Cartel del proyecto
¿Cuándo fue la última vez que leíste un plan de proyecto o un estatuto? Prueba, en cambio, con un cartel de proyecto para definir la forma correcta de abordar un problema, el alcance del proyecto y la ruta para alcanzar tus objetivos.
Tiempo de preparación
20 min
Tiempo de ejecución
90 min
Personas
3-10
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Ten claro el problema que estás resolviendo y las posibles soluciones.
- Valida lo que ya sabes y lo que necesitas averiguar antes de seguir adelante.
- Pon en marcha un plan de proyecto que la gente realmente utilice y actualice con el tiempo.
QUÉ NECESITAS
- Espacio de reunión o videoconferencia con pantalla compartida.
- Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas).
Recursos de la estrategia
Cómo crear un cartel de proyecto
Sustituye los aburridos planes de proyectos y estatutos por una alternativa divertida.
¿Qué es un cartel del proyecto?
Un cartel de proyecto es una herramienta de planificación que ayuda a tu equipo a reflexionar sobre el problema que intenta resolver, las posibles soluciones y cuál será el resultado final ideal.
No te tomes el nombre demasiado al pie de la letra. No tienes que colgar el cartel de tu proyecto en la pared, pero debe ser fácil de ver, como un cartel en la vida real.
¿Cuándo debes crear un cartel de proyecto?
A diferencia de las actas de proyectos, los carteles de proyecto son documentos dinámicos que el equipo rellena a lo largo de varias conversaciones. Crea un borrador al principio del proyecto y actualízalo a medida que exploras el espacio del problema, cuestionas hipótesis, validas soluciones y recabas opiniones.
¿Son necesarios los carteles de proyecto para todos los proyectos?
No, los carteles de proyecto son ideales para solucionar problemas complejos o aprovechar una oportunidad con muchas incógnitas.
¿Por qué es importante crear carteles de proyecto?
Las investigaciones demuestran que seguir los pasos de la creación de un cartel de proyecto te ayuda a:
- Asegurarte de resolver el problema correcto
Resolver el problema equivocado o abordar un síntoma en lugar de la causa raíz puede suponer una pérdida de tiempo, esfuerzo y recursos. Este estudio ha descubierto que identificar y formular correctamente el problema suele ser más importante que el proceso de solución. - Validar las suposiciones
Las suposiciones no identificadas y no validadas pueden contribuir significativamente al fracaso de los proyectos. Definir y validar claramente los supuestos como parte de esta estrategia puede ayudar a mejorar la toma de decisiones, mejorar la comunicación y minimizar el riesgo. - Aumentar la participación de las partes interesadas
En este estudio, la participación de las partes interesadas estaba muy relacionada con una mayor satisfacción de las partes interesadas y los patrocinadores. La participación fue también un importante factor de predicción de la capacidad de un proyecto para ajustarse al presupuesto y cumplir los plazos.
1. Prepara la estrategia
Tiempo estimado: 10 min
Los carteles de proyecto se dividen en tres partes para apoyar la evolución del proyecto:
- Espacio del problema: explica por qué es vital resolver el problema de cara a los clientes y la empresa. Sé claro al plantear los objetivos de tu proyecto y las posibles soluciones.
- Validación: identifica las lagunas de conocimientos y los riesgos. ¿Qué sabes y qué debes averiguar?
-
Listo para hacerlo: visualiza la solución y establece un plan de proyecto.
No hace falta que termines el cartel entero de una vez. A medida que vayas resolviendo cada sección, enlaza con otros artefactos del proyecto o anota otras estrategias que puedas llevar a cabo, como el DACI, el lienzo de experiencias, los pros y contras, etc.
Programa 60 minutos con tu equipo para la primera sesión y céntrate en definir el problema y fijar los objetivos del proyecto. Recopila y comparte de antemano información relevante, como observaciones procedentes de las pruebas con los usuarios, análisis, feedback de los clientes, estudios de mercado, etc.
Consejo: DIVIDE EL TRABAJO
Si trabajas con un equipo grande, considera la posibilidad de crear salas para grupos pequeños u organizar varias sesiones con grupos pequeños para que todos tengan la oportunidad de participar y hacerse oír.
2. Definir el espacio del problema
Tiempo estimado: 20 MIN
Empieza la primera sesión compartiendo la plantilla de cartel del proyecto con las instrucciones correspondientes.
Dirige a tu equipo a través de las preguntas de la plantilla, empezando por el espacio del problema: la razón de ser del proyecto. Debe incluir solo el grado de detalle suficiente para que alguien ajeno a tu equipo pueda entender por qué consideráis que se debe realizar esta iniciativa y cuáles son sus objetivos.
Intentad llegar a un consenso en cada sección antes de pasar a la siguiente. Si llegáis a un punto muerto o los miembros del equipo tienen ideas diametralmente opuestas, tomaos el tiempo necesario para debatirlo. Si no se llega a un acuerdo, algún miembro del equipo deberá encargarse de realizar una tarea de seguimiento para recopilar más información y compartirla con todo el equipo.
En última instancia, puede que el propietario del proyecto a tiempo completo (p. ej., el gestor del proyecto) o el patrocinador ejecutivo tenga que zanjar las divergencias de opinión decidiendo el rumbo que habrá que seguir.
Nota:
Es probable que tengas que revisar el espacio del problema varias veces antes de que estés en disposición de pasar a la fase de ejecución. A medida que reciben feedback de los patrocinadores y las partes interesadas, los equipos suelen descubrir que no han estado planteando las preguntas adecuadas o que no han satisfecho las necesidades del cliente. Puede que también descubras que tus presuposiciones no eran del todo exactas. No pasa nada.
Cuanto más feedback recibas sobre tu espacio del problema, mejor. Pide a las partes interesadas, a los altos cargos y a cualquier otra persona que consideres que tiene buenas ideas que dejen comentarios directamente en el documento colaborativo, como la página de Confluence. De esta forma, tendrás todas sus ideas en un solo lugar y tendrás un registro escrito para comprobarlo a medida que avances.
CONSEJO: RECIBE FEEDBACK CON ANTELACIÓN
Comparte tu cartel inicial con las partes interesadas del proyecto lo antes posible para recibir su feedback, que incorporarás a futuras sesiones a medida que se desarrolle el proyecto.
3. Validación
Tiempo estimado: 20 min
Definir el espacio del problema te obligará a realizar presuposiciones que deban ratificarse para que tu equipo y las partes interesadas confíen en la solución.
Al principio, las respuestas a las preguntas de "validación" del cartel pueden parecer una lista de tareas pendientes. Sin embargo, a medida que el proyecto vaya avanzando y vayáis registrando aquí vuestros hallazgos, el cartel ofrecerá una visión general de los esfuerzos de validación y de la información que hayáis recopilado.
La fase de investigación debería servir para confirmar (o refutar) la idoneidad de la solución y su prioridad relativa antes de seguir avanzando. Si no lo consigues, puede que tengas que revisar el espacio del problema o considerar más soluciones mediante una lluvia de ideas.
No te desanimes. En los proyectos de gran envergadura, esto puede conllevar semanas o incluso meses de trabajo. A medida que la investigación vaya avanzando, actualiza esta sección con resúmenes de lo que hayas descubierto y enlaces a documentación de apoyo.
CONSEJO: COMPARTIR ES CUIDAR
Después de la sesión, comparte las lecciones aprendidas con tu equipo y con otras personas, y pregunta si también han aprendido algo recientemente.
4. Listo para la ejecución
Tiempo estimado: 20 min
Esta sección estará vacía cuando crees el cartel de proyecto, pero la iréis rellenando a medida que lleguéis a conclusiones sobre la solución, lo que queréis alcanzar y lo que necesitaréis para conseguirlo.
Esta sección se centrará en tu plan de proyecto. Implicar a varios miembros del equipo con distintas habilidades para responder a las preguntas de la sección "Listo para la ejecución" ayuda a que te asegures de captar todos los aspectos de lo que entregarás y desarrollar una percepción común.
Este documento arroja luz sobre tu proyecto, así que asegúrate de que todos puedan verlo al llegar al trabajo.
Seguimiento
Comparte los resultados
No puedes completar todo el cartel de proyecto en una sola sesión. Para seguir trabajando en ello, planifica sesiones de seguimiento con tu equipo. En futuras sesiones, empieza por revisar brevemente los avances o lo que ha cambiado desde la última reunión.
Asimismo, asegúrate de reunirte con tu equipo cuando recibáis un feedback significativo de las partes interesadas. Según el tamaño del proyecto, del número de objetivos que tenga o del número de partes interesadas que aporten sus comentarios, es posible que tengas que planificar varias sesiones de seguimiento. No te preocupes, es más importante hacer las cosas bien que hacerlas rápido.
Variantes
Equipos de liderazgo
Si eres responsable de equipo, te esfuerzas para resolver problemas más amplios con objetivos de proyecto más importantes y horizontes temporales más largos. Y, en cuanto comienzas a seguir una metodología, implicas a un mayor número de personas en la fase de ejecución.
Los responsables de equipo pueden crear carteles de proyectos que sean estratégicos o visionarios en lugar de más tácticos. Céntrate en el panorama general y no te dejes llevar por los detalles.
Los responsables de equipo también pueden dirigir esta estrategia como parte de la planificación anual o fuera de las instalaciones. En ese caso, espera entre 1,5 y 2 horas e investiga un poco de antemano para poder desarrollar más tu cartel de proyecto durante la sesión. Puedes compartir tu cartel con el resto de la organización en un documento estratégico anual.
¿Aún tienes preguntas?
Conversa con otros usuarios del Manual de estrategias para equipos de Atlassian, obtén asistencia o envía tus comentarios.
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Cumplimentación de la sección "Espacio del problema" para un proyecto de rediseño del panel
Cumplimentación de la sección "Validación"
Finalización de un borrador del cartel de proyecto cumplimentando la sección "Listo para la ejecución"