継続的改善プロセス: 重要なステップ、手法、メリット

継続的改善とは、パフォーマンスを分析し、機会を特定し、プロセス、製品、人員を段階的に変更することを含む継続的プロセスです。プロセスを分析して微調整することによって、会社は時間を節約し、総合的に優れた製品を提供できます。

組織の成長にとって継続的改善が重要な理由

継続的改善の手法を採用する組織は、大きな競争上の優位性を獲得します。チームが定期的にプロセスをレビューし、段階的な調整を行うと、効率は自然に向上します。

以前は数時間かかっていたタスクが数分で完了し、プロジェクト全体を遅らせていたボトルネックがなくなります。また、品質の向上も大きなメリットです。

作業の進め方を継続的に改善することで、企業はより良い製品やサービスを顧客に提供できるようになり、その結果、多くの場合、顧客満足度の向上、ロイヤルティの向上、収益の増加につながります。

従業員が改善イニシアチブに参加すると、従業員のエンゲージメントも高まります。チーム メンバーが自分の作業の進め方について発言権を持ち、提案が実行されるのを見ると、会社の成功により貢献できているように感じます。

これにより、熱心な従業員がより多くのアイデアを出し合い、プロセスの改善や組織の士気向上につながるという好循環が生まれます。

継続的な改善を日々の業務に組み込むには、改善の意識を持つのに役立つツールやプラクティスを採用する必要があります。継続的な改善に最適なツールは、実際の作業に沿って機能するツールです。

1. 計画、実行、評価、改善の原則 (Plan-Do-Check-Act Principle、PDCA)

PDCA (計画、実行、評価、改善) は、継続的改善モデルで最も広く使用されているツールの 1 つです。

• 「計画」とは、機会を特定し、変化に備えるための計画を立てる段階です。「実行」とは、小さな規模で変更を取り入れる段階です。

• 「評価」とは、データを使用して変更の結果を分析し、その効果があったかどうかを判断するプロセスです。

• 「改善」とは、範囲を広げて変更を実施し、その結果を継続的に評価する段階です。ある段階でうまくいかなかったら、最初からやり直すだけです。

ソフトウェア チームは、「機能フラグ」で新機能をリリースする際に PDCA ループを実行します。機能フラグとは、限定的なテストで実際に一部の顧客に新機能を公開するプロセスです。

テストでは、新機能のない顧客よりもテスト対象の顧客に効果があったかどうかを判断します。ユーザー データを確認したら、チームはその機能を全体に公開して改善に努めます。

2. 5 つの Why 分析

幼い子供が「なぜ?」と両親に尋ね続けると、何かに気付くことがあります。この 5 つの Why 分析 は一般的な根本原因分析の手法であり、「なぜ」と尋ね続けると、5 回以内で根本原因が明らかになる傾向があります。

3. カイゼンとカタ

最大限の柔軟性を求めるなら、カタとカイゼンという改善方法論に基づいてプロセスを構築しましょう。カタとは、動的な問題の解決策を創出するための 4 ステップのプロセスです。一方、カイゼンの 10 原則とは、小規模かつ継続的な改善の文化を育むためのフレームワークです。カタとカイゼンを組み合わせることで、チームが実験し、学び、時間をかけてアプローチを改良できるようになります。

カンバン ボード テンプレートを使用すると、この 4 ステップの進捗を追跡して、チームが計画通りに前進できるようサポートできます。

4. リーン生産

リーン生産とは、リーンの原則に基づき無駄な時間とリソースを排除して、プロジェクトを予定通りに完了させてリリースできるようにします。リーンは、次のような 5 つの主要原則で構成されています。

1. 価値を定義する

2. バリュー ストリームをマッピングする

3. フローを作成する

4. プルを確立する

5. 完璧を追求する

Amazon は、リーン プロセス改善を実践している代表的な企業の一例です。ワークスペースは生産性を最大化するように構成されており、Amazon が販売または出荷する製品が梱包され、出荷準備が整えられます。

Adidas もまた、リーン手法を実践している企業の一つです。Adidas は、各店舗の在庫を少なく抑えながら、顧客がさまざまなタイプの靴を実際に手に取れるように、店舗への直接配送を採用しています。そのため、顧客が在庫のない靴を求めている場合は、その Adidas 店舗に直接発送できます。

リーン プロジェクト管理ソフトウェアを活用して、ご自身の企業でもこうしたメリットを享受しましょう。

5. TQM (総合的品質管理)

TQM (総合的品質管理) は、顧客満足度と従業員の関与を高めるための継続的な改善アプローチです。

全員が品質の向上に取り組むことによって、企業はエラーを減らし、重要なプロセスを改善することができます。これが継続的改善の核となる部分です。つまり、エラーを最小限に抑え、プロセスを合理化して品質を向上させます。

6. アジャイル

アジャイル手法は、大規模なプロジェクトをスプリントと呼ばれる小さな部分に分割するプロジェクト管理手法です。各スプリントの後、チームは次のスプリントに向けて変更や改善を行うために、スプリントのふりかえりを行います。

アジャイル プロジェクト管理はコラボレーションと適応性に左右されるものであり、得られる結果とフィードバックによって変化します。アジャイル ツールを使用するチームは、進捗をより効果的に追跡し、次に何を改善すべきかについてデータ主導型の意思決定を行えます。

ベロシティやバーンダウン率などのアジャイル メトリックを監視することで、組織はパターンを特定し、ワークフローを最適化してより良い結果を得ることができます。

7. カンバン方式

カンバン方式は、チームがワークフローを視覚化して、負担を増やし過ぎず、効率を向上させるのに役立ちます。カンバンの原則は、スプリント バックログ、現在の作業、完了した作業など、ワークフローの視覚化に軸をおいています。

これにより、自身の負担を増やし過ぎることなく、締め切りに間に合うように、作業を安定して進められます。知っておくべき重要なカンバン指標には、次の 4 つがあります。

1. リード タイム

2. サイクル タイム

3. 作業中としてマークする

4. スループット

企業としては、継続的改善のサイクルによって、従業員の満足度、効率、全体的な品質を向上させる変更を行えます。継続的改善プロセスの主なメリットの一部をご紹介します。

業務を合理化して効率を高める

やるべきことが多い場合は、わずかな時間の節約から大きな違いが生まれます。継続的改善により、プロセスを合理化して生産性を向上させることができます。つまり、同じ時間でより多くの成果が得られます。

積極的な参加を通じて従業員を関与させる

従業員が継続的改善プロセスに参加することで、チームの関与が高まり、従業員の意欲向上につながります。トヨタは、継続的改善を通じて従業員の意欲を向上させるために、1951 年に創意くふう提案制度を導入しました。

プロセスを簡素化して無駄を削減する

リーン方式のような継続的改善の手法は、個々のプロセスの過剰な部分を削ることで、無駄を削減します。1 つのプロセスをいくつかのシンプルなステップに分割することで、短時間でより多くの成果を上げられます。

非効率性を排除してコストを削減する

非効率的なプロセスを排除して合理化することは、コスト削減につながります。リーン原則を製造に適用すると、製造プロセス全体での時間短縮とリソース節約を実現できます。また、サプライ チェーン管理を改善すると、保管や配送にかかるコストの削減と収益増につながります。

改良を通じて製品とサービス品質を向上させる

継続的改善とは、小さなプロセスを継続的に改良し、時間をかけて製品やサービスを全体的に強化することを意味します。プロセスを合理化して、少ないリソースでより多くの成果を上げることで、それぞれの顧客やクライアントにより良い製品とサービスを提供できます。

継続的な改善を実施するために、既存のプロセスを全面的に見直す必要はありません。最終的には、時間をかけて勢いを増し、組織全体に持続的な変化をもたらすアプローチを構築する必要があります。

ステップ 1: データとフィードバックを通じて改善の機会を特定する

継続的改善プロセスの第一歩は、どこに変更を加えるかを決めることです。業務、顧客、従業員など、主要な情報源からデータを収集します。

運用データからは、特定のタスクに要する時間が常に予想より長いことが示される一方で、顧客フィードバックからはサービスのリリースにおける課題点が明らかになる場合もあります。さらには、チームのインサイトも見逃さないようにしましょう。

作業に取り組んでいる人々は、経営陣が見落としがちな問題にしばしば気付くことがあります。こうした情報からパターンを見出します。

顧客から同じ課題について繰り返し不満が寄せられているか?特定のプロセスで常にボトルネックが生じているか?これらの繰り返し発生する問題は、修正すると全体的なパフォーマンスに大きな影響をもたらすため、改善の最適な対象となります。

ステップ 2: 説明責任とモチベーションに関する明確で測定可能なゴールを設定する

何を修正すべきかがわかったら、成功とはどのようなものかを正確に判断する必要があります。「カスタマー サービスの向上」のような漠然としたプロジェクトのゴールでは、目指すべき明確な目標を誰にも与えることができません。

代わりに、「顧客対応時間を 24 時間から 8 時間に短縮」や「次の四半期で製品の欠陥を 20% 削減」など、具体的な目標を設定する必要があります。

利用可能なリソースでゴールが実際に達成可能であることを確認してください。不可能な目標を設定すると、チームの意欲が低下し、全員が失敗に追い込まれます。

改善ゴールをビジネスの優先事項に直接結び付けて、この作業がなぜ重要なのか、そしてそれが会社の全体像にどのようにつながるのかを全員が理解できるようにします。

ステップ 3: ゴールに沿った実行可能な改善イニシアチブを設計する

いよいよ計画段階に入ります。ここで、これらのゴールを達成する方法を正確に把握します。これには、小規模な実験の実施、既存のプロセスの変更、または新しいツールやシステムの実装が含まれる場合があります。

何をするのか、各作業を担当するのは誰か、いつ完了する必要があるかを明確にします。すべてを一度に修正しようとしないでください。

ステップ 1 で特定した問題に直接対処する、影響の大きいイニシアチブをいくつか選びます。各イニシアチブに明確な責任者を割り当て、開始する前に必要なリソースが揃っていることを確認してください。

ステップ 4: 改善計画を実施し、インサイトに基づいて戦略を練る

ここが正念場です。計画の実行を始めましょう。計画を設定しただけで忘れてしまわないようにしましょう。

進捗状況を注意深く見守り、実際の結果を以前に設定したゴールと比較します。何かが期待どおりに機能していない場合は、恐れずにアプローチを調整してください。

継続的改善の重要な点は、それが反復的であるということです。何かを試して、それがどのように機能するかを確認し、学んだことに基づいて調整を行います。最初の試みが的中しないこともありますが、それはいたって普通のことです。

ステップ 5: 改善点を標準化して確定的な SOP を設定し、一貫性を確保する

改善が実際に機能することを証明したら、それを定着させる必要があります。つまり、新しいプロセスを明確に文書化して、全員が正しい方法で物事を行う方法を正確に把握できるようにする必要があります。

標準業務手順書を作成し、ガイダンスが必要なときにチームがアクセスできるようにしておきましょう。ここでのゴールは、古い習慣に戻らないようにすることです。

改善点が適切に文書化されて標準化されていないと、チームはいつものやり方に戻ってしまうことがよくあります。成功した変更を通常のルーチンの一部とし、サイクル全体を最初からやり直して、次の改善の機会を見つけてください。

継続的改善はアジャイル手法の中核であり、Jira はアジャイル チーム向けに設計されています。バックログとスプリントを使用すると、大きなプロジェクトを小さなチャンクに分割できます。スクラム ボードやカンバン ボードにより、それらのプロジェクトをより管理しやすいセグメントに整理できます。

Jira には、バグ、タスク、サブタスクなど、各種プロジェクトのニーズに応えるさまざまな課題タイプがあります。カスタマイズ可能なワークフローにより、Jira を独自のワークフローにマッピングでき、リアルタイムのインサイトを得てベロシティ、生産性、その他のメトリックをより深く理解できます。

サードパーティのプラットフォームから Jira にデータをインポートすることもできるため、チームが利用している他のシステムの関連データや情報を完全に把握できます。

継続的改善に集中し、必要な変更を加えてアジャイルであり続けるために、Jira がどのように役立つかを詳しく知りたい場合は、今すぐ Jira スクラム ボードをお試しください。

継続的改善のためのベスト プラクティスは何ですか?

会社で継続的改善を実現する方法はいくつかあります。以下に、いくつかのベスト プラクティスを示します。

• 常に連絡を取りましょう

• メリットを把握して検証する

• ビジネスに影響する指標に焦点を当てる

• 改善のためのアイデアを集める

• アイデア ファネルを使用する

• プロジェクトの週次レビューを実施する

全員を関与させることは、長期にわたって継続的改善を維持するための優れた方法です。新入社員に継続的改善を指導したり、継続的改善プログラムを利用したりすると、従業員がキャリアを築いていく手助けとなります。

継続的改善の例には何がありますか?

Amazon は、業界で最も優れた継続的改善の例の 1 つです。Amazon はリーン方式を使用して倉庫を最適化し、出荷プロセスを合理化しています。同社はまた、短期的な利益ではなく、長期的な顧客満足度の向上に焦点を当てた独自のアプローチを採用しています。

Apple は、Apple 製品について人々が何を好み、何を好まないかを知るため、広範囲にわたるユーザー調査を実施しています。この調査は Apple 製品の継続的改善と新機能の追加に役立ち、Apple がテクノロジーのリーダーであり続けるために貢献しています。

継続的改善の主な目標は何ですか?

継続的改善の主なゴールは、小規模な段階的変更を経て会社を変革していくことです。これにより、従業員の意欲が向上し、生産性と効率、顧客満足度が向上します。常に自分には成長の余地があると感じられれば、成長のための新たなチャンスを見出し、ビジネスを改善できます。