Реализуйте стратегию с помощью плана внедрения
Просмотр тем
Чтобы достичь проектных целей и вместе с этим сократить время выхода на рынок, нужно тщательно планировать и координировать работу. План внедрения помогает реализовать стратегию, чтобы команды могли увереннее, быстрее и эффективнее выполнять задачи.
Такие документы позволяют командам оптимизировать распределение ресурсов, снижать риски и согласовывать действия участников. В таких условиях вам будет проще держать заинтересованные стороны в курсе дел и достичь успеха в рамках проекта.
При планировании внедрения согласуют цели, стратегию, объем работ, бюджет и процессы проекта с текущими задачами. В этом руководстве рассматриваются основные элементы плана внедрения, включая его компоненты и шаги, которые помогут составить такой план.
Создайте план внедрения в Confluence бесплатно.
Что такое план внедрения?
План внедрения — важнейший компонент проектной документации. Это подробный документ, определяющий ход выполнения проекта или инициативы. Планы внедрения помогают командам координировать ресурсы, задания и потенциальные риски, а также управлять ими на протяжении всего цикла проекта. Кроме того, благодаря им проще согласовать работу с бизнес-целями, хронологиями и бюджетами.
План внедрения — это подробный набор инструкций для проекта. Он более комплексный, чем план проекта. С его помощью участникам команды и заинтересованным сторонам сообщается о конкретных действиях, заданиях и обязанностях на протяжении всего цикла проекта. План внедрения успешнее всего реализуется при сотрудничестве всех участников проекта — от разработчиков продукта до финансового отдела и команды по маркетингу.
Преимущества плана внедрения
Внедрение обеспечивает прозрачность и упрощает коммуникацию, что ведет к следующим преимуществам.
Соответствие стратегическим целям
Стратегическое планирование — это трудоемкая работа, но в ее результате вы получите четкое представление о том, что планируете создать и с какой целью. При этом нужно помнить, что проекты могут легко отклониться от курса без столь же четкого представления о том, как именно их создавать. План внедрения обеспечивает согласованность между тем, что вы планируете разработать, и тем, что вы фактически создаете.
Оптимизация распределения ресурсов
Занимаясь совместной работой над проектами, уделите внимание плану внедрения, чтобы оптимизировать распределение ресурсов в компании. Такой план позволяет упорядочить работу на протяжении всего цикла проекта и, например, закупить необходимое оборудование, выявить пробелы в доступности команды или проинформировать маркетинговый отдел о возможностях продукта.
Снижение потенциальных рисков
Непредвиденные риски могут привести к срыву проекта, но участники команды часто имеют большой опыт в конкретных областях и могут выявить потенциальные источники опасности на ранних этапах. План внедрения включает в себя описание угроз и планы по их снижению. Благодаря таким планам команда будет знать, как действовать в нештатной ситуации, что сократит время простоя и обеспечит дальнейшее выполнение проекта.
Вовлечение заинтересованных сторон
При совместной работе команд над всем процессом, начиная с постановки целей и формирования стратегического подхода и заканчивая разработкой плана внедрения, формируется чувство сопричастности. Участники остаются вовлеченными на протяжении всего цикла и заинтересованы в его результатах.
Гарантия успешного проекта
Представление о том, что и как будет создаваться, а также о действиях при возникновении риска помогает командам успешно завершить проект. Устраните неопределенность в проекте, чтобы повысить эффективность, улучшить качество и ускорить выход на рынок.
Шаги по созданию эффективного плана внедрения
Следуя приведенным ниже шагам, вы сможете создать эффективный план внедрения.
Подготовка
Соберите проектную команду и ключевые заинтересованные стороны для анализа стратегического плана, а затем определите объем, задачи и критерии успеха для конкретного проекта. План внедрения может затрагивать вашу стратегию лишь частично, поэтому важно определить, как вы будете измерять успех для всего объема работы, которую собираетесь выполнить.
Эта процедура напоминает постановку целей, поскольку вы определяете виды целей для проекта (они могут быть основаны на времени, производительности, результатах и не только). Во многих компаниях считают, что теория постановки целей помогает мотивировать команды и способствует улучшению этого процесса.
Планирование
На этапе планирования разбейте работу над проектом на выполнимые задания и действия. Определяйте каждое задание как можно точнее, чтобы вам было легче оценивать прогресс и оперативно выявлять препятствия.
Затем эти задания нужно расположить в рамках последовательности с учетом зависимостей и доступных ресурсов. Определите для каждого задания продолжительность, а затем сгруппируйте их по контрольным точкам с четкими и измеримыми конечными этапами, такими как завершение интеграции со сторонними решениями или передача продукта на приемочное пользовательское тестирование.
При распределении ресурсов крайне важно определять роли и обязанности. Например, разработчик может отвечать за общее выполнение одного задания и выступать в качестве ресурса при выполнении другого. Когда сотрудники понимают свою роль, они могут вести совместную работу для достижения цели.
Оценка рисков
Выявляйте потенциальные риски, с которыми вы можете столкнуться. В процессе оценки рисков определяйте вероятность и воздействие каждого из них. В этом может помочь следующая процедура.
- Определите вероятность риска, используя числовую шкалу для высоких, средних и низких значений.
- С помощью той же шкалы оцените потенциальное воздействие на проект.
- Рассчитайте оценку риска, умножив значение вероятности на значение воздействия.
Реестр рисков помогает отслеживать угрозы и вести план по их снижению в случае, если придется столкнуться с ними на практике.
Стратегия информирования
Информирование о статусе проекта на протяжении всего цикла его выполнения важно для того, чтобы участники были вовлечены в процесс и не отклонялись от графика. В план внедрения входят каналы связи (собрания, дашбоарды и электронная почта), а также сведения о частоте и протоколах (например, о том, что и как должно передаваться). При наличии стратегии коммуникация становится частью процесса и перестает быть чем-то второстепенным.
Мониторинг и оценка
Используя цели, определенные на этапе подготовки, создайте показатели для отслеживания прогресса и оценки успеха проекта. Часто показатель успеха зависит от контрольных точек, позволяющих убедиться, что проект остается в рамках сроков и что можно переходить к следующему этапу.
Определите механизмы мониторинга и ведения отчетов о производительности по проекту, например по завершенным интеграциям или отзывам клиентов во время приемочного пользовательского тестирования. Для большей прозрачности включите стандартные показатели производительности в стратегию информирования.
Планирование действий в чрезвычайных ситуациях
Немногие проекты реализуются так же безупречно, как предполагалось, но планирование действий на случай чрезвычайных ситуаций может помочь обуздать потенциальный хаос. Неудачи могут быть вызваны изменениями в объеме проекта, возникшими рисками или сбоями оборудования. Четкий план для нештатных ситуаций даст команде инструкции, с которыми участники смогут действовать сразу, а не ждать проверки и подтверждения.
Определяйте триггеры и стратегии реагирования для выполнения планов действий в чрезвычайных ситуациях. Планирование действий на случай происшествий — это командная работа. Опираясь на опыт и знания проектной группы, выявите потенциальные неудачи и четко сформулируйте ответные меры.
В чем разница между планом внедрения и планом проекта?
Планы проектов и планы внедрения тесно связаны между собой, но важно быть в курсе нескольких ключевых различий.
- Планы внедрения нужны для подробного описания реализации проекта. Они содержат описание заданий, информацию о распределении ресурсов, хронологии и контрольные точки, над которыми работает команда. План внедрения — это точка отсчета для всей работы в последовательном порядке. В нем описаны потенциальные риски и меры по их снижению. По сути, это документ для принятия решений по выполнению заранее определенных задач.
- Планы проектов содержат комплексный обзор всего проекта от старта до завершения, в том числе сведения о стратегии и концепции. Они также включают контрольные точки и этапы, соответствующие плану внедрения. В план проекта обычно добавляют общие сведения. Он используется для информирования руководителей, партнеров и клиентов.
Удобная совместная работа благодаря плану внедрения в Confluence
Создание плана внедрения с помощью Confluence может повысить успешность проекта благодаря тому, что команды получают информацию о подробных заданиях, контрольных точках, назначении ресурсов и хронологиях в едином рабочем месте. Confluence позволяет приглашать коллег к совместной работе в режиме реального времени, а также оставлять комментарии и отзывы. А когда все будет готово, вы сможете без труда поделиться своим планом внедрения со всей компанией.
Confluence объединяет всех сотрудников в среде для совместной работы с целью развития проектов. Автоматизируйте повторяющиеся задания, создавайте, редактируйте и резюмируйте контент с помощью Atlassian Intelligence, чтобы быстрее приступить к выполнению проектов и ускорить прогресс во всех командах.
Confluence берет на себя все тривиальные задачи, обеспечивая удобство создания, редактирования и обмена планами внедрения в компании, чтобы команды могли приступить к работе.
Создайте план внедрения в Confluence бесплатно.