意思決定プロセスを習得する: 成功するチームのための包括的ガイド

効果的な意思決定の大切さ

プロジェクトから計画に至るまで、効果的な意思決定を行うには実践が必要であり、それが成功の土台となります。小さくて迅速な決定であれば、ある程度の柔軟性を持たせることはできるかもしれませんが、大きな影響を与える決定を覆すのは困難です。そのため、選択肢、リスク、機会をうまく比較検討する能力は、鍛えて、磨く必要がある筋肉なのです。

どのようなテクニックを選択し、どのように自分のリーダーシップ スタイルを表現するかに関わらず、チーム全体から賛同を得て、将来効率的に複製できる明確なプロセスを設定していることを確認することも重要です。

意思決定の技法、スタイル、アプローチ

自分の意思決定スタイルを理解したからといって、情報に基づいた意思決定ができなくなるわけではありません。個人的な直感や専門家としての直感を信じることは誰にでもありますが、効果的な意思決定は分析、調査、事実に裏打ちされたものです。PwC が上級管理職を対象に行った調査によると、データ主導型の組織は、データへの依存度が低い組織に比べて、意志決定が改善される可能性が 3 倍高いことがわかりました。

情報に基づいた選択を推進する意思決定モデルは無数にあり、適切な手法を見つけるかどうかは、チームの構成とリーダーシップ スタイルによって決まります。多くのチームは、SWOT 分析を好みますが、これは決定の強み、弱み、機会、脅威の概要を示し、利益とリスクを正確に測定するものです。

意思決定の技法、スタイル、アプローチ

自分の意思決定スタイルを理解したからといって、情報に基づいた意思決定ができなくなるわけではありません。個人的な直感や専門家としての直感を信じることは誰にでもありますが、効果的な意思決定は分析、調査、事実に裏打ちされたものです。PwC が上級管理職を対象に行った調査によると、データ主導型の組織は、データへの依存度が低い組織に比べて、意志決定が改善される可能性が 3 倍高いことがわかりました。

情報に基づいた選択を推進する意思決定モデルは無数にあり、適切な手法を見つけるかどうかは、チームの構成とリーダーシップ スタイルによって決まります。多くのチームは、SWOT 分析を好みますが、これは決定の強み、弱み、機会、脅威の概要を示し、利益とリスクを正確に測定するものです。

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

意思決定プロセスで取るべきステップ

意思決定を行う際に必要な最初のステップは、チームが解決すべき問題を特定することです。Confluence ページを作成し、問題とそれを克服する責任者を可視化します。問題を明確に説明することで、全員がどのような意思決定を行うべきか、またその理由を確実に理解できるようになります。問題の影響はどのようなものでしょうか? ソリューションの成功を確認する目標は何ですか?

次に、問題を細分化します。何が問題を引き起こしたのか、何が解決を妨げているのかを定義する情報やデータを収集します。これには、市場調査、企業データ、個人的なインサイト、トレンド ニュースなどあります。潜在的な解決策のリスクとメリットの概要を示す表を作成し、チームが事前に準備できるようにします。

チームにその概要を確認し、早い段階でフィードバックするよう促すことで、問題を具体化する前に、不足しているギャップや障害を特定できます。また、彼らはあなたの研究に貢献し、あなたが考えていなかったさらなるインサイトを提供してくれるかもしれません。

チームの選択を評価し、フレームワークを使って意思決定を行いなす。グループでの取り組みやさらなる評価が必要な場合もあり、そこでフレームワークが役立ちます。SWOT 分析など、あなたが提案した元のフレームワークが、必要な解決策には十分ではないことがわかるかもしれません。意思決定の透明性を高め、ワークロードも明確になるような、適切なフレームワークを提案するようチームに促します。

意思決定を行ったら、Trello や Jira Work Management などのプロジェクト管理ツールを使用して、それを実装し、テストし、監視します。Confluence で進捗状況を継続して記録し、将来それを参照してパフォーマンスを再現したり反復したりできるようにします。

人気の意思決定フレームワーク

DACI: このフレームワークを利用し、チームと協力してグループで意思決定を行い、Driver (推進者)、Approver (承認者)、Contributors (貢献者)、Informed (報告先) の個人など、プロセス内の役割を特定します。データと背景にある知識を活用して、意思決定を行えるようにします。

問題のフレーミング: チームと協力して、わかりやすく協力的な方法で、問題に対する 1 つの簡潔な解決策を概説した問題の説明を特定します。これにより、チームはアプローチに関して足並みを揃えながら、問題の把握と定義に集中できるようになります。そうすることで、選ばれた関係者を集めて正しい判断を下すことができます。

トレードオフ: 場合によっては、正しい決断を下すために妥協が必要になることがあります。正しい決断を下すために、妥協できることは何でしょうか。プロジェクトを開始する前に、チームと協力して制約、ブロッカー、優先順位を特定すれば、障害が発生する前に決断を下す準備を整えられます。

OKR: 目的を念頭に置いて決定を下しましょう。OKR は継続的な成長を目的として設計されており、プロジェクト期間中に個々の意思決定を下す際の道筋を示す「指針」として機能します。

Confluence での意思決定

どのモデルを選択した場合でも、チームは協力して、Confluence 内で意思決定のフレームワークを構築して文書化できます。DACI、SWOT 分析、デザイン決定テンプレート、投票テーブルなどのテンプレートがあります。

Confluence での意思決定

どのモデルを選択した場合でも、チームは協力して、Confluence 内で意思決定のフレームワークを構築して文書化できます。DACI、SWOT 分析、デザイン決定テンプレート、投票テーブルなどのテンプレートがあります。