas organiser de réunion et d'envoyer plutôt un document, un texte ou un e-mail. Et il existe de nombreuses situations intermédiaires. L'intégration de la vidéo asynchrone présente alors plusieurs avantages par rapport à la visioconférence ou aux communications par écrit. Cette solution permet de :

  • consulter la vidéo quand bon vous semble, ce qui est particulièrement utile pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires ;
  • montrer, plutôt que de raconter, avec une démo enregistrée en direct par exemple ;
  • disposer d'une référence à laquelle les membres de l'équipe peuvent se référer à tout moment (et de la mettre en pause, d'avancer rapidement et de revenir en arrière pour progresser à leur propre rythme) ;
  • donner la possibilité aux cadres très sollicités de s'adresser aux équipes de l'organisation sans surcharger leur emploi du temps ni devoir se répéter dans de multiples réunions.

Et ses contextes d'utilisation sont très nombreux.

Quand intégrer la vidéo

Voici quelques situations où il est possible de réduire le nombre de réunions virtuelles ou en personne, tout en utilisant la vidéo pour conserver l'aspect humain.

Rapports d'activité trimestriels

Lorsque les membres de l'équipe mettent par écrit tous les progrès qu'ils ont réalisés au cours des 90 derniers jours, la profusion de détails peut sembler décourageante. Lancez-vous et rassemblez tout cela dans le modèle Confluence de rapport d'activité, puis donnez vie à ce rapport et partagez votre enthousiasme avec un aperçu général à l'aide d'une vidéo intégrée. Les parties prenantes reçoivent un bref résumé en vidéo et les informations détaillées sous forme de texte. Ainsi, personne en Asie-Pacifique n'a besoin de rester debout une partie de la nuit pour assister à une réunion. De plus, vous vous assurez que les informations clés sont diffusées avec la même clarté que lors d'une présentation en personne.

Intégration d'employé

Les nouveaux employés méritent un accueil chaleureux, mais un appel vidéo du PDG à chacun d'entre eux n'est tout simplement pas possible. Ils peuvent également avoir besoin d'une présentation de la part d'une personne bien informée sur un certain sujet. Commencez par énumérer vos instructions d'intégration dans le modèle Confluence de plan sur 90 jours, puis ajoutez des messages vidéo selon vos besoins. Il peut s'agir d'un message d'accueil de la part du fondateur ou d'une explication de la mutuelle par un spécialiste des avantages sociaux, tout ce qui ajoute une touche personnelle afin que les employés ressentent un réel lien avec l'organisation, même s'ils n'ont jamais mis les pieds au bureau.

Formation technique et dépannage

Parfois, une démo est indispensable pour que vos propos soient parfaitement clairs, notamment lorsqu'un membre de l'équipe a besoin d'apprendre à maîtriser un nouveau logiciel ou qu'il tente de résoudre un problème technique. Le modèle Confluence d'article de dépannage vous permet de partager une vidéo montrant aux utilisateurs ce qu'ils doivent avoir sur leur écran, ainsi qu'une liste d'instructions écrites et des liens vers d'autres ressources du centre d'assistance. Le mélange de texte et de vidéo devrait fournir suffisamment de détails pour réduire le nombre de tickets de support et de sessions d'aide individuelles avec l'équipe technique, tout en aidant les employés de différents niveaux à réaliser des prouesses techniques.

Planification stratégique et argumentaires

Vous êtes prêt à présenter un plan stratégique ou à argumenter en faveur de la solution auprès de votre organisation ? Lorsqu'il s'agit de faire participer des cadres, des chefs de service et peut-être même des membres du conseil d'administration très sollicités, réussir à réunir les bonnes personnes dans la même pièce au même moment est plus facile à dire qu'à faire, même de manière virtuelle. La présentation du Modèle Confluence de plan stratégique garantit que toutes les parties prenantes sont impliquées, car elles peuvent consulter les informations au moment qui leur convient. L'ajout d'une introduction ou d'un résumé sous la forme d'une vidéo intégrée permet de mobiliser tout le monde et de garantir la transmission de votre enthousiasme.

Assurez-vous simplement que vos vidéos sont courtes et pertinentes. Les vidéos de plus de deux minutes entraînent une baisse significative de l'engagement. Vous ne voulez pas remplacer les longues réunions par de longues vidéos asynchrones. L'idée c'est de gagner du temps, après tout !

Comment ajouter une vidéo aux pages Confluence

Confluence vous permet d'ajouter à peu près n'importe quel type de vidéo à votre espace de travail. Quelle que soit la vidéo présente sur votre ordinateur, vous pouvez importer le fichier sur votre page. Si la vidéo est en ligne, il vous suffit de coller l'URL sous forme de texte. En tant que Smart Link, l'URL affichera automatiquement l'icône de la plateforme vidéo, informant ainsi les lecteurs que le lien mènera, par exemple, à une vidéo YouTube. Si vous laissez le Smart Link tel quel, la vidéo s'ouvrira dès vous cliquerez dessus. Vous pouvez aussi intégrer la vidéo directement dans votre page en cliquant sur le lien en mode édition et en sélectionnant « Display embed » (Intégrer à l'affichage).

Capture d'écran du modèle d'intégration vidéo

Vous pouvez intégrer une vidéo directement dans votre page en cliquant sur un lien Smart Link en mode édition et en sélectionnant « Display embed » (Intégrer à l'affichage).

En outre, Confluence propose un certain nombre d'intégrations permettant de simplifier l'ensemble du processus. Par exemple, l'intégration Loom dispose d'une extension de navigateur Chrome facile à utiliser qui vous permet d'enregistrer des vidéos sans quitter votre page Confluence. D'autres intégrations utiles incluent Microsoft Stream for Confluence et Advanced YouTube and Vimeo Integration. Il existe même un plug-in Zoom lorsque les réunions sont inévitables, mais que vous souhaitez sauvegarder les enregistrements pour la postérité (et pour tous ceux qui n'ont pas pu y assister).

Quelle que soit la méthode utilisée, vous aurez la possibilité d'ajuster la taille et le positionnement du cadre vidéo dans Confluence afin de l'adapter à votre mise en page.

L'innovation en tant qu'équipe distribuée

La vidéo asynchrone permet aux membres de l'équipe d'interagir selon leurs propres règles et selon leur temps libre, favorisant à la fois les relations humaines et le partage productif de connaissances. Il s'agit d'une collaboration de projet ancrée dans la compréhension humaine, qui permet aux équipes d'innover où qu'elles se trouvent, ce qui est exactement ce dont nous avons besoin en ce moment (et pour longtemps).

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