Opanuj proces decyzyjny — kompleksowy przewodnik do odnoszenia sukcesów zespołowych

Znaczenie skutecznego podejmowania decyzji

Podejmowanie skutecznych decyzji wymaga praktyki i stanowi podstawę Twojego sukcesu, od projektów po planowanie. Podczas gdy małe i szybkie ustalenia dają pewną elastyczność, decyzje o dużym znaczeniu są trudniejsze do odwrócenia, dlatego umiejętność skutecznego ważenia opcji, ryzyka i szans jest czymś, co należy udoskonalać.

Niezależnie od tego, jakie techniki i jaki styl przywództwa wybierzesz, ważne jest również, aby zyskać zrozumienie całego zespołu oraz przygotować jasne procesy, które można skutecznie powielać w przyszłości.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

Kroki, które należy podjąć w procesie decyzyjnym

Pierwszym krokiem przy podejmowaniu decyzji jest zidentyfikowanie problemu, który Twój zespół musi rozwiązać. Utwórz stronę Confluence, na której możesz zwizualizować problem i wskazać, kto jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie. Jasne opisanie problemu pomoże wszystkim zrozumieć, jaką decyzję muszą podjąć i dlaczego. Jaki jest wpływ problemu? Co będzie dowodem na to, że rozwiązanie okazało się skuteczne?

Następnie rozbij problem na czynniki pierwsze. Zbierz informacje i dane na temat przyczyny problemu lub przeszkód w jego rozwiązaniu. Może to obejmować badania rynku, dane firmy, osobiste spostrzeżenia i popularne wiadomości. Stwórz tabelę przedstawiającą ryzyko i korzyści płynące z potencjalnych rozwiązań, aby odpowiednio wcześniej przygotować swój zespół.

Zachęć swój zespół do zapoznania się ze szczegółami i przekazania opinii na wczesnym etapie, aby członkowie grupy mogli zidentyfikować luki lub przeszkody uniemożliwiające rozwiązanie problemu. Grupa może również być w stanie Ci pomóc w wyszukiwaniu informacji i przekazać Ci dalsze spostrzeżenia, które nie były przez Ciebie brane pod uwagę.

Oceń opcje swojego zespołu i skorzystaj z ram, aby podjąć decyzję. Konieczna może się okazać praca grupowa lub dalsza ocena — to tutaj do gry wchodzą stworzone ramy. Może się zdarzyć, że pierwotnie zaproponowane ramy — podobnie jak analiza SWOT — nie wystarczają do stworzenia potrzebnego rozwiązania. Zachęcaj swój zespół do zaproponowania odpowiednich ram, które pomogą w przejrzystym podejmowaniu decyzji, a także wyjaśnią zadania.

Po podjęciu decyzji skorzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, np. Trello lub Jira Work Management, aby ją wdrożyć, przetestować i monitorować. Kontynuuj dokumentowanie swoich postępów w Confluence, aby się do nich odwołać w przyszłości, powtarzając proces lub wykorzystując jego zmienioną wersję.

Popularne ramy podejmowania decyzji

DACI: Wykorzystaj te ramy w celu wspólnego podejmowania decyzji w zespole z uwzględnieniem ról takich jak osoba kierująca, osoba zatwierdzająca, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Wykorzystaj dane i posiadaną wiedzę, aby wesprzeć proces podejmowania decyzji.

Strukturyzacja problemów: Wspólnie z zespołem nakreśl charakterystykę problemu, która pomoże wypracować jedno zwięzłe rozwiązanie w sposób przystępny i oparty na współpracy. Pomaga to skupić się na zrozumieniu i zdefiniowaniu problemu, a jednocześnie osiągnąć spójne podejście wśród członków zespołu. Następnie możesz spotkać się z wybraną grupą interesariuszy, aby podjąć właściwą decyzję.

Kompromisy: Czasami podjęcie właściwej decyzji wymaga pójścia na kompromis. Na jaki kompromis możesz się zgodzić na rzecz właściwej decyzji? We współpracy zespołem określ ograniczenia, blokery i priorytety przed rozpoczęciem projektu, aby przygotować się do podejmowania decyzji, zanim pojawią się przeszkody.

OKR-y: Podejmuj decyzje z myślą o celu. OKR-y są zaprojektowane z myślą o ciągłym wzroście i mogą funkcjonować jako „główny cel”, który utrzymuje Cię na właściwej drodze podczas podejmowania decyzji w toku projektu.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.