O guia passo a passo para o gerenciar projetos com qualidade

O que é gestão de projeto e por que é importante?

A gestão de projetos é a prática de coordenar processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que atendam às metas e aos requisitos.

Projetos bem-sucedidos não caem do céu. Na verdade, a maioria das empresas tem uma taxa de falha estimada em 70% dos projetos — o que significa que os projetos não atendem às metas originais.

A gestão de projetos aumenta a taxa de sucesso. Ele capacita a equipe a concluir os projetos, unindo todos na busca de objetivos claros, aumentando a transparência e a visibilidade, simplificando a comunicação e estabelecendo o escopo do projeto.

Coisas bem poderosas, certo? Não é de admirar que um estudo da PwC tenha descoberto que 97% das empresas acreditam que a gestão de projetos é fundamental para o desempenho das empresas.

A vantagem: benefícios da gestão de projetos

Mas o que faz com que o tempo e o esforço extras da gestão de projetos valham a pena? Fazer o trabalho deste jeito estratégico e metódico tem muitas vantagens, incluindo:

1. Elimina a confusão

Ao entrar de cabeça no projeto sem nenhuma conversa ou planejamento prévio, as coisas desmoronam rápido. As pessoas não têm certeza de quem está fazendo o quê, há falhas de comunicação sobre o cronograma do projeto e todo mundo fica confuso a respeito da meta do projeto.

Parece familiar, você não está sozinho. Uma pesquisa realizada pela Geneca descobriu que apenas 55% dos entrevistados achavam que os objetivos de negócios do projeto eram claros.

Essa falta de clareza cria frustração e também desperdiça muitos recursos. Todo mundo já passou por situações em que precisou revisar ou refazer as tarefas, conforme recebe mais informações ou ganha uma melhor compreensão.

Por sorte, a gestão de projeto capacita a equipe com metas definidas com clareza e sistemas refinados para concluir o trabalho. Assim é mais fácil que todos fiquem alinhados e colaborem com coesão sem ter que revisitar o trabalho diversas vezes.

2. Gerenciar o orçamento e o escopo

Os excedentes de projetos são muito comuns. Apenas no setor de TI, a McKinsey descobriu que, em média, grandes projetos de TI trabalham 45% acima do orçamento e 7% acima do prazo.

Eita! Esses tipos de excedentes levam o orçamento e a capacidade ao limite. Ainda bem que a gestão eficaz de projeto ajuda a incorporar alguma flexibilidade.

As primeiras etapas do processo de gestão de projetos (iniciação e planejamento) exigem que você mapeie orçamentos, cronogramas e escopos realistas antes de iniciar qualquer tarefa de projeto. Essas etapas ajudam a gerar o plano de projeto fundamentado na realidade.

A dificuldade: desafios da gestão de projeto

Mas o que faz com que o tempo e o esforço extras da gestão de projetos valham a pena? Fazer o trabalho deste jeito estratégico e metódico tem muitas vantagens, incluindo:

1. Melhor investimento do tempo

A equipe está ansiosa. Eles estão acostumados a ficar envolvidos e querer começar logo. A gestão de projetos adiciona uma camada que vai levar mais tempo.

É porque o processo de gestão de projeto tem inúmeras etapas (que a gente vai abordar em breve), algumas das quais acontecem antes que a equipe chegue a começar o trabalho de verdade.

Pode ser um aperfeiçoamento para a equipe que está acostumada a resolver as coisas à medida que elas aparecem.

2. Expectativas mais rigorosas

Gestão eficaz de projeto significa ter definido com clareza metas, cronogramas, funções e muito mais.

Essas definições aumentam a responsabilidade, o que, em última análise, é algo bom (em especial quando você considera que 94% dos funcionários dizem que não responsabilizam os colegas de trabalho).

No entanto, ter expectativas desse tipo estabelecidas também pode ser um pouco limitante e rígido. As equipes criativas são as mais afetadas, pois não estão acostumadas a trabalhar dentro desses tipos de restrições e podem ter dificuldades para se ajustar.

Gestão de projetos de cascata

Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.

Quando usar este método: para projetos longos que exigem uma única linha do tempo e uma ordem muito sequencial.

Costuma ser usado em: construção. Construir casas ou estruturas exige uma ordem sucessiva. Você não pode colocar o telhado antes de ter feito o alicerce, por exemplo.

Gerenciamento de projetos no agile

A gestão ágil de projeto é uma abordagem iterativa e é muito mais flexível do que a gestão de projeto em cascata. Com esse método, os projetos são divididos em pequenas partes que são abordadas em sessões curtas de trabalho (chamadas de sprints). Depois de cada sprint, a equipe reavalia o trabalho feito para realizar as alterações necessárias e garantir que estão no caminho certo.

Quando usar este método: para projetos que ainda não estão bem definidos e exigem muita adaptabilidade.

Costuma ser usado em: desenvolvimento de software. Essa profissão foi pioneira no método ágil e essa abordagem permite que os desenvolvedores criem software de alta qualidade porque podem testar e revisar em intervalos regulares.

Gestão de projeto enxuto

Caso tenha ouvido falar de fabricação enxuta, os mesmos princípios são aplicados à gestão de projeto enxuto. O objetivo desta metodologia é aumentar a produção e o valor, reduzindo o desperdício. Para usar essa metodologia é necessário mapear o fluxo de valores, que é a sequência de atividades do projeto. Depois, analise em detalhes esse fluxo para identificar e eliminar as tarefas que não agregam valor. Assim, o processo do projeto é o mais simplificado, otimizado e eficiente possível.

Quando usar: para projetos que precisam ser entregues com rapidez.

É comum ser usado em: fabricação. Ao produzir produtos físicos, o ideal é ter o mínimo de desperdício possível para reduzir gastos e aumentar o lucro. É por esse motivo que essa abordagem é popular na fabricação, em especial na indústria automotiva.

Etapas da gestão de projeto

Imagine que você está começando um projeto desde o início. A gestão de projetos não entra em jogo apenas quando você de fato começa a riscar as tarefas — você precisa primeiro estabelecer as bases.

Pensando nisso, o Project Management Institute (PMI) estabeleceu cinco etapas diferentes de gestão de projetos.

Etapa #1: iniciação

Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter uma compreensão mais ampla. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

• Qual é o caso de negócios para esse projeto?
• Este projeto é viável?
• A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Etapa #2: planejamento

Se decidir seguir em frente, vai avançar para a fase de planejamento. Aqui você entra no trabalho em si e cria o plano de projeto detalhado que toda a equipe vai seguir. As perguntas a responder nesta etapa incluem:

• Qual é a meta desse projeto?
• O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
• O que é o escopo?
• Qual é o orçamento?
• Quais são os riscos?
• Quais membros da equipe estão envolvidos?
• Quais tarefas estão envolvidas?
• Quais marcos precisam ser alcançados?

Esta etapa é para garantir que você e a equipe tenham as expectativas compartilhadas antes de começar. Se você acha que está ficando muito preso nas minúcias, não está. Explorar esse nível de profundidade vale muito a pena, pois melhora o alinhamento da equipe.

Etapa #3: execução

Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Nesta etapa, vai ser necessário:

• Atribuir os recursos necessários
• Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
• Conduzir reuniões de status
• Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

Etapa #4: monitoramento

Só porque o plano de projeto foi criado não significa que tudo vai funcionar sem problemas por conta própria. É como definir um orçamento para si mesmo — ter o orçamento não quer dizer nada, se você não ficar de olho em está gerenciando o dinheiro.

Então é necessário monitorar o progresso do projeto para garantir que tudo fique no caminho certo. É preciso avaliar o projeto em relação aos KPIs estabelecidos na fase de planejamento.

O que fazer se o projeto parece ter desviado do caminho ou foi vítima do aumento do escopo? Reserve algum tempo para reavaliar. É possível decidir se precisa realinhar as coisas ou se o plano original precisa mudar. Essa é a principal vantagem do monitoramento — ter pontos de controle frequentes para fazer a correção do curso.

Etapa #5: encerramento

A etapa de encerramento trata de resolver as pendências. Ou seja:

• Conduzir o post-mortem ou retrospectiva para avaliar o projeto
• Preparando o relatório do projeto final
• Coletar e armazenar a documentação necessária do projeto em algum local seguro (a propósito, um espaço de documentação colaborativa, como o Confluence, é excelente).

Essas atividades não apenas oferecem à equipe a oportunidade ficar livre do projeto, mas também facilitam o retorno a ele quando necessário.

Práticas recomendadas de gestão de projetos

Mesmo se você seguir todas as etapas acima, a gestão de projeto eficaz não é um cenário em que basta configurar tudo e esquecer. Existem algumas outras práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar o projeto a avançar com a maior tranquilidade possível.

Conduza a reunião de lançamento do projeto

A reunião de lançamento do projeto é o momento de estabelecer metas, analisar o cronograma e, em geral, fazer os devidos alinhamentos da equipe com o projeto.

Não importa se a equipe está empolgada para começar a trabalhar, não pule esta reunião. Você vai esclarecer quaisquer confusões com proatividade e vai unir a equipe na busca por um objetivo compartilhado.

Fique atento às dependências das tarefas e dos recursos

Lembra quando a gente falou sobre projetos que parecem vários dominós em cadeia? É ainda mais verdadeiro para projetos grandes e multifuncionais. Talvez Daisy não possa começar a criar os gráficos até que Joel tenha elaborado o conteúdo (o que se chama de dependência de tarefa). Ou talvez Choua não possa usar um software enquanto Derek está usando a licença compartilhada (o que se chama de dependência de recursos).

As tarefas do projeto não acontecem no vácuo, então é importante levar essas dependências em consideração. O Pulse of the Profession 2018 do Project Management Institute (PMI) mostrou que as dependências de recursos contribuíram para 26% das falhas de projetos, enquanto as dependências de tarefa contribuíram para 12% das falhas de projetos.

Quando todas as tarefas e recursos estão conectados, é preciso entender como eles se ajustam ou você corre o risco de assistir horrorizado como toda a fila de dominós está caindo.

Identifique os caminhos críticos

A identificação do caminho crítico é excelente para evitar que atrasos ocorram nos cronogramas. Embora soe como algo vindo de filmes de ação, o caminho crítico é apenas a maior cadeia de atividades dependentes do projeto. Se algum obstáculo ou atraso surgir nesse caminho, todo o projeto corre o risco de atrasar.

Encontrar o caminho crítico permite saber onde há algum espaço na agenda e onde é preciso seguir o cronograma o mais de perto possível.

Seja realista com o cronograma

Já ouviu falar da falácia do planejamento? É o fenômeno que leva a subestimar muito o tempo que a gente leva para concluir as tarefas e pode acarretar prejuízo real para o cronograma do projeto.

Mantenha o controle consultando os cronogramas dos projetos anteriores. Consulte o software de rastreamento de tempo (se você tiver) para ver quanto tempo as tarefas típicas levam e peça à equipe para verificar os cronogramas.

Use o software de gestão de projeto

Se os membros da equipe precisarem atravessar intermináveis conversas ou pastas de e-mail para encontrar o que precisam, o projeto acaba ficando para trás.

Para evitar situações assim, é útil usar um software de gestão de projetos (como o Jira) para armazenar a documentação e organizar o projeto em algum software de gestão do conhecimento (como o Confluence). Eles aumentam a visibilidade de todas as etapas e tarefas do projeto, centralizam a comunicação e proporcionam à equipe de projeto uma fonte única de informações.

Defina funções e responsabilidades claras

Uma pesquisa da Gallup descobriu que apenas cerca de 50% dos funcionários concordam que sabem o que é esperado deles no trabalho.

Para ter o melhor resultado da equipe, as pessoas precisam saber com exatidão por que estão envolvidas. Qual é a função delas e que contribuição se espera que elas façam?

Essa definição não apenas cria um senso de propósito e responsabilidade nos membros da equipe de projeto, mas também impede que seus membros façam o trabalho de outros e permite que você aproveite os pontos fortes de todos.

Faça o processo ser colaborativo

Gerenciar projetos pode ser estressante e não é necessário fazer tudo sozinho. A equipe pode oferecer ótimos insights sobre o plano de projeto, incluindo sobre a viabilidade do cronograma ou se as dependências estão sendo esquecidas. Mantenha em mente que eles foram chamados para participar do projeto porque são brilhantes e você confia na experiência deles.

Não planeje os projetos sozinho. Envolva a equipe para criar o plano mais razoável e aumentar o sentimento de propriedade deles quanto ao projeto.