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Réunions inclusives


Animer des réunions est une tâche complexe. C'est encore plus difficile de l'assumer tout en donnant un sentiment d'appartenance à l'ensemble des membres de l'équipe. Voici comment faire pour adopter une approche inclusive.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Créez un environnement qui encourage la diversité des opinions et la participation de toutes les personnes présentes.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune ou l'équilibre de l'équipe par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Des études ont montré que de nombreuses personnes (p. ex., les travailleurs à distance, les femmes ou encore les introvertis) ont des difficultés à participer et à se faire entendre dans le cadre des réunions.

D'autres études montrent que même lorsqu'elles prennent la parole, les femmes sont beaucoup plus susceptibles d'être interrompues dans les réunions. Leurs idées sont souvent moins prises au sérieux et il arrive même qu'elles soient récupérées par d'autres membres de l'équipe.

Permettre à ces travailleurs de s'exprimer et d'être entendus est bénéfique pour toutes les parties concernées. C'est pourquoi un bon animateur de réunion est la personne idéale pour ce travail.

QUI PARTICIPE ?

Tous les participants à la réunion. L'inclusion est un sport d'équipe !

Toutes les équipes peuvent (et doivent !) organiser des réunions inclusives. Voici comment faire.
Équipe d'utilisateurs
Personnes

4 à 7

Icône de crayon
Temps de préparation

15 min

Chronomètre
Durée

30 à 60 min

Difficulté Modérée
Difficulté

Modérée

Déroulement du scénario

Pour ce scénario, ne vous focalisez pas trop sur les détails. Voyez plutôt cela comme un ensemble de principes et d'outils que vous pouvez utiliser pour assurer une participation équilibrée lors de votre prochaine réunion.

Matériel

Tableau blanc ou papier kraft

Marqueurs

Post-its

Chronomètre

Préparation

Préparation (30 min)

Avant la réunion, votre travail consiste à donner aux voix sous-représentées l'occasion d'exprimer leurs opinions dès le début, à faire en sorte que le groupe reste restreint et moins intimidant, et à donner du temps et de l'espace à toutes les voix pour qu'elles soient entendues.

1. Rédigez un ordre du jour détaillé de la réunion et envoyez-le à tous les participants au moins 24 heures à l'avance.
Inscrivez les points de l'ordre du jour sous forme de questions, et non de sujets génériques, et encouragez les participants à se préparer avant la réunion. Cela donne aux introvertis une chance de traiter les informations en dehors de la pression d'un cadre social bruyant. Engagez des alliés (hommes, extravertis, etc.) à montrer l'exemple et tenez-les responsables de faire de la place à leurs homologues féminins, à distance et introvertis pour qu'ils puissent apporter leur contribution.

2. Soyez sélectif dans vos invitations aux réunions.
Plus il y a de personnes présentes, plus il est difficile pour chacun de participer. L'ordre du jour doit aider les invités à déterminer s'ils doivent être présents à cette réunion. Assurez-vous que les invités comprennent que s'ils ne sont pas directement concernés ou s'ils ne pensent pas avoir quelque chose à apporter, ils doivent décliner l'invitation (et, si nécessaire, vous indiquer qui d'autre devrait être présent).

3. Prévoyez suffisamment de temps pour aborder tous les points de l'ordre du jour.
Les contraintes de temps rendent les réunions plus efficaces, mais trop de contraintes de temps éclipsent les opinions des participants moins enclins à s'exprimer. Veillez à ce qu'il y ait suffisamment de temps pour que chacun puisse exposer son opinion, s'appuyer sur celle des autres et parvenir ensemble à une conclusion.

ÉTAPE 1

Préparez le terrain (5 min)

Utilisez des sièges identiques pour symboliser l'égalité
Assurez-vous que tout le monde est assis confortablement autour de la table. Si certaines personnes sont regroupées à un bout de la table, répartissez-les de manière égale afin que tout le monde puisse être vu et entendu. Si vous vous sentez audacieux, essayez de pousser ce principe à l'extrême. Au lieu de présenter les participants à distance sous la forme de têtes géantes sur des écrans de télévision, faites en sorte que la réunion soit entièrement à distance, et que même les participants situés dans un même lieu se connectent depuis leur bureau.

Faites en sorte que chacun se sente le bienvenu
Présentez brièvement tout le monde et expliquez pourquoi chaque personne a été invitée à cette réunion. Cela permet de désamorcer les tensions initiales et aide chacun à se sentir valorisé et inclus.

Fixez des règles de base
Établissez une règle interdisant de se couper la parole et encouragez les personnes présentes à prendre la parole et à signaler les interruptions. S'il y a des participants qui ne sont pas physiquement présents, rappelez à la salle qu'il faut les inclure et signalez toute fonction de levée de main ou tout tableau d'affichage dont chacun doit tenir compte.

Expliquez la structure de la réunion. Par exemple, vous pouvez opter pour style de discussion round-robin (tourniquet) afin de vous assurer que chaque personne dans la salle a la possibilité de s'exprimer avant de passer au sujet suivant. Vous pouvez également faire circuler un totem de la parole ou faire couiner un poulet en caoutchouc lorsqu'une personne commence à monopoliser la parole.

Passez en revue les rôles et l'ordre du jour de la réunion, clarifiez toute confusion
Expliquez qui est en charge de chaque point de l'ordre du jour, qui anime la réunion et quels sont les objectifs de la réunion.

ÉTAPE 2

Évaluations des valeurs de l'équipe (entre 20 et 40 min)

Utilisez ces astuces lorsque la situation l'exige.

Faites participer tout le monde à l'action
Donnez de manière proactive la parole aux participants moins dominants en les appelant individuellement. Lors des appels à distance, vérifiez régulièrement si les participants hors site sont en mesure de suivre la conversation et de contribuer.

Dites non aux interruptions !
Montrez l'exemple et signalez quand vous voyez quelqu'un être involontairement interrompu au cours d'une discussion. Encouragez les autres à faire de même. Utilisez des phrases telles que : « Attends une seconde, Fatima, je veux m'assurer que j'ai bien compris le point de vue d'Aniket avant de le compléter ».

Si vous avez affaire à un récidiviste, prenez-le à part un moment après la réunion et faites-le-lui remarquer. Partez du principe qu'il n'est pas du tout conscient de son comportement : les gens agissent rarement de la sorte de manière délibérée.

Attribuez le mérite à qui de droit
Lorsque quelqu'un fait une remarque pertinente, reconnaissez sa contribution et donnez-lui publiquement la paternité de ses idées. Ne laissez pas des profiteurs s'en emparer et soulignez les cas où de la valeur a été ajoutée.

Utilisez toute la puissance du stylo
Si une personne est dominatrice, proposez-lui de prendre les notes durant la réunion. Elle sera ainsi intrinsèquement chargée d'écouter et créera de l'espace pour les autres.

Favorisez la prise de notes et le partage
Donnez à chacun le temps de réfléchir à la question, de noter ses idées sur papier et de les partager. Cela permet aux participants moins bruyants de rassembler leurs idées et de s'assurer qu'ils seront entendus.

Faites le ménage au fur et à mesure
À la fin de chaque thème à l'ordre du jour, faites une pause et mettez-vous d'accord sur les prochaines étapes. Prenez des engagements spécifiques avec des échéances claires. Désignez des personnes directement responsables (DRI) et alternez leur rôle afin de vous assurer que la personne la plus bruyante ne reçoive pas tous les éléments d'action.

Ne cédez pas à la tendance

Mettre les gens au pied du mur

N'obligez pas les participants à avoir quelque chose de significatif à dire au pied levé. Demandez-leur plutôt s'ils sont d'accord avec les conclusions du groupe jusqu'à présent, ou s'il y a un sujet que nous n'avons pas encore abordé.

Étape 3

Concluez (5 min)

Passez en revue les points et décisions clés pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, puis clarifiez (ou répétez) les prochaines étapes et les DRI.

Enfin, prenez un moment pour remercier tout le monde de sa contribution et soulignez la valeur créée par cette réunion. Vous pouvez par exemple dire : « Les décisions que nous avons prises ici aujourd'hui nous permettront d'avancer beaucoup plus vite pendant le reste du projet ».

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Suivis

Faites circuler une note de suivi qui reprend les principaux points à retenir, les mesures à prendre et les personnes directement responsables. De cette façon, tout le monde est informé et sur la même longueur d'onde (n'oubliez pas que les participants à distance n'ont peut-être pas pu tout entendre parfaitement).

Sollicitez de manière proactive les idées qui pourraient germer après la réunion. Pour donner leur meilleur, les introvertis ont besoin de temps seul afin de traiter les nouvelles informations. Par exemple, envoyez un message du type : « Quelqu'un a-t-il un nouvel éclairage sur cette situation depuis notre dernière réunion ? Si c'est le cas, j'aimerais bien l'entendre ».

Gardez un œil sur les éléments d'action. Désignez une personne chargée de contrôler à intervalles appropriés après la réunion que les engagements ont été tenus ou réévalués en cas d'imprévu.

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Lancement de projet

Rétrospectives

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