Como criar planos de projetos simples e eficazes

Ao desenhar o mapa, é importante perguntar a si mesmo:

• Qual é o destino final? Como você vai saber quando o projeto acabou?
• Quem são as pessoas que seguem esse mapa?
• Quais marcos eles vão superar ao longo do caminho e qual é a distância aproximada entre eles?
• Que obstáculos eles podem encontrar? Existem rotas alternativas disponíveis?

Tenha uma ideia dos fatos confusos da política organizacional, personalidades difíceis e possíveis pontos de debate que podem afetar o processo de gerenciamento de projeto. Larry W. Smith, PMP, Gerente de Projetos do Software Technology Support Center, enfatiza a importância de realizar uma análise de partes interessadas. De acordo com Smith, todos os envolvidos querem que o projeto tenha sucesso, mas esquecer de atender as necessidades de apenas uma parte interessada influente poderia arruinar tudo.

Smith recomenda não se apressar para:

• Esclarecer quem são as partes interessadas do projeto.
• Compreender suas expectativas e nível de influência.
• Decidir como você vai incorporar o feedback de colegas e partes interessadas à medida em que o projeto se desenvolve.
• Relacionar todas as necessidades e expectativas com atividades de planejamento de risco e resposta a riscos.
• Planejar com consciência todas as estratégias de comunicação do projeto.

A peça de comunicação não pode ser exagerada. Bernie Ferguson, um gênio da liderança de projetos aqui na Atlassian, começa a se comunicar com as partes interessadas já nas primeiras etapas do projeto. Diz ele: "A técnica do Pôster de projeto é usada para construir um entendimento compartilhado entre os membros da equipe e as partes interessadas. O que está sendo feito? Qual é o valor para os clientes e para os negócios? Por que a gente acha que essa é a solução certa? A gente recebe feedback das respostas a todas essas perguntas antes que qualquer coisa apareça no roteiro da equipe".

Um dos erros mais comuns que os gerentes de projeto cometem durante o planejamento é o excesso de otimismo. Em vez de presumir que tudo vai ocorrer conforme o planejado, dedique algum tempo para considerar os problemas que podem surgir e como eles podem afetar o cronograma de gerenciamento de projeto. Faça uma auditoria básica e realize um workshop “pré-mortem” ou uma série de reuniões individuais com os principais envolvidos e interessados.

É possível esboçar uma linha do tempo perguntando a outros gerentes de projeto quanto tempo eles demoraram para planejar projetos parecidos. Você pode se encontrar com equipes com as quais sabe que vai trabalhar para entender quanto tempo certas tarefas vão demorar. Se você tiver uma ferramenta de gerenciamento de projeto, verifique os arquivos para ver se há programações de projetos antigos.

Em seguida, comunicação é tudo. Deixe todas as partes interessadas a par das informações. Afinal, você ia querer saber também, não é? Diagramas simplificados de Gantt são uma maneira comum e eficaz de visualizar a linha do tempo, facilitando o entendimento de todos.

Como gerente do projeto, cabe a você entregar o plano de projeto (e, por fim, o próprio projeto), mas não adianta apenas ir para um cubículo e começar a escrever. À medida que o plano de projeto é desenvolvido, é primordial manter todas as principais partes interessadas envolvidas. Fique em contato quase constante. Você vai descobrir que eles são excelentes recursos.

Ouvindo o que a equipe tem a dizer e destrinchando ideias em conjunto, é possível chegar a conclusões inteligentes em tempo hábil. Esse tipo de colaboração constrói um plano melhor e reúne apoio para o projeto em geral.

Na Atlassian, a gente usa templates para reduzir a sobrecarga associada ao processo de planejamento e também para acionar discussões essenciais para as melhores práticas de planejamento de projetos. Os templates de plano de projeto são uma excelente maneira de levar as pessoas a pensarem sobre aspectos da gestão de projetos que elas podem não ter considerado antes.

Afinal, uma coisa é ter um bom discurso de elevador para o seu projeto, mas criar um plano robusto é muito diferente. Usar um template induz a pensar com profundidade sobre o que fazer e garante que nada seja esquecido. E, sendo sinceros: pensar em dependências e riscos não é divertido, então, a menos que haja algum tipo de função de força, é muito fácil deixar passar essas partes no planejamento.

Dica: nosso template de plano de projeto é gratuito e disponível para qualquer um. A gente não exige nem um e-mail. Pegue o PDF aqui.

Crie uma definição de problemas que explique, em termos concretos, o que você está tentando resolver com exatidão. Em seguida, desenvolva uma hipótese afirmando o que deve acontecer como resultado do seu projeto. Em seguida, esboce uma explicação sobre o histórico do projeto e qualquer dado ou insight relevante. Por fim, determine as métricas que vai usar para medir o sucesso; é provável que elas vão informar várias áreas do seu plano.

Pergunte a si mesmo e aos membros da equipe o que você deve ter em vez de o que é ideal ter, ou apenas não é necessário. Ao concordar com o escopo do projeto em um estágio inicial — incluindo o que não está no escopo — a chance de falhas na comunicação é reduzida entre as partes interessadas. Você sabe quanto tempo pedir às outras pessoas que estão ajudando com o projeto e também vai ser capaz de reconhecer as mudanças no escopo com facilidade.

O scope creep é real. O segredo é equilibrar escopo, cronograma e recursos para que nenhum deles fique fora de controle.

Todos os planos de projeto incluem fatos sobre orçamento, cronograma e escopo, mas um bom plano também responde a perguntas essenciais sobre o projeto, incluindo:

• Recursos: que tipos de habilidades são necessárias e quem está disponível? Qual é o seu orçamento?
• Decisões: quem vai contribuir com recomendações e quem vai acabar decidindo?
• Comunicações: quem vai receber mensagens sobre o projeto, quando e em que formato?
• Risco: com o que os membros da equipe devem ficar atentos e qual é o processo de registro e rastreamento de riscos?
• Comentários: como você vai juntar os feedbacks antes do envio do projeto?
• Aprovações: quem mais precisa aprovar? Quem vai tomar a decisão final?
• Cronograma: sua agenda de trabalho se encaixa na linha do tempo do projeto? Como os prazos foram escolhidos?

Seu plano não precisa abordar a fundo cada um desses itens, mas deve apresentar informações suficientes para permitir uma implementação tranquila do projeto, sem muitas surpresas.

Dica: use o método DACI para tomar decisões sólidas sobre o projeto em tempo hábil.

Como gerente de projeto, você pode escolher uma abordagem em cascata ou uma abordagem ágil para o gerenciamento do projeto. Uma abordagem ágil oferece resultados rápidos com tarefas pequenas e iterativas e um processo que avalia requisitos, planos e resultados de com frequência. Nesse método, o tempo e os recursos são considerados fixos. Se for preciso ceder em algo, o escopo do projeto é reduzido apenas para as partes necessárias — pelo menos para essa iteração. Outras iterações podem ser adicionadas depois para serem arredondadas com os desejos.

Uma abordagem em cascata é um processo linear mais tradicional, sequencial (em modo de cascata), que guia o projeto fase a fase, equipe por equipe. Aqui, o escopo é considerado fixo, enquanto o tempo e os recursos podem ser flexibilizados.

Depois de responder a todas as perguntas, realizar todas as discussões e muitas notas adesivas, é hora de escrever seu plano de projeto. Seja nas palavras escolhidas ou na formatação e no design, faça o simples.

Aqui estão algumas informações úteis que devem fazer parte de qualquer plano, não importa qual o formato:

• Nome do projeto
• Data de entrega.
• Orçamento
• Objetivos do plano.
• Marcos de destaque e o impacto mensurável esperado.
• Início e conclusão esperados para cada tarefa.
• Explicações destacando os proprietários de tarefas individuais.
• Informações e notas da tarefa, para esclarecer o que deve acontecer.
• Destaques de risco e tarefas (ou equipes) que dependem umas das outras para ajudar a evitar atrasos.

Quando o plano de projeto é concluído, tem sempre um momento triunfal onde você dança pelo escritório e sai abraçando todo mundo. Mas antes de seguir em frente, respire um pouco. Peça a alguém que não esteja envolvido na escrita para dar uma olhada.

Dica: ao estimar o tamanho de cada tarefa, resista à tentação de mergulhar fundo nas informações. Lembre-se que são palpites estimados e não juramentos de sangue.

O plano de projeto está concluído e revisado. Hora de mostrar ele para as pessoas que vão trabalhar com você no projeto, bem como as partes interessadas que precisam ser informadas. Então se prepare para a verdadeira diversão, começando com a inauguração de um projeto que faz as coisas progredirem de verdade. Não esqueça, mudanças e desafios são inevitáveis, você só precisa estar pronto para fazer a gestão deles.

Aconteça o que acontecer, não fuja do plano. Ao se concentrar no escopo pretendido e nas etapas acordadas, seu projeto vai ser entregue.