Jak tworzyć proste, skuteczne plany projektów

Kiedy wytyczasz trasę na mapie, zapewne zadajesz sobie następujące pytania:

• Jaki jest cel podróży? Skąd będę wiedzieć, że jestem na miejscu?
• Kto jeszcze będzie korzystać z tej mapy?
• Jakie kamienie milowe napotkam po drodze i jaka jest przybliżona odległość między nimi?
• Jakie przeszkody mogą napotkać? Czy są dostępne alternatywne trasy?

Zapoznaj się ze wszystkimi nieoficjalnymi prawami, jakimi rządzą się relacje w firmie, trudnymi osobowościami i możliwymi punktami zapalnymi, które mogą mieć wpływ na proces zarządzania projektem. Larry W. Smith, PMP, kierownik projektu w Software Technology Support Center, podkreśla znaczenie przeprowadzenia analizy zainteresowanych stron. Według Smitha wszystkie zaangażowane osoby chcą, aby projekt się powiódł, ale wystarczy zapomnieć o potrzebach jednego wpływowego uczestnika, a wszystko może lec w gruzach.

Smith radzi, aby poświęcić czas na:

• Ustalenie, kim są osoby zainteresowane w danym projekcie
• Poznanie ich oczekiwań i stopnia wpływu
• Określenie sposobu, w jaki uwzględniane będę informacje zwrotne od współpracowników i osób zainteresowanych w miarę postępu projektu
• Uwzględnienie wszystkich potrzeb i oczekiwań podczas planowania strategii zarządzania ryzykiem i reagowania na zagrożenia
• Dokładne zaplanowanie wszystkich strategii komunikacji w ramach projektu

Szczególną uwagę warto zwrócić właśnie na element komunikacji. Bernie Ferguson, specjalista ds. kierowania projektami w Atlassian, zaczyna komunikować się z zainteresowanymi stronami już na najwcześniejszych etapach projektu. Bernie mówi: „Używam plakatu projektu, aby zbudować wspólny obraz projektu wśród członków zespołu i pozostałych zainteresowanych osób. Co robimy? Jaką wartość ma projekt dla klientów i dla firmy? Dlaczego uważamy, że jest to właściwe rozwiązanie? Odpowiedzi na te pytania są przez wszystkich opiniowane, zanim cokolwiek trafi do planu działań zespołu”.

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez kierowników projektu podczas planowania jest nadmierny optymizm. Zamiast zakładać najlepszą możliwą sytuację, zastanów się, jakie problemy mogą się pojawić i jaki wpływ wywrą na harmonogram zarządzania projektem. Wykonaj podstawową analizę due diligence. Zorganizuj warsztaty pre-mortem lub przeprowadź serię indywidualnych spotkań z kluczowymi graczami i zainteresowanymi stronami.

Przy kreśleniu zarysu harmonogramu pomocne może być zapytanie innych kierowników projektu, ile czasu zajęło im podobne przedsięwzięcie. Możesz spotkać się z zespołami, z którymi będziesz współpracować, aby zapytać, ile czasu potrwa wykonanie poszczególnych zadań. Jeśli masz narzędzie do zarządzania projektami, sprawdź w archiwum harmonogramy poprzednich projektów.

Następnie nie przestawaj się komunikować. Poinformuj wszystkie zainteresowane strony o szczegółach. Nikt nie lubi przecież błądzić po omacku.Uproszczone wykresy Gantta są powszechnym, skutecznym i łatwo zrozumiałym dla każdego sposobem wizualizacji harmonogramu.

Do Ciebie jako kierownika projektu należy dostarczenie planu projektu (i ostatecznie samego projektu). Nie polega to jednak na zajęciu miejsca za biurkiem i napisaniu czegoś. Kiedy opracowujesz plan projektu, absolutnie niezbędne jest zaangażowanie wszystkich kluczowych zainteresowanych stron. Bądźcie w stałym kontakcie. Dzięki temu przekonasz się, że są one cennymi zasobami.

Słuchanie swojego zespołu i wspólne analizowanie pomysłów pomaga szybciej dojść do mądrych wniosków. Ten rodzaj współpracy sprawi, że plan będzie lepszy, a projekt będzie cieszyć się ogólnym poparciem.

W Atlassian używamy szablonów, aby zmniejszyć koszty związane z procesem planowania i zachęcać do dyskusji, które są niezbędnym elementem procesu planowania projektu zgodnie z najlepszymi praktykami. Szablony planu projektu to doskonały sposób na zachęcenie uczestników do zastanowienia się nad aspektami zarządzania projektu, których wcześniej nie brali pod uwagę.

W końcu udana krótka prezentacja założeń projektu to jedno, a stworzenie skutecznego planu to drugie. Korzystanie z szablonu zachęca do głębokiego przemyślenia zamierzanych działań i pomaga się upewnić, że nic nie zostało pominięte. Spójrzmy prawdzie w oczy: identyfikowanie zależności i zagrożeń nie należy do przyjemności. Jednak gdy zmusza nas do tego jakaś zewnętrzna konstrukcja, unikamy (jakże kuszącego) powierzchownego potraktowania ich w swoim planie.

Wskazówka: nasz szablon planu projektu jest bezpłatny i dostępny dla każdego. Nie prosimy nawet o Twój adres e-mail. Pobierz plik PDF tutaj.

Zdefiniuj problem, aby wiedzieć, co konkretnie próbujesz rozwiązać. Następnie opracuj hipotezę, która będzie opisywać, co według Ciebie wydarzy się w wyniku realizacji projektu. Następnie opisz pokrótce kontekst projektu oraz wszelkie dane lub spostrzeżenia, które przemawiają za jego realizacją. Teraz określ wskaźniki, których użyjesz do pomiaru sukcesu — prawdopodobnie będą dotyczyć kilku obszarów planu.

Zadaj sobie i członkom swojego zespołu pytanie, co jest niezbędne, co miło byłoby mieć i co jest zupełnie niepotrzebne. Uzgadniając zakres projektu na wczesnym etapie — w tym, czego on nie obejmuje — zmniejszasz ryzyko nieporozumień między zainteresowanymi stronami. Wiesz, ile czasu powinny zarezerwować sobie inne osoby, które pomagają przy projekcie. Ponadto będziesz w stanie łatwo rozpoznać wszelkie zmiany zakresu.

Niekontrolowany wzrost zakresu jest prawdziwym problemem. Dlatego tak istotne jest stałe utrzymywanie równowagi między zakresem, harmonogramem i zasobami.

Każdy plan projektu zawiera fakty na temat budżetu, harmonogramu i zakresu. Jednak dobry plan odpowiada również na pewne podstawowe pytania, w tym:

• Zasoby: Jakie umiejętności będą potrzebne i kto jest dostępny? Jakim budżetem dysponujesz?
• Decyzje: Kto przedstawi rekomendacje i kto podejmie ostateczną decyzję?
• Komunikacja: Kto będzie otrzymywać wiadomości o projekcie, kiedy i w jakim formacie?
• Ryzyko: Na co powinni uważać członkowie zespołu i jak przebiega proces dokumentowania i śledzenia zagrożeń?
• Kontrola: Jak zamierzasz zebrać informacje zwrotne, zanim projekt zostanie dostarczony?
• Zatwierdzenia: Kto jeszcze musi zatwierdzić końcowy efekt projektu? Kto jest ostatecznym decydentem?
• Czas: Czy Twoje codzienne obowiązki nie kolidują z harmonogramem projektu? Jak określono ostateczny termin realizacji projektu?

Plan nie musi szczegółowo opisywać każdej z tych kwestii, ale powinien zawierać wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić płynną realizację bez istotnych niespodzianek.

Wskazówka: użyj metody DACI do podejmowania trafnych i terminowych decyzji dotyczących projektu.

Jako kierownik projektu do zarządzania projektem możesz wybrać model kaskadowy lub model Agile. Podejście Agile oferuje szybkie rezultaty dzięki małym iteracyjnym zadaniom i procesowi, w którym stale oceniane są wymagania, plany i wyniki. W tej metodzie czas i zasoby uznaje się za niezmienne. Jeśli zajdzie konieczność jakiejś zmiany, ograniczony zostaje zakres projektu, aby zawierać tylko niezbędne elementy — przynajmniej w tej rundzie. W późniejszym czasie można go ewentualnie uzupełnić o dodatkowe elementy pożądane (lecz nie niezbędne).

Metoda kaskadowa to bardziej tradycyjny, sekwencyjny, liniowy proces, w ramach którego projekt stopniowo przechodzi przez kolejne etapy i kolejne zespoły. W tym podejściu to zakres jest nietykalny, natomiast harmonogram i zasoby można w razie potrzeby dopasowywać.

Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania, przeprowadzeniu dyskusji i zapisaniu całej góry samoprzylepnych karteczek nadchodzi wreszcie czas, aby napisać plan projektu. Należy przy tym zachować prostotę, zarówno pod względem słownictwa, jak i formatowania.

Oto kilka elementów, które powinny być częścią każdego planu, bez względu na jego format:

• Nazwa projektu
• Termin realizacji
• Budżet
• Cele planu
• Najważniejsze kamienie milowe i oczekiwany wymierny skutek
• Oczekiwany termin rozpoczęcia i ukończenia każdego zadania
• Wskazanie właścicieli poszczególnych zadań
• Szczegóły zadań i uwagi wyjaśniające ich wynik
• Opis ryzyk oraz zadań (lub zespołów), które są od siebie zależne, aby uniknąć opóźnień

Po skończeniu planu projektu zawsze nadchodzi moment radości, kiedy możecie pogratulować sobie sukcesu. Jednak najpierw warto zrobić jeszcze jedną rzecz. Poproś o przejrzenie planu kogoś, kto nie był zaangażowany w jego tworzenie.

Wskazówka: szacując rozmiar danego zadania, oprzyj się pokusie wnikania w szczegóły. Pamiętaj: to orientacyjne dane, a nie zeznanie pod przysięgą.

Plan projektu został ukończony i zweryfikowany. Czas dostarczyć go osobom, które będą wspólnie nad nim pracować, a także wszystkim zainteresowanym. Następnie przygotuj się na prawdziwą zabawę, zaczynając od rozpoczęcia projektu, który faktycznie posuwa sprawy do przodu. Pamiętaj, że będą zmiany i wyzwania, po prostu trzeba być gotowym na zarządzanie nimi.

Cokolwiek się stanie, trzymaj się swojego planu. Skoncentruj się na zamierzonym zakresie i uzgodnionych krokach, a uda Ci się zrealizować projekt.