12 podstawowych zasad zarządzania projektami

Co należy do 12 podstawowych zasad zarządzania projektami?

Skuteczny plan zarządzania projektem dostarcza wszelkich informacji niezbędnych do realizacji tegoż — od fazy wstępnej po wdrożenie i końcową ocenę.

Niezależnie od metodologii zastosowane podejście musi uwzględniać wymagania projektowe, oczekiwania interesariuszy oraz potrzeby i cele biznesowe. Przestrzeganie następujących 12 podstawowych koncepcji zarządzania zapewni sukces każdego projektu.

Ustal strukturę projektu

Projekt charakteryzuje się szerszym zakresem niż pojedyncze zadanie czy działanie. Zorganizuj swój projekt w łatwy do opanowania, zrozumiały sposób, który umożliwi zespołowi zarządzającemu projektem i interesariuszom właściwą jego ocenę.

Zdefiniuj cele i zadania projektu

Zdefiniowanie celów i zadań ma zasadnicze znaczenie dla ustalenia struktury projektu i uzyskania wsparcia ze strony członków zespołu zarządzającego oraz interesariuszy. Jasno określ cele i poszczególne zadania projektu oraz upewnij się, że są one zgodne z priorytetami firmy.

Wskaż sponsora projektu

Obecność sponsora ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Może on wnieść istotne wsparcie techniczne i doradcze w zarządzaniu projektem. Sponsorzy mogą również, w razie potrzeby, zadbać o dodatkowe zasoby i zaangażowanie ze strony różnych interesariuszy i zespołów.

Określ role i obowiązki

Role i obowiązki mogą być różnorodne w zależności od wymagań biznesowych, oczekiwań interesariuszy, dostępnego personelu i zasobów oraz innych czynników. Role te należy określać jasno, aby zapewnić skuteczną współpracę i uniknąć zarówno powielania działań, jak i niedotrzymania założeń projektu.

Zadbaj o poczucie odpowiedzialności zespołu

Wspieraj kulturę odpowiedzialności w zespole. Wdrażaj sposoby śledzenia i mierzenia indywidualnej i zbiorowej odpowiedzialności.

Zarządzaj zakresem projektu i zmianami

Zdolność adaptacji jest kluczowa na przestrzeni całego cyklu życia projektu. Cele, potrzeby, oczekiwania, dostępność personelu i zasobów — każdy aspekt może ulec zmianom w dowolnym momencie cyklu życia projektu. Z tego względu plan zarządzania projektem musi obejmować rzetelną strategię i jasno zdefiniowane procesy zarządzania zakresem projektu oraz postępowania na wypadek nieoczekiwanych zmian.

Stwórz plan zarządzania ryzykiem

Ryzyko stanowi aspekt decydujący o istnieniu każdego projektu, jeśli nie firmy. Plany zarządzania projektem muszą zatem obejmować kompleksowe kroki na rzecz identyfikacji, oceny i łagodzenia ryzyka. Regularnie weryfikuj i aktualizuj plan zarządzania ryzykiem w miarę postępów projektu.

Monitoruj postępy

Zespół zarządzający projektem powinien monitorować postępy na każdym jego etapie. Ustal kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które pozwolą zmierzyć postępy w realizacji ustalonych celów. Plan zarządzania projektem musi również obejmować system regularnego śledzenia, oceny i raportowania postępów.

Skoncentruj się na skutecznym dostarczaniu wartości

Celem każdego projektu jest dostarczenie wartości interesariuszom i całej firmie. Nadaj najwyższy priorytet zadaniom, które przyczyniają się do sukcesu projektu. Uwzględnij metody i narzędzia, które umożliwią zespołowi ciągłą ocenę i dostosowywanie priorytetów w zależności od potrzeb interesariuszy i celów projektu.

Ustal punkt odniesienia dla zarządzania wydajnością

Skuteczne zarządzanie wydajnością jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu projektami. Ustal punkt odniesienia pozwalający oceniać i śledzić wydajność zespołu i projektu. Użyj wskaźników wydajności do identyfikacji obszarów wymagających poprawy oraz do określenia dotychczasowych osiągnięć.

Sfinalizuj projekt

Aby pomyślnie zamknąć projekt, zrealizuj wszystkie niezbędne zadania określone w planie projektu. Upewnij się, że wszystkie rezultaty spełniają standardy jakości. Uzyskaj niezbędne zgody od interesariuszy i kierownictwa.

Przeanalizuj sukcesy

Poddaj ocenie sukcesy projektu i podkreśl kluczowe czynniki, które przyczyniły się do pozytywnego wyniku. Udokumentuj wyciągnięte wnioski dla dobra przyszłych projektów oraz procesów ciągłego doskonalenia.

Przekuj zasady zarządzania projektami w sukces dzięki Confluence

Efektywna współpraca jest niezbędna do zapewnienia spójnego przestrzegania zasad zarządzania projektami. Współpraca, komunikacja i dokumentacja to kluczowe elementy każdego przedsięwzięcia związanego z zarządzaniem projektami, od pomysłu po realizację i końcową ocenę.

Confluence gromadzi wszystkich zainteresowanych w jednej przestrzeni roboczej umożliwiającej skuteczną realizację zadań. Zespoły mogą swobodnie tworzyć, edytować, udostępniać i współpracować nad planami projektów, zapewniając wszystkim jednakowy obraz sytuacji. Confluence pozwala poprawić wydajność zespołu zarządzania projektami i prowadzi do bardziej skutecznej realizacji tychże. Może również przynieść większą wartość członkom zespołu, interesariuszom i firmie.

Wypróbuj rozwiązanie Confluence

Co to jest zwinne zarządzanie projektami?

Zwinne zarządzanie projektami to metodologia łącząca sprinty Scrum z ciągłą wymianą informacji i opinii w ramach systemów Kanban. Jej celem jest ukierunkowanie zespołów zarządzających projektami na ciągłe doskonalenie i dostarczanie wartości interesariuszom. Elastyczność i interdyscyplinarne wsparcie zespołu czynią metodologię Agile szczególnie skuteczną przy zarządzaniu projektami podatnymi na zmiany.

Jakie są typowe wyzwania napotykane przy zarządzaniu projektami?

Procesy zarządzania projektami często wiążą się z kilkoma typowymi problemami, takimi jak:

• Pełzanie zakresu. W miarę postępu projektu mogą następować zmiany w zakresie potrzeb, wymagań, oczekiwań interesariuszy i wpływów zewnętrznych. Zmiany te często są przyczyną odchyleń od pierwotnego planu. Mogą również prowadzić do przekroczenia budżetu, opóźnień i niezadowolenia interesariuszy. Szczegółowy plan obejmujący odpowiednio zdefiniowany harmonogram projektu i regularną komunikację z interesariuszami pozwala zminimalizować, czy nawet wyeliminować zjawisko nadmiernego rozrostu zakresu projektu.
• Nierealistyczne terminy. Zbyt ambitne założenia czasowe mogą prowadzić do niedotrzymania terminów kamieni milowych. Zadaniem kierowników projektów jest wyważenie oczekiwań interesariuszy względem realnych możliwości w obliczu dostępnych zasobów.
• Niewystarczające zasoby. Niemal każdy projekt mierzy się z kwestią ograniczonej dostępności środków finansowych, czasu i talentów. Ostrożnie zdefiniowany, realistyczny budżet i dokładne szacunki kosztów to potencjalnie kluczowe czynniki, ale każdy zespół powinien być przygotowany na ograniczenia zasobów wykraczające poza przyjęte plany i prognozy.
• Słaba komunikacja. Nieskuteczna komunikacja może prowadzić do nieporozumień, niejasnych i niespełnionych oczekiwań, nadprogramowej pracy i niedotrzymania terminów. Spójne porozumiewanie się między uczestnikami projektu pozwala uniknąć rozrostu jego zakresu i sprostać oczekiwaniom interesariuszy.
• Zarządzanie zmianami i ryzykiem. Plany zarządzania projektami powinny obejmować dobrze udokumentowane procesy identyfikacji i ograniczania ryzyka oraz dostosowania do nagłych zmian. To pozwala zminimalizować zakłócenia i opóźnienia w realizacji projektu.
• Monitorowanie, ocena i dokumentowanie postępów. Stałe monitorowanie i ocenianie pozwala na realizację projektów zgodnie z planem i identyfikowanie wyzwań, zanim staną się one problemami. Dokumentowanie działań związanych z monitorowaniem i ocen może pomóc w informowaniu i angażowaniu członków zespołu oraz interesariuszy.

Jakie różne metodologie zarządzania projektami są dostępne?

Oto niektóre z metodologii najczęściej stosowanych w zarządzaniu projektami.

• Kanban: Kanban koncentruje się na wizualizacji zadań i postępów. Opiera się na współdzielonej tablicy fizycznej lub cyfrowej, zazwyczaj podzielonej na kolumny, z których każda jest oznaczona etapem przepływ pracy — np. Do zrobienia, W toku i Ukończono. Wizualne podejście Kanban oznacza, że każdy może zobaczyć i śledzić pracę w miarę postępów projektu. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco, a ich działania są skoordynowane ze sobą i celami projektu. Kanban może również pomóc zespołom w zwiększeniu zdolności adaptacyjnych i elastyczności w obliczu zmieniających się potrzeb lub priorytetów.
• Model kaskadowy: Zarządzanie projektami w modelu kaskadowym jest bardziej liniowe i sekwencyjne niż inne metody. Projekty w tym modelu zazwyczaj mają dobrze zdefiniowane wymagania dotyczące planowania, projektowania, programowania, testowania i wdrożenia. Wymagają rygorystycznego przestrzegania planów i dokładnego powiązania z zadeklarowanymi wymaganiami i celami.
• Scrum: Metodologia Scrum obejmuje wysoce ustrukturyzowane ramy postępowania. Określa konkretne role członków zespołu i długość każdego cyklu pracy lub sprintu. Zespoły odbywają codzienne spotkania w celu przeglądu postępów i planowania nadchodzących sprintów. Ta metodologia dobrze sprawdza się w przypadku złożonych projektów i aktywnego zaangażowania interesariuszy.