受容的なミーティング

準備する (30 分)

ミーティング前の課題は、意見を言うのが得意でない人の意見を早めに明らかにする機会を設け、少人数で威圧感のないグループにし、あらゆる意見に耳を傾ける時間と余裕を設けることです。

1. ミーティングの詳細なアジェンダを書いて、24 時間以上前に参加者全員に送信します。
一般的なトピックではなく質問のかたちでアジェンダの項目をリスト アップして、参加者が万全の態勢で参加できるようにします。そうすれば、内向的な参加者にも、参加者がにぎやかに意見を交わすなかで情報を整理して伝えるチャンスを与えられます。仲間 (男性、外向的な人など) を選んで、模範例を示してリードし、女性やリモート参加者、内向的な性格の人が貢献できる場を確保する責任を持ってもらいます。

2. ミーティングに招待する相手を厳選します。
参加者が多いほど、全員が貢献するのは難しくなります。招待を受けたとき、アジェンダがあればミーティングに出席する必要があるかどうかを確認できます。自分に直接の関係がない場合や何も貢献できるものがないと感じる場合には招待を断ってもよいこと (また、必要な場合は誰か他の人を紹介してもよいこと) が、招待を受けた側に理解されるように徹底します。

3. アジェンダの内容をすべて無理なく消化できる時間を用意します。
時間が有限だと意識することはより効率的なミーティングにつながりますが、時間を惜しみすぎると発言力の弱い参加者の意見が省かれてしまいます。全員が意見を述べる時間を十分に設けて互いの意見を発展させ、協力して結論を出します。

準備する (5 分)

全員が同等に価値を提案できる場を用意する
全員が快適にテーブルを囲めるような配置をします。一方の端に密集している参加者は均等に分散させて、全員の姿が見えて声が聞こえるようにします。もう一歩進めて、この原則を徹底してみましょう。リモート参加者のみがテレビ画面に大写しされないように完全リモートの形態でミーティングを実施して、同じ拠点内の参加者も各自の席から電話会議に参加します。

参加者全員が「歓迎されている」と実感できるようにする
全員が簡単に自己紹介して、ミーティングへの参加理由を述べます。この導入で最初の緊張がほぐれて一人ひとり全員が尊重され、受け入れられていると感じます。

基本原則を設定する
「他の人の発言中には発言しない」というルールを設定して、あまり発言しないメンバーから意見を募るとともに割り込み発言を指摘します。リモートでの参加者がいる場合は、議論に組み入れるよう会場内の参加者に声がけをして、挙手機能やメッセージ ボードに気を配るように指示します。

ミーティングの構造を説明します。たとえば、次のトピックに移る前に、全員が順番に意見を表明するラウンドロビンスタイルで議論するなどの方法があります。あるいは、発言権を示すトーテムを全体に回したり、誰かが独壇場を演じ始めたらニワトリのゴム人形を鳴らしたりする方法もあります。

ミーティングの役割とアジェンダをレビューして、あいまいな点は明確にする
アジェンダ項目ごとに責任者、進行役、そしてミーティングの目標について説明します。

まとめ (5 分)

大事なポイントと決定をふりかえって全員が同じ認識を共有していることを確認し、以後のステップと DRI (直接の責任者) を明確化 (強調) します。

最後に少し時間を設け、全員の貢献に感謝し、会議の成果を改めて示します (「今日この場での取り決めによって、残りのプロジェクトの所要時間を大きく短縮できるでしょう」など)。