Szybsze wykonywanie zadań dzięki szablonom
Szablony pomagają zespołom zapobiegać opóźnieniom, ustanawiać oczekiwania i torować drogę do osiągnięcia celów
Przeglądaj tematy
Najbardziej istotne końcowe rezultaty są najtrudniejsze do osiągnięcia, nawet jeśli praca jest interesująca lub przyjemna (tym gorzej, jeśli tak nie jest). Gdy nie widać postępów, na nic zda się zrzucanie winy na brak dobrej woli lub motywacji. Postęp hamować może bowiem mnóstwo różnych blokerów. Należą do nich czynniki psychologiczne, takie jak stres, perfekcjonizm, obawa przed porażką, zmęczenie podejmowaniem decyzji czy tzw. syndrom oszusta. Inną przyczyną mogą być niezdefiniowane cele albo milion innych zadań do wykonania, rozpraszających uwagę. Nic dziwnego, że badanie Amerykańskiego Towarzystwa Psychiatrycznego wykazało, iż problem stałego odkładania rzeczy na później dotyczy aż 15%–20% dorosłych.
W pracy często zmagamy się również z innym wrogiem produktywności, a mianowicie z niejasnymi oczekiwaniami. Niejednoznaczność sprawia, że nie wiadomo, jakie kroki podjąć, natomiast podjęcie niewłaściwego działania może przełożyć się na stratę czasu i wysiłku, ponieważ jego wynik będzie różnić się od oczekiwanego lub okaże się zupełnie niepotrzebny. Taka sytuacja powoduje duży stres u pracowników. Badanie przeprowadzone przez Instytut Gallupa pokazało, że jaśniejsze formułowanie oczekiwań przez pracodawców może zmniejszyć rotację w firmie nawet o 22%.
Badanie Instytutu Gallupa pokazało, że jaśniejsze formułowanie oczekiwań przez pracodawców może zmniejszyć rotację pracowników nawet o 22%.
Do wyboru do koloru
W Confluence dostępnych jest już ponad 100 konfigurowalnych szablonów, w tym klasyki takie jak notatka ze spotkania czy analiza retrospektywna, a także wiele innych, odpowiadających standardowym potrzebom. Istnieją szablony zaprojektowane na potrzeby dokumentowania istotnych wyników określonych zespołów, począwszy od działu HR aż po dział programistyczno-informatyczny, a każdy z nich można dopasować do potrzeb danej organizacji niezależnie od tego, czy jest to start-up czy międzynarodowy holding.
Oprócz tego stale tworzymy nowe szablony, dlatego zachęcamy do częstego ich sprawdzania, aby odkrywać nowości. Na przykład w grudniu 2021 r. dodaliśmy szablony pokazane wyżej i kilkadziesiąt innych! Współpracujemy z niesamowitymi firmami — takimi jak Figma czy MURAL — aby we współtworzonych szablonach uwzględniać ich najlepsze praktyki, które pozwalają zwiększyć produktywność i skuteczność rozwiązywania problemów. Jeśli chcesz na przykład dowiedzieć się, jak stworzyć jedno źródło rzetelnych informacji o wersjach próbnych produktów, zapoznaj się z szablonem planu i wyników eksperymentu firmy Optimizely. Szukasz pracownika? Skorzystaj z procesu firmy Indeed i użyj szablonów opisu stanowiska i rekrutacji.
Nie martw się, jeśli nie znajdziesz gotowego szablonu spełniającego Twoje szczegółowe wymagania. Łatwo jest bowiem tworzyć własne szablony wielokrotnego użytku w celu usprawnienia procesów takich jak współpraca nad projektem i burza mózgów czy zarządzanie zainteresowanymi stronami i śledzenie postępów projektu. A jeśli inny zespół ma stronę, która bardzo Ci się podoba, można ją po prostu skopiować i zmienić w szablon. Wystarczy przejść do tej strony, kliknąć menu czynności (•••) w prawym górnym rogu, a następnie przycisk „Kopiuj”. To takie proste.
Oto niektóre z naszych ulubionych szablonów, które pomagają utrzymywać różnego rodzaju projekty na właściwych torach:
Szablony do planowania projektu
Przy dużym projekcie przyda się szablon planu działań lub szablon planowania, aby określić każdy krok, a następnie ustalić terminy i osoby odpowiedzialne za wykonanie każdej części. Opcje takie jak plan projektu i wprowadzenie produktu na rynek to kompleksowe szablony z wyjaśnieniem poszczególnych ról, podziałem obowiązków, kamieniami milowymi i terminami.
Szablonu można też użyć do uporządkowania konkretnych aspektów planowania projektu i współpracy. Szablon planowania wydajności pomaga określić moce przerobowe każdego członka zespołu, dzięki czemu można efektywnie zarządzać obłożeniem, natomiast szablon cele, sygnały, wskaźniki stymuluje współpracę, przypominając wszystkim uczestnikom projektu o wspólnych celach.
Szablony do burzy mózgów
Świeże pomysły są siłą napędową każdej działalności. Aby pobudzić kreatywność i zapisać wszystkie ciekawe idee, warto wypróbować szablony burzy mózgów i burzy mózgów na temat istotnych zmian. Oto sugestia, jak z nich korzystać:
- Przygotuj wybrany szablon i roześlij go z wyprzedzeniem. Skontaktuj się z członkami zespołu i poproś, by zapoznali się z nim przed spotkaniem, aby następnie jak najproduktywniej wykorzystać wspólny czas.
- W trakcie sesji korzystaj z szablonów, aby definiować cele i oczekiwania, sięgając do różnych struktur, które pomagają generować świetne pomysły. Zapisuj i udostępniaj pomysły, korzystając z szablonów graficznych Jira, Trello i innych.
- Następnie osoby nieobecne na spotkaniu mogą dodać swoje pomysły do szablonu. Do udziału można zaprosić recenzentów zmian, menedżerów i innych współpracowników z różnych zespołów.
Potrzebujesz szablonu do burzy mózgów na potrzeby konkretnego zadania lub działu? Nie ma problemu! Przykładowo plakat projektu IT pomaga zespołom informatycznym znaleźć rozwiązanie, które będzie mieć jak najszersze skutki, a nie tylko to najbardziej oczywiste. Po zidentyfikowaniu problemu użytkownicy przeprowadzają burzę mózgów na temat potencjalnych poprawek, kwestionują swoje założenia i weryfikują pomysły, dopóki nie znajdą najlepszego rozwiązania.
Szablony do wykonywania pracy
Gdy niejasności i niewiadome powodują paraliż projektu, szablony mogą okazać się zbawienne. Zamiast męczyć się wymyślaniem poszczególnych elementów końcowego rezultatu, wystarczy wypełnić szablon, który zawiera już ogólny zarys. (Trzeba przyznać, że to faktycznie najtrudniejsza część. Ale z szablonem nie musisz przynajmniej zastanawiać się nad podstawowymi składowymi.)
Kiedy w procesie wprowadzania produktu na rynek nagle utkniesz, spróbuj użyć szablonu do kampanii marketingowej, aby opracować niezawodny plan. Dzięki niemu wybierzesz cele, przeprowadzisz burzę mózgów na temat sposobów ich osiągnięcia, ustalisz terminy, rozplanujesz budżet i przypiszesz zadania poszczególnym członkom zespołu. Następnie każdy będzie mógł sprawdzać postępy w realizacji i zadania pozostałe do wykonania.
Szablony mogą służyć również komunikacji zespołowej, która jest istotnym element efektywnego planowania i wykonywania projektu. Dzięki szablonom OKR (cele i kluczowe rezultaty) wszyscy uczestnicy projektu i interdyscyplinarne zespoły będą mieć bieżące i spójne informacje. Natomiast w przypadku nowych pracowników przydatny może być spersonalizowany plan 90-dniowy, który przejrzyście ukazuje kluczowe zasoby i kamienie milowe. Dzięki temu nowo zatrudnione osoby mogą szybko nadrobić zaległości, zwiększając tym samym ogólną produktywność całego zespołu.
