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ふりかえり


アジャイルソフトウェアチームのおかげでふりかえりミーティングは一般的になりましたが、このミーティングはすべてのチームにとって有用なものです。ここでは、基本的なふりかえりの実施方法と、ふりかえりをチームに適合させる方法を紹介します。ステップ 4 の下にある実際のふりかえりメモのサンプルを、忘れずに確認してください。

このプレイの目的

チームが安心してふりかえりを実行できる場所を用意して、今後の改善に向けて、うまくいっていることやうまくいっていないことについて話し合います。

ヘルスモニターで、ベロシティチームの結束ツールとプロセスの改善に取り組んでいる場合は、このプレイを実行すると役立つでしょう。

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なぜこれが必要なのか

走っても走っても、まったく前に進んでいないように感じる夢を見たことがありますか? チームでも同様の経験をすることがよくあります。同じミスをする、代わり映えのしない方法で仕事をする、必死にやっているのに作業が進まない、などです。

プロジェクトの実行やサービスの提供は、周期的な性質があります。本当に優れたチームは、ときどきこのループからいったん外に出て、最近の実績や成果を振り返ります。1、2 個の教訓を学び、プロセスを反復することで改善できます。

ふりかえりは、チーム全体でプロジェクトについて思い返し、仕事に区切りを付けるよい機会です。その狙いは、継続的な改善にあります。個人攻撃をしないふりかえりによって、全員の業務、チーム、作業環境の改善に役立つ実行可能な項目を把握できます。

誰に参加してもらうべきか

コアプロジェクトまたはサービスチーム、場合によっては進行役に参加してもらいます。関係者など、上記以外の人は参加させないでください。

どのようなチームでも、ふりかえりミーティングを実施できます (また、実施すべきです)。ここでは、その方法を紹介します。
ユーザーのチーム
スタッフ

4 ~ 8 人

鉛筆のアイコン
準備時間

15 分

時計
所要時間

30 分

難易度: 低
難易度

プレイの実施

プロジェクトチームは、スプリント期間またはそれよりやや長い期間の終盤に、このプレイを実施します。フルタイム所有者に報告し、取り上げたい特定の項目がないかを確認します。サービスチームは、管理者または監督者に報告します。

資料

ホワイトボード

マーカー

付箋

タイマー

びっくりチキン

Confluence Cloud のブループリント

準備

会議室を 1 時間以上予約します。準備に 15 分、セッションに 30 分、写真撮影と後片付けに 15 分使います。

チームの他のメンバーよりも 15 分早く入室し、上記の準備物をすべて用意します。ホワイトボードに「何がうまくいきましたか?」と「どこをもっと改善できますか?」の見出しを書きます。

ふりかえりブループリントを使用して、プロジェクトスペースに新しい Confluence ページを作成し、セッションでのアウトプットの記録に使用します。

ヒント
ヒント

過去から学んだアイデアを、次の 3 つの簡単なステップで Trello カードにできます:

  1. Post-it® アプリをダウンロードする
  2. 付箋の写真を撮る
  3. [Trello にエクスポート (Export to Trello)] ボタンをタップする
ステップ 1

準備する (5 分)

ふりかえりミーティングに参加する全員にあいさつをして、参加するにあたってのルールを決めます。

継続的な改善に前向きに取り組み、チームの改善に役立つことを思いついたら何でも共有します。

  • 個人的なことは指摘せず、また個人的な指摘として受け取らないようにします。
  • 広く意見を受け入れる気持ちで耳を傾け、全員の経験が価値のあるものだということを忘れないようにします (自分なら共有しないと思う経験であっても)。
  • ディスカッションの範囲を決めます。前回のスプリント期間か、前の四半期か、プロジェクトの開始以降かなど、どこまでの期間を振り返るかを明確にします。
  • 非難するのではなく、改善を心がけるようにチームに促します。
ヒント
ヒント

チームリード以外に進行役を務めてもらいます。チーム全体で順番に進行役を担当すると、ふりかえりが常に新鮮に感じられ、積極的な参加を促せられ、不都合な真実が明るみに出やすくなります。

ステップ 2

うまくいったことは何か? (10 分)

前向きな雰囲気でセッションを開始します。各チームメンバーに緑の付箋紙を配り、うまくいったと感じていることについて記入してもらいます (付箋紙 1 枚につき 1 つ)。メンバーに付箋紙をホワイトボードに貼ってもらいながら、進行役は類似または重複しているアイデアをグループ化します。

チームでアイデアについて簡単に話し合います。

不適切なパターン

1 ~ 2 人のメンバーが議論を支配している。

これは、もっと強力な進行役が必要だというサインかもしれません。割り込む機会を見つけ、トピックについて発言していないメンバーの意見を求めてください。

ステップ 3

どこを改善すべきか? (10 分)

上記と同じ構成で、ただし今回はピンクまたは赤の付箋紙を使います。特定の個人ではなくアクションや結果について挙げる必要があることをチームに再度説明します。

ステップ 4

次のステップ (5 分)

うまくいかなかったことと、それを改善するためにチームが実行すべき具体的なアクションを特定できましたか? 青い付箋紙を使ってアイデアをホワイトボードに貼ってもらいます。付箋紙をグループ化してチームで話し合い、実行するアクションについて合意を形成し、オーナーと期限を割り当てます。

参加して率直な意見を提供してくれたことについて、全員に感謝を伝えます。フォローアップ項目、各項目のオーナーと期限のリストを手短に読み上げます。

不適切なパターン

アイデアが改善につながらない。

中身のない形式的なふりかえりにならないようにしてください。徹底的に過去をさかのぼるのです。アイデアをタスクに変え、タスクを確実にスプリントに組み込むようにします。メンバーが終盤にはアイデアを絞り出せるだろうと期待してはいけません。

まだまだ振り返りが足りないと思われる場合

上記のステップでは、約 30 分の短いふりかえりミーティングを行います。作業のスコープや複雑さ、チームの規模、前回のふりかえりからの期間によっては、1 ~ 2 時間に拡大する必要があるかもしれません。それに合わせて、基本のワークショップの各セクションを延長します。

または、次のようなバリエーションや追加の要素も試せます。

過去 2 か月間の状況を示す (10 分)

ホワイトボードに、過去 2 か月間のタイムラインを描きます。チームメンバーに重要なイベントを挙げてもらいます。イテレーション/スプリントの開始、製品リリース、達成、発見、すばらしいチームワークの瞬間など、業務に影響があったことが該当します。

ミーティングの開始時にこのアクティビティを行います。これは達成感や連帯感について共通の意識を高めるための優れた方法です。また、全員の記憶を呼び起こし、ふりかえりの準備を整えるためにも有効です。

4 L モデル (20 分)

「うまくいったことは何か」と「うまくいかなかったことは何か」のアクティビティを、次の 4 パート形式に変えてみましょう。

Like: 何が気に入りましたか?
Lack: 何が不足していましたか?
Learn: 何を学びましたか?
Long for: 何を推進したいですか?

このバリエーションは、長時間 (45 ~ 60 分) のふりかえりで、各質問に 5 分以上時間を割ける場合に最も効果的です。

発表する (10 分)

時間があれば (またチームメンバーにその意欲があれば)、「うまくいったことは何か」、「うまくいかなかったことは何か」、「次のステップ」の各アクティビティで、掲示した付箋の内容について発表してもらいます。これにより、チームメンバー全員が (あまり発言しないチームメンバーでも) 均等に貢献し、さらに深い議論を促せます。

謝辞を述べ合う (5 分)

数分間時間を取り、チームメンバー同士で前回のふりかえり以降に達成したことを認め合い、他のメンバーから受けたサポートについて感謝の意を伝えます。端的に正直な気持ちを伝えましょう。謝辞が非常に多い人もいれば、ごく少ない人もいるでしょうが、そこは流れに任せて、強制しないようにしてください。

これは厳密にピアツーピアの演習にする必要があり、個人の貢献者レベルのチームメンバーのみが参加できます。マネージャーやスクラムマスターは静観してください。

投票する (5 分)

「次のステップ」アクティビティで多くのアイデアがあふれてきたら、短期的に優先すべきアクション項目について投票します。全員がマーカーで、優先したい 3 つのアイデアに丸を付けていきます (1 つのアイデアに複数の丸を付けないようにしてください)。丸の数を合計して、チームで結果について話し合い、得票数が上位の項目のオーナーを選びます。

「うまくいかなかったことは何か」アクティビティの直後にこれを実行して、チームの上位 3 つの改善点も特定できます。また、「次のステップ」アクティビティを進める際に、その 3 つのエリアに集中させるためにも役立ちます。

ふりかえりを実際に行う様子を見るには、ここをクリック

ヒント
ヒント

「過去 2 か月」のバリエーションを使用すると、チームの新しいメンバーがすばやく知識を習得し、現状でのふりかえりについてよく理解できるようになります。

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サンプル

4 L モデルを使用したふりかえりの例をご紹介します。

注意
注意

投票は慎重に進めてください。ふりかえりのたびに同じエリアばかりを選択している場合、原因ではなく症状を扱っているおそれがあります。

成果の確認

チームでヘルスモニターセッションをすべて通しで、またはチェックポイントを実施して、改善しているかどうかを確認してみましょう。

その他のパターン

リーダーシップチーム

主なイニシアチブを展開した後は、必ずふりかえりを行います。1 時間のスケジュールを確保します。その時間を使って、イニシアチブの進捗ではなく、チームとしての連携状況や将来的な連携方法をどう伝えるかに集中します。

サービスチーム

プロジェクトチームは 2 週間単位のスプリントで作業を構成することが多いのに対し、サービスチームはカンバン方式で、継続的なワークフロー形式を多く採用しています。チームに合わせて、月または四半期ごとにふりかえりを行ってください。

フォローアップ

必ず、セッション用に作成したページにすべてのメモと写真を記録し、各アクション項目の横にオーナーの名前を記入しておいてください。Jira 課題に対応しているアクション項目がある場合は、ページにその課題へのリンクを追加して、状況をすぐに確認できるようにしてください。ページを保存し、チームで共有します。

常に有意義なふりかえりを実施できているかどうかを疑ってください (健全かつ前向きに)。フォローアップタスクは完了しましたか? 忘れていませんか? 問題の根本原因にたどり着きましたか? さまざまなアクティビティによって深く掘り下げられましたか? このプレイのアプローチ方法は無数にあります。変更したり独自の方法を試したりしてみましょう。

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