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How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

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When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

O que é planejamento de projetos?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

Ao desenhar o mapa, é importante perguntar a si mesmo:

  • Qual é o destino final?
  • Como você vai saber quando o projeto acabou?
  • Quem são as pessoas que seguem esse mapa?
  • What milestones will they pass along the way?
  • Que obstáculos eles podem encontrar?
  • Are there any alternate routes available?

Passo 2: Conheça os interessados

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Smith recomenda não se apressar para:

  • Esclarecer quem são as partes interessadas do projeto.
  • Compreender suas expectativas e nível de influência.
  • Decidir como você vai incorporar o feedback de colegas e partes interessadas à medida em que o projeto se desenvolve.
  • Relacionar todas as necessidades e expectativas com atividades de planejamento de risco e resposta a riscos.
  • Planejar com consciência todas as estratégias de comunicação do projeto.

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Passo 3: Saia do mundo da fantasia e faça um cronograma

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.

Linha do tempo

Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

Marca de verificaçãocheckmarkDica: nosso template de plano de projeto é gratuito e disponível para qualquer um. A gente não exige nem um e-mail. Pegue o PDF aqui.

Template de plano de projeto

Step 5: Think through goals and project scope

Create a problem statement that defines, in no uncertain terms, exactly what you’re trying to accomplish. Next, develop a hypothesis that states what you think should happen due to solving your problem. Then, provide a brief overview of the project’s context and any relevant data or insights that support it. Finally, establish the key metrics you will use to gauge the project’s success. These success metrics are likely to influence various aspects of your plan, shaping its direction and focus.

Pergunte à sua equipe do que ela precisa, em vez de perguntar sobre o que é bom ou desnecessário.Uma compreensão clara do escopo do projeto logo no início do processo de planejamento, incluindo o que está fora, minimiza o risco de falhas de comunicação entre as partes interessadas. Isso também ajuda a determinar a alocação de tempo adequada para os colaboradores do projeto. A clareza facilita a identificação e o gerenciamento de quaisquer mudanças no escopo do projeto à medida que elas surgem.

Etapa 6: antecipe surpresas

Quase todos os planos de projeto incluem informações sobre orçamentos, cronogramas e escopo. Já um plano considerado ótimo também responde a perguntas essenciais, incluindo:

  • Recursos: quais tipos de habilidades o projeto exige? Quem está disponível? Qual é o orçamento?
  • Decisões: quem vai fazer as recomendações? Quem vai aprovar ou reprovar as solicitações?
  • Comunicações: quem vai ser responsável por comunicar o progresso e os obstáculos?
  • Risco: ao que a equipe deve ficar atenta? Qual é o processo para registrar e rastrear ameaças?
  • Comentários: como você vai juntar feedback antes do lançamento do projeto?
  • Aprovações: quem mais precisa aprovar? Quem vai tomar a decisão final?
  • Cronograma: os horários de trabalho da equipe se encaixam no cronograma do projeto? Como o prazo foi escolhido?

Seu plano não precisa abordar a fundo cada um desses itens, mas deve apresentar informações suficientes para permitir uma implementação tranquila do projeto, sem muitas surpresas.

Marca de seleçãoCheckmarkDica: use o método DACI para tomar decisões sólidas sobre o projeto em tempo hábil.

Etapa 7: escolha uma abordagem de gestão de projetos

A maioria dos gerentes de projeto escolhe entre uma abordagem ágil ou em cascata para a gestão de projetos. A abordagem ágil oferece resultados rápidos por meio de um processo iterativo com avaliação contínua dos planos, requisitos e resultados do projeto. Nesse método, o tempo e os recursos são considerados como fixos.

A abordagem em cascata é um processo linear e sequencial que faz o projeto avançar etapa por etapa, equipe por equipe. Nela o escopo é visto como fixo, enquanto o tempo e os recursos permanecem flexíveis.

Passo 8: Escreva e avalie o plano

Depois de responder a todas as perguntas, realizar todas as discussões e muitas notas adesivas, é hora de escrever seu plano de projeto. Seja nas palavras escolhidas ou na formatação e no design, faça o simples.

Aqui estão algumas informações úteis que devem fazer parte de qualquer plano:

  • Nome do projeto
  • Data de entrega.
  • Orçamento
  • Objetivos do plano.
  • Marcos de destaque e o impacto mensurável esperado.
  • Início e conclusão esperados para cada tarefa.
  • Explicações destacando os proprietários de tarefas individuais.
  • Informações e notas da tarefa, para esclarecer o que deve acontecer.
  • Destaques de risco e tarefas (ou equipes) que dependem umas das outras para ajudar a evitar atrasos.

Quando o plano do projeto estiver concluído, peça a alguém que não esteja envolvido no processo de redação que o revise. Ter um segundo par de olhos pode ajudar a identificar erros humanos naturais.

Marca de verificaçãocheckmarkDica: ao estimar o tamanho de cada tarefa, resista à tentação de mergulhar fundo nas informações. Tenha em mente que são apenas suposições.

Etapa 9: compartilhe o plano para o mundo ver!

Depois que o plano do projeto for finalizado e revisado por completo, é hora de compartilhar com as pessoas envolvidas e com as partes interessadas que precisam se manter informadas. Deixe tudo preparado para o início de um projeto empolgante que vai colocar as coisas em ação. É essencial estar ciente de que as alterações e os desafios são parte de qualquer projeto, portanto, ter tudo pronto para cuidar disso é fundamental.

Durante todo o ciclo de vida do projeto, tenha o plano em mente. Mantenha o foco nos elementos centrais do projeto, no escopo pretendido e nas etapas acordadas. Essa abordagem garante que você permaneça no caminho certo e aumenta a probabilidade de entrega do projeto, mesmo diante de acontecimentos inesperados.

Exemplo de um plano de projeto

Aqui está um exemplo simplificado de um plano de projeto para campanha de marketing:

Nome do projeto: Campanha de lançamento de produtos da primavera

  • Metas e objetivos do projeto:
    • Aumentar a visibilidade da marca em 20%.
    • Gerar 1.000 leads em 3 meses.
    • Aumentar a receita de vendas em 15% durante a temporada de primavera.
  • Escopo:
    • Criar uma série de materiais de marketing on-line e off-line.
    • Lançar uma nova linha de produtos.
    • Lançar campanhas de publicidade digital.
  • Cronograma do projeto:
    • Fase 1 (mês 1 e 2): estratégia de campanha e criação de conteúdo.
    • Fase 2 (mês 3): implementação do lançamento e do marketing.
  • Recursos:
    • Equipe de marketing (quatro membros).
    • Orçamento de US$ 50.000 para publicidade e materiais.
  • Riscos:
    • Clima imprevisível que afeta os eventos ao ar livre.
    • A concorrência de mercado leva a guerras de preços.
  • Dependências:
    • Conclusão do desenvolvimento do produto (antes do lançamento da campanha).
    • Disponibilidade de materiais de marketing (antes da publicidade).
  • Garantia de qualidade:
    • Revisões e sessões de feedback regulares para garantir conteúdo de alta qualidade.
  • Proprietários de tarefas:
    • Estratégia de campanha: Sarah
    • Criação de conteúdo: John
    • Lançamento do produto: Emily
    • Campanhas publicitárias: Mark

Este exemplo de plano abrange metas, escopo, cronograma, recursos, riscos, dependências e medidas de qualidade do projeto, o que o torna uma referência valiosa para as partes interessadas e para a equipe durante toda a campanha.

Elaboração de um plano de projeto eficaz

No âmbito da gestão de projetos, planos abrangentes e bem estruturados são a bússola que orienta as equipes e as partes interessadas para a uma conclusão bem-sucedida. O planejamento não é apenas uma checklist de tarefas, mas um processo complexo que define os objetivos do projeto, aloca recursos, avalia os riscos e oferece um roteiro para o sucesso.

Ao adotar uma abordagem bem pensada e gradual, os gerentes de projeto podem promover a clareza, a colaboração e a adaptabilidade durante todo o ciclo de vida do projeto, aumentando as chances de entregas dentro do prazo e do orçamento.

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