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Inklusive Meetings


Meetings zu leiten, ist anstrengend. Meetings zu leiten, die jedem Teammitglied ein Zugehörigkeitsgefühl vermitteln, ist noch anstrengender. Hier sind einige Tipps, wie du alle einbeziehen kannst.

ZWECK DIESES SPIELS

Schaffe eine Umgebung, in der vielfältige Meinungen und die Beteiligung aller Anwesenden willkommen sind.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen Gemeinsames Verständnis oder Ausgewogenheit im Team beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Studien zeigen, dass viele Menschen (z. B. Remote-Mitarbeiter, Frauen oder Introvertierte) Schwierigkeiten haben, sich bei Meetings einzubringen und sich Gehör zu verschaffen.

Weitere Studien haben ergeben, dass Frauen, wenn sie tatsächlich in Meetings das Wort ergreifen, mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit unterbrochen oder mit ihren Ideen weniger ernst genommen werden. Es kommt sogar vor, dass andere Teammitglieder Ideen "klauen" und als ihre eigenen ausgeben.

Es ist für alle Beteiligten von Vorteil, wenn auch diese Mitarbeiter gehört werden. Genau darum sollte sich ein guter Meetingleiter bemühen.

BETEILIGTE

Alle Meetingteilnehmer. Inklusion ist ein Mannschaftssport!

Jedes Team kann (und sollte!) inklusive Meetings abhalten. Hier erfährst du mehr darüber.
Team-Symbol
Mitarbeiter

4–7

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

15 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

30–60 Min.

Schwierigkeitsgrad Mittel
Schweregrad

Mittel

Durchführung

Verliere dich bei diesem Spiel nicht in den Details. Betrachte es eher als eine Reihe von Prinzipien und Maßnahmen, mit denen du dafür sorgen kannst, dass beim nächsten Meeting alle gleichermaßen einbezogen werden.

Materialien

Whiteboard oder großformatiges Papier

Filzstifte

Haftnotizzettel

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Vorbereitung

Vorbereitung (30 Minuten)

Deine Aufgaben, um die du dich schon vor dem Meeting kümmern solltest: Gib den zurückhaltenderen Teammitgliedern früh die Chance, ihre Meinung zu äußern. Halte die Gruppe möglichst klein, um niemanden einzuschüchtern, und sorge dafür, dass alle die Gelegenheit haben, etwas beizutragen.

1. Setze eine detaillierte Agenda für das Meeting auf und sende sie mindestens 24 Stunden vor Beginn des Meetings an alle Teilnehmer.
Formuliere die Agendapunkte als Fragen, nicht als Themen. Bitte die Teilnehmer, sich vorzubereiten. So haben die Introvertierten die Möglichkeit, sich außerhalb der potenziell stressigen Meetingsituation mit den Informationen zu befassen. Bitte die "lauteren" Teammitglieder (z. B. Männer, Extrovertierte), mit gutem Beispiel voranzugehen und ihren weiblichen, remote arbeitenden oder introvertierten Kollegen Raum zur Beteiligung zu geben.

2. Wähle die Meetingteilnehmer sorgfältig aus.
Je mehr Personen anwesend sind, umso schwieriger ist es für die einzelnen Teilnehmer, sich Gehör zu verschaffen. Die Eingeladenen sollten anhand der Agenda entscheiden können, ob sie wirklich am Meeting teilnehmen müssen. Bitte die Eingeladenen, nur dann zuzusagen, wenn sie direkt beteiligt sind und etwas beizutragen haben (und dir bei Bedarf Kollegen zu nennen, die an ihrer Stelle teilnehmen sollten).

3. Plane genügend Zeit für alle Agendapunkte ein.
Unter Zeitdruck verlaufen Meetings zwar effizienter, aber wenn die Zeit zu knapp ist, kommen stillere Teilnehmer oft nicht zu Wort. Sorge dafür, dass die Zeit ausreicht, damit alle ihre Meinung äußern, auf die Aussagen der anderen eingehen und zu einer Übereinkunft gelangen können.

SCHRITT 1

Einführung (5 Minuten)

Eine faire Sitzplatzverteilung zeigt, dass alle gleich wichtig sind.
Achte darauf, dass am Konferenztisch alle bequem Platz haben. Wenn an einem Ende des Tischs mehr Personen sitzen, verteile sie gleichmäßiger, damit alle problemlos gesehen und gehört werden können. Wenn du mutig bist, kannst du dieses Prinzip auf die Spitze treiben: Statt nur die Remote-Teammitglieder virtuell auf dem Bildschirm am Meeting teilhaben zu lassen, verlege einfach die gesamte Sitzung in den virtuellen Raum. Auch die Mitarbeiter vor Ort müssen dann remote teilnehmen.

Alle sollen sich willkommen fühlen.
Stelle alle Teilnehmer kurz vor und sage jeweils dazu, weshalb sie zum Meeting eingeladen wurden. So minderst du mögliche Spannungen gleich zu Anfang und sorgst dafür, dass sich alle wertgeschätzt und einbezogen fühlen.

Grundregeln sind wichtig.
Erinnere alle Anwesenden daran, sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen. Bitte stille Zuhörer, sich an der Diskussion zu beteiligen und bei Bedarf auf Störungen hinzuweisen. Wenn Remote-Teilnehmer dabei sind, fordere die Anwesenden auf, diese ebenfalls einzubeziehen. Weise auf Funktionen für Wortmeldungen oder Nachrichten hin, die alle kennen sollten.

Erläutere die Struktur des Meetings. Ihr könnt beispielsweise alle der Reihe nach etwas zum Thema sagen oder einen Gegenstand herumreichen, den die Sprechenden in der Hand halten sollen. Vereinbart gegebenenfalls ein akustisches Signal (zum Beispiel ein quietschendes Gummihuhn), das darauf hinweist, dass jemand das Gespräch an sich reißt.

Definiere eine klare Rollenverteilung und Agenda für das Meeting.
Erkläre, wer für welchen Punkt auf der Agenda zuständig ist, wer das Meeting leitet und welche Ziele ihr damit verfolgt.

SCHRITT 2

Bewertung der Einhaltung von Teamwerten (20 bis 40 Minuten)

Diese Tricks kannst du ganz nach Bedarf einsetzen.

Alle einbeziehen
Sprich die zurückhaltenderen Teilnehmer proaktiv an, um ihnen Gelegenheit zur Beteiligung zu geben. Frage bei Meetings mit Remote-Teilnehmern regelmäßig nach, ob diese dem Gespräch folgen können und ob sie etwas anzumerken haben.

Unterbrechungen unterbinden
Gehe mit gutem Beispiel voran, indem du darauf hinweist, wenn jemand offensichtlich nicht zu Wort kommt. Ermutige die anderen Teilnehmer, es dir gleichzutun. Überlege dir schon im Vorfeld Aufforderungen wie "Einen Moment bitte, Fatima. Ich möchte mich erst vergewissern, dass ich Aniket richtig verstanden habe, bevor wir weitersprechen".

Wenn ein Teilnehmer wiederholt anderen ins Wort fällt, sprich ihn nach dem Meeting unter vier Augen darauf an. Gehe aber davon aus, dass sich derjenige seines Verhaltens nicht bewusst ist – meist steckt keine böse Absicht dahinter.

Gute Beiträge anerkennen
Wenn Teilnehmer etwas Wichtiges sagen, lobe sie dafür vor allen anderen. Achte darauf, dass sich niemand mit fremden Federn schmückt, und hebe wertvolle Beiträge gezielt hervor.

Störer zügeln
Wenn eine Person die Diskussion an sich reißt, bitte sie, die Rolle des Protokollanten zu übernehmen. So muss derjenige den anderen Teilnehmern zuhören und ihnen Raum lassen.

Notizen abgleichen
Gib allen Zeit, über eine Frage nachzudenken, ihre Ideen schriftlich festzuhalten und dann darüber zu sprechen. So haben auch weniger sprachgewandte Teilnehmer die Möglichkeit, ihre Gedanken zu ordnen und anzubringen.

Strukturiert vorgehen
Am Ende eines Agendapunkts solltet ihr jeweils die nächsten Schritte vereinbaren und konkrete Aufgaben mit klaren Fristen festhalten. Weise diesen Aufgaben Zuständige zu, wobei die Zuständigkeiten rotieren sollten, damit nicht der lauteste Teilnehmer alle interessanten Aufgaben erhält.

So besser nicht

Teilnehmer unter Druck setzen

Dränge niemanden, auf Zuruf etwas Sinnvolles beizutragen. Frage die Teilnehmer stattdessen, ob sie mit dem bisherigen Fazit der Gruppe einverstanden sind und ob ihrer Meinung nach noch weitere Punkte beachtet werden sollten.

Schritt 3

Abschluss (5 Minuten)

Fasse die wichtigsten Punkte und Entscheidungen noch einmal zusammen, damit ihr alle auf demselben Stand seid. Kläre (oder wiederhole) dann die nächsten Schritte und die dafür zuständigen Personen.

Danke zum Schluss allen für ihre Beteiligung und betone, welchen Nutzen dieses Meeting hatte. Beispiel: "Dank der heute hier getroffenen Entscheidungen können wir den Rest des Projekts nun wesentlich schneller abschließen."

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Nachbereitung

Versende nach dem Meeting Notizen zu den wichtigsten Erkenntnissen, Aufgaben und Zuständigen. So bringst du alle auf denselben Stand (weil insbesondere die Remote-Teilnehmer möglicherweise nicht alles einwandfrei verstehen konnten).

Frage proaktiv nach Ideen, die den Teilnehmern nach dem Meeting vielleicht noch eingefallen sind. Introvertierte benötigen Zeit alleine, um neue Informationen zu verarbeiten und optimal arbeiten zu können. Du kannst beispielsweise eine Nachricht wie diese senden: "Ist jemandem im Nachhinein noch etwas Neues eingefallen? Ich würde mich über weitere Anregungen freuen."

Behalte im Meeting zusammengetragene Aufgaben im Blick. Bitte jemanden, nach dem Meeting in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob die eingegangenen Verpflichtungen eingehalten werden. So könnt ihr Aufgaben bei Bedarf neu bewerten, wenn sich die Vorzeichen verändert haben.

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