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Ziele, Signale und Maßstäbe


Es ist wichtig, im Team Ziele, Signale und Maßstäbe zu definieren, damit jeder weiß, wie ein erfolgreiches Projekt aussieht.

ZWECK DIESES SPIELS
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WARUM DEIN TEAM VON ZIELEN, SIGNALEN UND MAẞSTÄBEN PROFITIERT

Wenn Teams Ziele festlegen, konzentrieren sie sich oft mehr auf den Output als auf die Ergebnisse eines Projekts. Diese Konzentration auf Outputs kann jedoch zu unberechtigten Erfolgserlebnissen führen. Mit anderen Worten: Es lässt sich schwer bemessen, ob die fertigen Outputs wirklich zum Ziel eines Projekts beigetragen haben.

Aus diesem Grund haben wir dieses Spiel entwickelt. Es soll deinem Team helfen, Ergebnisse zu visualisieren, indem es Signale und Maßstäbe festlegt. Signale verfolgen dabei den Fortschritt, Maßstäbe hingegen Veränderungen im Verhalten und der Meinung von Nutzern. Typische Fragen in diesem Spiel könnten lauten: Was möchten wir wirklich erreichen? Wie können wir feststellen, ob wir erfolgreich waren? Bringt uns Metrik X wirklich weiter?

BETEILIGTE

Das gesamte Team und (falls vorhanden) der Projektsponsor.

Wenn dir KPIs (Key Performance Indicators) zu eindimensional sind, kannst du stattdessen die Übung "Ziele, Signale und Maßstäbe" ausprobieren.
Team-Symbol
Mitarbeiter

6–8

Team-Symbol
Vorbereitungszeit

15 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

90 Minuten

Schwierigkeitsgrad Leicht
Schweregrad

Hoch

Durchführung

Dieses Spiel sollte idealerweise vor dem Start eines Projekts durchgeführt werden. Aber auch wenn ein Projekt bereits begonnen hat, kann es dabei helfen, dein Team auf Kurs zu bringen.

Materialien

Whiteboard

Haftnotizzettel

Filzstifte

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Gummihuhn

Magic 8 Ball™ (optional)

Confluence-Vorlage
Vorbereitung

Einen Zweck festlegen

Vor dem Beginn des Spiels muss dein Team den Zweck des Projekts definieren und verstehen. Geht es euch um die Kundenbindung? Um die Expansion in einen neuen Markt? Um eine Erhöhung der Besucherzahlen auf der Website durch eine organische Suche? Wenn ihr euer übergeordnetes Ziel nicht kennt, wird das Spiel schwieriger.

Einen Zeitplan vorbereiten

Jedes Projekt braucht eine Zeitplan, der einen Überblick über Projektanfang und -ende gibt. Er hilft deinem Team, den Fortschritt eines Projekts nachzuverfolgen und die Maßnahmen festzulegen, die vor dem nächsten Schritt abgeschlossen sein müssen. Bei der Erstellung eines Zeitplans solltest du auf Variablen achten, wie zum Beispiel die Größe deines Teams, Projektabhängigkeiten, verfügbare Ressourcen, begrenzte Ressourcen usw. Anhand der Variablen solltest du einen geeigneten Zeitrahmen festlegen können.

SCHRITT 1

Einführung (10 Minuten)

Hier kannst du als Projektzuständiger glänzen. Erkläre, wie das anstehende Projekt mit der allgemeinen Mission deines Teams oder deiner Abteilung zusammenhängt. Gib der Gruppe Zeit, dies zu diskutieren oder Fragen dazu zu stellen. Plane für diesen Teil ausreichend Zeit ein – es ist wichtig, das gesamte Team zu Anfang auf denselben Stand zu bringen.

SCHRITT 2

Brainstorming zu den Zielen (15 Minuten)

Nachdem nun alle das übergeordnete Ziel des Teams kennen, wird es Zeit für etwas Denkarbeit.

Gib den Teilnehmern ein paar Minuten Zeit für ein Brainstorming zu möglichen Zielen. Schreibt die Ideen auf Notizzettel und klebt diese dann an einen für alle sichtbaren Ort. Denke daran, dass jedes Ziel das Ergebnis (also das Gesamtziel) und nicht den Output (einzelne Teilziele) beschreiben sollte. Diesen Unterschied musst du deinem Team vielleicht öfter erklären, aber das ist ganz normal! Stellen wir uns zum Beispiel vor, dass dein Team die beste App auf dem Markt entwickeln möchte:

Beispiel für den Output (Teilziel): Erstellung eines ansprechenden Symbols für die App

Beispiel für das Ergebnis (Gesamtziel): Mehr Installationen unserer App

Außerdem solltest du mit deinem Team den Umfang der einzelnen Ziele besprechen. Die Ziele sollten nicht so klein sein, als dass man sie mit einem einzelnen Jira-Vorgang nachverfolgen könnte. Sie sollten aber auch nicht zu umfassend sein.

Weitere Tipps zum Setzen von Zielen findest du unter SMART-Ziele.

Profitipp

Berücksichtige beim Brainstorming auch Erkenntnisse aus früheren Projekten mit all ihren Stolpersteinen. Anhaltspunkte dazu liefern Notizen aus früheren Retrospektiven oder Gesundheitschecks.

Schritt 3

Priorisieren (10 Minuten)

Euch sind bestimmt Dutzende sinnvoller Ziele eingefallen. Im nächsten Schritt geht es darum, die wichtigsten drei Ziele auszuwählen.

Zeichne eine einfache Tabelle mit drei Spalten auf dein digitales Whiteboard oder ein großes Blatt Papier. Die Spalten sollten die Überschriften "Ja", "Nein" und "Vielleicht" haben. Gehe noch einmal kurz die Notizzettel mit deinem Team durch und sortiert sie in die "Nein"- oder "Vielleicht"-Spalte ein, nicht jedoch in die "Ja"-Spalte. Schaut euch dann noch mal die "Vielleicht"-Spalte an und verschiebt die wichtigsten drei Ziele in die "Ja"-Spalte.

Nehmt euch jetzt einen Moment, um euch die drei Ziele noch einmal zu vergegenwärtigen. Passt jedes zu dem Zweck, den dein Team verfolgt? Wenn ja, kann es weitergehen. Wenn nein, überdenkt eure Auswahl noch einmal.

Sobald die drei Ziele geklärt sind, weist du jedem Ziel einen Person zu, die geeignet, ist als Zuständiger die Leitung zu übernehmen.

Profitipp

Ihr wisst nicht, welches Ziel den größten Nutzen bringt? Vielleicht hilft euch das Spiel mit den Kompromissschiebereglern weiter.

Schritt 4

Signale (15 Minuten)

Überlegt euch als Nächstes, welche Signale euch zeigen könnten, dass eure drei Ziele auf dem richtigen Weg sind. Signale haben hier in etwa dieselbe Funktion wie KPIs (Key Performance Indicators). Überlegt euch pro Ziel fünf Minuten lang, welche Signale geeignet sein könnten.

Werft nun erneut einen Blick auf euer Hauptziel, mehr Installationen eurer App zu erreichen. Denkt noch einmal daran: "Die Erstellung eines ansprechenden Symbols für die App" ist keine gute Zielsetzung, da sie einen Output angibt und kein Ergebnis. Signale sollten auf das Ergebnis abzielen, um den allgemeinen Erfolg eines Projekts abzubilden.

Ziel

  • Die beste App auf dem Markt entwickeln

Signale

  • Mehr Personen suchen in App-Stores nach unserer App
  • Die Anzahl der Downloads pro Tag bleibt gleich oder steigt
  • Unsere App wird besser bewertet
Schritt 5

Maßstäbe (30 Minuten)

Mit den Zielen und Signalen im Kopf könnt ihr jetzt einen Blick auf das Ende eures veranschlagten Projektzeitraums werfen. In welchem Fall würdet ihr ein Ziel nicht weiterverfolgen? Wie sieht der Erfolg konkret aus? Denkt daran: Dass ihr ein Ziel nicht weiterverfolgt, lässt es nicht unwichtig werden. Ihr wendet euch auch nicht komplett davon ab.

Wie der Begriff schon sagt, müssen Maßstäbe messbar sein. Sie sollten darüber hinaus spezifisch sein, sodass du leicht deinen Status anhand der Maßstäbe bewerten kannst. Aber auch hier gibt es einiges zu beachten.

Vermeidet Maßstäbe, die nur auf "Ja" und "Nein" hinauslaufen. Sie bieten keinen Raum für Bemühungen über eure Komfortzone hinaus (und ermutigen euch erst recht nicht dazu). Übrigens dürft ihr hier ruhig mutig sein. Einen ambitionierten Maßstab knapp zu verfehlen ist besser, als einen sehr vorsichtig gewählten Maßstab früher als geplant zu erreichen.

Anhand unserem App-Beispiel können wir einige Maßstäbe festlegen.

Ziel

  • Die beste App auf dem Markt entwickeln

Signale

  • Mehr Personen suchen in App-Stores nach unserer App
  • Die Anzahl der Downloads pro Tag bleibt gleich oder steigt
  • Unsere App wird besser bewertet

Maßstäbe

Bis zum 1. Quartal …

  • wird die Suche nach unserer App in App-Stores im Gegensatz zum vorherigen Quartal um 20 % steigen
  • wird die Anzahl der Downloads pro Tag um 15 % steigen
  • wird die Bewertung der App bei mindestens 3,5 Sternen liegen
Profitipp

Wenn dir die Diskussion im ganzen Team zu unübersichtlich erscheint, teile das Team in mehrere Gruppen auf und bitte die Zuständigen für die einzelnen Ziele, die Diskussion anzuleiten. So kannst du die Gespräche vertiefen.

Schritt 6

Abschluss (10 Minuten)

Schließe das Spiel mit einem Blick auf das große Ganze ab. Gehe noch mal den Projektablauf durch und frage dich und dein Team, ob alles Sinn ergibt. Unten sind einige Fragen, die ihr euch stellen könntet.

  • Wie trägt jedes Ziel zum tatsächlichen Ergebnis bei?
  • Sind die Signale sinnvoll und für die jeweiligen Ziele geeignet?
  • Sind die Maßstäbe wirklich messbar?
  • Kann der Zeitplan eingehalten werden?

Schreibt als Nächstes eine Aufgabenliste für das Sammeln von Ressourcen auf und vereinbart, wie die Signale und Maßstäbe verfolgt und gemeldet werden sollen. Sprich alles mit den in Schritt 3 ausgewählten Zuständigen ab. Jetzt kann das Projekt beginnen.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Abwandlungen

ABSTIMMUNG MIT PUNKTEN

Wenn eure Liste der möglichen Ziele sehr lang ist oder die Meinungen der Teammitglieder über die Bedeutung der Ziele weit auseinandergehen, kannst du die Ziele durch eine Abstimmung mit Punkten etwas eingrenzen. Jedes Teammitglied malt auf drei Haftnotizzettel jeweils einen Punkt und verteilt diese auf die Ziele, die er oder sie für am wichtigsten hält. Die Ziele, die keine oder nur wenige Punkte erhalten haben, werden in den Abschnitt "Ausgeschieden" verschoben. Die Ziele mit der höchsten Punktzahl rücken in den Fokus.

Nachbereitung

Denke daran, eure festgelegten Ziele, Signale und Maßstäbe auch anderen zugänglich zu machen. Nimm sie in den Überblick auf einer Seite oder in das Projektposter deines Teams auf und gib sie an andere Stakeholder weiter.

Wenn möglich, erstelle ein Wallboard oder Dashboard (oder etwas Ähnliches) zum Visualisieren eures Fortschritts im Hinblick auf die gesetzten Ziele.

Verwandte Spiele

Projektposter

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