Cartel del proyecto
En lugar de un acta de constitución del proyecto que nadie se va a leer, crea un cartel de proyecto para encontrar la manera correcta de abordar un problema, definir el alcance del proyecto y guiar tu trabajo.
UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...
Comprender el problema que intentáis solucionar y por qué es tan importante para la empresa y los clientes.
Compartir información con los patrocinadores del proyecto y el resto de partes interesadas que puedan ayudarte a orientar tus ideas.
Si te plantea problemas el concepto de Percepción común del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.
Personas
4-8
Tiempo de preparación
60 min
Duración
60 min
Dificultad
Moderada
Descargar
Ejecución de la estrategia
El cartel del proyecto es un documento vivo, no como las actas de constitución del proyecto. Actualízalo a medida que explores la conceptualización del problema, pongas a prueba las presuposiciones, valides las soluciones, recopiles feedback y, por supuesto, corrijas el rumbo del proyecto antes de seguir adelante.
Materiales
Portátil
Pantalla grande o proyector
Preparación
Los carteles de proyecto se van rellenando en el transcurso de varias sesiones con tu equipo, así que no te apures ni intentes hacerlo todo de una vez. En la primera sesión, céntrate en definir la conceptualización del problema. Seguidamente, comparte tus hallazgos con los patrocinadores cuanto antes para recibir su feedback, que incorporarás a futuras sesiones a medida que avance el proyecto.
El cartel se divide en 3 partes para respaldar esta evolución:
Conceptualización del problema: explica por qué es vital resolver el problema de cara a los clientes y la empresa. Sé claro al plantear los objetivos y las posibles soluciones.
Validación de las presuposiciones: identifica las lagunas de conocimientos y los riesgos. ¿Qué sabes y qué debes averiguar?
Preparación para la ejecución: visualiza la solución y calcula el alcance del proyecto.
CÓMO DESARROLLAR CADA SESIÓN
Programa 60 minutos de trabajo con tu equipo. Recopila y comparte de antemano información relevante (p. ej.: observaciones procedentes de las pruebas con los usuarios, análisis, feedback de los clientes, estudios de mercado, etc.).
Empieza la primera sesión compartiendo la plantilla de cartel del proyecto con las instrucciones correspondientes. En futuras sesiones, puedes empezar (¡brevemente!) revisando lo que ha cambiado en el cartel.
Orienta a tu equipo de pregunta en pregunta y asegúrate de que se pongan de acuerdo en lo esencial en cada una antes de pasar a la siguiente. Si llegáis a un punto muerto o los miembros del equipo tienen ideas diametralmente opuestas, reserva tiempo para analizar el problema en detalle y tratar de llegar a un consenso. Si esto no fuera posible, algún miembro del equipo deberá encargarse de realizar una tarea de seguimiento para recopilar más información y compartirla. En última instancia, puede que el propietario del proyecto a tiempo completo (p. ej., el gestor del proyecto) o el patrocinador ejecutivo tengan que zanjar las divergencias de opinión decidiendo simplemente el rumbo que habrá que seguir.
A medida que vayáis resolviendo cada sección, vinculadlas a otros recursos del proyecto que surjan de otras estrategias que llevéis a cabo: el DACI, el lienzo de experiencias, el Ecualizador de pros y contras, etc.
Consejo de experto
Los carteles del proyecto son ideales para solucionar problemas complejos o aprovechar una oportunidad con muchas incógnitas. No te molestes en crear un cartel para proyectos pequeños.
PASO 1
Conceptualización del problema
La sección "Conceptualización del problema" recoge la razón de ser del proyecto. Esta sección debe incluir solo el grado de detalle suficiente para que alguien ajeno a tu equipo pueda entender por qué consideráis que se debe realizar el proyecto y sus objetivos.
Probablemente, tendrás que volver a revisar la conceptualización del problema varias veces antes de que estés en disposición de pasar a la fase de ejecución. A medida que reciben feedback de los patrocinadores y las partes interesadas, los equipos suelen descubrir que no han estado planteando las preguntas adecuadas o que no han satisfecho las necesidades del cliente. Puede que también descubras que tus presuposiciones no eran del todo exactas.
No te agobies. Eso es normal. Vuelve a esta sección del cartel del proyecto y repasa las preguntas otra vez. (Y otra, y otra más, todas las veces que haga falta).
PASO 2
Validación
Definir la conceptualización del problema te obligará a realizar presuposiciones que deban ratificarse para que tu equipo y las partes interesadas puedan confiar en la solución. Al principio, esta sección del cartel constará de una lista de tareas pendientes. A medida que el proyecto vaya avanzando y vayáis registrando aquí vuestros hallazgos, ofrecerá un resumen general de las tareas de validación y de la información que hayáis recopilado.
La fase de investigación debe servir para confirmar (o refutar) la solución y su prioridad antes de seguir avanzando. Si no lo conseguís, puede que tengáis que revisar la conceptualización del problema o considerar más soluciones mediante una lluvia de ideas. En los proyectos de gran envergadura, esto puede llevar semanas o incluso meses de trabajo.
A medida que la investigación vaya avanzando, actualiza esta sección con resúmenes de lo que habéis descubierto y enlaces a documentación de apoyo.
paso 3
PREPARACIÓN
Esta sección estará vacía cuando crees el cartel de proyecto, pero la iréis rellenando a medida que lleguéis a conclusiones sobre la solución, lo que queréis alcanzar y lo que necesitaréis para conseguirlo.
Implicar a varios miembros del equipo con distintas habilidades en la fase de "preparación" ayuda a que te asegures de captar todos los aspectos de lo que entregarás y desarrollar la importantísima percepción común.
Consejo de experto
Después de la sesión, comparte las lecciones aprendidas con tantos compañeros, colegas de profesión y amigos como sea posible. Habla de los puntos LEARNT con todos los compañeros, colegas de profesión y amigos que puedas. Además, pregúntales lo que aprendieron ellos. Verás lo útil que es.
POR EJEMPLO...
Echa un vistazo a este cartel de proyecto creado por el equipo de Confluence.
¿Lo has clavado?
Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.
Variantes
Equipos de liderazgo
Solucionáis los problemas más generales con objetivos más amplios, horizontes temporales más prolongados y, en cuanto comenzáis a seguir una metodología, implicáis a un mayor número de personas en la fase de ejecución. Como os encargáis de determinar cuáles son los problemas que hay que priorizar, los carteles de proyecto de liderazgo son estratégicos o visionarios, en vez de tener el carácter más táctico de los carteles que crearía un equipo del proyecto.
Realizad esta estrategia dentro de un ciclo de planificación anual o fuera de las instalaciones y reservad 1,5-2 horas para ello. Efectuad parte de la investigación con antelación de forma individual para que podáis dedicar más tiempo durante la sesión a elaborar el cartel del proyecto propiamente dicho. Compartid el cartel con el resto de la organización en un documento estratégico anual.
Seguimiento
Si no termináis el cartel del proyecto al final de la sesión, programa una sesión de seguimiento con el equipo para seguir trabajando en él. Asimismo, asegúrate de que reunirte con tu equipo cuando recibáis un feedback significativo de las partes interesadas.
Imprime el cartel del proyecto y cuélgalo cerca del lugar de trabajo de tu equipo o una zona común como, por ejemplo, la cocina. Deja un boli y unas cuantas notas adhesivas junto al cartel para que tus compañeros puedan dejar feedback.
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