Stratégies de définition d'objectifs pour les chefs de projet

Points clés

• Les stratégies de définition d'objectifs consistent à définir des objectifs clairs et à élaborer des plans d'action structurés afin de suivre les progrès accomplis vers la réalisation des étapes importantes à court et à long terme.

• Le recours à des cadres tels que les objectifs SMART ou les OKR permet de réduire l'ambiguïté et d'augmenter les chances de réussite des projets.

• Le fait de mettre ses objectifs par écrit et de les partager avec ses collègues renforce le sens des responsabilités et permet de maintenir un niveau de motivation élevé.

• Décomposez vos objectifs les plus ambitieux en mini-objectifs réalisables afin de créer une dynamique grâce à de petites victoires progressives.

Vous voulez peut-être obtenir une promotion l'année prochaine ? Ou enfin ouvrir votre boutique Etsy ? Ou franchir une étape importante professionnelle, comme devenir responsable d'équipe. Est-ce l'année où vous maîtriserez le ski nautique tout en jonglant avec un bâton en feu ?

Vous avez de nombreux objectifs, à la fois pour vous-même et pour votre équipe. Peut-être lancez-vous un nouveau produit, améliorez-vous un processus ou corrigez-vous un workflow qui ralentit tout le monde. 

Des objectifs clairs et mesurables créent de la concentration, stimulent la motivation et facilitent le suivi de l'avancement. Sans eux, il est facile de voir les priorités changer et l'élan s'estomper.

Vous vous fixez peut-être déjà des objectifs sans même vous en rendre compte. La différence, c'est de le faire intentionnellement et d'élaborer un plan que vous pouvez réellement suivre.

Qu'est-ce que la définition d'objectif ?

La définition d'objectifs consiste à déterminer un objectif et à décider de la manière dont vous allez vous y prendre pour l'atteindre.

Il existe une multitude de feuilles de travail de définition d'objectifs, toutes destinées à vous aider à atteindre vos objectifs.

La définition d'objectifs efficace implique l'utilisation de techniques et de stratégies spécifiques, comme la création d'objectifs SMART, pour clarifier les objectifs, améliorer les compétences de leadership et augmenter vos chances de réussite. 

Voici quelques conseils pratiques pour définir des objectifs : 

• Utiliser des feuilles de travail

• Suivre des stratégies éprouvées

• Appliquer les bonnes pratiques (nous les aborderons plus tard)

En parlant d'objectifs, permettez-nous d'énoncer une évidence. La plupart des objectifs se répartissent en deux catégories : court terme et long terme.

Un objectif à court terme est quelque chose que vous visez à accomplir prochainement, généralement dans l'année qui vient. Cela pourrait signifier battre votre meilleur temps sur 8 km d'ici la fin du mois ou travailler avec votre équipe pour mettre en place un nouveau processus d'intégration d'ici la fin du trimestre.

Vos objectifs à long terme nécessitent plus de temps. Il s'agit d'éléments sur lesquels vous pourriez travailler pendant plus d'un an, voire plusieurs années.

Un exemple d'objectif à long terme pourrait être de diriger votre service dans les cinq prochaines années, ou d'ouvrir un salon de toilettage pour chiens avant vos 40 ans. Peut-être votre équipe espère-t-elle un jour cesser d'externaliser et réaliser l'ensemble des projets en interne.

Jongler entre les objectifs à court et à long terme est vraiment éprouvant. Mais la bonne nouvelle, c'est que le processus de définition de ces objectifs est exactement le même.

Pourquoi la définition d'objectif est-elle incontournable ?

La définition d'objectifs vous aide à vous concentrer sur ce qui compte le plus. Voici quelques avantages :

1. Elle vous aide à retrouver votre concentration

Il n'est pas difficile de penser aux choses que vous et votre équipe voulez accomplir. Au quotidien, vous souhaitez peut-être venir à bout de votre liste de choses à faire, mener une séance de brainstorming productive et faire avancer vos projets.

Votre cerveau déborde de toutes les choses que vous aimeriez accomplir. Mais c'est quand il s'agit de concrétiser tout cela que les problèmes commencent.

C'est là toute l'utilité de la définition d'objectif. Elle vous permet de réfléchir à ce dont vous avez besoin et de créer un calendrier pour y parvenir. Une fois ce travail de base réalisé, vous êtes mieux à même de concentrer vos efforts et votre énergie sur les choses que vous souhaitez le plus accomplir.

En consacrant intentionnellement du temps à des actions qui contribuent directement à vos objectifs les plus importants, vous vous assurez que vos efforts sont alignés sur ce qui compte vraiment.

2. Elle vous aide à rester sur la bonne voie

Dans notre définition de la définition d'objectifs, vous remarquerez que nous avons utilisé le mot « processus ». C'est parce que la définition d'objectifs ne doit pas se faire au hasard ; elle nécessite une approche structurée.

La plupart des frameworks et des théories recommandent d'être précis, de prendre en compte des métriques importantes, de fixer une date de fin et de jeter les bases pour que votre objectif devienne réalité. Il est essentiel d'établir des critères clairs pour mesurer l'avancement et maintenir l'élan vers l'atteinte des objectifs.

Les paramètres par défaut environnementaux et la prise de décision jouent un rôle crucial dans votre capacité à rester sur la bonne voie : en concevant intentionnellement votre environnement et vos options par défaut, vous pouvez influencer positivement vos choix et favoriser la réalisation de vos objectifs.

Cette structure vous aide à suivre l'avancement et à rester sur la bonne voie, plutôt que de vous fier à une intention vague.

3. Elle vous aide à vous motiver

La définition d'un objectif est bien plus permanente et définitive que de dire simplement : « Oh, j'espère que nous finirons par y arriver… ».

C'est là l'essentiel. La définition d'objectifs renforce votre sens des responsabilités et celui de votre équipe, ce qui signifie que vous êtes bien plus motivés à aller jusqu'au bout.

Renforcez votre motivation en partageant cet objectif avec une personne de confiance (oui, les membres de votre équipe comptent). Dans une étude menée à la Dominican University, 70 % des participants quiavaient défini un objectif et informé un ami de leur avancement ont déclaré l'avoir atteint. La création d'une communauté bienveillante peut également être une source d'inspiration et de responsabilisation, facilitant ainsi le maintien du cap et de la motivation.

La réalisation d'un objectif peut vous inspirer à poursuivre d'autres objectifs, favorisant ainsi la motivation, la croissance et la confiance en soi.

Quels sont les différents types d'objectifs ?

Tous les objectifs ne remplissent pas la même fonction. L'utilisation de différents types d'objectifs vous permet de créer une dynamique dès maintenant tout en restant aligné sur les priorités à long terme.

• Objectifs à court terme : étapes importantes à court terme que vous pouvez atteindre en quelques semaines ou quelques mois. Ils permettent aux équipes de rester concentrées sur les priorités immédiates et de générer des succès rapides (par exemple, améliorer le workflow de révision de contenu de votre équipe d'ici la fin du trimestre).

• Objectifs à long terme : résultats plus importants qui prennent des mois ou des années. Ces éléments constituent les fondements de votre stratégie et orientent vos efforts à long terme (par exemple, la mise en place d'un cadre de gouvernance du contenu à l'échelle de l'entreprise).

• Objectifs SMART : objectifs qui sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Ils réduisent l'ambiguïté et facilitent le suivi de l'avancement (par exemple, « Augmenter les scores de clarté du contenu de 15 % en six mois à l'aide d'un système de notation automatisé », au lieu de « Améliorer la qualité du contenu ».)

• Objectifs mesurables : objectifs avec des métriques claires que vous pouvez suivre au fil du temps. La mesure maintient l'avancement visible, favorise la responsabilisation et facilite la célébration des réussites.

Un mélange équilibré d'objectifs à court terme et à long terme rédigés selon des critères SMART et mesurables vous permet d'avancer tout en restant sur la bonne voie.

Comment définir les objectifs à respecter

Voici comment définir des objectifs que vous pouvez réellement atteindre. L’élaboration de stratégies efficaces est cruciale : en planifiant, en évaluant votre avancement et en mettant en œuvre des techniques concrètes, vous pouvez vous assurer d’atteindre vos objectifs. Sans soutien et planification adéquats, les objectifs peuvent toutefois rapidement perdre de leur élan, rendant plus difficile leur réalisation.

1. Choisissez un programme de définition d'objectif

D'une certaine manière, la définition d'un objectif peut être aussi simple que le téléchargement d'un podcast pour votre trajet quotidien. Si vous suivez un framework, vous vous assurerez que tout se passe bien. En voici quelques-uns à prendre en compte :

• Objectifs SMART : SMART signifie Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. Ce framework vous aide à définir des objectifs efficaces qui sont clairs, utiles et alignés sur vos valeurs. Il souligne également l'importance de fixer des objectifs réalisables : des objectifs qui sont réalistes tout en étant suffisamment ambitieux pour inspirer la croissance et maintenir la motivation. Découvrez plus de détails sur les objectifs SMART, ainsi que quelques exemples pour commencer.

• Objectifs et résultats clés (OKR) : lorsque vous définissez des OKR, vous établissez des objectifs ambitieux, de haut niveau et qualitatifs (n'oubliez pas que les OKR se veulent ambitieux !) et vous attribuez à chacun d'eux un résultat et un propriétaire. Ensuite, vous utiliserez le score OKR à intervalles réguliers pour vérifier votre avancement, détecter les objectifs susceptibles de ne pas être atteints et corriger le cap si nécessaire.  Atlassian utilise cette méthodologie de définition d'objectifs, et nous avons même unmodèle d'OKR très pratique que vous pouvez utiliser pour le faire vous-même. Vous pouvez également consulterce manuel pour plus de bonnes pratiques et d'exemples d'OKR.

• Indicateurs de performance clés (KPI) : il arrive souvent que les KPI soient confondus avec les OKR. Mais une comparaison entre les OKR et les KPI montre à quel point ils diffèrent. Contrairement aux OKR, les KPI exigent que vous assigniez un objectif mesurable à un projet ou à un processus existant. Par exemple, vous voulez rendre votre équipe de support client plus efficace. Vous pourriez définir un KPI pour un nombre spécifique de tickets client résolus par semaine. Les KPI utilisent également des éléments appelés « indicateurs avancés » et « indicateurs retardés » pour prédire les réussites futures en se basant sur les réussites passées pour obtenir des résultats.

Aucun framework n'est parfait. Tout dépend de vos besoins et de ce qui vous permet d'atteindre facilement le résultat souhaité.

2. Soyez spécifique

Quel que soit le framework que vous choisissez, il est important d'être précis sur ce que vous essayez d'accomplir. Il est difficile de travailler avec des objectifs vagues comme « mieux satisfaire nos clients » et « être une équipe plus heureuse », et il est encore plus difficile de suivre l'avancement vers ces objectifs nébuleux.

C'est pourquoi vous devez vous mettre au défi de creuser plus profondément et d'aller au fond des choses pour atteindre un objectif final spécifique. Demandez-vous : « À quoi ressemble vraiment le fait d'être une "équipe plus heureuse" ? » Peut-être que cela signifie avoir plus de temps pour renforcer la cohésion de l'équipe en dehors des projets professionnels. Mais de quelle manière ? En organisant régulièrement des moments de convivialité et des événements pour toute l'équipe. 

Si vous allez encore plus loin, vous pourriez aboutir à un objectif beaucoup plus clair, comme « programmer des activités régulières pour l'équipe ». Cet objectif propose beaucoup plus de pistes que le simple « être une équipe plus heureuse ».

3. Rendez-le mesurable

Vous avez défini ce que vous vouliez réaliser, mais vous devez maintenant déterminer à quel moment vous pourrez vous féliciter. Vous devez savoir à quoi ressemble la réussite.

Revenons à notre exemple de cohésion d'équipe pour y voir plus clair. Qu'est-ce que cela signifie d'organiser « régulièrement » ces petites réunions ? À quelle fréquence ? Définissez une fréquence que vous pourrez respecter afin de vous responsabiliser.

Lorsque vous avez terminé, votre objectif peut ressembler à ceci : « Planifier au moins une activité à l'échelle de l'équipe par mois ».

Vous savez maintenant exactement quelles sont vos attentes vis-à-vis de vous-même et de votre équipe. Gardez toutefois à l'esprit qu'il ne suffit pas de fixer des objectifs et de vous en contenter. Vous devez réellement suivre et évaluer votre avancement. Ici, dans l'équipe Confluence, nous utilisons le scénarioSignaux et mesures pour garder un œil attentif sur l'avancement de nos objectifs. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dansce playbook. L'utilisation d'outils numériques ou d'approches structurées pour suivre votre avancement est essentielle pour rester responsable et vous assurer que vous progressez vers vos objectifs.

4. Fixez une date limite

En général, les objectifs ne se prolongent pas à l'infini sans changement : soit ils expirent, soit ils évoluent.

C'est ici que vos délais prennent toute leur importance, en particulier pour les objectifs qui ne nécessitent pas un effort quotidien. La définition des délais est une étape cruciale dans la définition d'objectifs et la gestion de projet, car cela permet d'assurer l'avancement et la responsabilisation. L'établissement d'une chronologie claire avec des échéances peut aider à réduire la procrastination et créer un sentiment d'urgence. Définissez une date de fin pour savoir exactement combien de temps vous avez pour atteindre votre objectif.

Il peut s'agir d'une date, d'une période, d'un grand événement à venir, ou des trois à la fois. Par exemple, quand vous souhaitez que votre équipe passe du temps ensemble à l'extérieur de l'entreprise, en fixant un délai, votre objectif prend une nouvelle dimension, par exemple « programmer au moins une activité à l'échelle de l'équipe par mois et partager le calendrier des événements à venir avant le premier jeudi de chaque trimestre ».

Le fait d'avoir un délai ferme vous permet de garder le cap, car vous savez que vous n'avez pas une éternité pour le faire.

5. Rédigez-le

Prenez cet objectif sur lequel vous avez tant travaillé, notez-le, puis placez-le quelque part où vous le regardez tous les jours. Collez-le sur l'écran de votre ordinateur ou sur le miroir de votre salle de bains. Ajoutez-le à votre calendrier ou à l'assistant intelligent de votre téléphone. Ou bien, informez votre équipe et demandez-lui de vous aider à suivre le programme en prenant régulièrement de vos nouvelles.

Lorsque vous rédigez des objectifs, vous transformez des idées abstraites en actions tangibles, ce qui renforce la motivation, clarifie vos intentions et augmente votre engagement à les atteindre.

Il est évident que le fait d'écrire votre objectif n'a aucune valeur juridique. Cependant, vous serez peut-être surpris de constater que, même en l'absence de menace de poursuites judiciaires, cela peut augmenter vos chances d'atteindre l'objectif que vous vous êtes fixé.

Lorsque vous mettez votre objectif par écrit, vous devrez garder toutes les informations correspondantes dans un emplacement unique : votre délai, votre plan d'action et toutes les ressources de support (pensez à des choses comme des instructions pour faire des tours de magie ou un journal de vos entraînements) dont vous pourriez avoir besoin. Confluence est un excellent moyen dedocumenter vos objectifs, de suivre votre avancement et de conserver toutes les informations dans un emplacement unique, car il est flexible et se développe à mesure que votre objectif évolue.

6. Hiérarchisez, hiérarchisez, hiérarchisez

Vous l'avez fait, vous êtes concentré, motivé et très performant. Et c'est tout. Tu as terminé ! Maintenant que vous êtes certifié pour atteindre des objectifs, vous êtes susceptible d'avoir de nombreuses choses à accomplir à tout moment. Malheureusement, il n'y a qu'un seul vous, et se cloner soi-même n'est pas encore chose faite. Votre attention et votre énergie seront omniprésentes.

Vous aurez plus de chance si vous classez tous vos objectifs par ordre d'importance et de valeur, si vous commencez par le premier et si vous passez ensuite aux suivants. Les objectifs à long terme constituent une base pour le développement personnel et professionnel, vous aidant à prioriser les objectifs qui auront l'impact le plus durable. 

Par exemple, vous pourriez définir des objectifs à long terme comme faire progresser votre carrière, améliorer votre santé ou devenir capitaine d'équipe pour développer vos compétences en leadership et gagner le respect.

Unematrice de priorisation peut vous aider dans cette démarche. Elle vous guidera dans la catégorisation de vos objectifs par urgence et impact afin que vous puissiez commencer par votre effort le plus important.

Bonnes pratiques pour atteindre vos objectifs

Si seulement la définition de l'objectif était l'objectif. Cela faciliterait grandement les choses, mais vous n'iriez pas très loin avec cette approche.

C'est à ce niveau que de nombreuses personnes et équipes échouent. Elles partent du principe que dire quelque chose revient à le faire. Évitez ce piège en créant un plan d'action. Pour que ce plan soit efficace, concentrez-vous sur la définition d'objectifs réalistes et décomposez-les en étapes progressives. Cette approche garantit que vos objectifs sont pratiques et réalisables, et vous aide à avancer régulièrement pour les atteindre.

1. Faites un pas à la fois

Vous avez un objectif qui vous dépasse tellement que vous ne savez même pas par où commencer ? Nous sommes là pour vous aider.

Voici le plan : décomposer cette tâche titanesque en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Diviser les objectifs en étapes gérables est crucial : le processus devient ainsi plus pratique et vous permet de suivre plus efficacement l'avancement des tâches. Par exemple, si vous lancez la période d'affiliation permanente de votre entreprise pour l'année à venir, vous pouvez décomposer ce projet de la manière suivante :

• Déterminer les avantages qui ont changé depuis l'année dernière

• Modifier les documents et mettre à jour les graphiques

• Annoncer les changements lors de la réunion générale de l'entreprise

• Programmer et planifier l'affiliation permanente

• Mettre à jour le site web de l'entreprise et les documents d'intégration

Autre exemple : si votre objectif est de perdre du poids, vous pouvez le décomposer en étapes gérables comme définir un poids cible, planifier la préparation de repas hebdomadaires, programmer des séances d'entraînement régulières et suivre votre progression.

Le fait de décomposer un objectif colossal en plusieurs petits objectifs rend les grands objectifs plus accessibles et plus faciles à suivre. Les petits objectifs vous aident à vous lancer sans vous sentir dépassé, et ils maintiennent votre motivation en vous offrant un avancement du travail progressif et de petites victoires tout au long du parcours. Toute cette mécanique est liée auprincipe de l'avancement du travail, selon lequel les petites victoires peuvent vraiment vous inciter à continuer d'avancer.

2. Définissez vos ressources

De quels éléments avez-vous besoin pour atteindre chaque étape importante et commencer à célébrer vos victoires ? De quelles ressources, de combien de temps et de quelles compétences aurez-vous besoin pour franchir cette étape vous menant à l'objectif final ? Aligner vos ressources et vos compétences est essentiel pour atteindre vos objectifs professionnels, en particulier lorsque vous aspirez à une évolution de carrière ou à réussir dans un rôle de direction.

Si vous voulez être prêt à annoncer les changements lors de votre prochaine réunion générale d'entreprise, vous savez que vous devez être prêt pour le premier jeudi du mois prochain. Vous devez donc vous mettre au travail, d'autant plus que vous pensez qu'il faudra au moins une semaine à votre équipe pour déterminer ce qui a changé et mettre à jour toute la documentation.

Décrivez les éléments dont vous avez besoin dès maintenant, afin de pouvoir commencer à planifier et à trouver des ressources. Vous éviterez ainsi la frustration de vous retrouver bloqué alors que vous travaillez à atteindre votre objectif.

3. Établissez un calendrier

Vous avez identifié vos étapes importantes et vous avez une bonne idée de ce dont vous avez besoin. Mais votre approche est encore un peu floue et vous ne savez pas exactement par où commencer. Le moment est venu d'intégrer vos étapes importantes dans un workflow.

Votre dernière étape de la définition d'objectif consiste à organiser ces étapes importantes dans un ordre logique. Vous pouvez vous baser sur des facteurs tels que l'importance ou le temps nécessaire pour chacune d'entre elles. Vous pouvez également vous baser sur une séquence fixe que votre direction vous a demandé de suivre.

Pour l'affiliation permanente de votre entreprise, vous savez que vous ne pouvez pas mettre à jour le site web et les documents d'intégration avant d'avoir édité tous les documents et tableaux internes pertinents. C'est une tâche impossible à réaliser sans savoir ce qui a changé depuis l'année dernière.

Une fois que vous avez mis de l'ordre dans ces éléments, vous avez élaboré une feuille de route que vous pouvez suivre jusqu'au bout. Vous pouvez célébrer votre victoire et vous mettre au travail !

Pour rester sur la bonne voie, veillez à suivre régulièrement l'avancement de votre travail : des méthodes de journalisation comme le bullet journal peuvent vous aider à surveiller vos objectifs et à visualiser votre progression. L'utilisation d'un tableau de bord visible est également un moyen efficace de maintenir la responsabilité et de garder votre équipe concentrée sur la réalisation de chaque étape importante.

Conseils pour surmonter les obstacles

Même avec un plan solide, des obstacles se présenteront. La différence réside dans la rapidité avec laquelle vous réagissez et recommencez à avancer.

• Préparez-vous aux obstacles courants. Identifiez les risques potentiels dès le début et décidez comment vous allez les gérer (ajuster le périmètre, modifier les délais, ajouter des ressources) afin que les imprévus ne vous fassent pas dérailler.

• Comptez sur des soutiens. Un coach, un mentor ou un coéquipier peut vous aider à résoudre les problèmes, à rester responsable et à maintenir votre motivation lorsque les choses se compliquent.

Les objectifs sont rarement atteints sans détour, mais des petites étapes régulières (associées à un plan pour faire face aux revers) vous maintiennent sur la bonne voie.

Comment développer la responsabilité

La responsabilité transforme les objectifs en résultats. Lorsque l'avancement du projet est visible et partagé, les personnes sont bien plus susceptibles d'aller jusqu'au bout.

• Partagez vos objectifs. Expliquez à votre responsable, à votre mentor ou à votre coéquipier ce sur quoi vous travaillez. Des contrôles réguliers (hebdomadaires, mensuels ou aux étapes importantes) créent des moments naturels pour faire le point sur l'avancement du projet et ajuster selon les besoins.

• Suivez les éléments importants. Utilisez un document de définition d'objectifs, un tableau de bord ou un outil de gestion de projet pour surveiller les étapes importantes et les métriques. Une visibilité claire permet de garder les priorités à l'esprit et d'éviter que des tâches ne passent entre les mailles du filet.

• Instaurez une responsabilité dans les workflows. Intégrez les objectifs dans les outils et processus existants de votre équipe afin que le suivi de l'avancement du projet fasse partie du quotidien, et ne soit pas une réflexion après coup.

Lorsque la responsabilité est cohérente et structurée, il est beaucoup plus facile de rester concentré, de maintenir la dynamique et d'atteindre les résultats que vous vous êtes fixés.

La définition d'objectif : une arme à votre portée

Qu'il s'agisse de courir un marathon ou de revoir un processus d'équipe obsolète, l'avancement du projet découle d'objectifs clairs et d'un suivi cohérent, pas seulement de bonnes intentions.

Le processus de définition d'objectif fournit des étapes définies que vous pouvez suivre pour établir un objectif clair et vous motiver à agir. 

Suivez ces étapes et vous serez sur la bonne voie pour faire passer vos objectifs de la colonne « À faire » à la colonne « Terminé ». Nous croyons en vous !