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O guia passo a passo para o gerenciar projetos com qualidade

Faça com que mais projetos atravessem a linha de chegada (com menos estresse)

O que é gestão de projeto? A gestão de projetos é a coordenação de processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que ultrapassem as metas.

Você e a equipe estão se preparando para superar um grande projeto. É como longas filas de dominós — é muito legal quando funciona, mas bem decepcionante se uma única peça estiver um pouco fora do lugar.

Esses tipos de projetos podem ser assustadores e empolgantes e você pode ficar tentado a começar o mais rápido possível. Você cruza os dedos e espera que tudo entre no eixo como em um passe de mágica? Esfrega a lâmpada e espera que o gênio dê aquela mãozinha?

Seria ótimo se essas coisas existissem (e avisa a gente se descobrir como fazer funcionar!). Mas, na realidade, o segredo para o sucesso dos projetos grandes e complexos é a gestão de projeto eficaz.

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O que é gestão de projeto e por que é importante?

A gestão de projetos é a prática de coordenar processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que atendam às metas e aos requisitos.

Projetos bem-sucedidos não caem do céu. Na verdade, a maioria das empresas tem uma taxa de falha estimada em 70% dos projetos — o que significa que os projetos não atendem às metas originais.

A gestão de projetos aumenta a taxa de sucesso. Ele capacita a equipe a concluir os projetos, unindo todos na busca de objetivos claros, aumentando a transparência e a visibilidade, simplificando a comunicação e estabelecendo o escopo do projeto.

Coisas bem poderosas, certo? Não é de admirar que um estudo da PwC tenha descoberto que 97% das empresas acreditam que a gestão de projetos é fundamental para o desempenho das empresas.

A vantagem: benefícios da gestão de projetos

Mas o que faz com que o tempo e o esforço extras da gestão de projetos valham a pena? Fazer o trabalho deste jeito estratégico e metódico tem muitas vantagens, incluindo:

1. Elimina a confusão

Ao entrar de cabeça no projeto sem nenhuma conversa ou planejamento prévio, as coisas desmoronam rápido. As pessoas não têm certeza de quem está fazendo o quê, há falhas de comunicação sobre o cronograma do projeto e todo mundo fica confuso a respeito da meta do projeto.

Parece familiar, você não está sozinho. Uma pesquisa realizada pela Geneca descobriu que apenas 55% dos entrevistados achavam que os objetivos de negócios do projeto eram claros.

Essa falta de clareza cria frustração e também desperdiça muitos recursos. Todo mundo já passou por situações em que precisou revisar ou refazer as tarefas, conforme recebe mais informações ou ganha uma melhor compreensão.

Por sorte, a gestão de projeto capacita a equipe com metas definidas com clareza e sistemas refinados para concluir o trabalho. Assim é mais fácil que todos fiquem alinhados e colaborem com coesão sem ter que revisitar o trabalho diversas vezes.

2. Gerenciar o orçamento e o escopo

Os excedentes de projetos são muito comuns. Apenas no setor de TI, a McKinsey descobriu que, em média, grandes projetos de TI trabalham 45% acima do orçamento e 7% acima do prazo.

Eita! Esses tipos de excedentes levam o orçamento e a capacidade ao limite. Ainda bem que a gestão eficaz de projeto ajuda a incorporar alguma flexibilidade.

As primeiras etapas do processo de gestão de projetos (iniciação e planejamento) exigem que você mapeie orçamentos, cronogramas e escopos realistas antes de iniciar qualquer tarefa de projeto. Essas etapas ajudam a gerar o plano de projeto fundamentado na realidade.

A dificuldade: desafios da gestão de projeto

Mas o que faz com que o tempo e o esforço extras da gestão de projetos valham a pena? Fazer o trabalho deste jeito estratégico e metódico tem muitas vantagens, incluindo:

1. Melhor investimento do tempo

A equipe está ansiosa. Eles estão acostumados a ficar envolvidos e querer começar logo. A gestão de projetos adiciona uma camada que vai levar mais tempo.

É porque o processo de gestão de projeto tem inúmeras etapas (que a gente vai abordar em breve), algumas das quais acontecem antes que a equipe chegue a começar o trabalho de verdade.

Pode ser um aperfeiçoamento para a equipe que está acostumada a resolver as coisas à medida que elas aparecem.

Lembre a equipe de que, embora a gestão de projeto exija mais trabalho no início, muito tempo e dores de cabeça no longo prazo serão poupados.

2. Expectativas mais rigorosas

Gestão eficaz de projeto significa ter definido com clareza metas, cronogramas, funções e muito mais.

Essas definições aumentam a responsabilidade, o que, em última análise, é algo bom (em especial quando você considera que 94% dos funcionários dizem que não responsabilizam os colegas de trabalho).

No entanto, ter expectativas desse tipo estabelecidas também pode ser um pouco limitante e rígido. As equipes criativas são as mais afetadas, pois não estão acostumadas a trabalhar dentro desses tipos de restrições e podem ter dificuldades para se ajustar.

Metodologias de gestão de projetos

Já ouviu aquele velho ditado “há mais de uma maneira de cozinhar o ovo”? Não há uma estratégia para concluir um projeto incrível. É aí que entra em jogo a metodologia de gestão de projetos. Ela é o conjunto de regras, princípios e processos para gerenciar os projetos.

Pense em amarrar seus sapatos como um exemplo simples. Talvez você use o método de um laço ou prefira o truque das orelhas de coelho. De qualquer jeito os sapatos ficam amarrados, mas existem diferentes etapas que você pode realizar para alcançar esse resultado final.

As metodologias de gestão de projetos são muito parecidas com esse exemplo. É importante observar que muitas equipes e empresas usam uma combinação de metodologias, em vez de confiar apenas em um único tipo. As metodologias podem parecer formais, mas aqui há algum espaço para inovar!

Gestão de projetos de cascata

Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.

Quando usar este método: para projetos longos que exigem uma única linha do tempo e uma ordem muito sequencial.

Costuma ser usado em: construção. Construir casas ou estruturas exige uma ordem sucessiva. Você não pode colocar o telhado antes de ter feito o alicerce, por exemplo.

Gerenciamento de projetos no agile

A gestão ágil de projeto é uma abordagem iterativa e é muito mais flexível do que a gestão de projeto em cascata. Com esse método, os projetos são divididos em pequenas partes que são abordadas em sessões curtas de trabalho (chamadas de sprints). Depois de cada sprint, a equipe reavalia o trabalho feito para realizar as alterações necessárias e garantir que estão no caminho certo.

Quando usar este método: para projetos que ainda não estão bem definidos e exigem muita adaptabilidade.

Costuma ser usado em: desenvolvimento de software. Essa profissão foi pioneira no método ágil e essa abordagem permite que os desenvolvedores criem software de alta qualidade porque podem testar e revisar em intervalos regulares.

Gestão de projeto enxuto

Caso tenha ouvido falar de fabricação enxuta, os mesmos princípios são aplicados à gestão de projeto enxuto. O objetivo desta metodologia é aumentar a produção e o valor, reduzindo o desperdício. Para usar essa metodologia é necessário mapear o fluxo de valores, que é a sequência de atividades do projeto. Depois, analise em detalhes esse fluxo para identificar e eliminar as tarefas que não agregam valor. Assim, o processo do projeto é o mais simplificado, otimizado e eficiente possível.

Quando usar: para projetos que precisam ser entregues com rapidez.

É comum ser usado em: fabricação. Ao produzir produtos físicos, o ideal é ter o mínimo de desperdício possível para reduzir gastos e aumentar o lucro. É por esse motivo que essa abordagem é popular na fabricação, em especial na indústria automotiva.

Etapas da gestão de projeto

Imagine que você está começando um projeto desde o início. A gestão de projetos não entra em jogo apenas quando você de fato começa a riscar as tarefas — você precisa primeiro estabelecer as bases.

Pensando nisso, o Project Management Institute (PMI) estabeleceu cinco etapas diferentes de gestão de projetos.

Etapa #1: iniciação

Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter uma compreensão mais ampla. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

  • Qual é o caso de negócios para esse projeto?
  • Este projeto é viável?
  • A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Etapa #2: planejamento

Se decidir seguir em frente, vai avançar para a fase de planejamento. Aqui você entra no trabalho em si e cria o plano de projeto detalhado que toda a equipe vai seguir. As perguntas a responder nesta etapa incluem:

  • Qual é a meta desse projeto?
  • O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
  • O que é o escopo?
  • Qual é o orçamento?
  • Quais são os riscos?
  • Quais membros da equipe estão envolvidos?
  • Quais tarefas estão envolvidas?
  • Quais marcos precisam ser alcançados?

Esta etapa é para garantir que você e a equipe tenham as expectativas compartilhadas antes de começar. Se você acha que está ficando muito preso nas minúcias, não está. Explorar esse nível de profundidade vale muito a pena, pois melhora o alinhamento da equipe.

Etapa #3: execução

Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Nesta etapa, vai ser necessário:

  • Atribuir os recursos necessários
  • Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
  • Conduzir reuniões de status
  • Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

Etapa #4: monitoramento

Só porque o plano de projeto foi criado não significa que tudo vai funcionar sem problemas por conta própria. É como definir um orçamento para si mesmo — ter o orçamento não quer dizer nada, se você não ficar de olho em está gerenciando o dinheiro.

Então é necessário monitorar o progresso do projeto para garantir que tudo fique no caminho certo. É preciso avaliar o projeto em relação aos KPIs estabelecidos na fase de planejamento.

O que fazer se o projeto parece ter desviado do caminho ou foi vítima do aumento do escopo? Reserve algum tempo para reavaliar. É possível decidir se precisa realinhar as coisas ou se o plano original precisa mudar. Essa é a principal vantagem do monitoramento — ter pontos de controle frequentes para fazer a correção do curso.

Etapa #5: encerramento

A etapa de encerramento trata de resolver as pendências. Ou seja:

  • Conduzir o post-mortem ou retrospectiva para avaliar o projeto
  • Preparando o relatório do projeto final
  • Coletar e armazenar a documentação necessária do projeto em algum local seguro (a propósito, um espaço de documentação colaborativa, como o Confluence, é excelente).

Essas atividades não apenas oferecem à equipe a oportunidade ficar livre do projeto, mas também facilitam o retorno a ele quando necessário.

Práticas recomendadas de gestão de projetos

Mesmo se você seguir todas as etapas acima, a gestão de projeto eficaz não é um cenário em que basta configurar tudo e esquecer. Existem algumas outras práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar o projeto a avançar com a maior tranquilidade possível.

Conduza a reunião de lançamento do projeto

A reunião de lançamento do projeto é o momento de estabelecer metas, analisar o cronograma e, em geral, fazer os devidos alinhamentos da equipe com o projeto.

Não importa se a equipe está empolgada para começar a trabalhar, não pule esta reunião. Você vai esclarecer quaisquer confusões com proatividade e vai unir a equipe na busca por um objetivo compartilhado.

Fique atento às dependências das tarefas e dos recursos

Lembra quando a gente falou sobre projetos que parecem vários dominós em cadeia? É ainda mais verdadeiro para projetos grandes e multifuncionais. Talvez Daisy não possa começar a criar os gráficos até que Joel tenha elaborado o conteúdo (o que se chama de dependência de tarefa). Ou talvez Choua não possa usar um software enquanto Derek está usando a licença compartilhada (o que se chama de dependência de recursos).

As tarefas do projeto não acontecem no vácuo, então é importante levar essas dependências em consideração. O Pulse of the Profession 2018 do Project Management Institute (PMI) mostrou que as dependências de recursos contribuíram para 26% das falhas de projetos, enquanto as dependências de tarefa contribuíram para 12% das falhas de projetos.

Quando todas as tarefas e recursos estão conectados, é preciso entender como eles se ajustam ou você corre o risco de assistir horrorizado como toda a fila de dominós está caindo.

Identifique os caminhos críticos

A identificação do caminho crítico é excelente para evitar que atrasos ocorram nos cronogramas. Embora soe como algo vindo de filmes de ação, o caminho crítico é apenas a maior cadeia de atividades dependentes do projeto. Se algum obstáculo ou atraso surgir nesse caminho, todo o projeto corre o risco de atrasar.

Encontrar o caminho crítico permite saber onde há algum espaço na agenda e onde é preciso seguir o cronograma o mais de perto possível.

Ampulheta

Seja realista com o cronograma

Já ouviu falar da falácia do planejamento? É o fenômeno que leva a subestimar muito o tempo que a gente leva para concluir as tarefas e pode acarretar prejuízo real para o cronograma do projeto.

Mantenha o controle consultando os cronogramas dos projetos anteriores. Consulte o software de rastreamento de tempo (se você tiver) para ver quanto tempo as tarefas típicas levam e peça à equipe para verificar os cronogramas.

Use o software de gestão de projeto

Se os membros da equipe precisarem atravessar intermináveis conversas ou pastas de e-mail para encontrar o que precisam, o projeto acaba ficando para trás.

Para evitar situações assim, é útil usar um software de gestão de projetos (como o Jira) para armazenar a documentação e organizar o projeto em algum software de gestão do conhecimento (como o Confluence). Eles aumentam a visibilidade de todas as etapas e tarefas do projeto, centralizam a comunicação e proporcionam à equipe de projeto uma fonte única de informações.

Defina funções e responsabilidades claras

Uma pesquisa da Gallup descobriu que apenas cerca de 50% dos funcionários concordam que sabem o que é esperado deles no trabalho.

Para ter o melhor resultado da equipe, as pessoas precisam saber com exatidão por que estão envolvidas. Qual é a função delas e que contribuição se espera que elas façam?

Essa definição não apenas cria um senso de propósito e responsabilidade nos membros da equipe de projeto, mas também impede que seus membros façam o trabalho de outros e permite que você aproveite os pontos fortes de todos.

Faça o processo ser colaborativo

Gerenciar projetos pode ser estressante e não é necessário fazer tudo sozinho. A equipe pode oferecer ótimos insights sobre o plano de projeto, incluindo sobre a viabilidade do cronograma ou se as dependências estão sendo esquecidas. Mantenha em mente que eles foram chamados para participar do projeto porque são brilhantes e você confia na experiência deles.

Não planeje os projetos sozinho. Envolva a equipe para criar o plano mais razoável e aumentar o sentimento de propriedade deles quanto ao projeto.

Funções e responsabilidades da gestão de projetos

Possíveis funções de projetos incluem:

  • Gerente de projeto: pessoa que supervisiona todo o projeto e é responsável pelo sucesso do projeto.
  • Patrocinador do projeto: gerente sênior que defende o projeto e trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto.
  • Membro da equipe: pessoas que trabalham com atividade nas tarefas do projeto.
  • Fornecedor: pessoas que oferecem bens ou serviços para o projeto.
  • Partes interessadas: pessoas que têm interesse no projeto. Podem ser divididas em:
    • Principais partes interessadas: pessoas que de fato fazem o trabalho e têm envolvimento ativo no projeto.
    • Partes interessadas secundárias: pessoas que podem participar de reuniões e desempenhar papéis menores, mas não são decisores importantes no projeto.
  • Partes interessadas afetadas: pessoas que estão envolvidas do projeto, mas não desempenham papel ativo ou não têm muita influência.
  • Cliente: pessoa que recebe o projeto final, se o projeto for voltado para um cliente externo em vez de um projeto interno.

Como o software de gestão de projeto pode ajudar

Como sempre, a tecnologia está do seu lado. Uma pesquisa mostrou 77% dos projetos de alto desempenho usam software de gestão de projeto. Mas, apesar dessa estatística impressionante, a adoção desse tipo de software permanece baixa (com apenas 22% das empresas que o utilizam).

Como o software de gestão de projeto ajuda? Ele aprimora o processo ao:

  • Permitir maior visibilidade: ao derrubar silos, os membros da equipe podem ter visão panorâmica de todo o projeto, quem está trabalhando em quê, quando as etapas são finalizadas e muito mais.
  • Simplificar a comunicação: não perca tempo procurando o que precisa. O software de gestão de projetos centraliza toda a comunicação e recursos do projeto no mesmo lugar.
  • Reduzir erros e ineficiências: ter uma fonte única de informações significa menos problemas de comunicação e erros na equipe de projeto.
  • Produzir atualizações em tempo real: o acesso a este software de fácil referência, todos têm sempre as informações mais atualizadas sobre o projeto e o progresso.

Projetos incríveis vêm de planos incríveis

Não precisa ficar esperando o gênio da lâmpada. A gestão eficaz de projeto é o seu molho não tão secreto assim. Com planejamento, estratégia e monitoramento cuidadosos, é possível colocar a equipe no rumo certo para que o projeto seja muito bem-sucedido.

Garanta que a equipe tenha tudo o que precisa para concluir projetos vencedores, incluindo as ferramentas certas. O Jira facilita o planejamento, o rastreamento e a gestão de projetos, enquanto o Confluence aumenta a transparência e centraliza as conversas e recursos relacionados ao projeto.

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