Nowe oblicze pracy zespołowej dzięki Confluence. Zobacz, dlaczego Confluence jest doskonałym narzędziem dla zespołów współpracujących przy tworzeniu treści. Zacznij korzystać za darmo

How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

Przeglądaj tematy

When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

Czym jest planowanie projektu?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

Kiedy wytyczasz trasę na mapie, zapewne zadajesz sobie następujące pytania:

  • Jaki jest cel podróży?
  • Skąd będę wiedzieć, że jestem na miejscu?
  • Kto jeszcze będzie korzystać z tej mapy?
  • What milestones will they pass along the way?
  • Jakie przeszkody mogą napotkać?
  • Are there any alternate routes available?

Krok 2: Poznaj uczestników projektu

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Smith radzi, aby poświęcić czas na:

  • Ustalenie, kim są osoby zainteresowane w danym projekcie
  • Poznanie ich oczekiwań i stopnia wpływu
  • Określenie sposobu, w jaki uwzględniane będę informacje zwrotne od współpracowników i osób zainteresowanych w miarę postępu projektu
  • Uwzględnienie wszystkich potrzeb i oczekiwań podczas planowania strategii zarządzania ryzykiem i reagowania na zagrożenia
  • Dokładne zaplanowanie wszystkich strategii komunikacji w ramach projektu

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Krok 3: Zaplanuj harmonogramu bez złudzeń

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.

Oś czasu

Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

Znacznik wyborucheckmarkWskazówka: nasz szablon planu projektu jest bezpłatny i dostępny dla każdego. Nie prosimy nawet o Twój adres e-mail. Pobierz plik PDF tutaj.

Plan projektu — szablon

Step 5: Think through goals and project scope

Create a problem statement that defines, in no uncertain terms, exactly what you’re trying to accomplish. Next, develop a hypothesis that states what you think should happen due to solving your problem. Then, provide a brief overview of the project’s context and any relevant data or insights that support it. Finally, establish the key metrics you will use to gauge the project’s success. These success metrics are likely to influence various aspects of your plan, shaping its direction and focus.

Ask your team members what they need, as opposed to what’s nice to have or unnecessary. Establishing a clear understanding of the project’s scope early in the planning process, including what is explicitly excluded, minimizes the risk of stakeholder miscommunication. It also aids in determining the appropriate time allocation for project contributors. This clarity makes it easier to identify and manage any changes in the project’s scope as they arise.

Step 6: Anticipate surprises

Nearly all project plans include details about budgets, project schedules, and scope. But a great plan also answers essential questions about your project, including:

  • Resources: What types of skills does the project demand? Who’s available? What’s our budget?
  • Decisions: Who will make recommendations? Who will approve or disapprove requests?
  • Communications: Who will be responsible for communicating progress and roadblocks?
  • Risk: What should team members watch out for? What’s the process for logging and tracking threats?
  • Reviews: How are you going to gather feedback before the project ships?
  • Approvals: Who else needs to sign off on this? Who is the final decision maker?
  • Timing: Do team members’ work schedules fit the project timeline? How was the deadline chosen?

Plan nie musi szczegółowo opisywać każdej z tych kwestii, ale powinien zawierać wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić płynną realizację bez istotnych niespodzianek.

Znacznik wyboruCheckmarkWskazówka: użyj metody DACI do podejmowania trafnych i terminowych decyzji dotyczących projektu.

Krok 7: Wybierz podejście do zarządzania projektami

Większość menedżerów projektów wybiera model kaskadowy lub Agile do zarządzania projektami. Podejście Agile zapewnia szybkie rezultaty dzięki iteracyjnemu procesowi, w którym stale są oceniane plany, wymagania i wyniki projektu. W tej metodzie czas i zasoby uznaje się za stałe.

Model kaskadowy to liniowy, sekwencyjny proces, w ramach którego projekt stopniowo przechodzi przez kolejne etapy i kolejne zespoły. W tym podejściu to zakres jest stały, natomiast harmonogram i zasoby są elastyczne.

Krok 8: Napisz i oceń swój plan

Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania, przeprowadzeniu dyskusji i zapisaniu całej góry samoprzylepnych karteczek nadchodzi wreszcie czas, aby napisać plan projektu. Należy przy tym zachować prostotę, zarówno pod względem słownictwa, jak i formatowania.

Oto kilka elementów, które powinny być częścią każdego planu:

  • Nazwa projektu
  • Termin realizacji
  • Budżet
  • Cele planu
  • Najważniejsze kamienie milowe i oczekiwany wymierny skutek
  • Oczekiwany termin rozpoczęcia i ukończenia każdego zadania
  • Wskazanie właścicieli poszczególnych zadań
  • Szczegóły zadań i uwagi wyjaśniające ich wynik
  • Opis ryzyk oraz zadań (lub zespołów), które są od siebie zależne, aby uniknąć opóźnień

Po zakończeniu tworzenia planu projektu poświęć chwilę, aby poprosić kogoś, kto jeszcze nie był zaangażowany w ten proces, o jego sprawdzenie. Dodatkowa para oczu może pomóc w znalezieniu oczywistych błędów.

Znacznik wyborucheckmarkPorada: szacując rozmiar każdego zadania, oprzyj się pokusie wnikania w szczegóły. Pamiętaj, że to orientacyjne dane.

Krok 9: Udostępnij swój plan całemu światu!

Gdy plan projektu zostanie ukończony i dokładnie sprawdzony, czas, aby udostępnić go osobom aktywnie zaangażowanym i interesariuszom, którzy muszą być informowani na bieżąco. Przygotuj się na ekscytujące rozpoczęcie projektu, które sprawi, że wszystko ruszy z miejsca. Ważne jest, aby mieć świadomość, że zmiany i wyzwania są integralną częścią każdego projektu, dlatego przygotowanie się do zarządzania nimi jest kluczowe.

Przez cały cykl życia projektu ściśle trzymaj się swojego planu. Skoncentruj się na podstawowych elementach projektu, zamierzonym zakresie i uzgodnionych krokach. Takie podejście gwarantuje, że pozostaniesz na właściwym kursie i zwiększysz prawdopodobieństwo udanej realizacji projektu, nawet w obliczu nieoczekiwanych wydarzeń.

Przykład planu projektu

Oto uproszczony przykład planu projektu kampanii marketingowej:

Nazwa projektu: Wiosenna kampania wprowadzenia produktu na rynek

  • Cele ogólne i szczegółowe projektu:
    • Zwiększenie widoczności marki o 20%.
    • Pozyskanie 1000 potencjalnych klientów w ciągu trzech miesięcy.
    • Zwiększenie przychodów ze sprzedaży o 15% w sezonie wiosennym.
  • Zakres:
    • Utworzenie serii materiałów marketingowych online i offline.
    • Uruchomienie nowej linii produktów.
    • Przeprowadzenie cyfrowych kampanii reklamowych.
  • Harmonogram projektu:
    • Faza 1 (1–2 miesiąc): strategia kampanii i tworzenie treści.
    • Faza 2 (3 miesiąc): wprowadzenie na rynek i realizacja działań marketingowych.
  • Zasoby:
    • Zespół marketingowy (4 członków).
    • 50 000 USD budżetu na reklamę i materiały.
  • Zagrożenia:
    • Nieprzewidywalna pogoda wpływająca na wydarzenia plenerowe.
    • Konkurencja rynkowa prowadzi do wojen cenowych.
  • Zależności:
    • Zakończenie rozwoju produktu (przed uruchomieniem kampanii).
    • Dostępność materiałów marketingowych (przed rozpoczęciem działań reklamowych).
  • Zapewnianie jakości:
    • Regularne recenzje i sesje przekazywania informacji zwrotnych w celu zapewnienia wysokiej jakości treści.
  • Właściciele zadań:
    • Strategia kampanii: Sabina
    • Tworzenie treści: Jan
    • Wprowadzenie produktu na rynek: Emilia
    • Kampanie reklamowe: Marek

Ten przykładowy plan obejmuje cele projektu, zakres, harmonogram, zasoby, zagrożenia, zależności i procedury kontroli jakości, co czyni go cennym punktem odniesienia dla interesariuszy i członków zespołu projektowego w trakcie całej kampanii.

Tworzenie skutecznych planów projektów

W przypadku zarządzania projektami kompleksowy i dobrze skonstruowany plan projektu jest kompasem, który wskazuje zespołom i interesariuszom drogę do pomyślnego ukończenia projektu. Planowanie projektu to nie tylko lista kontrolna zadań, ale skomplikowany proces, który obejmuje definiowanie celów projektu, przydzielanie zasobów, ocenę zagrożeń i plan działania prowadzący do sukcesu.

Dzięki przemyślanemu, etapowemu podejściu menedżerowie projektów mogą wzmacniać przejrzystość, współpracę i zdolność adaptacji w całym cyklu życia projektu, ostatecznie zwiększając szanse na realizację projektów na czas i w ramach budżetu.

Sprawdź także

Ikona plakatu projektu
Plakat projektu — szablon

Opracowana wspólnie jedna strona informacji, która pomaga zachować zgodność prac zespołu projektowego z oczekiwaniami interesariuszy.

Kolekcja szablonów zarządzania projektami
Ludziki porządkujące karty

Skorzystaj z tej kolekcji szablonów Confluence, aby utworzyć i zrealizować projekt

Usprawnij współpracę przy tworzeniu treści w zespołach za pomocą narzędzia Confluence

Planowanie strategiczne