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Objectifs, signaux et mesures


En équipe, fixez des objectifs pour savoir dans quelle direction vous vous dirigez, définissez des signaux pour savoir si vous êtes sur le bon chemin et déterminez les mesures que vous utilisez pour savoir quand vous aurez atteint votre but.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Veillez à ce que votre équipe soit concentrée sur son objectif, puisse faire la différence entre les signaux et les parasites, et sache à quoi ressemble un résultat fructueux.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer les valeurs et les métriques ou la compréhension commune par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Savoir dans quelle direction vous vous dirigez est plus difficile qu'il n'y paraît. Trop souvent, les équipes se fixent des objectifs plus liés aux résultats qu'aux conséquences. Ensuite, une fois que l'effort spécifié a été fourni, elles se lavent les mains, persuadées d'avoir accompli leur mission – sans savoir si leur intervention a véritablement fait la différence.

Ce scénario rassemble toute votre équipe et vise à définir l'état final recherché, l'importance de celui-ci et la méthode qui vous permettra de déterminer si vous vous en rapprochez. Vous poserez des questions comme : « Que cherchez-vous réellement à accomplir ? », « Quand saurons-nous que nous avons atteint notre objectif ? » et « Changer la métrique X va-t-il nous aider ? ».

Objectifs, signaux et mesures – oh là là !

QUI PARTICIPE ?

Impliquez toute l'équipe et votre sponsor exécutif (le cas échéant).

Si les indicateurs clés de performance (KPI) semblent trop unidimensionnels, testez plutôt le scénario Objectifs, signaux et mesures.
Équipe d'utilisateurs
Personnes

6 à 8

Équipe d'utilisateurs
Temps de préparation

15 min

Chronomètre
Durée

90 min

Difficulté Simple
Difficulté

Élevée

Déroulement du scénario

Comme pour les KPI, ce scénario est idéal au début d'un projet. Ou alors, si vous êtes à mi-parcours et que vous manquez d'assurance, exécutez-le pour savoir si vous allez dans la bonne direction.

Matériel

Tableau blanc

Post-its

Marqueurs

Chronomètre

Poulet en caoutchouc

Magic 8 Ball™ (facultatif)

Modèle Confluence
Préparation

Trouvez votre étoile polaire

Avant d'exécuter ce scénario, vous devez définir « l'étoile polaire » de votre équipe. S'agit-il de fidéliser des clients ? De s'étendre sur un nouveau marché ? D'augmenter les visites sur le site à partir du référencement organique ? Si vous n'avez pas une vision claire de votre objectif général, ce scénario est inutile.

Définissez votre horizon temporel

Vous vous projetez sur les 18 prochains mois, ou simplement jusqu'au prochain sprint ? Tenez compte de variables, comme les attentes des clients, les opportunités de marché (ou les pressions), la taille de l'équipe, etc., et élaborez votre calendrier en conséquence.

ÉTAPE 1

Préparez le terrain (10 min)

Si vous êtes responsable de projet à temps plein, votre heure de gloire est arrivée. Clarifiez le lien entre le projet dans lequel vous vous embarquez et la mission globale de votre équipe ou de votre département. Accordez du temps au groupe pour discuter ou poser des questions à ce sujet. Surtout, pas de précipitation : il importe que toute l'équipe soit sur la même longueur d'onde pour commencer.

ÉTAPE 2

Réfléchissez aux objectifs ensemble (15 min)

À présent que tout le monde est fixé concernant l'objectif général de l'équipe, une séance de brainstorming s'impose.

Passez quelques minutes à réfléchir individuellement aux objectifs potentiels, notez chaque idée sur un post-it et collez-les au-devant de la salle. Aucune limite ne vous est fixée, mais…

Veillez à ce que les objectifs correspondent à des aboutissements, et non aux résultats de vos efforts. Par exemple, « Aller à la salle de sport trois fois par semaine » équivaut uniquement à un effort. Car soyons réalistes : vous pouvez vous entraîner sept jours sur sept, vous ne constaterez aucun changement si vous vous goinfrez chaque soir. En revanche, « Se pavaner en maillot de bain sur la plage de Saint-Trop cet été » relève d'un aboutissement, car c'est le but que vous visez réellement.

Maintenez vos objectifs dans des proportions raisonnables. Ils ne doivent pas être trop granulaires pour permettre leur suivi dans un seul ticket Jira. Ne vous mettez pas en tête de rétablir la paix dans le monde (mais chapeau si c'est que vous essayez de faire).

Pour plus de conseils sur la définition des objectifs, renseignez-vous sur la méthode S.M.A.R.T..

Accordez du temps à chaque membre de l'équipe pour qu'il présente ses idées et encouragez suffisamment la discussion pour assurer une bonne compréhension de vos options.

Astuce 

Repensez aux leçons tirées des projets précédents : les accrocs, les égratignures, les défauts et tout le reste ! Ressortez les notes des rétrospectives ou des sessions de contrôle de santé précédentes pendant ce brainstorming.

Étape 3

Priorisation (10 min)

Vous avez probablement réfléchi à au moins une dizaine d'objectifs valables. À présent, limitez-vous aux trois objectifs qui fourniront le plus de valeur.

Oui, trois. Délimitez une section sur votre tableau blanc et nommez-la « À ne pas faire ». Il y a de fortes chances que la simple idée de « ne pas faire » quelque chose vous donne des sueurs froides. Mais soyez fort ! Les équipes les plus performantes sont celles qui ont une idée claire de ce sur quoi elles veulent se focaliser ou mettre de côté.

Prenez du recul et examinez les trois objectifs que vous avez sélectionnés. Cadrent-ils avec l'étoile polaire de votre équipe ? Y a-t-il des éléments dans la section « À ne pas faire » qui risquent vraiment de vous empêcher de dormir ?

Une fois que vous serez parfaitement sûr d'avoir sélectionné les bons objectifs, désignez un responsable pour chacun d'entre eux.

Astuce 

Vous avez du mal à définir les objectifs qui fourniront le plus de valeur ? Pensez à exécuter le scénario « Curseurs de la négociation ».

Étape 4

Signaux (15 min)

Considérez les trois objectifs sur lesquels vous vous êtes mis d'accord et recherchez les « signaux » qui vous prouveront que vous êtes sur la bonne voie – même principe que pour les KPI. Pour chaque objectif, réfléchissez pendant 5 minutes.

Demandez-vous quels signaux seront réellement pertinents et permettront à votre équipe de prendre les bonnes décisions et d'agir de manière adéquate.

Vous vous souvenez du corps de rêve que vous voulez vous sculpter ? Ainsi, si penser à « Aller à la salle de sport trois fois par semaine » n'est pas une manière constructive d'envisager l'objectif en soi, vos entraînements réguliers peuvent vous indiquer que vous êtes sur la bonne voie. Et donc, voici ce qu'on obtient…

Objectif

  • Se pavaner en maillot de bain sur la plage de Saint-Trop cet été

Signaux

  • Je m'entraîne (genre, je transpire vraiment) plus de trois jours par semaine
  • Je mange trois repas nourrissants par jour et j'évite de grignoter
  • Je perds un kilo tous les 10 à 14 jours
Étape 5

Mesures (30 min)

Tout en gardant vos objectifs et vos signaux à l'esprit, envisagez la fin de votre horizon de planification. Quels facteurs pourraient vous stopper dans la poursuite cet objectif ? Comment la réussite se concrétise-t-elle ? Souvenez-vous : ce n'est pas parce que vous arrêtez de poursuivre votre objectif qu'il perd de son importance ou que vous l'abandonnez complètement. Considérez les mesures que vous définissez comme des autorisations à ralentir la cadence pendant un moment et à penser à votre prochain objectif.

Comme leur nom l'indique, les mesures doivent être mesurables. De plus, elles doivent être spécifiques : ainsi, la comparaison de votre état par rapport à ces mesures ne laissera aucun doute. Cependant…

Évitez les mesures binaires auxquelles vous ne pouvez répondre que par oui ou par non – elles ne vous permettront pas de sortir de votre zone de confort (et ne vous y encouragerons pas). Justement, n'hésitez pas à faire preuve d'audace. Une mesure manquée de peu est mieux qu'une mesure ultraconservatrice atteinte plus tôt que prévu.

En gardant à l'esprit cette démarche assurée sur la plage de Saint-Trop, voici ce qu'on pourrait avoir…

Objectif

  • Se pavaner en maillot de bain sur la plage de Saint-Trop cet été

Signaux

  • Je m'entraîne (genre, je transpire vraiment) plus de trois jours par semaine
  • Je mange trois repas nourrissants par jour et j'évite de grignoter
  • Je perds un kilo tous les 10 à 14 jours

Mesures

D'ici le premier jour de l'été,

  • mon indice de masse corporelle (IMC) passera en dessous de 20 %
  • J'aurai perdu plus de 10 kg
  • Je peux courir 5 km dans le sable fin en moins de 25 min
Astuce 

Si une discussion avec l'équipe entière semble compliquée, formez de petits groupes. Les débats seront animés par les responsables d'objectif. Ainsi, vous pourrez approfondir la question plus en détail.

Étape 6

Concluez (10 min)

Vous êtes bientôt prêt à quitter la salle et à vous mettre au travail – bravo !

Mais avant, prenez votre plus belle pose avec la main sous le menton à la manière du Penseur de Rodin et examinez la situation dans son ensemble. Rien ne cloche ? Vous n'avez rien oublié ? Les objectifs que vous avez sélectionnés vous semblent corrects ? Vous avez choisi les bons signaux pour rester sur les rails tout au long du projet ?

Ensuite, convenez des étapes suivantes. Validez toutes vos hypothèses à ce stade (par exemple, l'hypothèse selon laquelle un paramètre que souhaitez mesurer est effectivement mesurable). Rédigez une liste des tâches pour mettre en place les mécanismes de suivi et de rapport relatifs à vos signaux et à vos mesures, et désignez des responsables.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Variations

VOTE PAR POINTS

Si votre liste d'objectifs potentiels est très longue, ou que des membres de l'équipe ont des visions diamétralement opposées de ce qui importe le plus, recourez au vote par points pour simplifier les choses. Chacun inscrit un point sur trois post-its. Ensuite, placez les post-its ayant récolté le moins de suffrages dans la zone « À ne pas faire » du tableau et donnez la priorité aux post-its gagnants.

Suivis

Veillez à communiquer vos objectifs, vos signaux et vos mesures. Inscrivez-les sur le document d'une page ou l'affiche de projet de votre équipe, et transmettez-les aux parties prenantes.

Si possible, créez un wallboard ou un tableau de bord (ou autre outil similaire) qui présente les progrès accomplis vers la réalisation de vos objectifs.

Scénarios connexes

Affiche de projet

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