Como criar a cultura de compartilhamento do conhecimento
Acabe com o bloqueio de informações e abra caminho para uma comunicação aberta.
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A equipe com que trabalha é de fato aberta? Ou os funcionários da empresa estão apenas competindo uns com os outros em constante briga para ver quem pode conseguir e acumular mais informações?
O compartilhamento de conhecimento no local de trabalho é o processo de criação de espaço para comunicação aberta sobre as conquistas, fracassos e lições que os funcionários vivenciam em grupo. Sem o ambiente confortável em que os colegas de equipe possam compartilhar com abertura, o resultado real é ameaçado.
Otimize a cultura de compartilhamento de conhecimento da empresa
Enquanto a cultura da empresa pode levar tempo para mudar, construir as práticas certas de compartilhamento de conhecimento de um jeito que o trabalho de equipes, liderança e funcionários individuais vai te colocar no caminho certo.
Projetando a infraestrutura da empresa para o compartilhamento de conhecimento
Selecione as ferramentas certas
Um dos principais pilares da infraestrutura da empresa são as ferramentas técnicas que usam para realizar o trabalho. Ou seja: é importante encontrar a combinação certa de software para colocar a empresa no caminho do compartilhamento de conhecimento. As duas ferramentas em que a gente confia para o compartilhamento de conhecimento são o Confluence (surpresa!) e o Slack.
Confluence
A gente usa o Confluence para blogs internos, compartilhamento de informações, redução de reuniões, criação de documentos de estratégia e planejamento e para deixar todos atualizados sobre as conquistas, os fracassos e os aprendizados de toda a empresa. Como padrão, a gente mantém todo o trabalho aberto em vez de bloquear o acesso com permissões automáticas, para que todos os funcionários tenham acesso ao conhecimento coletivo da empresa.
You can create three different types of spaces to make your marketing knowledge base navigable:
- Team spaces ensure that each team has a space to focus on the work that is most relevant to their specific area. This means that product marketers can keep user research insights and positioning consolidated in their space; while performance marketers can compile campaign strategy, channel plans, and retros.
- Project spaces keep project-related information in one place. Cross-functional project teams can reference pages and work on their initiatives directly in Confluence, not having to email back and forth, where messages can easily get lost or overlooked.
Personal spaces store what individuals are working on. To-do lists and pages can be updated and polished before moving it to a shared space. This will help keep the collaboration documents centralized, rather than hosting every single team member’s individual work.
Slack
Combinando o Slack com o Confluence, a gente eliminou a necessidade de depender do e-mail (que costuma desacelerar ou interromper os processos de comunicação aberta). Discussões com trocas rápidas de informações podem ocorrer no Slack e, então, o feedback subsequente é contextualizado no Confluence para uso posterior. Utilizar o Slack como a principal ferramenta de bate-papo permite o compartilhamento imediato de conhecimento e a sintetização dessas informações no Confluence garante que elas nunca sejam perdidas.
Essas são as ferramentas que funcionam com eficácia na Atlassian. Encontrar as ferramentas que funcionam melhor para cada um é fundamental para a produtividade da equipe.
What’s great about labels is their versatility. Add them to Confluence pages, blog posts—or even attachments. You’re free to enter in whatever you want for the labels, categorizing them as you see fit.
For example, say you have documentation related to how email campaigns should be fun. Create a new label “email” in Confluence. Even if “email” doesn’t explicitly show up in specific pages or filenames, the tag will highlight them whenever someone searching for “email” wants to reference your marketing practices.
These labels don’t only apply to pages, either—you can also apply labels to spaces. The more your team grows, the more important it will be to establish space categories that make sense for internal groups—and labels help you manage them with a quick search.
AI-powered search in now also native in Confluence. Find the information you need without the frustrating manual labor of sifting through contextual information. You’re free to focus on work, neither needing to ask or answer questions about your documentation.
Reformule as reuniões para promover o contato humano
As reuniões são a realidade de qualquer local de trabalho, mas existem algumas maneiras práticas de redefinir as estruturas das reuniões para ampliar a conexão, o compartilhamento e a abertura. É recomendável sempre começar as reuniões com conversas casuais — tudo bem falar sobre o que as pessoas fizeram no fim de semana passado ou sobre o novo restaurante que foram ontem à noite!
Desenvolver práticas como esta permite que os membros da equipe reconheçam o lado humano de trabalhar juntos. Compartilhar no nível pessoal vai refletir no estilo de trabalho do grupo e nível de conforto uns com os outros.
Experimente isto: Reserve 10 minutos para implementar alguma atividade de quebra-gelo no início da reunião. Permitir que a equipe se divirta e aprenda algo uns sobre os outros ajuda os funcionários a se sentirem mais relaxados e confortáveis para a discussão de trabalho subsequente.
Organize o espaço do escritório para incentivar o compartilhamento
A ação mais prática que pode ser feita para apoiar o compartilhamento de conhecimento é considerar o espaço físico. É apertado, fechado ou restritivo? Esse aspecto pode estar afetando a capacidade das pessoas de se conectar e compartilhar com seriedade.
A gente recomenda reorganizar ou projetar o espaço de escritório com a mente aberta. Assim os funcionários podem ter reuniões rápidas em espaços comuns, aprender com as pessoas com quem eles não teriam contato em ocasiões comuns e se envolver em conversas.
Essas mudanças pequenas, mas impactantes, são jeitos simples de elevar a dinâmica da equipe e deixar os funcionários à vontade. A grande colaboração começa com a confiança nos colegas de equipe, e a cultura de compartilhamento de conhecimento garante esse sucesso.
Integrate with project management solutions
If your knowledge base doesn’t connect to other tools, is it centralized or siloed?
By integrating Confluence with the other tools your team uses the most, you keep your knowledge base responsive to your team’s evolving needs. Confluence provides the content and the context so you have everything you need to complete a project on your terms.
Here’s two examples of powerful Confluence integrations.
Using Trello and Confluence together, you can paste Trello links into Confluence with preview/edit features, allowing you to edit Trello tasks directly within Confluence. Or embed fully-interactive Trello boards on the Confluence page, ensuring your team can use the full range of Trello features within a Confluence knowledge base.
Integrating Confluence with Jira, you’ll be able to track Jira issues directly in Confluence. Keep the team aware of potential challenges right from within your knowledge base. Having Jira tasks on a Confluence page can also allow simple setups for future project timelines. Or you can use it to estimate launch dates and keep your team on track.
Create your living, breathing centralized knowledge base
It’s not that you don’t have a strong marketing plan. Sometimes, successful marketing comes down to getting an entire organization on the same page, all speaking with the same voice. You want to be more than a conversation. To set your brand messaging and marketing apart, you should be more like a stadium full of people cheering in unison.
But you can’t achieve that without internal communication. That begins with a centralized knowledge base for all of your brand and marketing insights. What branding messaging is working? What needs to be updated? Create a centralized knowledge base with Confluence and you can keep your team on the same page—and speaking with the same voice.