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Projektposter


Statt eines Projektauftrags, den niemand liest, kannst du ein Projektposter erstellen, um herauszufinden, wie ein Problem am besten angegangen werden sollte, den Projektumfang festzulegen und auf Kurs zu bleiben.

ZWECK DIESES SPIELS

Ihr klärt, welches Problem ihr lösen möchtet und weshalb dies für euer Unternehmen und eure Kunden wichtig ist.

Teilt Informationen mit den Projektträgern und anderen Personen, die euch in die richtige Richtung weisen können.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme mit dem gemeinsamen Verständnis beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Fakt ist: Mittelgroße und große Projekte sind oft unübersichtlich. Es ist gar nicht so leicht, das gesamte Team auf einen Nenner zu bringen, was das zu lösende Problem und den passenden Lösungsweg anbelangt – ganz zu schweigen von der Einbindung anderer Beteiligter. Marktforschungsergebnisse und Ideen verteilen sich über unzählige verschiedene Confluence-Seiten. Verantwortliche hinterlassen auf all diesen Seiten Kommentare und Fragen, die dein Team von seiner grundlegenden Arbeit abhalten. In dieser Situation kann ein Projektposter Abhilfe schaffen.

Führe diese Übung durch, sobald du über ein neues Projekt nachdenkst. So kann das Team Ideen erfassen und mitteilen. Dabei soll jedoch kein detailliertes Anforderungsdokument entstehen. Für das Poster genügt es, die minimal nötigen Informationen zur Projektbeschreibung und -begründung, die Maßstäbe für den Erfolg und die Entscheidung über die Durchführung des Projekts festzuhalten.

Ihr seid schon mitten in der Umsetzung? Kein Problem. Projektposter können (und sollen!) auch noch nach dem Projektstart erstellt werden, damit dein Team die wichtigsten zu lösenden Probleme immer im Blick behält.

BETEILIGTE

Die wichtigsten Projektteilnehmer: der Projektzuständige, der Projektmanager, der Produktmanager, Entwickler, Designer, Analysten usw.

Team-Symbol
Mitarbeiter

4–8

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

60 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad Mittel
Schweregrad

Mittel

Durchführung

Im Gegensatz zu einem Projektauftrag ist das Projektposter ein dynamisches Dokument. Aktualisiere es, wenn ihr Informationen über die Problemstellung erarbeitet, Annahmen hinterfragt, Lösungen überprüft und vor dem nächsten Schritt den Kurs korrigiert.

Materialien

Laptop

Großer Bildschirm oder Beamer

Confluence-Vorlage
Vorbereitung

Du musst das Projektposter nicht gleich komplett ausfüllen – es wird im Verlauf mehrerer Sitzungen gemeinsam mit deinem Team vervollständigt. Konzentriert euch in der ersten Sitzung auf die Definition der Problemstellung. Gebt diese so früh wie möglich an die Projektträger weiter, um Feedback zu erhalten, das ihr dann in künftigen Sitzungen berücksichtigen könnt.

Entsprechend dieser Weiterentwicklung ist das Poster in drei Teile gegliedert:

Problemstellung – Erklärt, warum die Lösung dieses Problems für die Kunden und das Unternehmen so wichtig ist. Formuliert klare Ziele und Lösungsmöglichkeiten.

Überprüfung von Annahmen – Identifiziert Wissenslücken und Risiken. Was wisst ihr schon und was müsst ihr noch in Erfahrung bringen?

Vorbereitung auf die Umsetzung – Visualisiert die Lösung und nehmt eine Schätzung der Projektgröße vor.

DURCHFÜHRUNG DER SITZUNGEN

Plane eine Sitzung von 60 Minuten mit deinem Team. Sammle und teile alle relevanten Informationen vorab, z. B. Daten aus Benutzertests, Analysen, Kundenfeedback, Marktforschung usw.

Stelle in der ersten Sitzung zunächst die Vorlage zum Projektposter vor und erkläre, wie sie zu verwenden ist. In den weiteren Sitzungen kannst du zu Beginn (kurz!) auf die Änderungen eingehen, die bis dahin am Poster vorgenommen wurden.

Führe dein Team durch die Fragen und achte darauf, dass ihr eine grundsätzliche Übereinkunft erzielt, bevor du mit dem nächsten Punkt fortfährst. Wenn eine Pattsituation entsteht oder die Meinungen der Teammitglieder stark auseinandergehen, solltet ihr den jeweiligen Punkt möglichst so lange besprechen, bis ihr zu einem Konsens gelangt. Ist dies nicht möglich, sollte ein Teammitglied als Nachbereitungsaufgabe weitere Informationen sammeln und an die anderen Mitglieder weitergeben. Falls es dennoch zu keiner Einigung kommt, muss eventuell der Projektzuständige (d. h. der Projektmanager) oder der zuständige Vertreter der Führungsetage die Entscheidung fällen und eine Richtung vorgeben.

Bezieht beim Bearbeiten der einzelnen Bereiche Projektmaterialien ein, die bei anderen Übungen entstanden sind, beispielsweise bei DACI, der Erfahrungsleinwand oder dem Spiel mit den Kompromissschiebereglern.

Tipp
Profitipp

Projektposter sind am hilfreichsten, wenn es komplexe Probleme zu lösen gilt oder ihr eine Geschäftschance mit vielen Unbekannten nutzen möchtet. Bei kleinen Projekten lohnt sich die Erstellung eines Posters dagegen nicht.

SCHRITT 1

PROBLEMSTELLUNG

Im Abschnitt "Problemstellung" haltet ihr die Begründung des Projekts fest. Diese sollte gerade so viele Details enthalten, dass auch teamfremde Personen nachvollziehen können, weshalb ihr das Projekt in Erwägung zieht und was ihr damit erreichen wollt.

Wahrscheinlich müsst ihr euch mehrmals mit der Problemstellung auseinandersetzen, bevor ihr für die Umsetzung bereit seid. Wenn Feedback von Vertretern der Führungsetage und Verantwortlichen eingeht, stellen Teams oft fest, dass sie sich die falschen Fragen gestellt haben oder den Anforderungen des Kunden nicht gerecht geworden sind. Vielleicht merkt ihr auch, dass eure Annahmen nicht zutreffend waren.

Keine Sorge: Das ist völlig normal. Geht einfach noch einmal die Fragen in diesem Abschnitt des Projektposters durch (bei Bedarf auch weitere Male).

SCHRITT 2

Überprüfung

Für die Definition der Problemstellung müsst ihr Annahmen treffen. Diese gilt es zu überprüfen, damit dein Team und die Vertreter der Führungsetage Vertrauen in die Lösung setzen können. Zu Beginn sieht dieser Abschnitt des Posters aus wie eine Aufgabenliste. Im Verlauf des Projekts haltet ihr hier immer mehr Erkenntnisse fest, sodass der Abschnitt einen Überblick über eure erfolgten Recherchen und die dabei gewonnenen Informationen gibt.

Die Ergebnisse deiner Recherche sollten die Lösung und ihre relative Priorität bestätigen (oder widerlegen), bevor ihr euch dem nächsten Schritt zuwendet. Ist dies nicht der Fall, müsst ihr möglicherweise die Problemstellung neu formulieren oder durch Brainstorming weitere mögliche Lösungen ermitteln. Bei sehr großen Projekten kann dieser Arbeitsschritt mehrere Wochen oder gar Monate dauern.

Aktualisiere diesen Abschnitt im Verlauf der Recherche mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse und ggf. Links zur unterstützenden Dokumentation.

Schritt 3

VORBEREITUNG AUF DIE UMSETZUNG

Dieser Abschnitt bleibt bei der Erstellung des Projektposters zunächst leer. Er füllt sich jedoch nach und nach, wenn ihr euch für eine Lösung entscheidet und dann das ideale Ergebnis und den Weg dorthin dokumentiert.

Wenn du mehrere Teammitglieder mit unterschiedlichen Kompetenzen in dieser Phase einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass keine Aspekte des Projekts vergessen werden und ihr das entscheidende gemeinsame Verständnis entwickelt.

Tipp
Profitipp

Teile nach der Sitzung deine Erkenntnisse mit so vielen Kollegen und Freunden wie möglich. Gib deine gewonnenen Erkenntnisse an so viele Kollegen und Freunde wie möglich weiter. Frage sie im Gegenzug, was sie gelernt haben. So kann man endlos profitieren!

Inhaltssuche
BEISPIEL

Seht euch diese vom Confluence Server-Team erstellte Prioritätsmatrix an.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Abwandlungen

Führungsteams

Ihr löst breiter gefasste Probleme mit größeren Zielen und längerer Dauer. An der Umsetzung der gewählten Methode sind mehr Personen beteiligt. Da ihr ermitteln müsst, welche Probleme zuerst gelöst werden sollen, sind die Projektposter von Führungsteams im Gegensatz zu den eher taktischen Postern der Projektteams meist strategisch oder visionär ausgerichtet.

Führt diese Übung im Rahmen des jährlichen Planungszyklus oder während eines Seminars durch und nehmt euch 90 bis 120 Minuten Zeit dafür. Erledigt einen Teil der Recherche schon im Vorfeld getrennt voneinander, um bei der Sitzung mehr Material für das Projektposter zur Verfügung zu haben. Gebt das Poster als Strategiedokument für ein Jahr an das gesamte Unternehmen weiter.

Nachbereitung

Falls das Projektposter am Ende der Sitzung noch nicht vollständig ist, plane mit deinem Team eine weitere Sitzung dafür ein. Triff dich auch mit deinem Team, wenn wichtiges Feedback von Verantwortlichen eingeht.

Drucke das Projektposter und hänge es im Arbeitsbereich deines Teams oder in einem Gemeinschaftsraum wie der Küche aus. Befestige einen Stift und Haftnotizzettel neben dem Poster, damit deine Kollegen direkt Feedback abgeben können.

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