Projektposter in Aktion
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Atlassian-Vorlagen
Was ist ein Projektposter?
Ein Projektposter ist ein Mittel zur Projektplanung, mit dem dein Team ein bestimmtes Problem und mögliche Lösungen durchdenken kann. Dein Team kann außerdem das ideale Endergebnis deines Projekts ermitteln. Ein Projektposter erstellst du nicht in einer Sitzung. Es dient als Projektübersicht und kann im Laufe des Projekts aktualisiert werden. Nimm den Namen "Projektposter" nicht zu wörtlich – du musst es nicht aufhängen. Es sollte jedoch – wie ein richtiges Poster – gut sichtbar sein, sodass dein Team sich leicht darauf beziehen kann.
Durchführung
Im Gegensatz zu einem Projektauftrag ist das Projektposter ein dynamisches Dokument. Aktualisiere es, wenn ihr Informationen über die Problemstellung erarbeitet, Annahmen hinterfragt, Lösungen überprüft und vor dem nächsten Schritt den Kurs korrigiert.
Anleitung zur Durchführung dieses Spiels
1. Vorbereitung 15 Minuten
Das Poster ist in drei Teile gegliedert, um den Fortschritt deines Projekts widerzuspiegeln:
Problemstellung – Beschreibt, wieso es für Kunden und das Unternehmen wichtig ist, dieses Problem zu lösen. Legt eure Projektziele fest und identifiziert mögliche Lösungsansätze.
Überprüfung von Annahmen – Identifiziert Wissenslücken und Risiken. Was wisst ihr schon und was müsst ihr noch in Erfahrung bringen?
Vorbereitung auf die Umsetzung – Visualisiert die Lösung und etabliert einen Projektplan.
Ihr müsst das Projektposter nicht gleich komplett ausfüllen – es wird im Verlauf mehrerer Sitzungen gemeinsam mit dem Team vervollständigt. Konzentriert euch in der ersten Sitzung darauf, das Problem zu definieren und eure Projektziele festzulegen. Gebt diese so früh wie möglich an die Projektsponsoren weiter, um Feedback zu erhalten, das ihr dann in künftigen Sitzungen berücksichtigen könnt.
DURCHFÜHRUNG DER SITZUNGEN
Plane eine Sitzung von 60 Minuten mit deinem Team. Sammle und teile alle relevanten Informationen vorab, z. B. Daten aus Benutzertests, Analysen, Kundenfeedback, Marktforschung usw.
Stelle in der ersten Sitzung zunächst die Vorlage zum Projektposter vor und erkläre, wie sie zu verwenden ist. In den weiteren Sitzungen kannst du zu Beginn (kurz!) auf die Änderungen eingehen, die bis dahin am Poster vorgenommen wurden.
Gehe die Fragen mit deinem Team durch und achte darauf, dass eine grundsätzliche Übereinkunft herrscht, bevor du mit dem nächsten Punkt fortfährst. Wenn eine Pattsituation entsteht oder die Meinungen der Teammitglieder stark auseinandergehen, solltest du den jeweiligen Punkt möglichst so lange besprechen, bis ihr zu einem Konsens gelangt. Ist dies nicht möglich, sollte ein Teammitglied als Nachbereitungsaufgabe weitere Informationen sammeln und sie mit dem gesamten Team teilen.
Falls ihr euch dennoch nicht einigen könnt, muss eventuell der Projektzuständige (z. B. der Projektmanager) oder der Executive Sponsor die Entscheidung treffen und eine Richtung vorgeben.
Wenn du remote mit einem großen Team zusammenarbeitest, kannst du Breakout-Räume oder mehrere Meetings zum Projektstart mit kleineren Gruppen erstellen. So hat jeder die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten und sich zu äußern.
Bezieht beim Bearbeiten der einzelnen Bereiche Projektmaterialien ein, die bei anderen Übungen entstanden sind, beispielsweise bei DACI, der Erfahrungsleinwand oder Kompromissen.
Profitipp:
Projektposter sind am hilfreichsten, wenn es komplexe Probleme zu lösen gilt oder ihr eine Geschäftschance mit vielen Unbekannten nutzen möchtet. Bei kleinen Projekten lohnt sich die Erstellung eines Posters dagegen nicht.
2. Problemstellung 5 Minuten
Im Abschnitt "Problemstellung" haltet ihr die Begründung des Projekts fest. Dieser Abschnitt sollte gerade so viele Details enthalten, dass auch teamfremde Personen nachvollziehen können, weshalb ihr das Projekt in Erwägung zieht und was ihr damit erreichen möchtet.
Dieser Abschnitt heißt zwar "Problemstellung", aber trotzdem solltet ihr hier auch mögliche Problemlösungen beschreiben.
Wahrscheinlich müsst ihr euch mehrmals mit der Problemstellung auseinandersetzen, bevor ihr für die Umsetzung bereit seid. Wenn Feedback von Projektsponsoren und Stakeholdern eingeht, stellen Teams oft fest, dass sie die falschen Fragen gestellt haben oder die Anforderungen des Kunden nicht erfüllt haben. Vielleicht merkt ihr auch, dass eure Annahmen nicht zutreffend waren.
Je mehr Feedback ihr zur Problemstellung erhaltet, desto besser. Bittet Stakeholder, Vorgesetzte und alle anderen Personen, die möglicherweise nützliche Erkenntnisse für euch haben, direkt im Confluence-Dokument eures Projektposters Kommentare zu hinterlassen. Auf diese Weise wird das gesamte Feedback zentral erfasst und ihr erhaltet ein schriftliches Protokoll, auf das ihr euch im Laufe des Projekts beziehen könnt.
Keine Sorge. Es ist normal, den Abschnitt "Problemstellung" eures Projektposters regelmäßig zu aktualisieren und anzupassen. Geht einfach noch einmal die Fragen in diesem Abschnitt des Projektposters durch. (Bei Bedarf auch weitere Male). Die potenziellen Lösungsansätze eures Teams werden sich wahrscheinlich auch ändern, wenn ihr euch auf ein zentrales Problem konzentriert.
3. Überprüfung 20 MIN.
Für die Definition der Problemstellung müsst ihr Annahmen treffen. Diese gilt es zu überprüfen, damit dein Team und die Projektsponsoren auf eure Lösung vertrauen können. Zu Beginn sieht dieser Abschnitt des Posters aus wie eine To-do-Liste. Im Verlauf des Projekts haltet ihr hier immer mehr Erkenntnisse fest, sodass der Abschnitt einen Überblick über eure erfolgten Recherchen und die dabei gewonnenen Informationen gibt.
Die Ergebnisse eurer Recherche sollten die Lösung und ihre relative Priorität bestätigen (oder widerlegen), bevor ihr euch dem nächsten Schritt zuwendet. Ist dies nicht der Fall, müsst ihr möglicherweise die Problemstellung neu formulieren oder durch Brainstorming weitere mögliche Lösungen ermitteln. Nicht den Mut verlieren! Bei sehr großen Projekten kann dieser Arbeitsschritt mehrere Wochen oder gar Monate dauern.
Aktualisiere diesen Abschnitt im Verlauf der Recherche mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse und ggf. Links zur unterstützenden Dokumentation.
4. Vorbereitung auf Umsetzung 15 Minuten
Dieser Abschnitt bleibt bei der Erstellung des Projektposters zunächst leer. Er füllt sich jedoch nach und nach, wenn ihr euch für eine Lösung entscheidet und dann das ideale Ergebnis und den Weg dorthin dokumentiert.
In diesem Abschnitt liegt der Fokus auf eurem Projektplan. Wenn du in dieser Phase mehrere Teammitglieder mit unterschiedlichen Kompetenzen einbeziehst, kannst du sicherstellen, dass keine Aspekte des Projekts vergessen werden und ihr ein entscheidendes gemeinsames Verständnis entwickelt.
Achte darauf, dass euer vollständiges (oder teilweise ausgefülltes) Projektposter an einem zentralen Ort aufbewahrt wird und alle Teammitglieder leicht darauf zugreifen können, sobald es an die Arbeit geht. Dieses Dokument ist euer Projektleitfaden – stelle also sicher, dass es jeder sehen kann!
Profitipp
Teile nach der Sitzung deine Erkenntnisse mit so vielen Kollegen und Freunden wie möglich. Frage sie im Gegenzug, was sie gelernt haben. So kann man endlos profitieren!
BEISPIEL
Seht euch diese vom Confluence Server-Team erstellte Prioritätsmatrix an.
Nachbereitung
Falls das Projektposter am Ende der Sitzung noch nicht vollständig ist, plane mit deinem Team eine weitere Sitzung dafür ein. Triff dich auch mit deinem Team, wenn wichtiges Feedback von Stakeholdern eingeht. Je nach Projektumfang, der Anzahl eurer Projektziele oder der Stakeholder, die deinem Team Feedback geben müssen, sind möglicherweise weitere Sitzungen erforderlich. Das ist völlig in Ordnung. Qualitativ hochwertige Ergebnisse sind wichtiger als eine schnelle Arbeitsweise.
Abwandlungen
Führungsteams 10 Minuten
Ihr löst breiter gefasste Probleme mit größeren Zielen und längerer Dauer. An der Umsetzung der gewählten Methode sind mehr Personen beteiligt. Da ihr ermitteln müsst, welche Probleme zuerst gelöst werden sollen, sind die Projektposter von Führungsteams im Gegensatz zu den eher taktischen Postern der Projektteams meist strategisch oder visionär ausgerichtet. Versucht, den Überblick zu behalten und euch nicht in den Details zu verlieren.
Führt diese Übung im Rahmen des jährlichen Planungszyklus oder während eines Seminars aus und nehmt euch dafür 90 bis 120 Minuten Zeit. Erledigt einen Teil der Recherche schon im Vorfeld getrennt voneinander, um bei der Sitzung mehr Material für das Projektposter zur Verfügung zu haben. Gebt das Poster als Strategiedokument für ein Jahr an das gesamte Unternehmen weiter.
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