O que são diagramas de Gantt?

Resumo: O diagrama de Gantt é a ferramenta de gestão de projetos que relaciona trabalhos concluídos em certo tempo com o tempo reservado para eles. O diagrama de Gantt também pode incluir as datas de início e término de tarefas, marcos, dependências entre tarefas, responsáveis e muito mais.

No início do século XX, Henry Gantt criou gráficos que registravam o progresso dos trabalhadores em uma tarefa. Assim, supervisores conseguiam ver rápido se os cronogramas de produção estavam atrasados, adiantados ou em dia. Os diagramas de Gantt revolucionaram a gestão de projetos, ajudando a gerenciar grandes projetos de construção, como da represa Hoover e da rede de rodovias interestadual. Enquanto os diagramas de Gantt eram escritos em pedaços de papel no início, com o surgimento dos computadores na década de 1980 eles se tornaram cada vez mais complexos e elaborados. Hoje, os diagramas de Gantt ainda são uma das ferramentas mais usadas de gerenciamento de projeto.

O diagrama de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos que relaciona trabalhos concluídos em certo tempo com o tempo reservado para eles. Em geral, ele engloba duas seções: o lado esquerdo descreve uma lista de tarefas, enquanto o lado direito tem um cronograma com barras de programação que visualizam o trabalho. O diagrama de Gantt também pode incluir as datas de início e término de tarefas, marcos, dependências entre tarefas e responsáveis.

Hoje em dia, as pessoas costumam se referir às ferramentas de diagramas de Gantt como ferramentas de roteiro. Para acompanhar as demandas do desenvolvimento de software moderno, as ferramentas de roteiro como o Jira incluem funções como uma estrutura de tarefas recolhível e painéis de gerenciamento de recursos. Isso ajuda as equipes a manterem a coerência na estratégia do projeto, apesar da natureza iterativa do processo de desenvolvimento de software. O Jira inclui duas ferramentas de roteiro para criar diagramas de Gantt nos seus projetos: Timelines, que cria planos de acordo com os itens do Jira atribuídos a uma equipe, e Planos, que faz o mesmo entre as equipes e organizações.

Linhas do tempo

Planos

Os gerentes de projetos usam diagramas de Gantt por três razões principais:

Os diagramas de Gantt visualizam os blocos de construção de um projeto e o organizam em tarefas menores e mais gerenciáveis. As pequenas tarefas resultantes são agendadas em um cronograma do diagrama de Gantt, junto com dependências entre as tarefas, responsáveis e marcos.

Diagramas de Gantt podem ser empregados para monitorar a logística de um projeto. As dependências de tarefas garantem que uma nova tarefa só possa ser iniciada quando outra tarefa for concluída. Se uma tarefa está atrasada (acontece com os melhores colaboradores), os itens dependentes passam por reagendamento automático. Essa função é bem útil quando se faz o planejamento em um ambiente com várias equipes.

À medida que as equipes registram tempo para itens no plano, você pode monitorar a integridade dos projetos e fazer ajustes conforme necessário. O diagrama de Gantt pode incluir datas de lançamento, marcos ou outras métricas importantes para acompanhar o progresso do projeto.

Existem duas razões principais pelas quais os gráficos de Gantt são amados em todo o mundo de gerenciamento de projetos. Eles facilitam a criação de planos complicados, principalmente os que envolvem várias equipes e mudanças de prazos. Os diagramas de Gantt ajudam as equipes a planejar o trabalho de acordo com os prazos e fazer a alocação adequada de recursos.

Os planejadores de projeto também usam diagramas de Gantt para acompanhar de perto os projetos. Eles retratam, entre outras coisas, a relação entre as datas de início e término de tarefas, marcos e atividades dependentes. Os programas modernos de diagramas de Gantt, como o Jira com o Timelines e Planos, sintetizam as informações e ilustram como as escolhas afetam os prazos.

Se você prefere a metodologia ágil ou em cascata, os gráficos de Gantt podem ser muito eficientes para ambas.

O modelo de planejamento de projetos em cascata segue uma abordagem linear, em que os requisitos dos clientes e partes interessadas são levantadas no início do projeto. A partir disso, os gerentes de projeto criam um plano sequencial com marcos e prazos. Cada etapa do projeto depende da conclusão das tarefas anteriores. Essa dinâmica é favorecida por equipes que se concentram mais no processo (como construção ou fabricação) e menos na concepção ou na resolução de problemas, já que as etapas precisam ser planejadas com antecedência.

Em geral, os diagramas de Gantt são preferidos pelos gerentes de projeto que usam cascata. Eles determinam um cronograma de projeto dividindo os projetos em porções gerenciáveis de trabalho e atribuindo datas de início e término. Também são úteis na identificação de marcos importantes em seu projeto. Marcos são resultados que as equipes devem alcançar dentro ou antes do prazo programado. Eles são opcionais, mas seu uso é recomendado.

Por outro lado, o modelo ágil de planejamento de projetos valoriza a flexibilidade e a adaptabilidade. Em vez de criar um cronograma completo com datas definidas, as equipes ágeis dividem projetos em iterações menores (também conhecidas como sprints ). No início de um sprint, uma equipe planeja o trabalho de acordo com os objetivos do projeto ao longo das próximas duas semanas. Depois que o sprint é encerrado, os resultados e progressos obtidos com ele ajudam a criar o plano para o próximo sprint.

Um diagrama de Gantt pode mostrar como a alteração de uma tarefa tem o potencial de afetar o plano ou o roteiro do produto. Para equipes ágeis, ele é essencial, já que o feedback dos usuários interessados é uma parte considerável da metodologia.

O Jira vem com duas funções diferentes de criação de roteiro, cada uma com um foco um pouco diferente. O Timelines do Jira foi projetado para você acompanhar o trabalho atribuído a uma equipe. Já os Planos foram criados para o planejamento de projetos maiores entre organizações.

A captura de tela acima do Timelines mostra um diagrama de Gantt de um projeto específico, que é muito usado no nível de equipe ou em um departamento. O diagrama mostra como a equipe está acompanhando suas metas, e a estrutura recolhível com detalhes do trabalho permite que os gerentes acompanhem o que acontece de importante no projeto. O Jira oferece um template gratuito de gerenciamento de projetos que inclui diagramas de Gantt.

O Timelines possibilita um planejamento rápido e fácil para que as equipes gerenciem melhor suas dependências e acompanhem o progresso como um todo em tempo real. Esses roteiros no nível da equipe ou projeto são úteis para as equipes planejarem grandes volumes de trabalho.

Para planejar, gerenciar e acompanhar o trabalho em várias equipes ou até mesmo em toda a organização, use os Planos para capacitar equipes em larga escala.

Programas projetados com fluxos de trabalho entre equipes oferecem ferramentas mais avançadas, como gerenciamento de capacidade e funções de agendamento automático para criar planos mais complexos. Eles também oferecem uma variedade de configurações de visualização, permitindo a personalização do diagrama de Gantt de modo a destacar um certo aspecto do plano em sua apresentação.

Gerentes de projeto e líderes do setor usam softwares modernos de diagramas de Gantt como o Jira com Timelines e Planos para ajudar as organizações a atingirem suas metas. Seja para planejar um projeto complexo ou monitorar o progresso da empresa, ferramentas de diagramas de Gantt como essas são escaláveis e podem ser aplicadas aos níveis de portfólio, solução grande, programa e equipe, de acordo com as diretrizes do SAFe®.

Saiba mais sobre como planejar seu próximo projeto com o Timelines e os Planos. Se quiser, teste essas soluções em uma avaliação gratuita do Jira.