Studium przypadku: Spokeo przygotowuje grunt pod innowacje
Usprawniając praktyki biznesowe i centralizując dane, firma Spokeo poprawiła współpracę i wyniki
Transformacja biznesowa zapewnia firmom przewagę konkurencyjną, dlatego liderzy starają się ją przeprowadzić. Ta zmiana może przyjąć formę ograniczenia kosztów, oszczędności czasu lub przedstawienia oferty, której nikt wcześniej nie widział, ale każdy jej pragnie. Aby osiągnąć taki sukces, liderzy firm muszą stworzyć innowacyjne środowisko: takie, które pozwala zespołom pracować w sposób „otwarty" i komunikować się, a nie walczyć z izolacją i wąskimi gardłami. W znalezieniu optymalnej przestrzeni dla innowacji pomaga usprawnienie codziennych operacji przy minimalnych zakłóceniach i czynnikach ograniczających wydajność. Wtedy można przestać się stresować ostatnim fiaskiem lub szkoleniem przeciwpożarowym i skierować swoją energię na rozwiązywanie problemów oraz rozwijanie świetnych pomysłów.
W znalezieniu optymalnej przestrzeni dla innowacji pomaga usprawnienie codziennych operacji.
W 2015 roku firma Spokeo postanowiła osiągnąć ten stan. Spółka ta, która prowadzi „wyszukiwarkę osób” grupującą dane cyfrowe w profile, starała się usprawnić procesy biznesowe, aby wzmocnić współpracę interdyscyplinarną i produktywność. Opracowała rozwiązanie w postaci połączenia oprogramowania do dzielenia się wiedzą i technik zarządzania zmianą. W rzeczywistości ta kombinacja tak skutecznie usprawniła zarządzania pracą, że kierownictwo Spokeo zaczęło rozważać elastyczną politykę pracy na długo przed tym, jak Covid wysłał wszystkich pracowników z siedziby firmy w Pasadenie w Kalifornii do domu.
Zbyt wiele platform
Do tej pory firma Spokeo uporządkowała 15 mld rekordów cyfrowych na 600 milionach profili przeszukiwanych przez 15 mln klientów miesięcznie. Jak na ironię, na początku drugiej dekady XXI wieku pracownicy firmy uświadomili sobie, że jej własna mozaika platform spowodowała wewnętrzną izolację technologiczną, co utrudniało znajdowanie i udostępnianie danych. Zespoły techniczne korzystały z systemu Jira, zespoły biznesowe preferowały Dokumenty Google, a zespół ds. HR/kultury używał niestandardowej sieci intranetowej. „Ludzie powiedzieliby, że informacje są tutaj” — wspomina Harrison Tang, dyrektor generalny, który założył Spokeo w 2006 roku. „Ale inni nie wiedzieliby, jak je znaleźć, ponieważ znajdowały się w różnych miejscach”.
Zdecentralizowana struktura blokowała współpracę między zespołami i powodowała marnowanie czasu, zarówno w przypadku osób, które szukały informacji, jak i tych, które musiały te informacje powtórzyć lub ponownie wysłać. Mnożyły się spotkania, mnożyły się przerwy w pracy. Było jasne, że musi istnieć lepsza metoda dzielenia się wiedzą.
Osiągnięcie przejrzystości informacji
Doskonalenie praktyk biznesowych jest jak sinusoida. „Możesz zacząć od decentralizacji, a później zdajesz sobie sprawę, że trudno o całościową ocenę tego, co się dzieje” — twierdzi Harrison Tang. W Spokeo nie było jednego zaskoczenia ani punktu krytycznego. Różne zespoły zaczęły mówić o widoczności danych — najważniejszym elemencie misji firmy — i uzgodniły, że pora stworzyć centralne repozytorium dostępne dla wszystkich.
W firmie Spokeo powstaje bogata dokumentacja, a programiści, inżynierowie danych i danolodzy nieustannie tworzą algorytmy poprawiające dokładność danych. Wybrana scentralizowana platforma musiała ściśle zintegrować się z systemem Jira i być „przyjaznym dla użytkownika sposobem pisania i edycji” — twierdzi Leo Qin, menedżer ds. danologii w firmie Spokeo. Ze względu na potrzeby zespołów biznesowych platforma musiała również łączyć zalety dokumentów z elementami funkcjonalności stron internetowych. Aby spełnić wszystkie te wymagania, kierownictwo firmy Spokeo wybrało Confluence.
Wprowadzenie zmiany
Chociaż zmiana dotyczyła każdego działu, Tang nie wymagał natychmiastowego przejścia wszystkich na aplikację Confluence. Nie byłoby to zgodne z kulturą firmy. Zamiast tego w subtelny sposób promował jej zastosowanie. „Pozostawiałbym na stronach 'polubienia' i komentarze” — mówi. „Tak aby autorzy wiedzieli, że je przeczytałem”. Kiedy ludzie zdali sobie sprawę, że w aplikacji Confluence są odbiorcy, zachęciło ich to do tego, by zacząć dzielić się swoją wiedzą na platformie”.
Zastosowanie nastąpiło w sposób naturalny. Pierwsze były zespoły techniczne, które już biegle posługują się oprogramowaniem Jira. Następnie, ku zadowoleniu Tanga, zespół ds. HR/kultury zaproponował migrację wszystkich swoich stron. Oprogramowania zaczęły używać inne zespoły biznesowe i w ciągu sześciu miesięcy wszyscy korzystali z Confluence, bez potrzeby zewnętrznego szkolenia.
Równolegle firma rozpoczęła usprawnianie procesów. Znormalizowano konwencje nazewnictwa plików i powiązano zgłoszenia w systemie Jira ze stronami Confluence za pomocą łączy Smart Link, ułatwiając śledzenie postępów. Odkryto sposoby na bezproblemowe włączenie oprogramowania do kultury firmy. Na przykład często udostępniano dokumentację przed jej ukończeniem, dlatego uzgodniono używanie makra stanu, aby poinformować innych pracowników, kiedy informacje nie były kompletne, jak dodaje Qin.
Współpraca asynchroniczna napędza kreatywność i rezultaty
Połączenie Confluence z usprawnieniem procesów biznesowych doprowadziło do takiej transformacji biznesowej, o jakiej marzy ścisłe kierownictwo. Zamiast marnować czas na szukanie brakujących dokumentów, zespoły zaczęły wspólnie rozwijać świetne pomysły. W rzeczywistości Tang był tak zadowolony z osiągniętego poziomu jakości pracy, że firma prosi teraz pracowników mieszkających obecnie poza Kalifornią, aby odwiedzali biuro tylko raz na kwartał. „Confluence to tkanka łączna dla wykonywanej przez nas dzisiaj pracy asynchronicznej i zdalnej” — zapewnia Tang.
Zamiast marnować czas na szukanie brakujących dokumentów, zespoły zaczęły wspólnie rozwijać świetne pomysły
Scentralizowany system pomógł im zwiększyć przejrzystość danych, stworzyć jedno źródło informacji oraz pobudzić współpracę między zespołami. „Nasze strony Confluence są w większości publiczne” — zaznacza Tang. „Dlatego jeśli jest jakaś strona na temat projektu, a ludzie z zespołu marketingowego ją zobaczą, mogą zamieścić komentarze, aby podzielić się swoimi opiniami”. Platforma pomaga również użytkownikom unikać nieporozumień. „Zamiast zastanawiać się, co oznacza jakiś termin, można zostawić pytanie na marginesie, a ktoś na nie odpowie” — zapewnia Qin. Ponieważ odpowiedź ma swój kontekst na stronie, nikt nie musi ponownie zadawać tego samego pytania.
Ta asynchroniczna współpraca pozwala oszczędzać czas i energię pracowników. Ogranicza liczbę spotkań i pomaga firmie Spokeo przyciągać i zatrzymywać talenty z dowolnego miejsca, nie tylko z jednej lokalizacji geograficznej. Ale co równie ważne, utrzymuje przepływ komunikacji, niezależnie od pory dnia i strefy czasowej. „Tang często czyta dokumenty w weekendy i zadaje bardzo techniczne pytania dotyczące mechanizmów” — stwierdza Qin. Członkowie zespołu odpowiadają, kiedy mogą. „Tang zadaje kolejne pytanie lub analizuje komentarz” — dodaje Qin. To skuteczny sposób współpracy w celu ulepszenia produktu.
Zespołom bardzo podoba się to, że asynchroniczna współpraca minimalizuje przełączanie zadań i spadek wydajności, dając im możliwość wyboru, kiedy chcą wchodzić w interakcje lub sprawdzać opinie. Takie podejście jest szczególnie ważne dla takich osób jak inżynierowie oprogramowania i programiści, którzy muszą zapamiętać wiele danych. Mogą oni zachować koncentrację i zapewnić dobre wykonanie zadania. Przed migracją do Confluence częste przerwy związane z zadawaniem krótkich pytań groziły utratą wątku. (Badanie GitHub wykazało, że im częściej programistom przerywano, tym mniej czuli się wydajni i zadowoleni ze swojej pracy). Dzięki umieszczeniu w Confluence miliony bitów informacji, „można je tam znaleźć, nie przerywając nikomu” — dodaje Qin. „Na tym mi zależy jako menedżerowi programistów”.
Zespołowi bardzo podoba się to, że asynchroniczna współpraca minimalizuje przełączanie się między zadaniami i spadek produktywności.
Udoskonalenie zarządzania pracą było dla Spokeo dobrodziejstwem. Ale centralizacja pomogła również firmie lepiej dostosować się do jej sześciu podstawowych wartości: słuchaj z empatią, pytaj dlaczego, wyjaśniaj za pomocą danych, wprowadzaj innowacje, aby się uczyć, współpracuj z myślą o osiągnięciach oraz nalegaj na jakość. „Dzielenie się wiedzą jest bezpośrednim odzwierciedleniem tych wartości” — twierdzi Tang, powołując się na znaczenie przejrzystości danych i informacji dla kultury firmy.
Wspierając znajdowanie i wykorzystywanie informacji, Confluence nadal promuje współpracę i komunikację, podnosząc elastyczność i innowacyjność. „Pandemia jeszcze bardziej zwiększyła wykorzystanie przez nas Confluence” — zapewnia Tang. „Obserwuję intensywną współpracę i wiele komentarzy. Rozmowy, które toczyły się, gdy wszyscy siedzieliśmy w tym samym pokoju: teraz odbywają się na platformie Confluence”.
