O que é o diagrama de Gantt?

Aprenda que o que são diagramas de Gantt, sua história e como eles podem ajudar você a gerenciar projetos.

Marcin Gebicz Marcin Gebicz
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O diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontal baseado em uma linha do tempo que representa um plano de projeto ao longo do tempo. Ele foi inventado por Henry Gantt por volta de 1910 e foi muito usado durante o século XX para agendamento de projetos. As tarefas listadas à esquerda do gráfico têm barras correspondentes na linha do tempo e visualizam o fluxo de trabalho de um projeto. Datas de início e fim das tarefas, marcos, dependências entre tarefas e responsáveis são os componentes clássicos dos diagramas de Gantt. Os softwares modernos são se baseiam no conceito original: estrutura compactável de tarefas, caminho crítico, barras de progresso, painéis de gerenciamento de recursos, entre outros, podem ser encontrados em um software de diagrama de Gantt.

Para que é utilizado o diagrama de Gantt?

Os diagramas de Gantt são usados por gerentes de projeto e gerentes de produto para dividir um projeto entre partes gerenciáveis de trabalho, manter a organização e visualizar dependências entre as tarefas.

Criando e gerenciando um projeto abrangente

Gerentes de projeto usam diagramas de Gantt para visualizar os blocos de construção de um projeto e para dividir este projeto enorme e único em tarefas menores e mais gerenciáveis. As pequenas tarefas resultantes são agendadas em uma linha do tempo do diagrama de Gantt, junto com dependências entre as tarefas, responsáveis e marcos.

Manter a organização

Na etapa de execução de projetos grandes, organizados e detalhados, os diagramas de Gantt ajudam a visualizar o processo e o progresso. A ferramenta alinha as equipes mantendo todo mundo focado nas mesmas metas e trabalhando em uma única linha do tempo.

Determinando a logística e as dependências de tarefas

Os diagramas de Gantt podem ser empregados para observar a logística de um projeto particular ou pequeno. As dependências de tarefas, que são visualizadas como setas coloridas na maioria dos softwares de diagrama de Gantt, ajudam a garantir que uma tarefa nova possa ser iniciada apenas após outra tarefa ser concluída. Se uma tarefa atrasar, alguns softwares de diagrama de Gantt podem reagendar automaticamente a próxima tarefa. Este terceiro caso de uso aborda as necessidades de ambientes com diversas equipes.

Benefícios de usar o diagrama de Gantt

Os diagramas de Gantt são úteis para simplificar projetos complexos. A ferramenta apresenta toneladas de dados de forma incrivelmente visual e agregável. O gráfico de barras mantém as tarefas organizadas quando houver diversas partes interessadas e equipes grandes ou numerosas; ou quando o escopo mudar com frequência. Outro benefício de usar o gráfico de Gantt é manter uma visão ampla de todo o projeto, em especial de todos os marcos e prazos. O diagrama de Gantt é eficaz como uma ferramenta de primeiro alerta.

Como usar o diagrama de Gantt

Vamos dar uma olhada rápida em um modelo de fluxo de trabalho do diagrama de Gantt usado por um gerente de projeto híbrido ou de cascata.

  • Determinar um cronograma para o projeto: divida os projetos em partes gerenciáveis de trabalho; agende os epics, as histórias, as tarefas e as subtarefas resultantes no tempo (definindo datas de início e fim).
  • Estabelecer funções, responsabilidades e recursos: verifique se há recursos suficientes para a quantia de trabalho e use painéis de gerenciamento de recursos para evitar a alocação excessiva ou insuficiente.
  • Monitorar o progresso do projeto: use as barras de progresso para monitorar o progresso do nível de subtarefa até epic.
  • Identificar os marcos: marcos são momentos de verdade; realizações que as equipes deveriam alcançar no prazo ou antes dele. Eles são opcionais, mas, recomendados.
  • Descobrir e relatar problemas: localize problemas reais e ameaçadores usando o diagrama de Gantt e use a funcionalidade do caminho crítico para identificar tarefas que vão afetar a data de conclusão do projeto.

Exemplos de diagramas de Gantt

O diagrama de Gantt continua sendo uma ferramenta importante de gerenciamento de projetos em diversos setores. No final da segunda década do século XXI, o Project Management Institute concluiu que apenas 11% das organizações eram totalmente ágeis. Em outras palavras, 89% das organizações empregam metodologias de gerenciamento de projeto em cascata (em geral no nível superior de gerenciamento), além das ágeis. Esta é chamada de abordagem híbrida. Se você pensa em "datas e prazos", é provável que esteja entre os 89% que precisam de diagramas de Gantt baseados em linha do tempo.

Dois diagramas de Gantt distintivamente diferentes se aplicam àqueles que tratam o Jira como uma ferramenta de gerenciamento de projeto (ou ferramenta PPM). As capturas de tela abaixo são de uma ferramenta chamada BigPicture:

Diagrama específico do projeto

Uma captura de tela de um diagrama de Gantt específico de projeto | Instrutor ágil da Atlassian

O diagrama de Gantt específico do projeto é um plano detalhado, usando barras de progresso e de monitoramento de tempo para cada subtarefa, além de setas representando as dependências entre as tarefas. Os diagramas de Gantt no nível de projeto tendem a ser usados no nível da equipe ou departamento. Este tipo usa marcos, caminhos críticos e linhas de base em massa, e as adições modernas ao gráfico principal de barras motivam coletivamente a equipe ou departamento responsável a entregar um produto ou versão significativa no prazo. A estrutura divisível de trabalho compactável permite que os gerentes de projeto tenham uma visão total das histórias cruciais do projeto.

Diagrama organizacional de alto nível

Uma captura de tela de um diagrama organizacional de alto nível exibindo projetos no portfólio | Instrutor ágil da Atlassian

Use o diagrama organizacional de alto nível para supervisionar todo um portfólio de projetos. Uma barra no diagrama organizacional representa um projeto no portfólio, ao invés de uma tarefa. A "porcentagem concluída" de cada projeto é a principal métrica aqui. Você também pode usar os status (novo, em andamento, concluído), além das linhas de base, para representar os atrasos. Um Diretor estratégico pode usar esta variante do gráfico para apresentações entregues ao conselho de diretores, CEO ou presidente.

Conclusão

Quanto mais alto for o nível de gerenciamento, maior vai ser a frequência dos diagramas de Gantt em ação. Observe, no entanto, que muitas equipes que costumam usar roteiros ou painéis ágeis usam diagramas de Gantt simplificados, com uma sobreposição de iterações adicionada à linha do tempo. Por outro lado, alguns apps avançados de diagrama de Gantt para Jira são capazes de exibir sprints/iterações acima de suas linhas do tempo. Ambas as ferramentas exploram o mesmo conceito, porém os apps de diagrama de Gantt para Jira têm mais recursos em geral.

O diagrama de Gantt é uma ferramenta universal. As equipes podem trabalhar em um estilo ágil, cascata ou híbrido com softwares modernos de diagrama de Gantt. A gerência sênior, os PMOs e as equipes podem praticamente manter todo o trabalho deles dentro de um app de diagrama de Gantt e Jira. A ferramenta é muito dimensionável e igualmente aplicável em nível de portfólio, solução grande, programa e equipe, de acordo com as diretrizes do SAFe®.

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