Transforme estratégia em ação com um plano de implementação

O que é o plano de implementação?

O plano de implementação é um componente essencial da documentação do projeto. É um documento detalhado que define a execução do projeto ou da iniciativa. As equipes usam planos de implementação para coordenar e gerenciar recursos, tarefas e possíveis riscos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Além disso, esse documento alinha o trabalho com os objetivos, cronogramas e orçamentos do negócio.

O plano de implementação é um conjunto completo de instruções para um projeto. É mais detalhado do que o plano do projeto, informando aos membros das equipes e demais partes interessadas as ações, tarefas e responsabilidades específicas durante todo o ciclo de vida do projeto. Para que o plano de implementação tenha mais chances de ser bem-sucedido, é necessário a colaboração de todos os envolvidos no projeto, da equipe de desenvolvimento do produto aos setores de finanças e marketing.

Benefícios de usar o plano de implementação

O plano de implementação torna a comunicação mais simples e transparente. Com ele, você pode:

Garantir o alinhamento estratégico

O planejamento estratégico é um trabalho árduo, mas resulta na compreensão clara do que você planeja criar e o por quê. Ainda assim, os projetos podem perder o rumo quando o modo como o trabalho vai ser feito não está claro também. O plano de implementação garante o alinhamento entre o que a equipe planeja desenvolver e o que de fato foi produzido.

Otimizar os recursos

Com a colaboração no projeto, criar um plano de implementação ajuda a otimizar os recursos de diferentes áreas da empresa. Da aquisição de equipamentos necessários e identificação de lacunas de disponibilidade nas equipes à descrição das funções do produto para orientar o marketing, o plano de implementação ajuda a organizar o trabalho durante todo o ciclo de vida do projeto.

Mitigar possíveis riscos

Riscos imprevistos podem fazer com que o projeto fracasse. Mas, em geral, diferentes membros da equipe têm vasta experiência em áreas específicas e podem identificar possíveis riscos logo no início. O plano de implementação inclui os riscos e os planos de mitigação para lidar com cada um deles. Assim, as equipes vão saber o que fazer quando algum risco se concretizar, reduzindo o tempo de inatividade e mantendo o projeto em andamento.

Envolver todas as partes interessadas

Quando as equipes colaboram ao longo do processo inteiro, desde a definição de metas e criação do plano estratégico até a elaboração do plano de implementação, elas se sentem "donas" do projeto. Os participantes se mantêm envolvidos durante todo o processo e comprometidos com o resultado.

Garanta o sucesso do projeto

Entender o que será criado, como vai ser o trabalho e que deve ser feito caso um determinado risco se torne realidade é importante para que as equipes executem um projeto com sucesso. Não dar brechas para suposições é essencial para aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e acelerar o lançamento no mercado.

Etapas para criar um plano de implementação eficaz

Estas são algumas das principais etapas para que seu plano de implementação tenha o efeito desejado:

Preparação

Reúna a equipe do projeto e as principais partes interessadas para revisar o plano estratégico e definir o escopo, os objetivos e os critérios de sucesso. O plano de implementação pode tratar somente de uma parte do plano estratégico geral. Por isso, é importante definir como o sucesso vai ser mensurado de acordo com o escopo do trabalho planejado.

Esta etapa é semelhante à definição de metas, pois vocês vão identificar os tipos de metas do projeto, que podem ser com base no tempo, no desempenho ou nos resultados. Muitas empresas descobrem que a teoria de definição de metas não só ajuda a motivar as equipes, mas também aprimora esse processo.

Planejamento

Durante a etapa de planejamento, divida o trabalho do projeto em tarefas e atividades mais fáceis de controlar. Defina cada tarefa com a maior precisão possível para medir o progresso com facilidade e identificar os obstáculos o quanto antes.

Depois, sequencie as tarefas com base nas dependências e nos recursos disponíveis. Defina a duração de cada tarefa e as agrupe em marcos com pontos finais claros e mensuráveis, como a conclusão da integração de ferramentas de terceiros ou a entrega do produto para testes de aceitação do usuário.

Ao atribuir os recursos, é essencial definir as funções e responsabilidades. Por exemplo, um desenvolvedor pode ser responsável pela conclusão geral de uma tarefa e servir como apoio em outra. Quando as pessoas entendem o papel que devem desempenhar, elas trabalham de forma colaborativa para alcançar a meta.

Avaliação de risco

Identifique os possíveis riscos. Como parte da avaliação de riscos, determine a probabilidade e o impacto de cada um deles. Este processo pode ser útil:

1. Determine a probabilidade de o risco ocorrer usando uma escala numérica para alta, média e baixa.
2. Depois, avalie o possível impacto no projeto usando a mesma escala numérica para alto, médio e baixo.
3. Por fim, calcule a pontuação do risco multiplicando a probabilidade pelo impacto.

Esse registro ajuda a rastrear os riscos e documentar os planos de mitigação caso algum deles aconteça de fato.

Estratégia de comunicação

Comunicar o status do projeto ao longo do ciclo de vida é importante para manter o engajamento dos envolvidos e garantir que o projeto siga no caminho certo. O plano de implementação inclui os canais (reuniões, painéis e e-mails), a frequência e os protocolos (por exemplo, o que deve ser informado e como) da comunicação. Ao definir e executar essa estratégia, a comunicação se torna parte do processo padrão, em vez de um detalhe secundário.

Monitoramento e avaliação

Com base nas metas definidas na etapa de preparação, estabeleça as métricas para acompanhar o progresso e avaliar o sucesso do projeto. Muitas vezes, a medida do sucesso está vinculada aos marcos para garantir que o projeto esteja no curso previsto antes de avançar para a próxima fase.

Defina os mecanismos para monitorar e informar sobre o desempenho do projeto, como integrações concluídas ou feedback de clientes durante os testes de aceitação do usuário. Para manter a transparência, você pode incluir as medidas de desempenho padrão na estratégia de comunicação.

Planejamento de contingência

Poucos projetos seguem à risca o que foi planejado. Mas um planejamento de contingência ajuda a manter tudo sob controle para que a situação não fique caótica. Os contratempos podem ser frutos de alterações no escopo do projeto, riscos que se concretizam ou falhas nos equipamentos. Um plano claro para lidar com os contratempos dá à equipe as instruções sobre o que pode ser resolvido de imediato, sem ter que esperar pela análise e a aprovação.

Identifique os acionadores e as estratégias de resposta para colocar os planos de contingência em prática. O planejamento de contingências é um esforço em equipe. Aproveite a experiência e o conhecimento da equipe do projeto para reconhecer os possíveis contratempos e definir uma resposta planejada de forma clara.

Qual é a diferença entre plano do projeto e plano de implementação?

Os planos do projeto e de implementação andam de mãos dadas. Mas há algumas diferenças importantes que é bom saber:

• O foco dos planos de implementação é a execução detalhada do projeto. Eles descrevem as tarefas, atribuições de recursos, cronogramas e marcos com que a equipe deve trabalhar. O plano de implementação serve de referência para todo o trabalho em ordem sequencial, destacando possíveis riscos e os planos de mitigação. Em última análise, é um documento para tomar decisões na hora de executar o trabalho definido.
• Os planos do projeto dão um panorama abrangente do início ao encerramento do projeto, incluindo a estratégia e a visão gerais. Eles também incluem marcos e fases que se alinham com o plano de implementação. O plano do projeto contém informações gerais e é importante para comunicar o projeto todo a executivos, parceiros e clientes.

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Criar o plano de implementação com o Confluence otimiza os projetos. A área de trabalho centralizada especifica as tarefas, marcos, atribuições de recursos e cronogramas para as equipes. O Confluence permite convidar colegas para colaborar em tempo real, bem como deixar comentários e feedback. Quando tudo estiver pronto, você vai poder compartilhar com facilidade o plano de implementação com a empresa.

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