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共同会議を取り入れ、無意味な電話を避ける方法

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カレンダーがテトリスのゲームのように見えるときは時間が足りません。しかし、せめて会議に費やすすべての時間を有意義に活用したいと考えるでしょう。残念ながら、私たちの調査によると、会議の 50% は時間の無駄だと考えられています

すべての会議が悪いというわけではありませんが、ほとんどの場合、意図がないのです。だからこそ、共同会議がより生産的になるのです。そのためには、準備が必要です。共同会議は、共通の目標に向かってリアルタイムで取り組んでいる複数の人が参加するインタラクティブなディスカッションです。チームとしてつながる前に会話を始めることで、出席者はより確立されたアイデアや目標を持って会議に参加することができます。このように準備を行えば、会議の意図がより明確になります。

ここでは、コラボレーション ツールと戦略を使用して無駄な会議を停止し、より効果的に連携する方法を紹介します。

短い共同会議をデフォルトにする

ストップウォッチ

会議では、15 - 20 分後に注意力が弱まります。15 - 30 分の会議を標準にして、あくびが連発する前に会議を閉会しましょう。

機関銃のようにしゃべり始める前に、立ち止まって、協調し、相手の話に耳を傾けましょう。コールを始める前からチームと連携することで、より短く、より生産的な会議を開催できます。Confluence Pages などのコラボレーション ツールを使用すると、会議の要点を非同期で話し合うことができます。事前に取り組むことで、アイデアを共有したり、お互いの貢献についてコメントしたり、自分のペースで議題を編集したりすることができ、ライブ コールでつかえながら話すことがなくなります。そして、会議当日には、全員の考えが整理されています。つまり、話の脱線が減り、会議が短くなります。

効率的なコールは、生産性だけでなく収益の面でも優れています。HBR の会議コスト計算ツールによると、それぞれ $60,000 を稼いでいる 5 人が参加する 1 時間の会議には、$210 のコストがかかります。私たちの調査によると、人々は月に平均 31 時間を非生産的な会議に費やしています。年収 $60,000 だとすると、1 人あたり月額 1,302 ドルがすべて無意味なコールのために費やされています。

非同期でブレインストーミングを行い、共同会議に備える

チャットの吹き出し

「次なるすばらしいアイデア」をブレインストーミングするために収集される会議は、拒否されるのではないか、つまり「ばかげた」アイデアを提供してしまうのではないかという恐れによって妨げられるため、効果がありません。さらに、リアルタイムのブレーンストーミングは話の脱線につながることが多いため、実際にはあまり成果が上がりません。共同会議に先立って非同期のコラボレーションを行うことにより、参加者は事前に自分の考えを発展させて整理することができ、リアルタイムで共有できると感じることができます。

HBR は、65% を超える会議の開催目的が「"情報共有"、"グループからのフィードバック"、または "グループ ディスカッション" である」と報告しています。これは暗に、ほとんどの会議がメールで可能であったことを示しています。しかし、グループ ディスカッション会議が全員の時間を有効に活用することはめったにないとはいえ、メールも最善の解決策ではありません。

簡単に言えば、メールでは効果的なチーム ブレーンストーミングを促進できません。スレッドはすぐに添付ファイルと返信であふれかえり、参加者は何を (そして誰が) 行う必要があるかなど、最新かつ適切な情報はどれかを読み解こうとします。議題は紛糾して生産的な共同会議の出発点とはならず、会議は始まる前からすでに脱線しています。

チーム コラボレーション ツールは、非同期ブレーンストーミングを促進してチームのブレーンストーミング プロセスを改善します。これにより、人々はブレインストーミングの概要にじっくり目を通して、より創造的に考える時間を得ることができます。

断続的なコミュニケーションを伴うブレーンストーミングが長期にわたって続く期間を伴うプロセスは、バースト コミュニケーションと呼ばれることもあります。これには、「集中砲火的なコミュニケーションとその間にある長い沈黙期間」が伴います。課題に取り組み、課題について考え、検討する時間が長く取れるときと、モグラたたきのように際限なく発生する問題に取り組むときとでは、どちらの方が頭脳がより明晰に働くかを考えてください。前者の方が生産性が高く、ストレスが少ないと思いませんか?

特にタイム ゾーンをまたいで作業する場合は、ブレインストーミングを行う十分な時間 (2 日以上) があることを確認してください。これにより、ブレインストーミングのメモを会議の議題の出発点として使用することができます。

明確な議題を作成して出席者と共有する

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73% の人が会議中に他の仕事をしています。議題が明確であれば、会議が横道にそれずに進むだけでなく、参加者が会議の目的と会議における各自の役割を把握できるため、エンゲージメントが高まります。ただし、議題が効果的であるためには、全員が議題にアクセスできる必要があります。したがって、共同会議にはコラボレーション ツールが必要です。Confluence の共同編集モードを利用して、議題を会議の前、途中、あとに共同で編集できる生きた文書にします。

議題には次の事項が含まれている必要があります。

  • 会議の目標
  • 簡潔な会議トピック
  • 会議の所要時間
  • コンテキストに関連する背景情報とリソース

これらをすべて含めることができない場合は、まだ生産的な会議を開催する準備が整っていません。コラボレーション ドキュメントに戻って、この会議を行う必要がある理由と達成したい目標についてチームとチャットで話します。場合によっては、ドキュメント内で連携でき、会議を開く必要がまったくないかもしれません。必要がない場合は、あなたとチーム メンバーの考えをまとめて整理する機会が与えられます。いずれにせよ、リアル タイムで会う前にもっと戦略的に考えることで、時間とフラストレーションを大幅に削減できます。

アクション アイテムをスケジュールする時間を確保しておく

最も生産的な共同会議でさえ、会議で作成された決定やタスクに対する責任を割り当てて確実に実行しない場合は失敗します。

会議の最後の 5 分は、必ずアクション プランを作成するために確保してください。議題は生きた文書なので、ミーティング議事録に戻って次のステップを把握してください。ミーティング議事録テンプレートの [アクション アイテム] セクションを使用して、同じページで直接、出席者に責任を割り当てることができます。

ワーク フロー

メール、メモ、ドキュメントを掘り出して、誰がいつ何に取り組むべきかを判断する必要はありません。誰でもアクセスできるよう、すべてが一元管理されています。

無意味な会議に終止符を打つ

米国の企業は、不必要な会議に毎年 370 億ドルを費やしています。非生産的な電話に浪費するのをやめて、今後は、あなたがチームと会う方法と理由についてより意図的に考えましょう。早い段階で頻繁にコラボレーションを行えば、カレンダーは部の悪いテトリスのゲームのように見えなくなります。おそらく会議を完全に排除することはできませんが、会議をより効果的かつ意図的なものにし、会議を減らすことでより多くの時間を解放することができます。

Confluence では、ブレインストーミングからタスク完了まで、共同会議のあらゆる側面を簡単に管理できます。ぜひ無料プランをお試しください!

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