ワークフローの自動化:その仕組みと有益である理由

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業務の合理化や意思決定の改善の必要性を満たすために、ワークフローが自動化されるようになりました。自動化によって効率を高め、エラーを減らし、人的資源がより戦略的なタスクに取り組めるようにします。カスタマイズされた自動化戦略により、特定の運用上の課題に対処し、生産性や顧客満足度を向上させることができます。

この包括的なガイドでは、ワークフローの自動化の概要、仕組み、自動化の利用により得られるメリット、Jira の強力な自動化機能を活用する理由についてご説明します。繰り返しタスクの自動化によって業務を合理化し、組織全体の意思決定プロセスを大幅に強化する方法を説明しています。ワークフローの自動化のソリューションに求められる機能を把握し、Jira の多様な機能を組み込むことで、企業はかつてないほどの効率と生産性を実現できます。

ワークフローの自動化とは

ワークフローの自動化は、社内のさまざまなビジネス・プロセス、タスク、ワークフローを最小限の人的介入で自動化するアプローチです。ワークフローの自動化では、ソフトウェアを活用してビジネス・プロセスの各ステップで一連の自動アクションを作成し、チームがタスクを効率的に一貫して実行できるようにします。

ワークフローの自動化の仕組み

ワークフローの自動化では、タスク管理ソフトウェアを利用して、事前定義されたルールやトリガーに基づいて、人とシステム間でタスクと情報をルーティングします。たとえば、システムがタスクを完了とマークすると、自動化によってその内容が次の担当者に自動的に送信され、ダッシュボードが更新されます。これにより、手動でのハンドオフよりも時間を節約してエラーを最小限に抑えられます。

開始するには、次の手順に従います。

  1. チーム間のタスクの流れに関する情報を収集して、現在のワークフローを理解します。プロジェクト・キックオフの方法、タスクを完了するために使用される基準、作業スコープ、ボトルネックがどのようにして生じるかを理解することに重点を置きます。各タスクを開始・変更するトリガーを決定します。
  2. ワークフローを視覚的に説明し、非効率性を特定します。ワークフローの概要の草案を作成して、欠陥のある箇所を強調します。部門横断型チームがコラボレーションして、その草案を改善し、無駄なプラクティスを特定できるようにします。
  3. 他のシステムからデータを統合する必要があるタスクを特定し、ワークフロー・ソフトウェアでそれらのタスクがサポートされるようにします。タスクを小さいサブタスクに分割するなど、統合の要件に合わせてワークフローを調整することを検討します。
  4. コミュニケーションの途絶や期限切れのタスクなど、ワークフローの非効率性に対処します。例としては、責任に関する対策をタスクに追加したり、流すシステム情報を明確にしたりすることなどです。
  5. ワークフロー自動化ソフトウェアワークフローを構築し、各タスクを説明してユーザーに役割を割り当てます。チームのニーズに基づいて、ガント・チャート、プロセス・マップ、カレンダーなどで可視化します。
  6. トリガーとアクションの自動化を作成して、繰り返しタスクを合理化します。独自のニーズに基づいて自動化レシピをカスタマイズするか、事前構築済みのオプションを利用します。
  7. 自動化されたワークフローを継続的にテスト・最適化し、問題を解決します。パフォーマンス指標と主要業績指標を確立し、効率を監視します。ダッシュボードを利用して、進捗やブロッカーを大まかに把握します。
  8. 実践的なデモによって、新たに自動化されたワークフローの利用に関してチームをトレーニングします。変更管理計画を利用して、チームがプロセスの変更やワークフローの最適化に備えられるようにします。

ワークフローの自動化の例

次のようなさまざまな業界で、ワークフローの自動化の多様性が明らかになっています。

医療:電子フォームを利用した患者記録の合理化から、予約スケジュールや投薬管理の自動化まで、ワークフローの自動化により効率と患者管理を向上させます。

銀行:タスク管理ソフトウェアでローン処理を自動化し、不正行為の検出を改善し、自動アカウント管理によって、コンプライアンスを確保し、顧客サービスを強化します。

物流:注文、在庫、輸送、品質管理、文書管理を合理化します。

小売:在庫管理、注文処理、顧客サービス、店舗運営を最適化します。

保険:請求処理、引受業務、コンプライアンス、顧客サービス、不正の検出を合理化します。

不動産:資産管理、取引管理、リード管理、検査プロセスを改善します。

製造:ワークフローを利用して、品質保証を確保し、生産プロセスを管理し、工具製造を効率的に行います。

ワークフローの自動化のメリット

ワークフローの自動化は、事業運営全体に多くのメリットをもたらします。効率と生産性が大幅に向上し、継続的な改善を実現できます。ワークフローの自動化による主なメリットは次のとおりです。

効率の向上

繰り返し作業を自動化することで、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになり、全体的な生産性が向上します。自動化されたプロセスはタスクをより迅速に完了し、24 時間稼働できるため、効率が大幅に向上します。

エラーの低減

ワークフローの自動化により、事前定義されたルールに従って一貫したタスクを実行できるため、人為的ミスを最小限に抑えられます。これにより、データ入力、計算、処理などのタスクの精度が向上します。また、間違いの修正に費やす時間やリソースも削減できます。

コラボレーション ツール

タスク・トラッカーは、チーム メンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを促進します。このツールは、対話、文書共有、フィードバック、調整のためのプラットフォームとなります。これにより、チームワークが向上し、プロジェクト全体の成功を促進できます。

コスト削減

日常的なタスクを自動化することで、手作業の必要性が減ります。エラーを最小限に抑えることで、企業はエラーの修正に関連するコストを節約できます。ワークフローの自動化により、リソースの割り当ても最適化されます。

コラボレーションの強化

多くの場合、ワークフローの自動化には、場所に関係なく、チーム メンバー間の共同作業の文化を促進する機能があります。リアルタイムの更新、共有ワークスペース、自動通知により、全員が共通認識を持てます。これによりチームワークが向上し、共同会議が可能になります。

拡張性

ワークフローの自動化により、企業はワークロードの増加に比例して増員することなく、ワークロードを処理できます。これにより、品質や効率を損なうことなくビジネスの成長をサポートします。

ワークフロー自動化ソリューションで検討すべき機能

目的のメリットを得るには、適切なワークフロー自動化ツールを選択することが重要です。ワークフロー自動化ソリューションで考慮すべき重要な機能は次のとおりです。

使用感

従業員がツールを簡単に操作でき、迅速な採用を促進し、投資収益率を高めるには、使いやすいインターフェイスと直感的なデザインが最も重要です。

統合機能

異なるツールやプラットフォーム間での円滑なデータ・フローを実現するには、既存のシステムやアプリケーションとのシームレスな統合が不可欠です。また、統合によりデータのサイロ化も防ぎ、ワークフローの自動化を最大限に活かせます。

カスタマイズと柔軟性

特定のビジネス・ニーズに合わせてワークフローをカスタマイズできることが重要です。柔軟なワークフロー自動化ツールでは、独自の運用上の要件に適応し、戦略的目標との整合性を確保できます。

拡張性

ワークフロー自動化ソリューションでは、ビジネスの成長に伴って増加する作業量を処理できます。パフォーマンスや信頼性を損なうことなく、複数のワークフロー、ユーザー、データをサポートします。

レポートと分析

ワークフローの効率を測定するには、インサイトに富んだレポートや分析が不可欠です。これらの機能により、改善分野を浮き彫りにし、リアルタイムでインサイトにアクセスしてデータ主導の意思決定を行えます。

セキュリティ

不正アクセスやデータ侵害から保護するために、自動化ツールには、暗号化、アクセス制御、監査ログなどの強固なセキュリティ対策が必要です。

モバイル・アクセシビリティ

地理的な場所に関係なく、スタッフの生産性を維持し、ワークフローを円滑に進めるために、モバイル・アクセシビリティはますます重要になっています。

ワークフローの自動化に Jira を利用する

Jira の強力な自動化エンジンにより、チームはタスクとプロセスを簡単に自動化できるため、時間を節約し、認知的負荷を軽減し、業務を拡張できます。このソフトウェアによって、プロジェクトはゴール・ラインを通過できます。計画、作業の定義、リアルタイムの進捗追跡をサポートし、プロジェクトを順調に進めます。Jira を利用すると、チームはワークフローを自動化して、価値の提供に集中すると同時に、タスクやタイムラインを効率的に管理できます。

Jira には、ボード、課題、タイムライン、ダッシュボード、レポート、テンプレートなど、プロジェクト管理に役立つさまざまな機能も用意されています。

  • ボードでは、プロジェクトの進捗が視覚的に表されるため、スクラムやカンバンなどのアジャイル・プロジェクト管理フレームワーク内で柔軟にタスク管理を行えます。
  • 課題により、プロジェクト内のすべての作業要素を詳細に追跡・管理でき、実際のプロセスを正確に反映するカスタマイズ可能なワークフローが提供されます。
  • タイムラインは、プロジェクトの計画や期限の視覚化に役立ちます。また、プロジェクト・タイムラインにより、プロジェクトやポートフォリオの広範な目標との整合性も保てます。
  • ダッシュボードでは、プロジェクトの主要な指標やステータスの概要をカスタマイズでき、進捗や課題を即座に把握できます。
  • レポートでは、チームのパフォーマンスとプロジェクトの進展に関する貴重なデータを生成し、アジャイル・ワークフロー、手法、継続的な改善をサポートします。
  • テンプレートは、ソフトウェア開発、プロジェクト管理、タスク追跡など、さまざまなタイプのプロジェクトで利用できます。Jira テンプレートには、ワークフロー、課題タイプ、フィールドが事前設定されており、チームはすぐに使い始めてベスト・プラクティスを採用できます。

これらの機能の詳細な説明については、Jira 機能のページをご覧ください。

Jira タスク管理ソフトウェアを利用すると、あらゆるタイプのチームがプロジェクト管理を行えます。ソフトウェア開発チームは Jira を利用して、チームが取り組んでいるタスクを明確に把握できます。また、全体像との結び付きや、今後の予定も確認できます。状況が変化しても、Jira にはチームが方向転換して目標達成に向けて順調に進むために必要な柔軟性が備わっています。

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Workflow automation: Frequently asked questions

What tasks can you automate with workflow automation software?

Workflow automation software can handle various tasks, including data entry, email marketing campaigns, social media postings, lead nurturing processes, customer service ticketing, and employee onboarding. These tasks typically involve repetitive actions that software can standardize and automate to save time and reduce errors.

What are some challenges of workflow automation?

Common challenges of workflow automation include integrating existing systems, managing change within a company, ensuring data accuracy, and the initial setup and customization of the automation software.

Teams can overcome these challenges by carefully planning implementation, choosing software with robust integration capabilities, providing thorough employee training, and starting with small automation projects.

Can you customize workflow automation for different businesses?

Workflow automation solutions are highly flexible. Teams can customize them to fit the specific needs of various businesses. This flexibility allows companies to tailor the automation rules, workflows, and interfaces to match their unique processes, industry standards, and operational goals and ensure the solution provides maximum benefit.