O guia completo para gestão de projetos
Faça com que mais projetos atravessem a linha de chegada (com menos estresse)
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O que é gestão de projeto? A gestão de projetos é a coordenação de processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que ultrapassem as metas.
Você e a equipe estão se preparando para superar um grande projeto. É como longas filas de dominós — é muito legal quando funciona, mas bem decepcionante se uma única peça estiver um pouco fora do lugar.
Esses tipos de projetos podem ser assustadores e empolgantes e você pode ficar tentado a começar o mais rápido possível. Você cruza os dedos e espera que tudo entre no eixo como em um passe de mágica? Esfrega a lâmpada e espera que o gênio dê aquela mãozinha?
Seria ótimo se essas coisas existissem (e avisa a gente se descobrir como fazer funcionar!). Mas, na realidade, o segredo para o sucesso dos projetos grandes e complexos é a gestão de projeto eficaz.
Sete dicas para uma gestão de projetos bem-sucedida
Mesmo se você seguir todas as etapas acima, a gestão de projeto eficaz não é um cenário em que basta configurar tudo e esquecer. Existem algumas outras práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar o projeto a avançar com a maior tranquilidade possível.
Conduza a reunião de lançamento do projeto
A reunião de lançamento do projeto é o momento de estabelecer metas, analisar o cronograma e, em geral, fazer os devidos alinhamentos da equipe com o projeto. O template de pauta de reunião de equipe pode ajudar!
Não importa se a equipe está empolgada para começar a trabalhar, não pule esta reunião. Você vai esclarecer quaisquer confusões com proatividade e vai unir a equipe na busca por um objetivo compartilhado.
Fique atento às dependências das tarefas e dos recursos
Lembra quando a gente falou sobre projetos que parecem vários dominós em cadeia? É ainda mais verdadeiro para projetos grandes e multifuncionais. Talvez Daisy não possa começar a criar os gráficos até que Joel tenha elaborado o conteúdo (o que se chama de dependência de tarefa). Ou talvez Choua não possa usar um software enquanto Derek está usando a licença compartilhada (o que se chama de dependência de recursos).
As tarefas do projeto não são propostas do nada, então é importante levar essas dependências em consideração.
Quando todas as tarefas e recursos estão conectados, é preciso entender como eles se ajustam ou você corre o risco de assistir horrorizado como toda a fila de dominós está caindo.
Identifique os caminhos críticos
A identificação do caminho crítico é excelente para evitar que atrasos ocorram nos cronogramas. Embora soe como algo vindo de filmes de ação, o caminho crítico é apenas a maior cadeia de atividades dependentes do projeto. Se algum obstáculo ou atraso surgir nesse caminho, todo o projeto corre o risco de atrasar.
Encontrar o caminho crítico permite saber quando há algum espaço na agenda e quando é preciso seguir o cronograma da forma mais rigorosa possível.
Seja realista com o cronograma
É comum subestimar muito o tempo que a gente leva para concluir as tarefas e isso pode acarretar prejuízo real para o cronograma do projeto.
Mantenha o controle consultando os cronogramas dos projetos anteriores. Consulte o software de rastreamento de tempo (se você tiver) para ver quanto tempo as tarefas típicas levam e peça à equipe para verificar os cronogramas.
Use o software de gestão de projeto
Se os membros da equipe precisarem atravessar intermináveis conversas ou pastas de e-mail para encontrar o que precisam, o projeto acaba ficando para trás.
Para evitar situações assim, é útil usar um software de gestão de projetos (como o Jira) para armazenar a documentação e organizar o projeto em algum software de gestão do conhecimento (como o Confluence). Eles aumentam a visibilidade de todas as etapas e tarefas do projeto, centralizam a comunicação e proporcionam à equipe de projeto uma fonte única de informações.
Defina funções e responsabilidades claras
Para ter o melhor resultado da equipe, as pessoas precisam saber com exatidão por que estão envolvidas. Qual é a função delas e que contribuição se espera que elas façam?
Essa definição não apenas cria um senso de propósito e responsabilidade nos membros da equipe de projetos, mas também impede que eles façam o trabalho de outros e permite que você aproveite os pontos fortes de todos. Uma estrutura RACI é uma forma popular de atribuir funções e responsabilidades. A sigla RACI significa responsável, confiável, consultado e informado. O Confluence ajusta um pouco essa estrutura, chamando-a de DACI, com “D” significando “driver”.
Faça o processo ser colaborativo
Gerenciar projetos pode ser estressante e não é necessário fazer tudo sozinho. A equipe pode oferecer ótimos insights sobre o plano de projeto, incluindo a viabilidade do cronograma ou se as dependências estão sendo esquecidas. O brainstorming em equipe é uma ótima maneira de compartilhar e discutir ideias. Aqui estão algumas dicas para realizar uma sessão de brainstorming eficaz.
Mesmo que você faça parte de uma equipe híbrida ou remota, resista à tentação de planejar projetos de forma isolada. Envolva a equipe para criar um plano mais razoável e aumentar o sentimento de responsabilidade com relação ao projeto. O template de brainstorming pode ajudar!
Principais membros de uma equipe de projeto
Todo projeto deve começar identificando funções e responsabilidades. Saber qual é seu papel com antecedência garante o sucesso de todos em permanecer no caminho certo e cumprir os prazos do projeto. Possíveis funções de projetos incluem:
- Gerente de projeto: pessoa que supervisiona todo o projeto e é responsável pelo sucesso do projeto.
- Patrocinador do projeto: gerente sênior que defende o projeto e trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto.
- Membro da equipe: pessoas que trabalham com atividade nas tarefas do projeto.
- Fornecedor: pessoas que oferecem bens ou serviços para o projeto.
- Partes interessadas: pessoas que têm interesse no projeto. Podem ser divididas em:
- Principais partes interessadas: pessoas que de fato fazem o trabalho e têm envolvimento ativo no projeto.
- Partes interessadas secundárias: pessoas que podem participar de reuniões e desempenhar papéis menores, mas não são decisores importantes no projeto.
- Partes interessadas afetadas: pessoas que estão envolvidas do projeto, mas não desempenham papel ativo ou não têm muita influência.
- Cliente: pessoa que recebe o projeto final, se o projeto for voltado para um cliente externo em vez de um projeto interno.
O que procurar ao avaliar o software de gestão de projetos
Escolher o software certo de gestão de projetos pode ser complicado. Para garantir que a equipe aproveite ao máximo a ferramenta de gestão de projetos, a gente recomenda que você procure uma solução que ofereça os seguintes recursos:
- Criar uma agenda compartilhada para monitorar os marcos e prazos do projeto
- Compartilhar arquivos e documentos para facilitar o acesso e a colaboração
- Criar listas de tarefas e atribua tarefas aos membros da equipe
- Acompanhar o progresso do projeto e gere relatórios
- Facilitar e simplificar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas
- Estimar a duração e o orçamento do projeto
- Permitir que os membros da equipe comentem as tarefas e forneçam feedback
- Gerar lembretes e notificações automatizados
- Configurar templates de projeto para agilizar a criação de projetos
- Gerenciar recursos e cargas de trabalho
- Rastrear itens e riscos
- Gerenciar solicitações de alteração
- Criar relatórios detalhados
- Monitorar o desempenho do projeto
Por que usar o Confluence para gestão de projetos?
O Confluence se destaca como um centro de conhecimento colaborativo para impulsionar a gestão de projetos com milhares de templates, táticas e integrações para máxima flexibilidade e escalabilidade.
Consolide ferramentas e centralize o trabalho
Com o Confluence, você tem conhecimento, tarefas e gestão de projetos combinados com a colaboração em equipe. Incorpore um quadro do Trello para gestão de projetos no estilo Kanban, como o Sprout Social. Ou integre o Confluence com o Jira Work Management para uma abordagem ágil à gestão de projetos, como o Castlight Health. O Jira facilita o planejamento, o rastreamento e a gestão de projetos, enquanto o Confluence aumenta a transparência e centraliza as conversas e recursos relacionados ao projeto.
Escale com o crescimento da equipe e da empresa
O Confluence foi projetado para permitir a gestão de projetos para equipes técnicas e de negócios, bem como para pequenas empresas, equipes remotas e empresas de escala corporativa. Escale com instâncias ilimitadas para proporcionar autonomia organizacional, segregar dados por motivos de segurança ou personalizar ambientes. O Confluence também tem a segurança, a conformidade, o desempenho e a confiabilidade necessários para apoiar as empresas, incluindo garantia de disponibilidade do SLA; residência de dados nos EUA, UE, Austrália ou Alemanha; e certificações com GDPR, SOC2 e muito mais.
Preserve e proteja o trabalho e o conhecimento
O que acontece quando colegas de equipe saem da empresa? Como ficam os projetos em que eles estavam trabalhando? O Confluence evita que o trabalho do projeto seja perdido, mesmo que colegas de equipe deixem a empresa. Você pode criar permissões, definir controles e atribuir funções de administradores.
Analise e otimize o desempenho
Não dá para gerenciar algo que não pode ser medido, certo? Junto com o Jira Work Management, você pode acompanhar o progresso, monitorar atividades e gerar relatórios para ajudar a otimizar os processos e fluxos de trabalho do projeto.
A gestão de projetos é o motor que impulsiona a produtividade da equipe. Mas nem todas as soluções de gestão de projetos são criadas da mesma forma. Descubra por que mais de 85.000 empresas usam o Confluence.
Project management templates
Persona template
The Persona template helps you create detailed profiles of target customers for marketing and product development, complete with persona names, goals, challenges, and information sources.
Customer journey mapping template
Use this template to understand your customer’s experience with your product, including their emotions and pain points.
Disruptive brainstorming template
This Confluence template will help your teeam generate fresh ideas.
DACI template
Use this DACI template to define each person's role in the decision-making process and make the right call sooner.
Project poster template
If project briefs and project charters aren’t your cup of tea, try this template for a project poster instead.
Principais benefícios da gestão de projetos
1. Melhorar a colaboração
A gente sabe que precisa trabalhar com outras pessoas para atingir as metas, mas uma colaboração eficaz não é fácil para a maioria das pessoas. Existem diferentes estilos de comunicação, diferentes abordagens em relação a organização e muitos outros fatores que dificultam a comunicação.
Softwares de gestão de projetos oferecem às equipes maior visibilidade do trabalho dos colegas, dos prazos definidos, de como as tarefas individuais se encaixam no processo geral do projeto e muito mais. Todos esses aspectos contribuem para o maior benefício de um software de gestão de projetos: colaboração nos projetos melhorada e facilitada.
2. Centralizar a comunicação
Em geral, as equipes encontram dificuldades para se comunicar usando sequências de e-mail desorganizadas, mensagens instantâneas diretas e comentários que se perdem na confusão.
Essa prática é ruim (e uma perda de tempo) para os projetos. Quando os membros da equipe têm muitas fontes para buscar informações, ocorrem mal-entendidos, os prazos são perdidos, tarefas são esquecidas e a confusão só aumenta.
O software de gestão de projetos mantém toda a comunicação, desde cronogramas e atualizações de status até comentários e perguntas, em um só lugar de fácil acesso para todos. Assim, o isolamento é eliminado para que todos possam compartilhar o conhecimento e também gerenciar com eficiência o modo e o local em que o compartilham.
3. Simplificar a gestão de tarefas
Para que os projetos sejam entregues com sucesso, os membros da equipe precisam saber por quais tarefas são responsáveis e quando precisam concluídas.
A falta de clareza nas responsabilidades e no direcionamento indicados pelos gerentes são grandes responsáveis por esse resultado, e trabalhar com vários aplicativos e ferramentas só aumenta o caos.
Se um membro da equipe recebe uma tarefa em uma ferramenta, mas passa a maior parte do tempo em outra plataforma, ele perde essa notificação importante. A gestão dos projetos em um só software elimina esse tipo de problema e também divide os projetos maiores e mais complexos em etapas e itens de ação individuais.
Nesse software você pode atribuir essas tarefas com prazo aos membros corretos da equipe para que fiquem reunidas em um só lugar e as pessoas sejam notificadas sobre novos itens pendentes.
4. Criar uma única fonte de verdade
O software de gestão de projetos vai ser o único repositório de informações relacionadas ao projeto. Documentos, ativos, atualizações, cronogramas, anotações de reunião e todo o material restante devem ser armazenados no software. (Aqui está um template útil de anotações de reunião para fazer um bom acompanhamento!) Assim, tudo fica acessível, organizado e pesquisável. Os membros da equipe podem encontrar o que precisam sem perder um tempo precioso procurando o que interessa.
5. Aumentar a eficiência
Junte todos os benefícios acima e você tenha o melhor benefício de todos: a equipe pode avançar o trabalho com mais rapidez. Com muito mais rapidez.
Com o software de gestão de projetos em vigor, a equipe se comunica bem. Eles sabem o que é esperado e qual é o próximo passo. Eles conseguem localizar as informações necessárias com facilidade.
O trabalho em conjunto entrosado reduz bastante o tempo perdido. O template de gestão de projetos do Jira Work Management ajuda as equipes a iniciarem com mais rapidez usando fluxos de trabalho testados e comprovados, em vez de ter que abrir uma página em branco toda vez que precisarem criar um novo projeto.
Assim, o trabalho fica mais rápido porque a equipe tem os recursos necessários para produzir resultados de alta qualidade a um ritmo impressionante.
6. Acompanhar o progresso
Você não quer entregar qualquer projeto. Você quer entregar um projeto que esteja abaixo do orçamento, respeite o cronograma e cumpra as metas originais.
É fácil perder o controle desses elementos importantes quando você está lotado de trabalho no projeto, o que é perigoso. Se você não ficar de olho nessas limitações e expectativas, vai ter dificuldades para manter o cronograma, para não extrapolar o orçamento e para evitar o desperdício de tempo caso os membros da equipe precisem refazer o trabalho para realinhar o projeto.
O software de gestão de projetos organiza o trabalho para que seja mais fácil acompanhar coisas como os gastos e os prazos. Além disso, você pode gerar relatórios para monitorar o progresso à medida que avança, em vez de perceber tarde demais que você ficou para trás.
Key benefits of project management
Jira Software helps teams successfully plan, track, and deliver top-quality products supported by specialized project management apps for Jira.
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
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