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Reuniones inclusivas


Organizar reuniones no es nada fácil, pero dejar a todo el equipo con la sensación de que pertenecen a algo lo es aún menos. Te explicamos cómo ser inclusivo.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Crea un entorno que fomente la diversidad de opiniones y participación de todos los asistentes.

Si te plantean problemas los conceptos de percepción común o equipo equilibrado del Monitor de estado, esta estrategia puede serte útil.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Hay estudios que han demostrado que muchas personas (por ejemplo, teletrabajadores, mujeres, personas introvertidas, etc.) tienen dificultades para hacer aportaciones y hacerse oír cuando están en una reunión.

Otros estudios indican que, aunque lleguen a hablar, es mucho más probable que las mujeres se vean interrumpidas en las reuniones, que sus ideas se tomen menos en serio y que incluso se apropien de ellas otros compañeros de equipo.

Hacer posible que estas personas hablen y sean escuchadas es beneficioso para todas las partes, y el encargado de conseguirlo es un buen facilitador.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Todos los asistentes a la reunión. ¡La inclusión es un trabajo de equipo!

Todos los equipos pueden (¡y deberían!) celebrar reuniones inclusivas. A continuación, te explicamos cómo.
Equipo del usuario
Personas

4 - 7

Icono de lápiz
Tiempo de preparación

15 min

Reloj de medición
Duración

30-60 min

Dificultad Media
Dificultad

Moderada

Ejecución de la estrategia

En esta estrategia, no te centres en los pasos individuales. Concíbela como una serie de principios y herramientas que te servirán para garantizar una participación equilibrada en tu próxima reunión.

Materiales

Pizarra o papel de estraza

Rotuladores

Notas adhesivas

Cronómetro

Preparación

Preparación (30 minutos)

Antes de la reunión, tu labor es dar a las voces con menos representación la oportunidad de expresar opiniones desde el principio, conseguir que el grupo no resulte intimidante y proporcionar tiempo y espacio para que todas las voces sean escuchadas.

1. Elabora un orden del día detallado para la reunión y envíalo a todos los participantes al menos 24 horas antes.
Enumera los temas de la agenda como preguntas y no como temas genéricos, y anima a los participantes a que vengan preparados. Esto da a las personas introvertidas la oportunidad de procesar la información sin la presión de estar en grupo. Busca aliados (por ejemplo, hombres o personas extrovertidas) que lideren con el ejemplo y encárgales que hagan espacio para mujeres o personas introvertidas o que participan de forma remota.

2. Sé selectivo con las personas invitadas a la reunión.
Cuanta más gente haya, más difícil será que todos puedan hacer aportaciones. El orden del día debería ayudar a los invitados a determinar si deben estar en la reunión. Deja claro a los invitados que, si no están directamente involucrados o creen que no tienen nada que aportar, deben rechazar la invitación (y, si es necesario, recomendarte a otra persona que sí debería asistir).

3. Reserva tiempo suficiente para cubrir todos los puntos del orden del día.
Las reuniones suelen ser más eficientes cuando hay unos tiempos marcados, pero si hay demasiada presión, las opiniones de los participantes menos locuaces pueden quedar eclipsadas. Asegúrate de que hay tiempo suficiente para que todos puedan expresar sus opiniones, desarrollar las opiniones de otros y llegar entre todos a una conclusión.

PASO 1

Preparativos (5 min)

Todos sentados igual, porque todos valéis lo mismo
Todo el mundo debe estar sentado alrededor de la mesa, con comodidad. Si ves que hay gente que se pone en una esquina, distribúyelos de manera uniforme para que todos puedan ser vistos y escuchados. Si estás animado, intenta llevar esta idea al extremo. En lugar de que los participantes que se unen de forma remota aparezcan como cabezas gigantes en la pantalla, transforma toda la reunión en un formato remoto y haz que incluso los asistentes que están en tu misma ubicación accedan virtualmente desde su mesa.

Haz que todo el mundo se sienta bienvenido
Presenta brevemente a todos y explica por qué participan en la reunión. Así relajarás el ambiente desde el principio y todo el mundo se sentirá valorado e integrado.

Establece algunas reglas básicas
Diles a los participantes que no hablen encima del otro, anima a hablar a los introvertidos y detén las interrupciones. Si hay asistentes remotos, recuerda al grupo que los incluya y que todos estén atentos a herramientas como el chat o la función de levantar la mano.

Explica la estructura de la reunión. Por ejemplo, puedes organizar un debate en el que haya que ir cambiando de pareja para que todos los asistentes expresen su opinión antes de pasar al siguiente tema. También puedes hacer circular un objeto que dé la palabra a quien lo tiene o hacer sonar un pollo de goma cuando alguien empiece a monopolizar la conversación.

Explica de qué se ocupará cada uno en la reunión y cuál será el orden del día; si hay dudas, resuélvelas
Explica quién se ocupa de cada tema del orden del día, quién lo va a facilitar y cuáles son los objetivos de la reunión.

PASO 2

Puntuaciones de los valores del equipo (20-40 minutos)

Utiliza estos trucos cuando la situación lo requiera.

Implica a todo el mundo
Sé proactivo a la hora de dar la palabra a los participantes que estén más retraídos y pregúntales directamente. En las sesiones virtuales, ve comprobando todo el tiempo que los participantes remotos pueden seguir la conversación y contribuir.

¡Detén las interrupciones!
Da ejemplo y, si te das cuenta de que alguien no consigue hablar, dilo. Anima a todo el mundo a hacer lo mismo. Puedes utilizar frases como esta: "Espera un segundo, Fátima. Antes de seguir, quiero asegurarme de haber entendido bien a Aniket".

Si alguien es reincidente, habla con él aparte después de la reunión y díselo. Parte de la idea de que todo el mundo actúa de buena fe. Pocas veces se hacen esas cosas a propósito.

Reconoce los méritos y los aciertos
Si alguien señala algo importante, reconoce su aportación y atribuye las ideas a quienes las han tenido. No dejes que nadie se apropie de las ideas de otra persona y, cuando se hagan aportaciones de valor, destácalo.

Utiliza "el poder del boli"
Si una persona está acaparando la reunión, pídele que se encargue de ir tomando las notas de la reunión. Así tendrá que escuchar y dejará espacio para los demás.

Apunta y comparte
Da a todos tiempo para procesar las preguntas, anotar sus ideas y compartirlas con el grupo. Así, los participantes menos locuaces tendrán tiempo para aclarar sus ideas y hacerse oír.

Al terminar, deja las cosas claras
Al finalizar cada tema de la agenda, haz una pausa para acordar los próximos pasos y definir plazos claros. Asigna a responsables directos y haz que esta función vaya rotando, para que las personas más locuaces no acaben acaparando todas las acciones.

Antipatrón

No pongas a la gente en una situación incómoda

No presiones a nadie para que tenga que decir algo interesante sobre la marcha. En vez de eso, pregunta a los participantes si están de acuerdo con las conclusiones del grupo o si hay algún punto que ha quedado en el aire.

paso 3

Recapitula (5 min)

Revisa los puntos y las decisiones clave para coordinar a todo el mundo; luego, aclara (o repite) los pasos siguientes y los responsables directos.

Para terminar, dedica un momento a agradecer a todos sus aportaciones y destaca lo importante que ha sido la reunión. Puedes decirles algo como esto: "Las decisiones que hemos tomado hoy aquí nos servirán para avanzar mucho más rápido a lo largo de todo el proyecto".

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Seguimiento

Pon en circulación una nota de seguimiento que recopile las conclusiones, las acciones y los responsables directos. De esta manera, todo el mundo estará al tanto y con criterios comunes (ten en cuenta que es posible que las personas que asisten de forma remota no hayan podido escucharlo todo bien).

Pide de forma proactiva ideas que puedan surgir después de la reunión. Para rendir mejor, las personas introvertidas necesitan un tiempo a solas para procesar información nueva. Por ejemplo, envía un mensaje de este tipo: "Desde que nos reunimos, ¿a alguien se le ha ocurrido algo sobre este asunto? Si es así, me encantaría oírlo".

Estate al tanto de las acciones. Asigna a alguien que haga controles en plazos adecuados después de la reunión para garantizar que se cumplen los compromisos o hacer una reevaluación si han surgido imprevistos.

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Retrospectivas

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