Close

Transforme o trabalho em equipe com o Confluence. Veja por que o Confluence é o centro de colaboração de conteúdo ideal para todas as equipes. Obtenha grátis

O guia completo para gestão de projetos

Faça com que mais projetos atravessem a linha de chegada (com menos estresse)

Buscar tópicos

O que é gestão de projeto? A gestão de projetos é a coordenação de processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que ultrapassem as metas.

Você e a equipe estão se preparando para superar um grande projeto. É como longas filas de dominós — é muito legal quando funciona, mas bem decepcionante se uma única peça estiver um pouco fora do lugar.

Esses tipos de projetos podem ser assustadores e empolgantes e você pode ficar tentado a começar o mais rápido possível. Você cruza os dedos e espera que tudo entre no eixo como em um passe de mágica? Esfrega a lâmpada e espera que o gênio dê aquela mãozinha?

Seria ótimo se essas coisas existissem (e avisa a gente se descobrir como fazer funcionar!). Mas, na realidade, o segredo para o sucesso dos projetos grandes e complexos é a gestão de projeto eficaz.

Pino de localização

O que é gestão de projeto e por que é importante?

Project management is the practice of coordinating processes, tools, team members, and skills to deliver projects that meet goals and satisfy requirements.

Ela capacita a equipe a concluir os projetos, unindo todos na busca de objetivos claros, aumentando a transparência e a visibilidade, simplificando a comunicação e estabelecendo o escopo do projeto. Ainda não foi convencido? Considere que os excedentes de projetos são muito comuns. Apenas no setor de TI, a McKinsey descobriu que, em média, grandes projetos de TI trabalham 45% acima do orçamento e 7% acima do prazo.

Metodologias de gestão de projetos

Já ouviu aquele velho ditado “há mais de uma maneira de cozinhar o ovo”? Não há uma estratégia para concluir um projeto incrível. É aí que entra em jogo a metodologia de gestão de projetos. Ela é o conjunto de regras, princípios e processos para gerenciar os projetos.

As metodologias podem parecer formais, mas aqui há espaço para inovar! É importante observar que muitas equipes e empresas usam uma combinação de metodologias, em vez de confiar apenas em um único tipo. Seja qual for a abordagem escolhida, ela deve ajudar a promover uma forte cultura de transparência.

1. Gestão de projetos em cascata

Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.

Quando usar este método: para projetos longos que exigem um único cronograma e uma ordem muito sequencial.

Costuma ser usado em: construção. Construir casas ou estruturas exige uma ordem sucessiva. Você não pode colocar o telhado antes de ter feito o alicerce, por exemplo.

2. Gestão ágil de projetos

A gestão ágil de projetos é uma abordagem interativa e é muito mais flexível do que a gestão de projeto em cascata. É uma prática recomendada de DevOps que divide os projetos em partes que são tratadas em períodos curtos (chamados sprints). Depois de cada sprint, a equipe reavalia o trabalho feito para realizar as alterações necessárias e garantir que está no caminho certo.

Scrum

A gestão de projetos Scrum é uma das metodologias ágeis mais populares usadas pelos gerentes de projeto. Como um método ágil, ela está centrada na melhoria contínua. Contudo, você pode usar uma estrutura como o Scrum como ajuda para começar a ter um pensamento mais ágil e a praticar o desenvolvimento dos princípios de agilidade na comunicação e no trabalho do dia a dia.

Quando usar este método: para projetos que ainda não estão bem definidos e exigem muita adaptabilidade.

Costuma ser usado em: desenvolvimento de software. Essa profissão foi pioneira no método ágil e essa abordagem permite que os desenvolvedores criem software de alta qualidade porque podem testar e revisar em intervalos regulares.

3. Saiba mais sobre gestão de projeto

Caso tenha ouvido falar de fabricação enxuta, os mesmos princípios são aplicados à gestão de projeto enxuto. O objetivo desta metodologia é aumentar a produção e o valor, reduzindo o desperdício. Para usar essa metodologia é necessário mapear o fluxo de valores, que é a sequência de atividades do projeto. Depois, analise em detalhes esse fluxo para identificar e eliminar as tarefas que não agregam valor. Assim, o processo do projeto é o mais simplificado, otimizado e eficiente possível.

kanban

O Kanban é uma implementação específica para uma gestão de projetos enxuta. As tarefas do projeto ganham representação visual em um quadro Kanban, permitindo que os membros da equipe vejam o estado de cada parte do trabalho a qualquer momento.

Quando usar: para projetos que precisam ser entregues com rapidez.

É comum ser usado em: fabricação. Ao produzir produtos físicos, o ideal é ter o mínimo de desperdício possível para reduzir gastos e aumentar o lucro. É por esse motivo que essa abordagem é popular na fabricação, em especial na indústria automotiva.

As cinco etapas do processo de gestão de projetos

Imagine que você está começando um projeto desde o início. A gestão de projetos não entra em jogo apenas quando você de fato começa a riscar as tarefas — você precisa primeiro estabelecer as bases.

Pensando nisso, o Project Management Institute (PMI) estabeleceu cinco etapas diferentes de gestão de projetos.

Etapa #1: iniciação

Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter o envolvimento das partes interessadas. É aqui que entra uma carta de projeto para delinear o objetivo comercial do projeto para aprovação. Em vez disso, recomendamos usar um pôster de projeto, como um formato mais fácil de entender, mais rápido e fácil de ler. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

  • Qual é o caso de negócios para esse projeto? O template de plano estratégico pode ajudar!
  • Este projeto é viável?
  • A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Uma ótima maneira de ajudar a facilitar essa discussão é um pré-mortem, um exercício mental no qual você imagina o que poderia dar errado e decide como evitar a situação.

Etapa #2: planejamento

Se decidir seguir em frente, vai avançar para a fase de planejamento. É aqui que você vai desenvolver um plano de projeto detalhado que toda a equipe vai seguir e vai ser grata por isso! O planejamento é essencial para evitar mudanças constantes no escopo do projeto. O template de lista de tarefas pode ajudar! As perguntas a responder nesta etapa incluem:

  • Qual é a meta desse projeto?
  • O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
  • O que é o escopo?
  • Qual é o orçamento?
  • Quais são os riscos?
  • Quais membros da equipe estão envolvidos?
  • Quais tarefas estão envolvidas?
  • Quais marcos precisam ser alcançados?

Esta etapa é para garantir que você e a equipe tenham as expectativas compartilhadas antes de começar. Se você acha que está ficando muito preso em detalhes, não está. E as estruturas de planejamento estratégico podem ajudar!

Etapa #3: execução

Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Na fase de execução, vai ser necessário:

  • Atribuir os recursos necessários
  • Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
  • Conduzir reuniões de status
  • Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

Etapa #4: monitoramento

Só porque o plano de projeto foi criado não significa que tudo vai funcionar sem problemas por conta própria. É como definir um orçamento para si mesmo — ter o orçamento não quer dizer nada, se você não ficar de olho em está gerenciando o dinheiro.

Então é necessário monitorar o progresso do projeto para garantir que tudo fique no caminho certo. É preciso avaliar o projeto em relação aos KPIs estabelecidos na fase de planejamento.

O que fazer se o projeto parece ter desviado do caminho ou foi vítima do aumento do escopo? Reserve algum tempo para reavaliar. É possível decidir se precisa realinhar as coisas ou se o plano original precisa mudar. Essa é a principal vantagem do monitoramento — ter pontos de controle frequentes para fazer a correção do curso.

Etapa #5: encerramento

A etapa de encerramento trata de resolver as pendências. Ou seja:

Essas atividades não apenas oferecem à equipe a oportunidade ficar livre do projeto, mas também facilitam o retorno a ele quando necessário.

Sete dicas para uma gestão de projetos bem-sucedida

Mesmo se você seguir todas as etapas acima, a gestão de projeto eficaz não é um cenário em que basta configurar tudo e esquecer. Existem algumas outras práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar o projeto a avançar com a maior tranquilidade possível.

Conduza a reunião de lançamento do projeto

A reunião de lançamento do projeto é o momento de estabelecer metas, analisar o cronograma e, em geral, fazer os devidos alinhamentos da equipe com o projeto. O template de pauta de reunião de equipe pode ajudar!

Não importa se a equipe está empolgada para começar a trabalhar, não pule esta reunião. Você vai esclarecer quaisquer confusões com proatividade e vai unir a equipe na busca por um objetivo compartilhado.

Fique atento às dependências das tarefas e dos recursos

Lembra quando a gente falou sobre projetos que parecem vários dominós em cadeia? É ainda mais verdadeiro para projetos grandes e multifuncionais. Talvez Daisy não possa começar a criar os gráficos até que Joel tenha elaborado o conteúdo (o que se chama de dependência de tarefa). Ou talvez Choua não possa usar um software enquanto Derek está usando a licença compartilhada (o que se chama de dependência de recursos).

As tarefas do projeto não são propostas do nada, então é importante levar essas dependências em consideração.

Quando todas as tarefas e recursos estão conectados, é preciso entender como eles se ajustam ou você corre o risco de assistir horrorizado como toda a fila de dominós está caindo.

Identifique os caminhos críticos

A identificação do caminho crítico é excelente para evitar que atrasos ocorram nos cronogramas. Embora soe como algo vindo de filmes de ação, o caminho crítico é apenas a maior cadeia de atividades dependentes do projeto. Se algum obstáculo ou atraso surgir nesse caminho, todo o projeto corre o risco de atrasar.

Encontrar o caminho crítico permite saber quando há algum espaço na agenda e quando é preciso seguir o cronograma da forma mais rigorosa possível.

Ampulheta

Seja realista com o cronograma

É comum subestimar muito o tempo que a gente leva para concluir as tarefas e isso pode acarretar prejuízo real para o cronograma do projeto.

Mantenha o controle consultando os cronogramas dos projetos anteriores. Consulte o software de rastreamento de tempo (se você tiver) para ver quanto tempo as tarefas típicas levam e peça à equipe para verificar os cronogramas.

Use o software de gestão de projeto

Se os membros da equipe precisarem atravessar intermináveis conversas ou pastas de e-mail para encontrar o que precisam, o projeto acaba ficando para trás.

Para evitar situações assim, é útil usar um software de gestão de projetos (como o Jira) para armazenar a documentação e organizar o projeto em algum software de gestão do conhecimento (como o Confluence). Eles aumentam a visibilidade de todas as etapas e tarefas do projeto, centralizam a comunicação e proporcionam à equipe de projeto uma fonte única de informações.

Defina funções e responsabilidades claras

Para ter o melhor resultado da equipe, as pessoas precisam saber com exatidão por que estão envolvidas. Qual é a função delas e que contribuição se espera que elas façam?

Essa definição não apenas cria um senso de propósito e responsabilidade nos membros da equipe de projetos, mas também impede que eles façam o trabalho de outros e permite que você aproveite os pontos fortes de todos. Uma estrutura RACI é uma forma popular de atribuir funções e responsabilidades. A sigla RACI significa responsável, confiável, consultado e informado. O Confluence ajusta um pouco essa estrutura, chamando-a de DACI, com “D” significando “driver”.

Faça o processo ser colaborativo

Gerenciar projetos pode ser estressante e não é necessário fazer tudo sozinho. A equipe pode oferecer ótimos insights sobre o plano de projeto, incluindo a viabilidade do cronograma ou se as dependências estão sendo esquecidas. O brainstorming em equipe é uma ótima maneira de compartilhar e discutir ideias. Aqui estão algumas dicas para realizar uma sessão de brainstorming eficaz.

Mesmo que você faça parte de uma equipe híbrida ou remota, resista à tentação de planejar projetos de forma isolada. Envolva a equipe para criar um plano mais razoável e aumentar o sentimento de responsabilidade com relação ao projeto. O template de brainstorming pode ajudar!

Principais membros de uma equipe de projeto

Todo projeto deve começar identificando funções e responsabilidades. Saber qual é seu papel com antecedência garante o sucesso de todos em permanecer no caminho certo e cumprir os prazos do projeto. Possíveis funções de projetos incluem:

  • Gerente de projeto: pessoa que supervisiona todo o projeto e é responsável pelo sucesso do projeto.
  • Patrocinador do projeto: gerente sênior que defende o projeto e trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto.
  • Membro da equipe: pessoas que trabalham com atividade nas tarefas do projeto.
  • Fornecedor: pessoas que oferecem bens ou serviços para o projeto.
  • Partes interessadas: pessoas que têm interesse no projeto. Podem ser divididas em:
    • Principais partes interessadas: pessoas que de fato fazem o trabalho e têm envolvimento ativo no projeto.
    • Partes interessadas secundárias: pessoas que podem participar de reuniões e desempenhar papéis menores, mas não são decisores importantes no projeto.
  • Partes interessadas afetadas: pessoas que estão envolvidas do projeto, mas não desempenham papel ativo ou não têm muita influência.
  • Cliente: pessoa que recebe o projeto final, se o projeto for voltado para um cliente externo em vez de um projeto interno.

O que procurar ao avaliar o software de gestão de projetos

Escolher o software certo de gestão de projetos pode ser complicado. Para garantir que a equipe aproveite ao máximo a ferramenta de gestão de projetos, a gente recomenda que você procure uma solução que ofereça os seguintes recursos:

  • Criar uma agenda compartilhada para monitorar os marcos e prazos do projeto
  • Compartilhar arquivos e documentos para facilitar o acesso e a colaboração
  • Criar listas de tarefas e atribua tarefas aos membros da equipe
  • Acompanhar o progresso do projeto e gere relatórios
  • Facilitar e simplificar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas
  • Estimar a duração e o orçamento do projeto
  • Permitir que os membros da equipe comentem as tarefas e forneçam feedback
  • Gerar lembretes e notificações automatizados
  • Configurar templates de projeto para agilizar a criação de projetos
  • Gerenciar recursos e cargas de trabalho
  • Rastrear itens e riscos
  • Gerenciar solicitações de alteração
  • Criar relatórios detalhados
  • Monitorar o desempenho do projeto

Por que usar o Confluence para gestão de projetos?

O Confluence se destaca como um centro de conhecimento colaborativo para impulsionar a gestão de projetos com milhares de templates, táticas e integrações para máxima flexibilidade e escalabilidade.

Consolide ferramentas e centralize o trabalho

Com o Confluence, você tem conhecimento, tarefas e gestão de projetos combinados com a colaboração em equipe. Incorpore um quadro do Trello para gestão de projetos no estilo Kanban, como o Sprout Social. Ou integre o Confluence com o Jira Work Management para uma abordagem ágil à gestão de projetos, como o Castlight Health. O Jira facilita o planejamento, o rastreamento e a gestão de projetos, enquanto o Confluence aumenta a transparência e centraliza as conversas e recursos relacionados ao projeto.

Escale com o crescimento da equipe e da empresa

Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.

Preserve e proteja o trabalho e o conhecimento

O que acontece quando colegas de equipe saem da empresa? Como ficam os projetos em que eles estavam trabalhando? O Confluence evita que o trabalho do projeto seja perdido, mesmo que colegas de equipe deixem a empresa. Você pode criar permissões, definir controles e atribuir funções de administradores.

Analise e otimize o desempenho

Não dá para gerenciar algo que não pode ser medido, certo? Junto com o Jira Work Management, você pode acompanhar o progresso, monitorar atividades e gerar relatórios para ajudar a otimizar os processos e fluxos de trabalho do projeto.


A gestão de projetos é o motor que impulsiona a produtividade da equipe. Mas nem todas as soluções de gestão de projetos são criadas da mesma forma. Descubra por que mais de 85.000 empresas usam o Confluence.

Templates de gerenciamento de projeto

Ícone

Template de persona

O template de Persona ajuda você a criar perfis detalhados de clientes-alvo para marketing e desenvolvimento de produtos, completos com nomes de personas, metas, desafios e fontes de informação.

Ícone

Template de visualização da experiência do cliente

Use esse template para entender a experiência do cliente com o produto, incluindo emoções e pontos problemáticos.

Ícone

Template de brainstorming revolucionário

Esse template do Confluence vai ajudar a equipe a gerar novas ideias.

Ícone

Template DACI

Use este template DACI para esclarecer a função de cada pessoa no processo de tomada de decisões e fazer a escolha certa em menos tempo.

Ícone

Template de pôster de projetos

Se você não for bom em resumos e apresentações de projetos, experimente usar este template para um mural do projeto.

Principais benefícios da gestão de projetos

1. Melhorar a colaboração

A gente sabe que precisa trabalhar com outras pessoas para atingir as metas, mas uma colaboração eficaz não é fácil para a maioria das pessoas. Existem diferentes estilos de comunicação, diferentes abordagens em relação a organização e muitos outros fatores que dificultam a comunicação.

Softwares de gestão de projetos oferecem às equipes maior visibilidade do trabalho dos colegas, dos prazos definidos, de como as tarefas individuais se encaixam no processo geral do projeto e muito mais. Todos esses aspectos contribuem para o maior benefício de um software de gestão de projetos: colaboração nos projetos melhorada e facilitada.

2. Centralizar a comunicação

Em geral, as equipes encontram dificuldades para se comunicar usando sequências de e-mail desorganizadas, mensagens instantâneas diretas e comentários que se perdem na confusão.

Essa prática é ruim (e uma perda de tempo) para os projetos. Quando os membros da equipe têm muitas fontes para buscar informações, ocorrem mal-entendidos, os prazos são perdidos, tarefas são esquecidas e a confusão só aumenta.

O software de gestão de projetos mantém toda a comunicação, desde cronogramas e atualizações de status até comentários e perguntas, em um só lugar de fácil acesso para todos. Assim, o isolamento é eliminado para que todos possam compartilhar o conhecimento e também gerenciar com eficiência o modo e o local em que o compartilham.

3. Simplificar a gestão de tarefas

Para que os projetos sejam entregues com sucesso, os membros da equipe precisam saber por quais tarefas são responsáveis e quando precisam concluídas.

A falta de clareza nas responsabilidades e no direcionamento indicados pelos gerentes são grandes responsáveis por esse resultado, e trabalhar com vários aplicativos e ferramentas só aumenta o caos.

Se um membro da equipe recebe uma tarefa em uma ferramenta, mas passa a maior parte do tempo em outra plataforma, ele perde essa notificação importante. A gestão dos projetos em um só software elimina esse tipo de problema e também divide os projetos maiores e mais complexos em etapas e itens de ação individuais.

Nesse software você pode atribuir essas tarefas com prazo aos membros corretos da equipe para que fiquem reunidas em um só lugar e as pessoas sejam notificadas sobre novos itens pendentes.

Alvo com dardos presos no centro.

4. Criar uma única fonte de verdade

O software de gestão de projetos vai ser o único repositório de informações relacionadas ao projeto. Documentos, ativos, atualizações, cronogramas, anotações de reunião e todo o material restante devem ser armazenados no software. (Aqui está um template útil de anotações de reunião para fazer um bom acompanhamento!) Assim, tudo fica acessível, organizado e pesquisável. Os membros da equipe podem encontrar o que precisam sem perder um tempo precioso procurando o que interessa.

5. Aumentar a eficiência

Junte todos os benefícios acima e você tenha o melhor benefício de todos: a equipe pode avançar o trabalho com mais rapidez. Com muito mais rapidez.

Com o software de gestão de projetos em vigor, a equipe se comunica bem. Eles sabem o que é esperado e qual é o próximo passo. Eles conseguem localizar as informações necessárias com facilidade.

O trabalho em conjunto entrosado reduz bastante o tempo perdido. O template de gestão de projetos do Jira Work Management ajuda as equipes a iniciarem com mais rapidez usando fluxos de trabalho testados e comprovados, em vez de ter que abrir uma página em branco toda vez que precisarem criar um novo projeto.

Assim, o trabalho fica mais rápido porque a equipe tem os recursos necessários para produzir resultados de alta qualidade a um ritmo impressionante.

6. Acompanhar o progresso

Você não quer entregar qualquer projeto. Você quer entregar um projeto que esteja abaixo do orçamento, respeite o cronograma e cumpra as metas originais.

É fácil perder o controle desses elementos importantes quando você está lotado de trabalho no projeto, o que é perigoso. Se você não ficar de olho nessas limitações e expectativas, vai ter dificuldades para manter o cronograma, para não extrapolar o orçamento e para evitar o desperdício de tempo caso os membros da equipe precisem refazer o trabalho para realinhar o projeto.

O software de gestão de projetos organiza o trabalho para que seja mais fácil acompanhar coisas como os gastos e os prazos. Além disso, você pode gerar relatórios para monitorar o progresso à medida que avança, em vez de perceber tarde demais que você ficou para trás.

Por que usar o Jira Software para gestão de projetos

O Jira Software ajuda as equipes a planejar, rastrear e entregar com sucesso produtos de alta qualidade, apoiados por aplicativos especializados de gestão de projetos para o Jira.

Relatórios centralizados

O Jira reúne todos os dados do projeto, permitindo que você acompanhe com facilidade a conclusão de tarefas, identifique gargalos e tome decisões com confiança.

Atualizações em tempo real

Todos ficam por dentro das atualizações instantâneas do Jira, garantindo reações rápidas e alinhamento consistente do projeto.

Automação sem código

Jira elimina o incômodo com uma simples automação sem código, economizando tempo em tarefas repetitivas e permitindo que você se concentre no que importa.

Gerencie projetos com confiança

Conduza equipes de todos os tamanhos em direção ao sucesso e alcance objetivos com confiança com o Jira Software.

Você também pode gostar de

Ícone do cartaz do projeto
Template de pôster de projetos

Um sumário executivo colaborativo que mantém alinhadas sua equipe de projeto e as partes interessadas

Ícone de plano do projeto
Template de plano de projeto

Defina, analise o escopo e planeje marcos para o seu próximo projeto

Com o Confluence, você tem uma colaboração de conteúdo mais rápida para todas as equipes

a seguir
Fases da gestão de projetos